Bezugspersonen und Adressliste abgleichen für Seriendruck

Die Ausdrücke "Adressliste (Excel)" (Adressquick) und "Excel-Export" (Bezugspersonen) können über eine einfache Excel-Funktion abgeglichen und zusammengeführt werden.

Diese heisst: "ZÄHLENWENN()".

Unsere Aufgabenstellung ist folgende:

  • Die Adressliste (Excel) enthält alle Adressen, aber ohne Bezugspersonen.
  • Der Excel-Export aus den Bezugspersonen enthält zwar alle Bezugspersonen, aber nicht alle im AdressQuick enthaltenen Adressen.

Am Ende vom Jahr möchten wir aber allen unseren Kunden / Lieferanten einen Brief versenden und da wo wir eine Bezugsperson haben direkt an die Bezugsperson.

Und das machen wir am besten über die Funktion "ZÄHLENWENN()" vom Excel.
Dazu ein kleines Beispiel:

  1. Export der Adressliste (Excel)
     

     
  2. Export aller Bezugspersonen
     

     

     
    WICHTIGER HINWEIS
    Unbedingt das Feld Adressnummer mit exportieren, am besten an erster Stelle, damit das Beispiel übereinstimmt.
      
  3. Neues Excel erstellen
    ->Als erstes die Adressen der Adressliste einfügen.
    ->Als zweites die Adressen der Bezugspersonen unter der Adressliste anfügen.

  4. Am Anfang der nun zusammengefügten Adressliste in der letzten Spalte wenden wir nun die Formel "ZÄHLENWENN()" AN:
     

     
    Erklärung der Eingabe:
    $A$10:$A$12 -> Da wir die Formel mit Ziehen auf alle Adressen von A1 - A7 anwenden wollen, der Bereich der Vergleichsdaten A10 - A12 gleich bleiben muss, setzen wir ein "$" vor A und die Zahl.
    Dann weiss Excel, dass dieser Bereich Konstant bleibt.
    A2 -> Beim Ziehen der Formel muss sich der Zellenbezug automatisch angleichen. Auf der Zeile 3 wird automatisch ein A3, auf 4 ein A4 usw... daraus.
     
  5. Die Formel "ZÄHLENWENN()" vergleicht nun jeweils wie viele Male die Adressnummer der Adressliste unter den Bezugspersonen vorkommt.
    Kommt sie gar nie vor, schreibt das Excel eine 0 ins Feld und wenn sie zwei Mal vorkommt ein 2 usw...
    Nun müssen wir alle Adressen, welche in der Adressliste und Bezugspersonenliste vorkommen löschen.
    Dies machen wir am einfachsten, indem wir die Adressen nach der Spalte G absteigend (in diesem Beispiel) sortieren.
     

     
  6. Wenn wir nun alle Adressen mit einem Wert grösser als 0 löschen, haben wir eine Adressliste mit allen Adressen, welche Bezugspersonen hinterlegt und welche keine Bezugspersonen hinterlegt haben.

Laden Sie hier die Beispiel-Excel herunter: 
Adressliste_unsortiert.xlsx
Adressliste_sortiert.xlsx

 

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