3.3.7. Personalauswertung - Ressourcenplanung - Modulanleitung

Neuerung "Personalauswertung" ab Version 23.2

Die Personalauswertung bereitet einen Excel-Ausdruck auf, in welchem die Ist-Stunden (geplante Mitarbeiter/Temporäre) den Soll-Stunden (aus der Sollzeitentabelle) gegenübergestellt werden. Dabei werden sowohl die produktiven Stunden, als auch die Absenzen berücksichtigt. Pro Tag wird mit einem Prozentwert die Auslastung dargelegt. Die Auswertung bezieht die Daten domänenübergreifend, sollte InterCompnay eingerichtet sein. Zudem wird ein allfällig gesetzter Filter "Ressourcen" berücksichtigt:

Dadurch werden nur im Filter enthaltene Mitarbeiter von der Auswertung berücksichtigt. Anders als bei den Projekten, hier werden immer alle Projekte berücksichtigt (unabhängig des Filters "Ressourcen"):

In den Druckeinstellungen kann das von/bis Datum definiert werden, um die auszuwertende Periode festzulegen. Ebenfalls kann ein Gruppierungsfeld angegeben werden, wonach das Personal und die temporären Mitarbeiter gruppiert werden. Mit "Temporäre Mitarbeiter einschliessen" wird definiert, ob die Auswertung temporäre Mitarbeiter berücksichtigen soll oder nicht:

Wie sich die Auswertung zusammensetzt / woher die Daten bezogen werden:

• Es werden nur aktive Mitarbeiter und Temporäre berücksichtigt (Feld "Inaktiv" darf nicht gesetzt sein).
• SOLL Mitarbeiter: Die Mitarbeiter werden aus den Personalstämmen der jeweiligen Domänen bezogen und gemäss definiertem Gruppierungsfeld zusammengefasst. Es wird die Soll-Zeit des Mitarbeiters aus der jeweiligen Domäne (sofern mit InterCompany gearbeitet wird) pro Tag bezogen.
• SOLL Temporäre: Die Temporären werden aus den Temporärstämmen der jeweiligen Domänen bezogen und gemäss definiertem Gruppierungsfeld zusammengefasst. Dabei werden nur die effektiven temporären Mitarbeiter berücksichtigt und nicht allfällig durch InterCompnay in andere Domänen verteilte "normale" Mitarbeiter (Feld "B_IC" = leer). Es wird die Soll-Zeit der Firma pro Tag bezogen. Wichtig: Auch wenn die Einstellung "Temporäre Mitarbeiter einschliessen" gesetzt ist, werden temporäre Mitarbeiter nur ins SOLL eingerechnet, wenn diese in der Planung enthalten sind. Nicht eingeplante temporäre Mitarbeiter fliessen nie ins SOLL ein. Es gilt der Grundsatz: temporäre Mitarbeiter sind immer 100% produktiv, weshalb das SOLL immer dem IST entspricht.
• IST Mitarbeiter: Für die Ermittlung werden die geplanten Termine inkl. Absenzen verwendet. Provisorische Absenzen werden nicht eingerechnet, sondern erst wenn diese freigegeben wurden. Die Ist-Zeiten werden von der Sollzeitentabelle der jeweiligen Mitarbeiter bezogen. Dabei kommt es drauf an, welcher Berechnungstyp im Termin gesetzt ist:
  • Täglich = Es wird die volle Soll-Zeit des Mitarbeiters des entsprechenden Tages als Ist-Zeit verwendet.
  • Vormittags/Nachmittags = Es wird die Hälfte der Soll-Zeit des Mitarbeiters des entsprechenden Tages als Ist-Zeit verwendet.
  • Zeiten = Es wird die effektiv im Termin gesetzte Zeit als Ist-Zeit verwendet.
• IST Temporäre: Für die Ermittlung werden die geplanten Termine inkl. Absenzen verwendet. Provisorische Absenzen werden nicht eingerechnet, sondern erst wenn diese freigegeben wurden. Die Ist-Zeiten werden von der Firmensollzeit der jeweiligen Domäne (sofern mit InterCompnay gearbeitet wird) bezogen. Dabei kommt es drauf an, welcher Berechnungstyp im Termin gesetzt ist:
  
  • Täglich = Es wird die volle Soll-Zeit der Firma des entsprechenden Tages als Ist-Zeit verwendet.
  • Vormittags/Nachmittags = Es wird die Hälfte der Soll-Zeit der Firma des entsprechenden Tages als Ist-Zeit verwendet.
  • Zeiten = Es wird die effektiv im Termin gesetzte Zeit als Ist-Zeit verwendet.
• Die ganzen für die Auswertung relevanten Daten werden im Excel ins Tabellenblatt "Rohdaten" geschrieben. Anhand dieser Daten finden mit den Formeln direkt im Excel die Berechnungen statt. Dadurch lassen sich die Werte auf einfache Art und Weise nachvollziehen:
  

Berechnung der Prozentwerte pro Tag:

• Soll-Zeiten aller Mitarbeiter pro Tag gruppiert auf definiertes Gruppierungsfeld
• Ist-Zeiten aller Mitarbeiter pro Tag gruppiert auf definiertes Gruppierungsfeld
• Auslastung in Prozent = 100 / Soll-Zeit * Ist-Zeit

Berechnung der totalisierten Prozentwerte:

• Soll-Zeiten aller Mitarbeiter über ausgewertete Periode hinweg, gruppiert auf definiertes Gruppierungsfeld (Wochenenden werden nicht eingerechnet, da diese von der Auswertung grundsätzlich nicht berücksichtigt werden).
• Ist-Zeiten aller Mitarbeiter über ausgewertete Periode hinweg, gruppiert auf definiertes Gruppierungsfeld (Wochenenden werden nicht eingerechnet, da diese von der Auswertung grundsätzlich nicht berücksichtigt werden).
• Auslastung in Prozent = 100 / Soll-Zeit (Gesamtsumme) * Ist-Zeit (Gesamtsumme)

Farbgebung:

• Ab 100% wir der Wert in grün dargestellt. Der Wert kann allerdings auch grösser als 100% sein, wenn bspw. Mitarbeiter doppelt geplant oder in den Terminen mit dem Berechnungstyp "Zeiten" gearbeitet wurde.
• Bis 99.9% wird der Wert in rot dargestellt.
• Wochenenden und Feiertage werden mit der in den Benutzereinstellungen definierten "Farbe Wochenende/Feiertage" dargestellt.

Neuerung "Personalauswertung" ab Version 23.2