Die in der SORBA Transport App erfassten Arbeitsrapporte der Fahrer landen nach erfolgter Übermittlung hier in der Stundenverrechnung:
In der oberen Tabelle befinden sich die Kopfinformationen der jeweiligen Arbeitsrapporte. Hier sieht man, welchen Mitarbeiter und welches Datum der Arbeitsrapport betrifft und mit welchem LKW die Stunden rapportiert wurden. In der Stundenverrechnung können keine neuen Arbeitsrapporte erstellt werden. Diese stammen immer von der SORBA Transport App.
In der unteren Tabelle befinden sich die zum angewählten Arbeitsrapport gehörenden Zeiteinträge. Die bestehenden Zeiteinträge können hier editiert werden. Zudem können auch manuell zusätzliche Zeiteinträge über die Eingabezeile erfasst werden:
Die Arbeitsrapporte können anschliessend in die Stundenkarten der jeweiligen Mitarbeiter verbucht werden. Ein allfälliger Filter in der oberen Tabelle wird bei der Verbuchung berücksichtigt, sodass nur Arbeitsrapporte verbucht werden, welche im Filter enthalten sind.
Sofern in der Stundenkarte der Erfassungsmodus "Baustellenzeit" aktiviert ist, werden die Zeiteinträge aus der unteren Tabelle mit den von/bis Zeiten in die Stundenkarte übertragen (exkl. Pausen). Ist in der Stundenkarte der Erfassungsmodus "Normal" oder "Normal mit Matrix" gesetzt, wird einfach die "Rapportierte Gesamtzeit" aus den Kopfinformationen übermittelt.
Woher werden die Stunden in die Stundenkarte übermittelt?
Die Stunden werden entweder von der Stundenverrechnung oder von den Fuhrrapporten in die Stundenkarte übermittelt.
Die Verbuchung der Arbeitsrapporte aus der Stundenverrechnung in die Stundenkarte wird nur zugelassen, wenn folgende Einstellung im Fuhrpark gesetzt ist:
Wenn "Gesamtzeit in der Stundenverrechnung verrechnen" gesetzt ist, werden zudem keine Mitarbeiterstunden aus den Fuhrrapporten in die Stundenkarte übertragen. Die Mitarbeiterstunden in den Fuhrrapporten werden bei der Verbuchung der Fuhrrapporte einfach auf verbucht gesetzt. Das ist notwendig, da ansonsten die Mitarbeiterstunden doppelt in der Stundenkarte landen würden. Aufgrund der gesetzten Einstellung sollen die Mitarbeiterstunden aus der Stundenverrechnung in die Stundenkarte fliessen.
Ist die Einstellung "Gesamtzeit in der Stundenverrechnung verrechnen" nicht gesetzt, dann können die Arbeitsrapporte in der Stundenverrechnung nicht mehr verbucht werden. Es erscheint eine entsprechende Meldung:
Wie die Meldung bereits mitteilt, werden in diesem Moment die Mitarbeiterstunden aus den Fuhrrapporten in die Stundenkarte übermittelt.
Mit der Einstellung "Gesamtzeit in der Stundenverrechnung verrechnen" werden somit bereits die Weichen gestellt, von wo die Stunden in die Stundenkarte übermittelt werden und auch, welche weiteren für die Verrechnung relevanten Einstellungen überhaupt zum Tragen kommen. Denn je nach dem, ob die Einstellung "Gesamtzeit in der Stundenverrechnung verrechnen" nun gesetzt ist oder eben nicht, werden weitere Einstellungen beachtet oder dann eben nicht (auch wenn aktiviert).
Worauf werden die Stunden beim Übertrag in die Stundenkarte gebucht...
...wenn diese von der Stundenverrechnung kommen?
Grundsätzlich zeigen die einzelnen Zeiteinträge in der Stundenverrechnung im Feld "Projekt" bereits an, welches Projekt bzw. welche Kostenstelle betroffen ist und worauf der entsprechende Zeiteintrag gebucht werden würde. Dennoch kann mit den folgenden Einstellungen unter "Verrechnung" darauf Einfluss genommen werden, worauf die Zeiten/Stunden letztendlich gebucht werden:
Die Einstellung "Stundenverrechnung: Über die KSt des LKW's verrechnen" wird nur relevant, wenn die Einstellung "Gesamtzeit in der Stundenverrechnung verrechnen" gesetzt ist, ansonsten wird diese erst gar nicht berücksichtigt (ob nun aktiviert oder nicht).
Identisch verhält es sich mit der Einstellung "Feld Stundenverrechnung LKW". Diese wird nur relevant, wenn die Einstellung "Stundenverrechnung: Über die KST des LKW's verrechnen" gesetzt ist, ansonsten wird diese erst gar nicht berücksichtigt.
- Sollen die Zeiten/Stunden genau auf jene Projekte/Kostenstellen gebucht werden, welche auf den Zeiteinträgen unter "Projekt" gesetzt sind, dann müssen die rot gerahmten Einstellungen wie folgt gesetzt sein:
Dies ist auch die von uns empfohlene Einstellung. Vor allem in Zusammenhang mit dem Erfassungsmodus "Baustellenzeit" in der Stundenkarte, kann vollumfänglich von den detaillierten Zeiteinträgen profitiert werden. - Mit gesetzter Einstellung "Stundenverrechnung: Über die KST des LKW's verrechnen" wird auch die Einstellung "Feld Stundenverrechnung LKW" relevant. Dort kann ein Feld aus dem Anlagenstamm gewählt werden, welches die Info hinterlegt hat, worauf die Zeiteinträge gebucht werden sollen. Standardmässig ist dort das Feld "BEST_KST" gesetzt. Beim Übertrag wird nun nicht mehr auf das Feld "Projekt" der Zeiteinträge geachtet, sondern auf das Feld "Fahrzeug-Inr." in den Kopfinformationen des Arbeitsrapports. Jener LKW wird im Anlagenstamm gesucht und der Wert im definierten Feld ausgelesen. Auf diesen Wert werden anschliessend alle Zeiteinträge gebucht. Wie bereits erwähnt, wäre dies standardmässig die Kostenstelle (Feld "BEST_KST") des LKWs:
Wichtig: Es werden konsequent alle Zeiteinträge auf das ermittelte Projekt gemäss der Einstellung "Feld Stundenverrechnung LKW" gebucht, selbst Zeiteinträge mit dem Vorgang "Beihilfe".
...wenn diese von den Fuhrrapporten kommen?
Ist die Einstellung "Gesamtzeit in der Stundenverrechnung verrechnen" nicht gesetzt, werden die Stunden aus den Fuhrrapporten in die Stundenkarte übermittelt. In diesem Moment spielen die Arbeitsrapporte in der Stundenverrechnung keine Rolle mehr.
Anders als in der Stundenverrechnung können aus den Fuhrrapporten keine von/bis Zeiteinträge in die Stundenkarte übertragen werden. Hier werden immer die Mengen/Stunden in die Stundenkarte übermittelt.
Für die Verbuchung relevant ist der im jeweiligen Fuhrrapport gesetzte LKW. Damit wird angegeben, welchen LKW der Fuhrrapport betrifft und somit die darin enthaltenen Mitarbeiterstunden:
Dennoch kann mit den folgenden Einstellungen unter "Verrechnung" darauf Einfluss genommen werden, worauf die Mengen/Stunden letztendlich gebucht werden:
Die Einstellung "Stundenverrechnung über die LKW-Einstellung" wird nur relevant, wenn die Einstellung "Gesamtzeit in der Stundenverrechnung" nicht gesetzt ist, ansonsten wird diese erst gar nicht berücksichtigt (ob nun aktiviert oder nicht). Dasselbe mit der Einstellung "Stundenverrechnung über Fuhrrapport: Alle Stunden über Standardprojekt verrechnen". Diese übersteuert die Einstellung "Stundenverrechnung über die LKW-Einstellung", sollten beide aktiviert sein. Zudem kommt in diesem Fall die Einstellung "Standardprojekt Stundenverrechnung" zum Tragen.
Die Einstellung "Feld Stundenverrechnung LKW" wird nur relevant, wenn die Einstellung "Stundenverrechnung über die LKW-Einstellung" gesetzt ist, ansonsten wird diese erst gar nicht berücksichtigt.
- Mit den folgenden rot gerahmten Einstellungen, werden alle Stunden, bis auf jene mit dem Vorgang "Beihilfe", auf die im Anlagenstamm für den LKW gesetzte Kostenstelle (Feld "BEST_KST") gebucht. Die Stunden mit dem Vorgang "Beihilfe" werden auf das Empfängerprojekt (oder Absenderprojekt, sofern im Fuhrrapport "Absender belasten" gesetzt ist) gebucht.
- Mit gesetzter Einstellung "Stundenverrechnung über die LKW-Einstellung" wird auch die Einstellung "Feld Stundenverrechnung LKW" relevant. Dort kann ein Feld aus dem Anlagenstamm gewählt werden, welches die Info hinterlegt hat, worauf die Mengen/Stunden gebucht werden sollen. Standardmässig ist dort das Feld "BEST_KST" gesetzt. Im untenstehenden Beispiel wurde jedoch das Feld "NUM01" gewählt. Beim Übertrag wird nun nicht einfach die auf dem LKW hinterlegte Kostenstelle verwendet, sondern der im Feld "NUM01" definierte Wert. Dies setzt natürlich voraus, dass der dort gesetzt Wert mit entsprechender Nummer als Projekt/Kostenstelle existiert, da letztendlich noch immer auf ein(e) Projekt/Kostenstelle gebucht wird:
Wichtig: Es werden konsequent alle Mitarbeiterstunden aus dem Fuhrrapport auf das ermittelte Projekt gemäss der Einstellung "Feld Stundenverrechnung LKW" gebucht, selbst Stunden mit dem Vorgang "Beihilfe". - Mit gesetzter Einstellung "Stundenverrechnung über Fuhrrapport: Alle Stunden über Standardprojekt verrechnen" wird auch die Einstellung "Standardprojekt Stundenverrechnung" relevant. Dort kann ein Projekt aus dem ProjektQuick ausgewählt werden. Die Einstellung "Stundenverrechnung über die LKW-Einstellung" wird hingegen nicht mehr berücksichtigt:
Wichtig: Es werden konsequent alle Mitarbeiterstunden aus dem Fuhrrapport auf dieses definierte Projekt gebucht, selbst Stunden mit dem Vorgang "Beihilfe".
Arbeitszeiten zusammenfassen
In der Stundenverrechnung können die von/bis Zeiteinträge zusammengefasst werden - dies mit der Funktion "Arbeitszeiten zusammenfassen".
Diese steht jedoch nur zur Verfügung, wenn entweder mit der Baustellenzeiterfassung gearbeitet wird (dazu muss in den erweiterten Stundenkarteneinstellungen der Erfassungsmodus "Baustellenzeit" gesetzt sein)
oder wenn ohne Baustellenzeiterfassung gearbeitet wird (sprich Erfassungsmodus "Normal" oder "Normal mit Matrix")
und zusätzlich in den "Einstellungen App" im Fuhrpark "von/bis-Zeiten, obwohl keine Baustellenzeiterfassung" aktiviert ist:
In diesem Fall steht die Funktion "Arbeitszeiten zusammenfassen" in der Stundenverrechnung zur Verfügung.
Wird die Funktion ausgeführt, werden die Zeiteinträge im gewählten Arbeitsrapport, welche zusammengefasst werden können, zusammengefasst.
Zusammengefasst werden alle erfassten Zeiten, die denselben Kostenträger (Projekt) betreffen, die gleichen oder zusammengehörenden Vorgänge umfassen und zeitlich direkt aufeinanderfolgen.
Folgende Vorgänge werden zusammengefasst:
- Arbeit (die den LKW betrifft)
- beladen
- entladen
- stellen
- leeren
- stellen, leeren
- Wartezeit
- Nebenantrieb
Diese Vorgänge werden zum Vorgang "Arbeit" und auf den entsprechenden LKW zusammengefasst, sofern diese zeitlich direkt aufeinanderfolgen. Allfällige erfasste Mitteilungen und Gründe (für Warten) werden ebenfalls zusammengefasst und durch einen Slash getrennt.
- Beihilfe
Der Vorgang "Beihilfe" wird weiterhin als "Beihilfe" angezeigt, allerdings auch zusammengefasst, wenn die Beilhilfe für dasselbe Projekt erfasst wurde und diese zeitlich direkt aufeinanderfolgen. Auch hier werden allfällige erfasste Mitteilungen und Gründe (für Beihilfe) zusammengefasst und durch einen Slash getrennt.
- Arbeit (die nicht den LKW betrifft)
- Unterhalt
Diese beiden Vorgänge werden zum Vorgang "Arbeitszeit" zusammengefasst, sofern diese zeitlich direkt aufeinanderfolgen. Allfällig erfasste Mitteilungen werden ebenfalls zusammengefasst und druch einen Slash getrennt.
- Pause
Der Vorgang "Pause" wird weiterhin als "Pause" angezeigt, allerdings auch zusammengefasst, wenn mehrere Pausen erfasst wurden und diese zeitlich direkt aufeinanderfolgen.
Vorher (die Markierungen sind im Programm nicht ersichtlich, diese wurden für das bessere Verständnis, welche Datensätze zusammengefasst werden, hinzugefügt):
Nachher:
Zur Erinnerung: In allen Fällen erfolgt die Zusammenfassung nur, wenn der Kostenträger (Projekt) identisch ist und die Zeiten der zusammengehörenden Vorgänge zeitlich direkt aufeinanderfolgen.
Arbeitszeiten runden
In der Stundenverrechnung können die von/bis Zeiteinträge gerundet werden - dies mit der Funktion "Arbeitszeiten runden".
Diese steht jedoch nur zur Verfügung, wenn entweder mit der Baustellenzeiterfassung gearbeitet wird (dazu muss in den erweiterten Stundenkarteneinstellungen der Erfassungsmodus "Baustellenzeit" gesetzt sein)
oder wenn ohne Baustellenzeiterfassung gearbeitet wird (sprich Erfassungsmodus "Normal" oder "Normal mit Matrix")
und zusätzlich im Fuhrpark in den "Einstellungen App" die Einstellung "von/bis-Zeiten, obwohl keine Baustellenzeiterfassung" aktiviert ist:
In diesem Fall steht die Funktion "Arbeitszeiten runden" in der Stundenverrechnung zur Verfügung.
Wird die Funktion ausgeführt, werden die Start- und Endzeiten der Zeiteinträge des ausgewählten Arbeitsrapports auf 15 Minuten auf- oder abgerundet.
- Minuten von 0 bis 7 werden abgerundet
- Minuten 8 bis 15 werden abgerundet
Die Zeiten werden dadurch auf 15 Minuten genau gerundet und die Mengen neu berechnet.
Vorher:
Nachher:
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