Mit der Aktion "Dateien zu einer Aufgabe hinzufügen" können automatisch im Übergang Dateien aus den mySORBA-Daten zu einer Aufgabe hinzugefügt werden. Dazu kann die entsprechende Aktion ausgewählt werden.
Nach der Auswahl der Aktion öffnet sich der Dialog für die Definition und der Bezug der Dateien.
Typ - Definiert den Typ der Datei. Dabei stehen die Verknüpfungsarten zur Verfügung, welche die Möglichkeit haben Dokumente abzulegen.
Der Typ Debi-Beleg wird speziell gehandhabt. Dieser bezieht aufgrund der Verknüpfung (Adresse+Debi-Beleg) innerhalb der Aufgabe die Datei der Rechnung.
Der Typ Vorlage bezieht sich nicht auf die Verknüpfungen sondern auf den
"<Domäne>\work\Netdir/Vorlage" Pfad innerhalb der mySORBA-Daten.
Datei-Pfad - Hier kann der entsprechende Pfad zur Datei angegeben werden. Dabei hat man drei Hilfsfunktionen zur Verfügung. Die Funktionen helfen dabei den Pfad zu bestimmen.
- Gibt eine Vorschau des Pfades. Dabei setzt sich die Vorschau aufgrund der eingetragenen Daten zusammen. Passiert nichts kann kein Pfad ermittelt werden und die Konfiguration ist somit nicht korrekt.
- Mit dem + Zeichen kann eine Variable hinzugefügt werden. Der Pfad kann sich auch mit Variablen zusammensetzen. Zudem kann auch der Dateiname variabel bezogen werden.
- Mit den ... Punkten kann eine Datei aus den mySORBA-Daten selektiert werden. Dabei ist es wichtig zu beachten, dass der Ursprung jeweils von der Verknüpfung der Aufgabe stammt. Sprich das Projekt und die Adresse aus der Verknüpfung ist relevant und nicht die Adresse oder Projekt, welches bei der Pfaddefinition selektiert wird!
Neuer Datei-Name (optional) - Die Datei, welche hinzugefügt wird, kann auch umbenannt werden. Dabei hat man die Hilfsfunktion "f" für ein spezifisches Datum mit einem gewünschten Format. Mit dem "+" kann der neue Dateiname variabel gestaltet werden. Sprich es öffnet sich der Dialog für die Definition der Variablen.
Als Datei-Link - Dieser Haken ist standardmässig gesetzt um das Datenvolumen etwas zu verringern. Es wird nur ein Link zur Datei hergestellt und nicht die Datei an die Aufgabe hinzugefügt. Der Haken ist standardmässig gesetzt und muss bewusst entfernt werden, wenn die Datei (Kopie) an die Aufgabe hinzugefügt werden soll. Beim Datei-Link hat man zusätzlich noch den Vorteil, dass die Datei immer aktuell ist. Sie wird bei Gebrauch Live aus den mySORBA-Daten bezogen.
Überschreiben (falls vorhanden) - Wurde die Datei (Kopie) angehängt hat man die Option die Datei später nochmals zu überschreiben. Das kann auf irgendeinem Übergang später im Workflow passieren. Dabei ist der Datei-Name entscheidend. Möchte man durch die Aktion eine Datei hinzufügen und der Dateiname ist schon vorhanden wird die Datei mit dieser Option überschrieben. Ist der Haken nicht gesetzt passiert sonst nichts, wenn die Datei schon vorhanden ist.
Fehler, wenn Datei nicht gefunden - Ist der Haken gesetzt, wird ein entsprechender Fehler angezeigt und der Übergang wird nicht ausgeführt. Ist der Haken nicht gesetzt wird der Übergang ausgeführt. Dieser ist standardmässig gesetzt. Der Haken kann situativ entfernt werden, wenn die Datei spezifisch ist und nicht immer auf der hinterlegten Verbindung vorhanden ist.
Folgende Punkte sollten ebenfalls noch beachtet werden
- Der Typ sowie der Dateipfad sind Pflichtfelder. Die Aktion kann sonst nicht hinzugefügt werden.
- Die Option Datei umbenennen sowie Datei überschreiben kann nur ausgewählt werden, wenn es sich nicht um einen Datei-Link handelt.
- Wird ein Datei-Link hergestellt werden folgende zusätzliche Einstellungen gesetzt: Bearbeiten erlaubt, Datei-Link löschen erlaubt und Datei im mySORBA-System löschen verboten.
Tipps
- Dateien, welche nicht verbindungsspezifisch sind, sollten über den Vorlage-Ordner bezogen werden.
- Sind Dateien verbindungsspezifisch (individuell pro Projekt) allerdings nicht auf jedem Projekt hinterlegt, sollte die Option "Fehler, wenn Datei nicht gefunden" deaktiviert sein. Sonst funktioniert der Workflow nicht für jedes Projekt.
- Es sollte über die Datei-Link Option gearbeitet werden, da dieser weniger Speicherplatz vom Activity benötigt. Dieser kann sich bei Kopien schnell füllen und eine zusätzliche Speicherplatz Lizenz muss gelöst werden.
Es kann vorkommen, dass eine Datei vor dem Versand noch umbenannt werden muss. Dies kann mit der Aktion "Dateien in einer Aufgabe umbenennen" vorgenommen werden. Dazu kann die Aktion innerhalb eines Übergangs hinzugefügt werden.
Innerhalb des Konfigurationsdialogs können folgende Werte definiert werden.
1 - Pattern
Für die Ermittlung der Datei, die umbenannt wird, kann ein Pattern definiert werden. Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten, eine Datei zu identifizieren. Man kann den ursprünglichen Namen einfach eingeben.
- Möchte man sämtliche Dateien innerhalb der Aufgabe umbenennen kann das Pattern wie folgt definiert werden: (Leer), * oder *.* --> Alle Dateien werden gefunden und umbenannt.
- Möchte man auf einen bestimmten Dateityp einschränken gilt: *.pdf --> Alle PDF-Dateien werden gefunden und umbenannt.
- Alternativ ist es auch möglich einen festen Text sowie eine exakte Anzahl an Zeichen zu suchen. Dazu kann der Name mit ???? --> test_???? = test_12ab
Es kann auch nach einer beliebigen Anzahl von Zeichen gesucht werden. Dazu kann das ? durch ein * ersetzt werden. --> Test_*
Grundsätzlich sind auch noch weitere Optionen möglich. Es können alle Regular Expressions verwendet werden.
Alternativ kann mit dem Zeichen „+“ auch eine Variable verwendet werden.
2 - Neuer Datei-Name (inkl. Funktionen)
Nach dem Identifizieren der Zieldatei kann nun der neue Name definiert werden. Dabei kann eine Formel (f) oder eine Variable (+) verwendet werden. Fester Text, Formel und Variable können auch kombiniert werden.
3 - Fehler, wenn keine Datei gefunden
Ist die Einstellung aktiv und es wird keine Datei gefunden, kann der Übergang nicht ausgeführt werden und der Workflow wird nicht fortgesetzt.
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