Hier kann die Anleitung zum Modul Unterhalt als PDF heruntergeladen werden: Anleitung Unterhalt

 

Unterhalt

Unterhaltsarbeiten mit System planen und rapportieren Dieses Softwaremodul ermöglicht eine einfache Disposition von Unterhaltsarbeiten.
Sie legen fest, wie die Arbeiten im Unterhalt geplant und ausgeführt werden.
Dabei ordnen Sie den Unterhaltsobjekten die entsprechenden Hintergrundinformationen zu wie: verantwortlicher Gruppenleiter, Zeitspanne des Unterhalts-Zeitraums, in welcher die Arbeiten erledigt sein müssen und zu welchem Arbeitsvorgang die Arbeit gehört.
Arbeitsbeschriebe, Anweisungen werden genauso hinterlegt wie Bemerkungen und Spezialaufträge.

Das Modul Unterhalt

Die Programmoberfläche ist logisch dem Arbeitsablauf angepasst aufgebaut

1. Die Menüführung, verhält sich gleich wie im Rest vom Sorba.
2. Hier befindet sich das Register für die verschiedenen Hauptfunktionen vom Programm. Die            Reihenfolge der Register entspricht dem vordefinierten Arbeitsablauf.
3. Im Journal wird der Inhalt der Datenbank vom entsprechenden Register dargestellt.
4. In den Registern befinden sich unterschiedliche Bereiche, in deen zusätzliche Informationen          angezeigt werden. Zum Teil können die Daten hier bearbeitet werden.
5. Der Navigator, wird dargestellt so wie es unter Extras/Navigator definiert ist.
6. Jeder Liegenschaft kann man auch Dokumente, Fotos usw. beilegen. Der Inhalt ist pro                  Liegenschaft abgelegt.

 

Liegenschaften

Im Register Liegenschaften erfasst man die Liegenschaften und die dazu gehörenden Projekte.
Die Liegenschaft steht in der Hierarchie über dem Projekt.
Jedes Projekt braucht eine Liegenschaft.
Hierbei können der Liegenschaft beliebig viele Projekte zugewiesen werden.
Dem Projekt weist man dann die zu erledigenden Arbeiten zu.

1) Das Hauptjournal stellt alle vorhandenen Liegenschaften dar. Wie in den anderen Journalen            kann man es Filtern, durchsuchen usw...
2) Der Liegenschaften-Navigator baut sich anhand der definierten Kriterien unter                              Extras/Navigator auf.
3) Im Liegenschafts-Explorer kann man ähnlich wie im Projektquick dem Projekt Dateien ablegen.      Am einfachsten geht dies über Drag 'n' Drop.
4) Im Bereich Projekte werden alle Projekte aufgelistet die zu der Liegenschaft gehören wo der          Cursor im Liegenschaftsjournal draufsteht.
5) Der Bereich Arbeiten listet alle dem Projekt zugeordneten Arbeiten auf. Auch hier kommt es          drauf an wo der Cursor steht.

Neue Liegenschaft

Die Maske für die Liegenschaftseröffnung kann unterschiedlich dargestellt werden, ist aber Inhaltlich gleich.



Variante 1 unterscheidet sich von Variante 2 insofern, dass man dem Projekt gleich noch spezielle Infos mitgeben kann.
Wir werden in dieser Anleitung nur auf die Variante 1 eingehen, für Variante 2 werden Vorkenntnisse vom Projektquick vorausgesetzt.

Adressen zum Projekt erfassen

Während dem Erfassen der Grunddaten wird die Adresse mit bereits eröffneten Liegenschaften abgeglichen.
Wird eine ähnliche Adresse gefunden, geht ein Infofenster auf, wo man eine Liegenschaft anwählen kann.
Dies zu Ihrer Unterstützung, damit keine Doppelerfassungen passieren.

Nach Eingabe von Strasse, PLZ und Ort wird der bereits erfasste Liegenschaftsstamm nach ähnlichen Einträgen durchsucht.
Wird etwas gefunden geht ein Dialog auf.

Gehört das Projekt Tatsächlich zu einer anderen bereits erfassten Liegenschaft, können Sie diese mit Doppelklicken anwählen.
Z. B. es gehört eigentlich zum Geschäftshaus Varioplant:

Nach dem Doppelklicken der Zeile wird wieder ein Dialog aufgehen.

Ja, Sie wollen das Projekt der gewählten Liegenschaft zuordnen, in dem Fall geht der Dialog noch weiter.
Nein, Projekt wird doch nicht der gewählten Liegenschaft zugewiesen. Der Liegenschaft auswählen Dialog geht nicht mehr auf, dazu müsste man den Vorgang abbrechen und von vorne beginnen.

Ja, die Adressen unter dem Bereich Adressen werden automatisch ergänzt.

 

Nein, es werden keine Adressen übernommen aber die Bezeichnung der Liegenschaft wird automatisch angepasst.
Dies lässt sich nicht rückgängig machen, dazu müssten Sie den Vorgang abbrechen.

 

Wenn Sie in einem solchen Fall effektiv eine neue Liegenschaft erfassen möchten, können Sie das Fenster einfach schliessen. Grunddaten erfassen

1) Hier befinden sich die Hauptdaten der zu erstellenden Liegenschaft. Das dazugehörende                Projekt wird anhand der Projektbeschreibung erstellt.

2) Eine aktive Liegenschaft muss auf "Ausführung" stehen

3) Start und Enddatum muss definiert werden. Beim Enddatum ist es insofern wichtig, da die            Aufgaben nur bis zu diesem Zeitpunkt generiert werden.
    Das Enddatum wird automatisch mit 31.12.XY ausgefüllt. Es geht darum, dass die Baustelle bis      dahin aktiv ist. Ob eine Arbeit/Aufgabe wirklich bis dahin generiert wird, liegt an der Definition      der Arbeit.
    Wenn es ein über mehrere Jahre aktives Projekt ist, belässt man dies auf 31.12.XY. Für den          Jahreswechsel von z. B. 2014 auf 2015 gibt es aber eine Funktion.

4) Man kann dem Projekt einen Projektverantwortlichen zuweisen, dieses Feld muss aber nicht          zwingend ausgefüllt werden. Der hier hinterlegte Wert ist rein Informativ und wird auf die              Arbeiten und Aufgaben übertragen.

5) Die Gruppen Vorlage wird übernommen wenn die Arbeiten zur Liegenschaften verteilt werden.

6) Die hier eingegebene Adresse wird für die Liegenschaft und das Projekt übernommen.                  Nachträglich könnte man aber auf dem Projekt eine andere Adresse als der Liegenschaft                zuweisen.

Arbeiten erfassen

Die zu erledigenden Aufgaben für die Liegenschaft / das Projekt können Sie entweder über die Funktion "Fenster/Positionen ab Arbeitsstamm" (1) oder wenn das Register "Arbeiten" aktiv ist direkt darin (2).

Über die Funktion "Positionen ab Arbeitsstamm" können Sie gleich mehrere Arbeiten aufs Mal wählen. Zudem ist das Fenster mit mehr Infos abgefüllt als das Dropdownmenü.

 

Variante 1

Markieren Sie die betreffenden Positionen mit entweder doppelklicken, Menüpunkte Extras/Markieren... oder mit F7.
Alle Positionen die einen Haken haben, werden übernommen.

Nach dem Schliessen vom Auswahlfenster erscheinen die Arbeiten unter dem Register Arbeiten.

 

Variante 2

Wenn Sie die Nummer auswendig kennen, die Zahlen und Arbeit Nr. eingeben.

 

oder übers Dropdownmenü

Nachdem Sie die Arbeiten eingefügt haben, müssen Sie diese noch auf Ihr Projekt anpassen, sprich z. B. die Mengen eingeben

 

Konditionen
Unter dem Register Konditionen kann man dem Projekt spezifisch die Rabatte oder Zuschläge geben

 

Die Zahlungskonditionen werden anhand der gewählten Rechnungsadresse vorgeschlagen und dienen der Verrechnung.
Sie können die Zahlungskonditionen pro Projekt anpassen.

Register Aufgaben nächste XY Tage / Verrechnungen nächste XY Tage

Die Anzahl Tage variiert je nach Einstellung, sie zeigt was für das Projekt an Aufgaben oder Verrechnungen in den nächsten 14 Tagen ab heute ansteht.
Bei der Eröffnung von einem neuen Projekt kann diese Liste leer sein.

Projekt hinzufügen

Ein Projekt kann ganz einfach einer Liegenschaft hinzugefügt werden.
Der Cursor muss sich dazu einfach entweder auf der entsprechenden Liegenschaft oder auf einem Projekt der Liegenschaft befinden.
Dann erscheint unter Datei der Menüpunkt "Projekt hinzufügen".

Die Eröffnungsmaske vom Projekt unterscheidet sich von der Eröffnungsmaske der Liegenschaft nicht.
Als Projektbezeichnung wird die Liegenschaftsbezeichnung genommen.
Die Liegenschaftsbezeichnung sollte nicht angepasst werden, ansonsten passt es diese Bezeichnung über die Ganze Liegenschaft an.
Andere Felder wie Verantwortung und Gruppe werden ebenfalls von der Liegenschaft vorgeschlagen, können aber überarbeitet werden.

1) Projekt / Liegenschaftsinformationen. Es kann alles überarbeitet werden bis auf die Liegenschaftsnummer. Das Projekt sollte auf Ausführung gesetzt werden.
2) Projektadressen werden automatisch übernommen, können ebenfalls noch Projektspezifisch angepasst werden.
3) Arbeitsjournal auf dem Projekt.
Danach erstellt es auf der Liegenschaft das Projekt

Neue Aufgabe

Hier können Sie eine einzelne Aufgabe ab dem Arbeitsstamm einem Projekt zuweisen.
Anders als wenn man eine Arbeit hinzufügt, wird diese nicht wiederholend generiert, sondern ein Mal.
Die neue Aufgabe wird für das Projekt erstellt, wo der Cursor drauf steht.

Die Infos müssen wie gewohnt erfasst werden, speziell ist hier das Datum bei "Fällig am", dies ist dann wichtig für die Tourenplanung.

Nach dem Schliessen vom Fenster wird die Aufgabe automatisch übernommen

 

Bearbeiten

Position löschen - Liegenschaft wo der Cursor draufsteht löschen (geht nur wenn es keine weiterverbuchten Datensätze gibt).
Suchen - Nach Einträgen im Journal suchen.
Filtern - Nach Einträgen im Journal filtern

 

Stammdaten

Lagerstamm - Je nach Einstellung (wenn Sie das M&A haben) geht der "Neue" oder der Alte Lagerstamm auf. Da es im Unterhalt als Stamm nur den Lagerstamm gibt, müssen hier auch die Lohnpositionen erfasst werden.
Neuer Lagerstamm

1) Menüführung, die meisten Buttons sind für die Lagerbewirtschaftung (M&A) zu verwenden und haben keinen Einfluss auf den Unterhalt. 
2) Der Navigator vom Lagerstamm baut sich anhand der Hierarchiestufen auf.
3) Das Journal der Lagerstammpositionen.
Neuen Artikel dem Lagerstamm hinzufügen

Die Darstellung vom Fenster hängt von Ihrer Einrichtung ab und kann anders als hier aussehen.
Damit der Artikel im Unterhalt erscheint, muss mindestens die Gattung und der Text erfasst sein.
Natürlich sollten aber so viele Informationen wie möglich erfasst werden (Preise, Einheit, Inventar Nr. usw...).
Artikel die Inaktiv sind können nicht eingefügt werden.
Alter Lagerstamm

1) Menüführung
2) Navigator vom Lagerstamm anhand der Hierarchiestufen.
3) Das Journal der Lagerstammpositionen
Neuen Artikel dem Lagerstamm hinzufügen
Eine leere Zeile anwählen und auf Fenster/Erfassungsmaske gehen

Die Maske wir je nach Einrichtung unterschiedlich aussehen.
Damit ein Artikel für den Unterhalt verwendet werden kann, benötigt dieser mindestens eine Gattung und den Text / Bezeichnung.
Natürlich sollten aber alle vorhandenen Informationen eingetragen werden.

Adress-Stamm öffnen

Das Adressquick wird in einem Fenster geladen. Die Adressen können nicht direkt als z. B. Rechnungsadresse gewählt werden. Man hat einfach alle Adressquick Funktionen zur Verfügung.

Adresstypen

Die Definierten Adresstypen werden bei der Projekterstellung ins Projektquick übernommen.
Sie können mehrere Adresstypen wie z. B. die Rechnungsadresse, Referenzadresse, etc. erstellen.

Einen weiteren Rechnungs-Adresstyp erfassen Sie ganz einfach:

Rechnungsadresse, Referenzadresse und Kontaktadresse sollten nur ein Mal verwendet werden.

Arbeitsstamm bearbeiten

Hier können Sie die möglichen Arbeiten erfassen.
Ohne einen Arbeitsstamm kann keine Aufgabe erstellt werden.
Auf der Arbeit können Sie definieren welche Artikel dazugehören und welche Eigenschaften diese Arbeit haben soll.

1) Journal der bereits erfassten Arbeiten.
2) Wenn Bereich Arbeiten aktiviert ist, sieht man hier gleich die auf der Aufgabe erfassten Artikel.
3) Der Navigator baut sich anhand der bereits erfassten Arbeiten auf nach den Kriterien die man unter Extras/Hierarchie Navigator erfasst hat.
Neue Arbeit erstellen
Eine Neue Arbeit erstellen Sie über Datei/Neu

In der Maske sollten dann alle Informationen ausgefüllt werden.

1) Arbeits Nr. muss aus Zahlen bestehen, keine Automatische Nummerierung. Der Arbeitstext wiederum Zeichen. Er kann auf den Projekten nicht angepasst werden.
2) Die Kurzinfo ist für den Anwender als Information gedacht.
3) Mit dem Start- / End Datum wird definiert in welchem Zeitraum eine Arbeit zu erledigen ist.
4) MwSt-Code (nur E) und Ertragskonto werden hier definiert um beim Debitorenrechnungen verbuchen einen Vorschlag zu haben.
5) Regie = Was man beim Rapport als Menge eingibt wird in die Rechnung übernommen.
Pauschal = Preis übers Ganze Jahr, egal wieviele Wiederholungen.
Ausmass = Preis pro Ausführung egal wieviel man benötigt hat.
6) Wie oft soll die Arbeit pro Zeitperiode ausgeführt werden.
Speziell, bei Auswahl von Intervall Tage muss man nachträglich auf dem Projekt in der Arbeit die Tage eingeben. Vorher erscheint das Feld nicht.
7) Notiz ist wieder ein Beschreibungsfeld für Interne Zwecke.
8) Der Rechnungstext erscheint auf der Rechnung.
9) Die Hierarchiestufen sind nur für den Navigator.
10) Hier wird definiert, auf wann das Fällig-Datum gesetzt werden soll. Dies ist nach dem Verbuchen vom Rapport wichtig. Ab monatlich wird es auf ende Monat gesetzt.
11) In dieser Einheit wird die Arbeit verrechnet, z. B. h, m2 usw...
12) Rein informativ für's Planen mit den Gruppen. Wird hier der Wert "2" definiert und die geplante Gruppe hat aber 4 Mitarbeiter, werden 4 Mitarbeiter auf der Tour geplant.
13) Ist dieser Haken gesetzt kann man die Arbeit planen und Rapporte erstellen, aber werden nicht unter den Rechnungen erscheinen.
14) Der Preis ist wichtig fürs Weiterverrechnen. Die Artikel werden nicht hochgerechnet.
15) Hier im Journal werden die zu der Arbeit gehörenden Elemente eingesetzt.
Es ist nicht möglich eigene Elemente direkt hinein zu schreiben. Die Positionen müssen aus dem Lagerstamm kommen.
Lohnpositionen müssen im Lagerstamm mit der Gattung "L" für Lohn erfasst werden.
Lohnpositionen werden nach dem planen mit "echten" Mitarbeiter ersetzt.
Kostenelemente welche nicht mit der Funktion „Preise aktualisieren“ upgedatet werden sollen, müssen mit dem Haken für „Preise sperren“ versehen werden.
Zur genaueren Erläuterung, siehe Menüpunkt „Extras/Preise aktualisieren“.
16) Der Arbeit kann ein Beispielbild abgelegt werden.

Arbeit im Arbeitsstamm bearbeiten
Die Arbeiten können Sie direkt bearbeiten, wenn der Bereich Arbeiten aktiviert ist.
Eine andere Möglichkeit ist, die Position im Journal zu doppelklicken oder F8, dann öffnet sich die Dialogmaske.

Achtung:
Bearbeitetet man Arbeiten, die bereits in Projekte verwendet werden, können diese beim Schliessen vom Fenster aktualisiert werden.

Menüerklärung vom „Arbeitsstamm bearbeiten“
Datei/Schliessen - Schliesst das Fenster, Änderungen werden automatisch übernommen
Datei/Neu - Neue Arbeit erstellen
Bearbeiten/Position löschen - Arbeit entfernen
Bearbeiten/Suchen, Filtern usw... - Gleiche Funktionalität wie in den anderen Sorba Journalen
Extras/Sortieren - Journal nach Vorgaben sortieren
Extras/Hierarchie Navigator - Kriterien für Navigator definieren
Extras/Preise aktualisieren

Mit „Preise aktualisieren“ können die verwendeten Kostenelemente mit den Preisen aus dem Lagerstamm upgedatet werden.
Dies passiert in erster Linie auf dem Arbeitsstamm und wird erst auf die Arbeiten und Aufgaben verteilt, wenn beim Verlassen vom Arbeitsstamm die Abfrage betreffend „geänderte Kostenelemente…“ positiv bestätigt wird (siehe „Arbeitsstamm bearbeiten“.

Preis – Entspricht dem Feld „Bruttopreis“ im Lagerstamm und wird mit diesem abgeglichen.
Regiepreis – Entspricht dem dem Feld „Regiepreis“ im Lagerstamm und wird mit diesem abgeglichen.

Bestimmte Kostenelemente nicht updaten
Auf einzelnen Kostenelementen der Arbeiten kann man den Haken für „Preise sperren“ setzen, diese werden dann mit der Aktualisierungsfunktion nicht upgedatet.

Dies muss pro Arbeit gemacht werden, so ist es möglich, dass z. B. das Kostenelement „Entsorgungsgebühr“ auf der Arbeit Nr. 800 gesperrt ist, aber auf der Arbeit Nr. 255 aktualisiert werden kann.

Fenster/Arbeit bearbeiten - Dialogmaske zum Überarbeiten der Arbeit wo der Cursor draufsteht wird geöffnet.
Fenster/Standardlayout herstellen - Die Bereiche werden gemäss Sorba Standardeinstellungen angeordnet
Fenster/Bereiche einblenden - Bereiche Navigator und Arbeiten ein-/ausblenden

Gruppen bearbeiten

Für die Funktionalität vom Unterhalt wird mindestens eine Gruppe verlangt.
In der Praxis werden Sie aber mehrere Gruppen benötigen.
Der Gruppe weisen Sie ihre Mitarbeiter, eventuell Inventar und Material zu.
Alles was Sie der Gruppe zuweisen, wird beim Erstellen der Tour übernommen.

1) Das Journal der bereits erstellten Gruppen
2) Die Details zur Gruppe wo der Cursor draufsteht

Das Bearbeiten und Neuerstellen von Gruppen ist einfach gehalten.
Die Änderungen können Sie jeweils direkt auf der Oberfläche tätigen.

Neue Gruppe
1. Mit dem Cursor auf eine Leere Zeile gehen

2. Nr. und Bezeichnung setzen

3. Unter den Details die Positionen übers Dropdownmenü wählen

Wenn Sie die Inventar- oder Mitarbeiternummer auswendig wissen, können Sie diese auch direkt eingeben.
Der Eintrag wird dann direkt geladen.

Gruppe löschen
Eine Gruppe können Sie entweder über den Menüpunkt oder mit "Delete" löschen.

Kostenelement tauschen

Anhand dieser Funktion ist es möglich Artikel/Kostenelemente auf Gruppen, Arbeiten und Aufgaben zu tauschen.
Diese Funktion beachtet keine Filter.

In den Aufgaben werden nur Artikel auf offenen Aufgaben getauscht.

Standardwerte definieren

Hier können Sie für das Projekt die Standardwerde definieren, die beim Projekt eröffnen vorgegeben werden.
Diese Einstellung ist für jeden Benutzer vom Unterhalt gleich.
Das Feld wählen Sie direkt übers Dropdownmenü an.

Und geben dann den Wert direkt ein

Jahreswechsel

Im Register Aufgaben werden nur Aufgaben bis zum Bauende vom Projekt definierten Datum generiert.
Damit man nicht nach jedem Jahreswechsel einzeln jedes Projekt durchgehen muss, kann man dies über die Funktion Jahreswechsel erledigen.

1) Das Journal aller Projekte
2) Die Arbeiten zum jeweiligen Projekt wo der Cursor draufsteht.

In diesem Fenster können Sie Vorbereitungen treffen, welche den Jahreswechsel betreffen.
Übernommen werden diese Änderungen erst, sobald Sie die Position(en) zur Übernahme markiert haben.

Vorgehen beim Jahreswechsel
1.Bauende um ein Jahr erhöhen
Die Spalte Bauende können Sie über die Funktion Extras/Bauende suchen/ersetzen über das angezeigte Journal anpassen.







Nun hat es das Bauende im Journal vom Jahreswechsel gesetzt.
Damit es diese Änderung definitiv übernimmt, müssen die Projekte markiert werden.
Sie können entweder alle auf ein Mal markieren und übernehmen oder einzeln.

2. Projekte überprüfen
ev. inaktiv setzen.
ev.Bauende anpassen.

Arbeiten zum Projekt inaktiv setzen.

Entweder direkt im Journal:

Oder über Extras/Arbeit inaktiv setzen:

Inaktive Aufgaben werden im Projekt rot dargestellt. Alternativ kann man auch das Feld mit dem Haken Inaktiv einblenden.

3. Projekte markieren und übertragen
Hier im Beispiel würde es nur die drei angehakten Positionen definitiv übernehmen:

Nach dem Schliessen vom Fenster hat es dann das Bauende im Projektquick auf den markierten Projekte angepasst und die Aufgaben bis zu dem definierten Bauende generiert.

Mit dem Anpassen der Arbeiten verhält es sich gleich, auch diese Anpassungen werden erst übernommen, wenn die Markierung gesetzt ist.
Wenn Sie mit dem Cursor im Bereich Arbeiten sind, haben Sie die gleichen Funktionen zur Verfügung wie unter der Projektansicht.

Projekt zuordnen

Hiermit können einzelne Projekte aus dem Projektquick einer Liegenschaft zugeordnet oder deren Liegenschaftszugehörigkeit entfernt werden.

  1. Menüführung
  2. Auflistung der Projekte, die den Status Ausführung haben.

Datei

Schliessen – Fenster schliessen, bereits zugeordnete / entfernte Projekte werden übernommen.

Bearbeiten

Suchen – Nach Einträgen im Journal suchen, gleiche Funktionalität wie in anderen Sorba-Modulen.

Extras

Sortieren – Journal nach Kriterien sortieren, gleiche Funktionalität wie in anderen Sorba-Modulen.

Projekt zu Liegenschaft hinzufügen –

Cursor auf zuzuordnendes Projekt setzen und Funktion ausführen.

In einem zweiten Schritt geht ein Fenster auf, hier muss der Cursor auf die Liegenschaft gesetzt werden, der man das Projekt zuordnen möchte.

Hat alles geklappt, erscheint das Projekt gleich mit der neu zugeordneten Liegenschaft.

Projekt von Liegenschaft entfernen – Zuordnung von einem Projekt zu einer Liegenschaft entfernen.
-> Cursor auf das entsprechende Projekt setzen und Sicherheitsabfrage bestätigen.

Tipp:
Der Projektordner ändert sich beim Zuordnen oder Zuordnung entfernen nicht!

Fenster

Standardlayout herstellen – Dialogmaske auf Sorba-Standard zurücksetzen.

 

Extras

Der Hauptteil von diesem Menüregister ist wie man es von den anderen Modulen kennt.
Wir gehen also hier nur spezifisch auf Menüpunkte ein.

Daten aktualisieren

Der Server aktualisiert nur nach einem vordefinierten Intervall die Journale.
Mit diesem Menüpunkt können Sie das Journal aktualisieren.

Karte öffnen

Mit dieser Funktion geht Google Maps auf der Adresse auf, wo der Cursor drauf steht.
Sprich, ist der Cursor auf der Liegenschaft gesetzt, geht die Adresse der Liegenschaft auf, ist der Cursor auf dem Projekt, geht die Adresse vom Projekt auf.

Liegenschaft-Filter setzen (Ctrl + F)

Setzen Sie den Cursor auf die Liegenschaft nach der Sie im Unterhalt Filtern möchten.
In allen Register wird anschliessend der Filter gesetzt. Wird im Register nichts gefunden, werden alle Datensätze angezeigt resp. kein Filter gesetzt.

Projekt suchen

Hier können Sie nach einem Projekt suchen. Wird es gefunden, geht die Projektmaske auf dem gesuchten Projekt auf.

Einstellungen

Die Einstellungen Werden direkt beim Schliessen vom Fenster übernommen.

Akt. Lieg.-Nr. - Aktuelle Liegenschaftsnummer, wird automatisch heraufgezählt
Akt. Rapp.-Nr. - Aktuelle Rapportnummer, wird automatisch heraufgezählt
Friedhof aktiv. – Friedhoflösung wird hiermit für den Unterhalt aktiviert.
Neu. Lagers. v. - Neuen Lagerstamm verwenden (Haken gesetzt), ansonsten wird der alte Lagerstamm geladen.
Vorbemerkungen - Standardvorbemerkungstext welcher auf der Rechnung erscheinen soll
A.-Blatt Anz.-A - Anzahl Zeilen im Auftragsblatt darstellen (Aufgaben)
Tg. Aufg. vorl. - Betrifft die Projektdialogmaske, Aufgaben/Verrechnungen nächste XY Tage.
Kein KFM Export - Material / Inventar / Personal beim Verbuchen vom Rapport in die Journale exportieren.
Alle Aufg. Anz. – Aufgaben von jedem Status werden im Aufgabenjournal angezeigt. Erledigte und nicht ausgeführte Aufgaben sind blau, fällige Aufgaben rot und die anderen schwarz gekennzeichnet.
Verg. Aufg. Gen - Wird der Haken gesetzt, werden Aufgaben auch von vergangenen Daten generiert.
Beispiel: Arbeit ist definiert vom 01.03. - 30.09.
Sie erstellen ein Projekt am 01.05., dann ist der Zeitraum vom 01.03. - 30.04. eigentlich schon verstrichen und es werden keine Aufgaben generiert.
Mit aktivierter Einstellung werden die Aufgaben auch für den vergangenen Zeitraum generiert.
Gen.-typ Aufg. – Festlegen ob es beim Generieren der Aufgaben fix eine Aufgabe auf das Startdatum und Enddatum legen soll. Oder ob es wichtiger ist, dass die Aufgabe am Startdatum beginnen soll und das Intervall bis zum Ende eingehalten werden muss.
Start und Ende (Standard)
Mit dieser Option wird fix eine Aufgabe am Startdatum und Enddatum generiert.
Bei dieser Variante ist es möglich, dass zwischen dem letzten und zweitletzten Termin das Intervall nicht eingehalten werden kann.
Start
Mit dieser Option wird fix eine Aufgabe am Startdatum und ab da gemäss Intervall die folgenden Aufgaben generiert.
Z. B. wenn das Intervall alle 16 Tage ist, wird nach dem 16.08. (wenn die Arbeit von 01.01. – 31.08. definiert ist) keine Aufgabe mehr generiert (anders als bei Option „Start und Ende).
Verg. Verr. Gen - Gleiche Funktionalität wie bei den Aufgaben, betrifft einfach die Verrechnungen.
Auto. Rechnung - Nach dem Rapport verbuchen wird der Eintrag unter den Verrechnungen gleich verbucht und die Rechnung direkt erstellt. Hiermit wird vereinfacht im Dispo gearbeitet. Bestimmte Generierungstypen sind so nicht mehr möglich.
Kein Kreditor – Haken für Rahmen in den Journalen wird nicht gesetzt beim Kontrollieren vom
LS.
LS-Kontr. Aktiv – Mit dieser Einstellung werden die Lieferscheine in den Rapporten aktiviert. Ohne diese Einstellung kann man keine Lieferscheine zu Artikel erfassen.
Zudem aktiviert diese Einstellung ebenfalls die Temporärkontrolle.
Vorlage Gruppe - Diese Gruppe wird beim Neueröffnen von Liegenschaften vorgeschlagen

Fenster/Erweiterte Einstellungen

In den Erweiterten Einstellungen definiert man das Format Set, welches gewählt werden soll, wenn man im Dispo App (iPad) auf Rapport drucken oder Regierapport drucken geht.

Format Rapport – Standard (Std.) ist das Format Rapport (Std). Eigene Formate sind immer ersichtlich.
Format Regierapport – Standard (Std.) ist Regierapport (Arbeit nacheinander) (Std.). Wenn man eines der anderen beiden Standardformate hier zur Auswahl haben möchte, müssen diese als eigenes Format abgelegt werden. Eigene Formate sind immer ersichtlich.

  • Fürs iPad kann nur ein Format gewählt werden.

Die Formate sind dieselben wie im Register „Rapporte“ für Rapport drucken oder Regierapport drucken.

Fenster/Lohnarten

Hier geht dieselbe Tabelle auf, die man im Tagesrapport in den Einstellungen anwählen kann.
Das Verhalten ist gleich wie im Tagesrapport, deshalb wird hier in dieser Anleitung nicht genauer darauf eingegangen.

Angezeigt werden die Lohnarten unter Zul./Abs. im Dispo App, welche den Haken bei „In Tgrap.zeigen“ gesetzt haben.

Berechtigungen

Hiermit kann man bestimmten Benutzer/Benutzergruppen Rechte auf die verschiedenen Journale geben. Zudem kann man festlegen, dass der Benutzer nur seine eigenen Aufgaben und / oder Rapporte sehen darf.
Es öffnet sich die Maske mit den Usern/Usergruppen. Wird ein Recht auf der Usergruppe angepasst, wird dieses auch auf die User übertragen (wie wir es aus der Benutzerverwaltung kennen):

Es steht eine Editiermaske zur Verfügung:

Die Rechte sind wie folgt aufgeteilt:
Liegenschaften - Gibt an, ob der User das Register "Liegenschaften" sehen kann.
Aufgaben - Gibt an, ob der User das Register "Aufgaben" sehen kann.
Rapporte - Gibt an, ob der User das Register "Rapporte" sehen kann.
Verrechnungen - Gibt an, ob der User das Register "Verrechnungen" sehen kann.
Rechnungen - Gibt an, ob der User das Register "Rechnungen" sehen kann.
Eigene Aufgaben - Der User sieht nur seine eigenen Aufgaben bzw. diejenigen, bei welchen er in der zugewiesenen Gruppe enthalten ist. Bezogen auf Aufgabenjournal, Tourenplanung, Detailplanung und Rapporte ab Aufgaben.
Eigene Rapporte - Der User sieht nur seine eigenen Rapporte bzw. diejenigen, bei welchen er in der zugewiesenen Gruppe enthalten ist. Bezogen auf Rapportjournal.

In welcher Gruppe sich ein User befindet, kann über den Menüpunkt Stammdaten/Gruppen bearbeiten definiert werden:

(Der Suchname muss in der Sorba-Benutzerverwaltung mit dem User verknüpft sein.)

Dispo Daten archivieren/wiederherstellen

Hier werden alle erledigten Journaldaten archiviert.
Projekte/Liegenschaften werden so nie archiviert.
Aufgaben: Einträge mit Status Erledigt oder nicht ausgeführt
Rapporte: Verbucht
Verrechnungen: Verbucht
Rechnungen: Verbucht

 

Fenster

Liegenschaft bearbeiten

Projekte der Liegenschaft bearbeiten

Befindet sich der Cursor im Bereich Projekte, passt sich die Menüführung oben auf die Projekte an.
Ein Teil der Menüpunkte wird aber gleichbleiben wie wenn Sie sich mit dem Cursor im Journal der Liegenschaft befinden.

Neue Liegenschaft - gleich wie unter Liegenschaft bereits beschrieben.
Projekt hinzufügen - gleich wie unter Liegenschaft bereits beschrieben.
Projekt kopieren - Das Projekt wo der Cursor drauf steht wird mit den meisten Informationen der Vorlage kopiert.

Kopierte Projekte werden mit dem Status Offerte eröffnet. Können dementsprechend ohne Anpassung nicht geplant / rapportiert werden.

Neue Aufgabe - gleich wie unter Liegenschaft bereits beschrieben.

Gleiche Funktionalität wie im Liegenschaftsjournal, einfach auf das Projektjournal angewendet.

Ist das gleiche Menü wie im Liegenschaftsjournal und führt auch ans genau gleiche Ziel.

Projekt-Filter setzen (Ctrl + F) – Die Register werden auf’s Projekt gefiltert, wo der Cursor draufsteht. Wird in einem Register nichts gefunden, wird kein Filter gesetzt, resp. alle Datensätze werden angezeigt.

Der „Rest“ ist das gleiche Menü wie im Liegenschaftsjournal und führt auch ans genau gleiche Ziel.

Projekt bearbeiten - Das Projekt wo der Cursor draufsteht kann bearbeitet werden.

Der Dialog unterscheidet sich nicht gross von dem beim Projekt eröffnen.
Deshalb gehen wir hier nur bedingt auf das Fenster ein.

1) Die meisten Daten sind Überarbeitbar, Änderungen an der Liegenschaftsbezeichnung werden auf die Liegenschaft übernommen, Liegenschafts Nr. und Auftrag Nr. sind nicht änderbar.
2) Rechnungs-, Referenz- und andere Adressen können Projektspezifisch angepasst werden. Sie werden nicht auf die Liegenschaft übernommen.
3) Das Arbeitsjournal. Kann noch projektspezifisch überarbeitet werden. Inaktive Arbeiten werden rot dargestellt.

Arbeit auf der Liegenschaft / Projekt bearbeiten

Tipp:
Menü erscheint nur wenn sich der Cursor im Bereich Arbeiten befindet.
Die Arbeiten können zusätzlich zum Arbeitsstamm der Stammdaten noch auf dem Projekt/Liegenschaft angepasst werden.
Der Unterschied zum Arbeitsstamm bearbeiten in den Stammdaten besteht darin, dass man ab der Liegenschaft/Projekt die Aufgaben neu generieren kann.

1) Definition der Arbeit auf das Projekt bezogen.
2) Journal der verwendeten Kostenelemente.
3) Bereich Bild ist das auf der Arbeit abgelegt Bild, kann z. B. ein Foto der Umgebung sein.
Der Bereich Bilder zur Arbeit ist vorbereitet für's IPad.

1) Arbeit Nr. und Arbeit Text werden zur Information dargestellt, sind aber nicht veränderbar.
2) Kurzinfo - Kurze Beschreibung von der Arbeit, nicht das gleiche Feld wie Arbeit Text
3) Zusatzinfo - Beschreibt die Arbeit nochmals genauer
4) Verantwortung - Gruppenchef auf der Aufgabe (Informativer Wert)
5) Anz. Arb. Gänge - Ergibt sich aus dem Intervall und Start-/ End Datum
6) Rabatt % - Rabatt auf Arbeit
7) Generierungstyp - Aufgaben (Standard) - normaler Arbeitsablauf (Aufgaben -> Rapporte -> Verrechnung -> Rechnungen).
Verr. ohne Rapport - Nur für Aufgaben vom Generierungstyp Pauschal.
Es erstellt im definierten Intervall Aufgaben und Verrechnungen. Die Aufgaben können geplant und zu Rapporte verbucht werden.
Die Rapporte werden nicht in die Verrechnungen übertragen. Mit diesem Generierungstyp können Sie Rechnungen in einem definierten Rechnungszyklus erstellen unabhängig von den ausgeführten Aufgaben. Diese Option ist nicht möglich, wenn in den Einstellungen „Auto. Rechnung“ gesetzt ist.
Verr. ohne Aufgaben - Nur Für Aufgaben vom Generierungstyp Pauschal. Aufgaben und Rapporte werden ausgelassen, die Arbeit erscheint direkt in den Verrechnungen. Bietet sich zum Beispiel an, wenn man eine Jahresrechnung für eine bestimmte Aufgabe stellt, die man nur nach Absprache machen muss. Diese Option ist nicht möglich, wenn in den Einstellungen „Auto. Rechnung“ gesetzt ist.
Nicht verrechnen - Es werden Aufgaben generiert, sie können geplant und Rapportiert werden. Der Datensatz geht nach dem Verbuchen vom Rapport nicht mehr weiter.
8) Einheit - Mengeneinheit
9) Preis - pro Einheit
10) Netto Preis - Resultat - Rabatt
11) Verrechnungsart - Regie / Pauschal / Ausmass, hat letztendlich Einfluss auf die Rechnungsstellung.
12) Menge - Pauschal = 1, Regie = 1, Ausmass = z. B. Fläche, Zeitaufwand usw...
13) Resultat - Menge x Preis , Anz. Arbeitsgänge
14) Priorität - Hat informativen Charakter
15) Start Datum - Ab diesem Zeitpunkt werden die Aufgaben generiert.
16) End Datum - Bis zu diesem Zeitpunkt werden die Aufgaben generiert.
17) Fällig am - Wird erst ausgefüllt wenn die Arbeit im Register Aufgaben ist. Und wird ab da Verwendet.
18) Intervall - Das Intervall legt fest in welchem Rhythmus die Aufgaben vom Start Datum bis End Datum generiert werden.

19) Intervall Tage - Feld wird beschreibbar, wenn unter Invervall die Option "Intervall Tage" aktiv ist. Es werden aufgaben generiert gemäss dem Intervall ab dem definierten Start Datum bis zum End Datum.
20) Art. Unterhalt - Dient zur Gruppierung von Projekten, hat kein Einfluss auf die Rechnungsstellung.
21) Gruppen Grösse - Informativer Wert.
22) Geplante Std. - Informativer Wert, was sollte der Arbeiter dafür aufwenden.
23) Voranmeldung - Hat informativen Wert für die Planung / den Arbeiter.
24) Ertrag – Kto - Wird für die Verbuchung von der Rechnung genutzt.
25) Verrechnung - Hat Einfluss zu welchem Zeitpunkt die Arbeit verrechnet wird.
26) Inaktiv - Arbeit soll nicht mehr ausgeführt werden.
27) Gruppen Nr. und– Gruppen Text - Wird eingetragen beim Generieren der Aufgaben, Vorschlag ab Projekt / Liegenschaft.
28) Preis kalk.
29) Notiz - Bemerkungen, welche nicht gedruckt werden.
30) Rechnungstext - Beim Erstellen der Rechnung /Rapport wird dieser Text übernommen.
31) Fixer Termin - Hat informativen Wert.
32) MwSt-Code - Wird als Vorschlag beim Verbuchen der Rechnung übernommen. Nur Exklusiv Sätze können gewählt werden.
Kostenelemente der Arbeit hinzufügen
Sie können Projektspezifisch Kostenelemente der Arbeit hinzufügen.
Entweder über Fenster/Positionen ab Lagerstamm oder Fenster Eigene Artikel oder Int(Inv)-Nr. direkt eingeben.

Optional – Uhrzeit festlegen (Beginnt um – Endet um), Fixer Termin

Die Felder „Btime – Beginnt um“, „Etime – Endet um“ und „Fix – Fixer Termin“ können über die Feldliste hinzugefügt werden.
Die Informationen werden weiter in die generierten Aufgaben übernommen und werden auf dem iPad und dem Kalender verwendet.

Positionen ab Lagerstamm

Es werden nur markierte Positionen nach dem Schliessen vom Fenster übernommen.
Sie können wie gewohnt Filtern und Suchen. Die Funktionen Alle Positionen markieren / Keine Positionen markieren gehen auf den aktuellen Filter und der Menüpunkt Aktuelle Position markieren (F7) auf die Cursorposition.

Sobald Sie das Fenster vom Lagerstamm geschlossen haben, werden die markierten Positionen übernommen.

Übernommene Artikel erscheinen zuerst unten im Journal, werden aber sortiert nach dem Schliessen vom Fenster.

Eigene Artikel

Die Felder müssen soweit benötigt ausgefüllt werden.
Der Regie Preis wäre dann wichtig, wenn Sie einen Regievorgang gewählt haben.

Nummer eingeben oder über's Dropdownmenü anwählen

Wenn Sie die Nummer kennen, können Sie diese direkt eingeben.

Kostenelemente der Arbeit bearbeiten

Artikel sperren
Mit dem Haken für „Artikel sperren“ kann man ein Kostenelement auf der Arbeit vom Projekt für das Preisupdate („Preise aktualisieren“ im Arbeitsstamm, siehe „Stammdaten/Arbeitsstamm bearbeiten“) sperren. Hier einfach nur für dieses Projekt.

Hinweis
Das Feld heisst hier „Artikel sperren“ (im Arbeitsstamm und den Aufgaben heisst das Feld „Preis sperren“), weil der Artikel beim Aufgaben generieren nicht mehr gelöscht wird (z. B. Rechtschreibfehler bleiben bestehen).

Extras/Aufgaben neu generieren
Diese Funktion müssen Sie ausführen, wenn Sie irgendwelche Veränderungen an der Arbeit vorgenommen haben, die auf den Bestehenden Aufgaben angepasst werden muss.

Es werden alle offenen Aufgaben neu übernommen.

Verrechnungsarten

Arbeit Pauschal verrechnen
Arbeiten Pauschal verrechnen ist dann speziell, wenn Sie z. B. die Arbeit Quartalsweise ausführen aber nur eine Rechnung und diese mit einem Pauschalbetrag verrechnen.
Hier machen wir ein kleines Beispiel:

Wir benötigen den entsprechenden Arbeitsgang zwei mal auf dem Projekt.
Ein Mal ohne Verrechnung (die Arbeitsgänge) und ein Mal mit Verrechnung für die Rechnungsstellung.

Den Arbeitsvorgang für die Touren setzen Sie auf "Nicht Verrechnen".

Den Arbeitsvorgang für die Verrechnung setzen Sie auf "Verrechnen ohne Aufgaben" und das

Intervall auf die Anzahl der Verrechnungen.

Arbeit per Regie verrechnen
Arbeit nach Regie verrechnen heisst, je nach Aufwand fällt der Rechnungsbetrag aus.

Das Mengenfeld wird für die Eingabe gesperrt, da die sind erst beim Erstellen vom Rapport wichtig sind.
Sie würden auch wieder herausgelöscht werden.
Wichtig ist, dass Sie hier den Regie Preis definiert haben.

Arbeit nach Ausmass(Akkord) verrechnen
Arbeit nach Ausmass, Rechnung wird auf Betrag auf der Arbeit gestellt. Wobei der effektive Aufwand nicht massgebend ist.

Das Resultat pro Arbeitsgang ist 30.-. Das Resultat im grauen Kästchen ist das Total über alle Arbeitsgänge (34 x 1.5 x 20).
Bei der Rechnungsstellung ist dann egal, wieviel man effektiv gebraucht hat.

Drucken

Offerte/Vertrag drucken – Dieser Ausdruck zeigt detailliert welche Leistungen im Vertrag oder der Offerte enthalten sind. Der Ausdruck lässt sich über Format bearbeiten eigenen Bedürfnissen anpassen.

Hinweis: Es werden nur Arbeiten ausgewertet, welche den Haken im Feld „In Offerte anz.“ gesetzt haben.

Kundenblatt drucken – Das Kundenblatt enthält eine kurze Übersicht, was das Projekt für vereinbarte Leistungen enthält. Auch dieses Format lässt sich überarbeiten.

Weiter in der Projektübersicht / Hauptjournal:

Dokumenten-Navigator – Analog zum Projektquick können hier aus dem Dokumenten-Navigator Briefe / Dokumente erstellt werden. Die Dokumente werden im Ordner der Liegenschaft abgelegt.

Standardlayout herstellen – Das Layout vom Modul wird beim nächsten Programmneustart auf Sorba Standard zurückgesetzt.

 

Drucken

Grabliste

Ausdruck ist nur mit aktivierter Friedhofeinstellung verfügbar.

Friedhof Aufgaben

Ausdruck ist nur mit aktivierter Friedhofeinstellung verfügbar.

Seriendruck Arbeiten

Diese Funktion exportiert die Adress- und Projektspezifischen Daten in die DispoSeries.csv und öffnet im gleichen Vorgang das Word mit der geladenen Datenbank.
Ähnlich wie die Seriendruck-Funktion im AdressQuick.

Hier kann ein Filter auf die Aufgaben erstellt werden. Es werden dann nur die Informationen der Projekte exportiert, die auch eine entsprechende, gewählte, Aufgabe enthalten.

Die Menüs verhalten sich gleich, wie in den anderen Fenster vom Unterhalt.
Um die Auswahl zu übernehmen und das Word-Dokument inklusive der DispoSeries.csv zu generieren muss auf „Ok“ geklickt werden.

OK – Auswahl wird übernommen und die DispoSeries.csv generiert.
Abbrechen – Vorgang wird abgebrochen, es wird keine DispoSeries.csv generiert.

Tipp:
Durch eine Gruppenrichtlinie kann das Office möglicherweise gesperrt werden.
Dann muss die DispoSeries.csv manuell im Textverarbeitungsprogramm importiert werden.

DispoSeries.csv – exportierte Datenbankdatei
Die DispoSeries.csv enthält die exportierten Daten aus

Aufgaben

Unter den Aufgaben werden die Arbeiten geplant.
Jede definierte Arbeit unter den Liegenschaften wird hier per Datum generiert.
In diesem Register plant man effektiv die Einsätze, bevor Rapporte draus werden.

1) Im Hauptjournal sind die generierten Aufgaben anhand der Arbeiten unter den Liegenschaften. Die Felder lassen sich über die Feldliste anpassen. Fällige Aufgaben werden rot dargestellt.
2) Der Navigator baut sich anhand der Kriterien unter Extras/Navigator auf.
3) Im Bereich Artikel zur Aufgabe, werden die Artikel der Arbeit/Aufgabe wo der Cursor drauf steht angezeigt. Sie können noch angepasst werden, allerdings nur auf dem Eintrag.
4) Der Bereich Vergangene Aufgaben zeigt wie der Titel es vermuten lässt, von der Aufgabe wo der Cursor drauf steht Historisch was bereits gelaufen ist. Im Blick auf diese Aufgabe auf das Projekt.
5) Auf der Ebene der Aufgabe kann nochmals die Adresse speziell für diese Aufgabe abgeändert werden.

Änderungen an den Aufgaben werden nicht auf das Projekt/Arbeit zurückgeschrieben.

Für's Arbeiten im Register Aufgaben, müssen Sie die wichtigsten Felder kennen:
Status - Der Status einer Aufgabe ändert sich bei der Planung. Folgende Status gibt es:
Offen - Die Aufgabe wird als erstes so generiert. Mit diesem Eintrag ist noch nichts passiert.
Geplant - Dieser Status steht für eine Geplante Aufgabe (sie ist in einer Tour geplant).
Ausführung - Auf dem erstellten Rapport hat man manuell den Haken für Ausführung gesetzt.
Erledigt - Der Rapport für die Aufgabe wurde erstellt aber noch nicht verbucht z. B. Mengen wurden eingetragen.
Kontrolliert - Der Rapport dieser Aufgabe wurde verbucht.
Nicht ausgeführt - Hier gibt es mehrere Optionen. 1. der Rapport wurde erstellt, aber die Aufgabe als "Nicht ausgeführt" definiert. 2. Die Aufgabe wurde hier auf nicht ausgeführt gesetzt, z. B. man hat eine Tour ausgelassen (sehen Sie zur Erläuterung die Tourenplanung an).
Fällig am - Das Datum bei Fällig am wird automatisch generiert. Es wird errechnet anhand verschiedener Faktoren.
Beginnend beim Startdatum auf dem Projekt, dann Starddatum auf der Arbeit und Intervall.
Aufgaben Nr. / Text - Entspricht der Arbeits Nr. die man auf dem Projekt definiert hat.
Tour - Wird ausgefüllt mit dem Tournamen sobald die Aufgabe in einer Tour geplant wurde.
Liegenschaft / Projekt - Wird benötigt um den "Besitzer" der Aufgabe zu identifizieren.

Unter dem Menüregister Datei finden Sie die Hauptmenüpunkte:

 

Datei

Neu

Wenn Sie spontan eine spezielle Aufgabe für einen Kunden/Liegenschaft/Projekt benötigen, geht dies am Schnellsten hier über die Aufgaben.

1) Liegenschaft und Projekt - Es kann hier keine neue Liegenschaft oder Projekt eröffnet werden. Aufgaben können nur auf bereits erstellte zugreifen.
2) Die Aufgabe Nr. usw. entspricht der Arbeits Nr. aus dem Arbeitsstamm
3) Die meisten Felder in diesem Bereich müssen definiert sein. Das Feld betreffend der Tour muss nicht abgefüllt werden, wenn Sie dies noch nicht wissen.
Neu erstellte Aufgaben erhalten den Status „offen“.

Aufgabe kopieren

Mit Aufgabe kopieren, können Sie eine Aufgabe wo der Cursor draufsteht neu eröffnen / kopieren. Die kopierte Aufgabe wird mit Status Offen erstellt. Das Datum wird übernommen, ist also möglicherweise bereits überfällig!

Tourenplanung

Die Effektive Planung machen Sie über diese Funktion.

1) Bereits erstellte Touren können über die auswahl geöffnet werden. Die Infos setzen sich aus den Geplanten Aufgaben zusammen. Das Datum bei Von und Bis Datum beeinflusst die Anzeige in den anderen Bereichen.
2) Der Navigator baut sich mit den bereits geplanten Touren auf.
3) In diesem Feld erscheinen die in dieser Tour geplanten Aufgaben.
4) Filter Projekte ist ein zusätzlicher Filter zum Datumsfilter. Er wirkt sich auf die Anzeige der Projekte im Bereich Offene Aufgaben aus.
5) Filter Arbeiten ist ein zusätzlicher Filter zum Datumsfilter und Projekt Filter. Er wirkt sich auf die Anzeige der Projekte / Aufgaben im Bereich Offene Aufgaben aus.
6) Anzeige der Aufgaben von Projekten die nach den definierten Kriterien vom Datum und der Filter noch übrig sind.

Neue Tour erstellen

Nach dem Erstellen der Tour, können Sie eine Gruppe wählen.
Wenn Sie dies machen werden alle Aufgaben die Sie planen mit dieser Gruppe geplant.
Selbst wenn die Aufgabe eigentlich mit einer anderer Gruppe vordefiniert ist.

Danach setzen wir das Datum für die Tour. Das Datum kann für einen Tag, aber auch für eine ganze Woche gelten.

Je nach Art wie Sie ihre Tour planen, können Sie die Projekte filtern, z. B. nach Ortschaft. Hier im Beispiel nur Projekte von St. Gallen.

Zudem können Sie noch nach der Arbeits-Art Filtern. Z. B. wenn Sie nur eine Tour zum Rabatte pflegen planen.

Danach wird sich die Anzeige der offenen Aufgaben ziemlich reduziert haben.
Sie sehen nur noch die Projekte, die für diese Tourenplanung auch wichtig sind.

Um Aufgaben definitiv in die Tour zu übernehmen, müssen sie diese zuerst anwählen.
Dies geht ganz einfach mit entweder: Doppelklicken, F7 oder Menüpunkt Extras/Aufgabe geplant setzen.

Der Hauptbereich füllt sich dann mit den geplanten Aufgaben.
Der Tourname, die Gruppe und der Status wird hier bereits gesetzt. Und steht auch so im Journal der Aufgaben.

Geplante Aufgaben können Sie mit Delete oder über Extras/Aufgabe offen setzen (F7) wieder aus der Planung entfernen.

Lohnpositionen werden durch die Mitarbeiter der Gruppe ersetzt.
Sobald Sie eine Aufgabe geplant haben, werden die Lohnpositionen durch die Mitarbeiter der gewählten Gruppe ersetzt.
Wobei es egal ist, ob Sie z. B. auf der Aufgabe nur eine Lohnposition erfasst haben.
Befinden sich in der Gruppe 2 Mitarbeiter, werden diese auch geplant.

Google Maps öffnen
Die Tour kann auf Google Maps vorgeplant geladen werden.
Sie können diese nach Google Maps noch anpassen.
Es wird aber nichts von da ins Sorba übernommen.

Auftragsblatt drucken
Das Auftragsblatt ist die Rapportvorlage, die Sie Ihrem Mitarbeiter mitgeben können.
Es enthält alle Kostenelemente der Aufgabe, welche das Projekt betreffen.
Die Anzahl Zeilen die dargestellt werden kommt aus den Einstellungen.

Materialliste drucken
Die Materialliste ist ein Zusammenzug der benötigten Materialien für die ausgewählte Tour.
Er druckt für die ausgewählte Tour alle benötigten Artikel (M, I, F) pro Gruppe/Fällig Am. Ist ein Artikel in einer Tour/Gruppe/Datum zwei Mal vorhanden, so wird die Menge zusammengezählt.

Möglicherweise erhalten Sie beim Planen der Tour diese Meldung:

Das kann passieren, wenn Sie eine oder mehrere Aufgaben mit älterem Datum offen haben.
Hier müssen Sie sich entscheiden was damit passieren soll.
Möglicherweise haben Sie die Tour ja bereits geplant, dann können Sie diese als Geplant markieren.
Geplante Aufgaben können weiterverrechnet werden (Rapporte draus erstellen).
Wenn Sie den Status "Nicht ausgeführt" setzen lassen, werden diese Aufgaben abgeschlossen.

Detailplanung

Die Detailplanung funktioniert im Grundsatz gleich wie die Tourenplanung.
Hier ist nur der Fokus auf die Gruppe und Tour gesetzt und nicht in erster Linie auf das Projekt oder die Aufgabe.
Man kann nicht alleine mit der Detailplanung arbeiten, das Vorerfassen in der Tourenplanung ist immer noch notwendig.

1) Hier müssen Sie die Gruppe und die Tour wählen. Das Datum bei Offene Aufgaben laden bis ist nur dann wichtig, wenn Sie noch weitere Aufgaben planen möchten.
2) Der Navigator baut sich automatisch mit den Gruppen auf.
3) Das Hauptjournal zeigt die Projekte an, welche anhand der Gruppe und Tour identifiziert werden konnten.
4) Im Bereich Aufgaben befinden sich die bereits geplanten Aufgaben vom Projekt wo der Cursor drauf steht.
5) Das Journal vom Bereich Offene Aufgaben zu Projekt wird mit Aufgaben aufgebaut, bis zum Datum, das man unter Bereich Auswahl definiert hat.

 

Bearbeiten

Position löschen - Aufgabe löschen (Aufgaben die ab Projekt generiert wurden könnten beim Arbeiten neu terminieren wieder erstellt werden).
Suchen, Filtern usw... - Gleiche Funktionalität wie im restlichen Sorba
Überfällig - Es werden alle Einträge angezeigt, die per heutigem Datum abgelaufen sind.
Fällig Heute, Morgen usw... - Es werden alle Einträge ab dem heutigen Datum bis zum definierten Datum gefiltert.

 

Extras

Zoom - Dargestellte Schriftart vergrössern/verkleinern
Sprache - Systemsprache ändern
Sortieren - Sortieren der Datensätze im Journal
Arbeit neu terminieren - Funktion wird nur auf dem Projekt ausgeführt wo der Cursor draufsteht. Und da ab dem Zeitpunkt wo eine Arbeit nicht mehr auf Status offen ist. Da ist es wichtig, dass man nicht manuell ältere Aufgaben wieder auf offen setzt, sonst werden bereits erledigte Aufgabe ebenfalls neu terminiert.
Fixe Aufgaben geplant setzen – Aufgaben welche den Haken für „Fixer Termin“ gesetzt haben, können hiermit im definierten Datumsbereich automatisch auf geplant gesetzt werden.

Nach Ausführung wird in der Dialogmaske die Anzahl der angepassten Aufgaben ausgegeben, damit man eine kleine Kontrolle hat.

Kalender – Aufgaben über den Kalender planen.

  1. Im Dropdown-Fenster werden alle im Unterhalt erfassten Gruppen aufgeführt. Hier wird angegeben, welche Gruppen im Kalender (Punkt 2) angezeigt werden sollen.
  2. Kalenderansicht mit geplanten Terminen der verwendeten Gruppen. Die Termine lassen sich per „Drag ‘n’ Drop“ innerhalb des Kalenders verschieben (auch gruppenübergreifend).
  3. Anzeige der Termine. Ein Termin ist ein Projekt mit offenen Aufgaben. Die Termine lassen sich per „Drag ‘n’ Drop“ in den Kalender ziehen. Der Termin beinhaltet jeweils alle unter Tabelle B selektierten Aufgaben.
  4. Anzeige der Aufgaben zu Termin. Je nachdem, welcher Termin in Tabelle A markiert wird, werden in Tabelle B die dazugehörigen Aufgaben angezeigt. Die unterschiedlichen Filter haben Einfluss auf die Datensätze, welche in Tabelle B angezeigt werden und dementsprechend auch auf die Projekte in Tabelle A.
  5. Filter „Fällige“: Zeigt in Tabelle A Projekte mit fälligen Aufgaben. Die fälligen Aufgaben des in Tabelle A markierten Projekts werden in Tabelle B angezeigt.
  6. Filter „Woche“: Zeigt in Tabelle A Projekte mit Aufgaben, welche in dieser Woche fällig sind. Die fälligen Aufgaben des in Tabelle A markierten Projekts werden in Tabelle B angezeigt.
  7. Bei „Datum“ kann ein konkretes Datum gefiltert werden. In der Tabelle A werden so nur Projekte angezeigt, welche unter Tabelle B zum Stichtag fällige Aufgaben ausweisen.
  8. Mit „Filter offene Termine“ kann ein Aufgaben-Filter erstellt werden (z.B. nur Aufgabe „251 Rasen mähen Grossflächen“ berücksichtigen). In Tabelle A werden dann nur Projekte angezeigt, welche offene Aufgaben „251 Rasen mähen Grossflächen“ besitzen. Die fälligen Aufgaben „251 Rasen mähen Grossflächen“ des in Tabelle A markierten Projekts werden in Tabelle B angezeigt.
  9. „Filter aufheben“
  10. Mit dem Menüpunkt „Aufgabe nicht ausführen“ kann eine in Tabelle B markierte Aufgabe auf Status „Nicht ausgeführt“ gesetzt werden.

Neuer Termin erstellen

  1. Im Unterhalt vorhandenes Projekt wählen
  2. Datum, an welchem der Termin stattfindet
  3. Terminbeginn (Zeitangabe)
  4. Terminende (Zeitangabe)
  5. Angabe Termin mit Anmeldung
  6. Angabe fixierter Termin
  7. Ausführende Gruppe
  8. Angabe der Tour
  9. Anzeige der Aufgaben zu Termin
  10. Das auf der auszuführenden Gruppe hinterlegte Personal wird nach hinzufügen einer Aufgabe automatisch eingesetzt

Termin löschen

Um einen Termin zu löschen, muss das Element im Kalender einfach markiert und mit „Delete“ gelöscht werden.

Der / Die Eintrag / Einträge im Aufgaben-Journal werden entsprechend den Informationen zurückgesetzt.
Die Gruppenzuteilung erfolgt nach diesem Muster:
- Aufgabe stammt vom Projekt (Projektarbeit) -> Gruppe wird ab der Projektarbeit geladen.
- Aufgabe wurde im Aufgaben-Journal speziell erstellt -> Gruppe wird entfernt.

Aufgaben hinzufügen

Auswahl der Arbeiten aus dem Arbeitsstamm, welche als geplante Aufgaben in den Termin übernommen werden.

Mit „Aufgabe bearbeiten“ wird die markierte Aufgabe in folgendem Fenster geöffnet:

Hier sind die wichtigsten Felder der Aufgabe ersichtlich und können bis auf die Aufgaben-Nr. und den Aufgabentext bearbeitet werden.

Mit „Personal löschen“ wird der markierte Mitarbeiter aus dem Termin gelöscht.

Über die dafür vorgesehene Zeile kann dem Termin Personal hinzugefügt werden.

Mit „Aufgabe nicht ausführen“ wird die markierte Aufgabe auf Status „Nicht ausgeführt“ gesetzt.

Teilen

Damit „Teilen“ aktiv wird, muss in der Kalenderansicht ein bereits geplanter Termin markiert werden. Ansonsten ist „Teilen“ nicht anwählbar.

Mit der oben ersichtlichen Linie wird der Schnittpunkt gesetzt. An dieser Stelle wird der Termin in zwei Teile geschnitten. So entstehen aus einem Termin zwei Termine.

Navigation

  1. In der Kalenderansicht zurück blättern.
  2. In der Kalenderansicht vorwärts blättern.
  3. In der Kalenderansicht auf das aktuelle Datum springen.
  4. Die Zeitachse in der Kalenderansicht vergrössern (bis zu fünfminütigen Abständen, z.B. 07:00, 07:05, 07:10 usw.).
  5. Die Zeitachse in der Kalenderansicht verkleinern (bis zu stündlichen Abständen, z.B. 07:00, 08:00, 09:00 usw.).

Ansicht

Bei der „Tagesansicht“ werden immer zwei Tage im Kalender angezeigt.

In Kombination mit der „Tagesansicht“ kann der Menüpunkt „Arbeitszeiten“ aktiviert werden. Wird „Arbeitszeiten“ aktiviert, färbt sich der Menüpunkt orange. Die Zeitachse wird so in der Kalenderansicht fixiert und geht nun von 07:00 bis 19:00 Uhr.

Zusätzlich lassen sich in der „Zeitskala“ die zeitlichen Abstände der Zeitachse einstellen.

Die „Arbeitswoche“ zeigt die jeweilige Woche ohne Samstag und Sonntag.

Hier kann wiederum „Arbeitszeiten“ aktiviert und die „Zeitskala“ eingestellt werden.

Die Ansicht „Woche“ zeigt die ganze Woche mit Samstag und Sonntag.

Die Ansicht „Monat“ zeigt immer 14 Tage im Kalender an.

In Kombination mit der Ansicht „Monat“ kann der Menüpunkt „Wochenende komprimieren“ aktiviert werden. Wird „Wochenende komprimieren“ aktiviert, färbt sich der Menüpunkt orange. Samstage und Sonntage werden nun in den einzelnen Wochen zusammengezogen.

 

Die „Planungsansicht“ kennt der eine oder andere aus der Ressourcenplanung. Die Zeitachse ist bei dieser Ansicht nicht mehr vertikal, sondern horizontal.

In Kombination mit der „Planungsansicht“ können diverse Einstellungen an der Zeitskala vorgenommen werden.

In der „Zeitskala“ lassen sich die zeitlichen Abstände der Zeitachse einstellen.

In der „Zeitskala Beschriftung“ kann definiert werden, welche zeitlichen Abstände der „Zeitskala“ auf der Zeitachse angezeigt werden sollen.

In der „Zeitskala Spaltenbreite“ kann die Spaltenbreite in Pixel für die Basis-Skala angegeben werden.

Wird „Automatische Zellenhöhe“ aktiviert, färbt sich der Menüpunkt orange. Ist dieser aktiv, passt sich die Zellenhöhe den im Kalender eingetragenen Terminen an, sollte die vorgegebene Zellenhöhe überschritten werden. Andererseits würden nicht alle Termine angezeigt und die Ansicht somit gewechselt werden müssen.

Einstellungen

  1. Angabe, wie viel Tage zurück Termine geladen werden sollen.
  2. Angabe, wie viele Gruppen auf dem Bildschirm angezeigt werden sollen (ohne scrollen zu müssen).
  3. Ist „Animationen“ aktiviert, werden im Kalender Übergangseffekte weicher widergegeben.
  4. Haken gesetzt, wenn ein geplanter Termin gelöscht wird, setzt es das Datum ein wie er Ursprünglich generiert wurde. Ist er zum Beispiel eigentlich am 15.04. generiert worden aber man hat ihn auf den 16.04. geplant im Kalender, würde es beim Löschen wieder den 15.04. setzen. Haken nicht gesetzt, ändert es beim Löschen vom Termin einfach den Status von „Geplant“ auf „Offen“.

Daten neu laden
Lädt die Aufgaben neu ab dem Aufgabenjournal in den Kalender. Neu generierte Aufgaben können so direkt in den Kalender gezogen werden.

Drucken

  1. Generiert eine Bildschirmvorschau
  2. Druckt direkt auf dem Standarddrucker aus
  3. Hier lassen sich die Druckeinstellungen vornehmen. Diese werden bei der „Druckvorschau“ und dem „Schnell-Druck“ berücksichtigt.

Gruppierung

Bei „Gruppieren nach Datum“ liegt der Fokus in der Kalenderansicht auf dem Datum.

Bei „Gruppieren nach Gruppe“ liegt der Fokus in der Kalenderansicht auf der Gruppe.

Mit Gruppierung „Keine“ wird die Kalenderansicht nicht in Gruppen gespalten. Die Termine der verwendeten Gruppen werden an den jeweiligen Tagen in die gleiche Spalte geschrieben.

Daten aktualisieren - Journal aktualisieren (z. B. wenn Benutzer A eine Veränderung gemacht hat, die Benutzer B noch nicht sehen kann).
Navigator - Definiert die Kriterien vom Navigator.

 

Fenster

Aufgabe bearbeiten - Eine Aufgabe auf welcher der Cursor steht individuell bearbeiten.
Standardlayout herstellen - Die Ansichten im Unterhalt auf Sorba Standard zurücksetzen.
Bereiche - Die einzelnen Bereiche ein-/oder Ausblenden.

 

Drucken

Journal ausdrucken

Alle angezeigten (gefilterten) Aufgaben werden in einem Ausdruck aufgelistet.
Der Ausdruck lässt sich ins Excel exportieren.

Auftragsblatt
Es werden für die im aktuellen Filter angezeigten Projekte je ein Auftragsblatt erstellt.

 

Auslastung pro Jahr

Diese Auswertung kann über das Register "Aufgaben" -> Drucken gedruckt werden:
Die Auswertung sieht wie folgt aus:

Sie gibt Auskunft über die Auslastung einer Gruppe, zusammengefasst nach Kalenderwoche. Auf der einen Seite stehen die Soll-Stunden (alle Aufgaben einer Gruppe) gegenüber den Ist-Stunden (alle Aufgaben einer Gruppe mit Status Erledigt/Kontrolliert):

Mit einem Klick auf die Soll bzw. Ist-Stunden im Diagramm, öffnet sich die folgende Maske. In dieser kann der User sehen, aus welchen Aufgaben sich diese Stunden zusammensetzen:

Es können auch einzelne Gruppen ein- und ausgeblendet werden:

Das Chart kann auch ausgedruckt werden:

Die Daten beziehen sich auf den Wert hier in der Aufgabe:

Rapporte

Wenn die Aufgabe geplant ist, können Sie im Register Rapporte den Rapport erstellen lassen.
Diese Rapporte werden im Register Rapporte auf Knopfdruck generiert oder verbucht.
Wie Sie es aus dem Tagesrapport oder Regiequick kennen, können Sie die effektiv gebrauchte Zeit oder Menge eingeben.
Jede in einen Rapport umgewandelte Aufgabe erhält automatisch den Status Erledigt. Wir gehen davon aus, dass man dem Mitarbeiter das Auftragsblatt mitgibt, er darauf die effektiven Mengen eingibt und man dann nachher den Rapport erfasst.

1) Das Rapportjournal zeigt die erstellen Rapporte.
2) Der Navigator baut sich anhand der unter Extras/Navigator definierten Kriterien auf.
3) Im Bereich Rapport Vorgänge sind die Aufgaben aufgeführt mit Blick auf den Vorgangstyp.
4) Der Rechnungstext wird anhand der Arbeit vorgeschlagen, lässt sich aber noch anpassen.

 

Datei

Datei/Neu - Einen neuen Rapport erstellen, unabhängig der geplanten Aufgaben.
Datei/Neuer Rapport ab Aufgaben - Rapporte ab den Aufgaben mit Status Ausführung oder Geplant generieren.
Datei/Ausgewählte Rapporte verbuchen - Markierte Rapporte verbuchen.
Datei/Rapport verbuchen - Rapport verbuchen wo der Cursor drauf steht.

Neu

Wie in den Aufgaben kann man auch hier manuell einen neuen Rapport erstellen.

Um die benötigten Felder zu kennen, schauen Sie am besten das Beispiel betreffend "Rapport bearbeiten" an.

Neuer Rapport ab Aufgaben

Für gewöhnlich werden Sie die Rapporte ab den Aufgaben generieren lassen.
Dies machen Sie über die Funktion Datei/Neuer Rapport ab Aufgaben.

Es werden Projekte vorgeschlagen, deren Aufgaben entweder Status Ausführung oder Geplant haben.
Hier können alle Projekte anhaken, von denen Sie Rapporte erstellen lassen wollen.
Über die Menüfunktionen unter Extras können Sie entweder alle Positionen markieren, keine oder nur die, auf welcher der Cursor steht (F7).

Hier im Beispiel generieren wir nur Rapporte ab Aufgaben der Liegenschaft Nr. 24

Nach dem Schliessen werden die Rapporte generiert, wurde keine Position markiert, werden auch keine Rapporte generiert.
Anschliessend geht der erste Rapport gleich auf.
Aufgaben mit Vorgangstyp Pauschal und Ausmass werden gleich auf Vorgangstyp Akkord gesetzt. Regie bleibt auf Regie.

Ausgewählte Rapporte verbuchen - Markierte Rapporte verbuchen. Rapporte markieren Sie entweder über Extras/"markieren" oder per Mausklick im Journal.

Rapport verbuchen

Den Rapport können Sie entweder direkt oder zusammen mit anderen über die Hauptansicht verbuchen.
Während dem Verbuchen wird versucht die Artikel in die entsprechenden KFM-Journale zu buchen.

Die Mitarbeiter werden direkt in die Stundenkarte übertragen

Und die Artikel in die entsprechenden Journale

Tipp:
Je nachdem erhalten Sie nach dem Verbuchen einen Fehlerbericht mit Nicht exportierten Positionen:

Wenn das passiert wurde der Rapport verbucht, aber die Stunden vom Mitarbeiter oder etwas anderem nicht in die Journale übertragen.
Dies können Sie dann unter den Verrechnungen mit dem Menüpunkt "Extras/Nicht exportierte Pos. in SK/KFM" nachholen.

Tipp:
Wenn Sie ohne das Verrechnungs-Journal arbeiten erhalten Sie möglicherweise beim Verbuchen folgende Meldung (Keine Positionen gefunden. Es wurden keine Rechnungen erstellt!):

Dann haben Sie nur Rapporte verbucht, deren Generierungstyp auf „Nicht verrechnen“ gesetzt wurde.

 

Bearbeiten

Position löschen - Rapport löschen, muss unverbucht sein.
Suchen und Filtern - Nach Einträgen suchen/filtern.
Überfällig - Filtert das Journal nach Daten, die älter als das aktuelle Tagesdatum sind.
Fällig Heute, Morgen... - Filtert das Journal auf den gesetzten Zeitpunkt vom aktuellen Tagesdatum ausgehend.

 

Extras

Zoom - Schriftgrösse im Sorba ändern.
Sprache - Systemsprache ändern.
Sortieren - Journaldaten sortieren.
Alle/Keine Positionen markieren - Den Markierungshaken setzen oder entfernen, wird für das Verbuchen benötigt.
Daten aktualisieren - Das Journal aktualisieren.
Verbuchung aufheben - Rapportverbuchung aufheben, geht nur solange der Datensatz unter Verrechnungen noch nicht weiterverbucht ist.
Navigator - Kriterien für den Navigator definieren.#

 

Fenster

Rapport bearbeiten - Den Rapport bearbeiten wo der Cursor drauf steht.
Standardlayout herstellen - Das Layout der Ansicht auf Sorba Standard zurücksetzen.
Bereiche - Bereiche ein- oder ausblenden.

 

Fenster

Rapport bearbeiten

1) Unter dem Bereich Rapport sind die Allgemeinen Infos zum Rapport. Die Rapport Nr. ist eindeutig und wird hochgezählt.
2) Hier werden die zum Vorgang abgelegten Bilder angezeigt.
3) In diesem Bereich sind die Aufgaben mit Vorgang angezeigt. 
4) Der Rechnungstext wird generiert ab dem Vorschlag auf der Aufgabe.
5) Unter den Details sind die Artikel, welche auf der Aufgabe definiert wurden.
6) Der Bereich „Zukünftige Aufgaben Vorgang“ ist lediglich informativer art.
7) Der Bereich „Zukünftige Aufgaben Projekt“ ist lediglich informativer art.

Die Bedienung vom Rapportfenster ist simpel aufgebaut:
Mengen auf den Akkord- und Regievorgängen können direkt eingegeben werden.

Das Vorgangsjournal
Im Vorgangsjournal können Sie nicht viel verändern.
Sie können hier nur die Haken für den Status der Aufgabe ändern.

Jede Aufgabe wird nach dem Generieren vom Rapport automatisch auf Erledigt gesetzt.
Ist diese Aufgabe nicht Erledigt, können Sie den Haken umsetzen.
Geplant - Die Aufgabe erhält unter Aufgaben wieder den Status Geplant.
Ausführung - Kann gesetzt werden, wenn z. B. die Aufgabe nicht in einem Tag erledigt werden konnte. Die Aufgabe wird für einen weiteren Rapport vorgeschlagen.
Erledigt - Wird als erstes gesetzt wenn der Rapport erstellt wurde.
Nicht ausgeführt - Aufgabe wird abgeschlossen.
Nicht verrechnen - Wird nicht verrechnet, aber die Rapport-Kostenelemente werden in die Kaufmännischen Journale verbucht.
In jedem Fall kann aber der Rapport verbucht werden. Das Resultat ist nur anders.

Der Bereich Details
Alle Akkordvorgänge werden zu einem zusammengefasst.
Beim Rapportieren von Rapportvorgängen verändert sich der Rechnungsbetrag nicht.
Für die Regievorgänge werden je Regievorgang eine Spalte zur Verfügung gestellt.
Je nach Menge, die Sie auf Regievorgängen eingeben, verändert sich der Rechnungsbetrag.

Auf den Mitarbeiter kann die entsprechende Regiefunktion angewählt werden.
In der Auswahl erscheinen diejenigen, die man auf dem Mitarbeiter als Regiefunktion hinterlegt hat.

Weitere Positionen hinzufügen
Den Rapport betreffend können noch zusätzlich verwendete Positionen direkt aus dem Rapportstamm geholt werden.
Dies geht über Extras/Positionen ab Rapportstamm.

Eigene Artikel hinzufügen

Die Felder müssen soweit benötigt ausgefüllt werden.
Der Regie Preis wäre dann wichtig, wenn Sie einen Regievorgang gewählt haben.

Weitere Vorgänge / Aufgaben hinzufügen
Sie können für spontan erledigte Arbeiten den Vorgang problemlos über den Menüpunkt Extras/Vorgang hinzufügen laden.

Die Positionen vom gewählten Vorgang werden automatisch übernommen.
Ebenso, wenn Sie einen Regievorgang gewählt haben, die Spalte zum Rapportieren.

Lieferscheine erfassen
Wurde die Lieferscheinkontrolle (LS-Kontr. Aktiv) in den Unterhalts-Einstellungen aktiviert, können Lieferscheine zu den Artikel (M – Material und F – Fremdleistung) erfasst werden.

Tipp
Doppelklicken auf einer Material- oder Fremdleistungszeile öffnet ebenfalls das Lieferscheinerfassungsfenster.

1)Kopfdaten für Lieferschein
Lieferant – Kreditor
Menge auf Pos. – Rapportiere Menge
Total Teilmenge – Total von Lieferschein erfasster Menge

2) Details zu Lieferschein.
Menge – Gelieferte Menge
LS-Nr. – Lieferscheinnummer (nur Zahlen)
Transporteur – Transporteur
Deponieort – Deponieort
Verwendungsort – Verwendungsort
Bemerkungen – Spezielles…

Nicht alle Felder sind zwingend, aber Kreditor, Menge und LS-Nr. sind sicher notwendig um den LS im Kredijournal eindeutig zuweisen zu können.

Menüerklärung Lieferscheine erfassen
Datei/Schliessen – Lieferscheinerfassung, Änderungen werden automatisch übernommen.
Bearbeiten/Position löschen – Zeile wo der Cursor draufsteht löschen.
Bearbeiten/Suchen – Nach Einträgen in der aktuellen Maske suchen.
Extras/Sortieren – Lieferscheineinträge in dieser Maske sortieren.

In den Rapportdetails werden die Eingaben auf der Zeile zusammengefasst:

Menüerklärung vom Rapport bearbeiten

Schliessen - Fenster schliessen.
Rapport verbuchen - Rapport verbuchen (Übertrag in Verrechnungen).

Suchen - Nach Einträgen suchen
Vorheriger Rapport - Ein Rapport zurück
Nächster Rapport - Ein Rapport vorwärts

Sortieren - Daten im Journal sortieren
Details von letztem Rapport laden – Die Details vom letzten Rapport werden in den aktuellen Rapport geladen. Voraussetzung ist, dass der Rapport mit der gleichen Gruppe, gleichen Tour, Liegenschaft und Projekt erstellt wurde. Es wird der Rapport mit jüngerem Datum geladen.
Vorgang hinzufügen - Eine spontan erledigte Aufgabe dem Rapport hinzufügen
Neue Aufgabe ab Vorgang - Eine neue Aufgabe unter den Aufgaben generieren ab diesem Vorgang
Arbeit öffnen - Die Arbeit wo der Cursor drauf steht vom Projekt überarbeiten. Der Arbeitsstamm vom Unterhalt ist nicht betroffen.

Standardlayout herstellen - Die Ansicht auf Sorba Standard zurücksetzen.
Bereiche - Die verschiedenen Bereiche aus- und einblenden

Rapport - Den aktuellen Rapport ausdrucken
Regierapport - Den aktuellen Rapport anhand der rapportierten Regievorgänge ausdrucken

Lieferschein-Kontrolle

Die Lieferscheinkontrolle ist nur ersichtlich wenn diese unter den Einstellungen vom Unterhalt aktiviert wurde. Sie funktioniert analog zum Tagesrapport.

Ein Filter muss nicht zwingend gesetzt werden, ist aber je nach Datenmenge von Vorteil.

Wird im Kredijournal eine Rechnung auf den entsprechenden Lieferant inklusive der Auftragsnummer gebucht, öffnet sich ebenfalls die Lieferscheinkontrolle, mit Filter auf Projekt und Kreditor.

Baustelle – Filter auf bestimmte Baustelle setzen.
Lieferanten-Nr. – Filter auf bestimmten Lieferant setzen.
Lieferschein-Nr. – Filter auf Lieferscheinnummer setzen.
Alle anzeigen – Mit dieser Option werden auch bereits kontrollierte Lieferscheinpositionen angezeigt.

Kontrollierte Artikel erscheinen „blau“ mit dem Haken bei Kontrolliert.

Datei/Schliessen – Lieferscheinkontrolle schliessen, bereits getätigte Änderungen werden automatisch übernommen.

Bearbeiten/Suchen – Nach Einträgen suchen, gleiche Funktionalität wie in anderen Sorba-Modulen.

Extras/Sortieren – Angezeigtes Journal nach bestimmten Kriterien sortieren. Gleiche Funktionalität wie in anderen Sorba-Modulen.

Drucken/Lieferscheine drucken – Angezeigtes Journal auswerten mit zusätzlicher Datumsfiltermöglichkeit.

Standardmässig sind diese Auswertungsmöglichkeiten vorhanden:

  • Artikel nach Verwendungsort
  • Nach Artikel
  • Nach Lieferant
  • Nach Lieferschein
  • Nach Verwendungsort

Die benötigten Informationen können während dem Lieferschein erfassen eingegeben werden.

 

Temporär-Kontrolle

Temporär-Kontrolle im Unterhaltsmodul
Wenn die Option "LS-Kontr. aktiv" nicht angehakt ist, müssen die Stunden der Temporären Mitarbeiter im Unterhalts-Modul kontrolliert werden.

Baustelle - Filter auf ein bestimmtes Projekt setzen.
Lieferanten-Nr - Filter auf einen bestimmten Lieferanten setzen, ist dann praktisch, wenn man für die Temporären Mitarbeiter mehrere Lieferanten hat.
alle anzeigen - Haken gesetzt, werden anschliessend auch bereits kontrollierte Positionen dargestellt.

Kontrolliert - Positionen die man kontrolliert hat (z. B. Kredirechnung erfasst), kann man mit diesem Feld als "Kontrolliert" markieren (Hier beachten ob LS-Kontrolle aktiv ist).
Rechnungsnummer - Wird mit der Rechnungsnummer aus der Kredi-Rechnung automatisch abgefüllt, wenn der Eintrag über's KrediQuick kontrolliert wurde.
Datum - Datum vom Rapport.
Rapport Nr. - Aus diesem Rapport stammt der Eintrag.
Gattung - Wird vom Rapport bestummen.
Text - Suchname vom Temporärmitarbeiter aus dem Temporärstamm.
Einheit - Einheit aus dem Rapport.
Preis - Preis pro Stk. aus dem Rapport.
Total - Rapportierte Menge vom Rapport.
Auftrags Nr. - Auftragsnummer vom Projekt auf welches rapportiert wurde.
Lief.-Nr. - Kreditorennummer welche auf dem Temporären Mitarbeiter als Lieferant definiert wurde.
Kontrollierter Eintrag im SorbaManager mit "kein Kreditor" aktiv

Kontrollierter Eintrag im SorbaManger mit "kein Kreditor" inaktiv

Eintrag Kontrollieren über die Kreditoren-Rechnung (LS-Kontr. Aktiv)
Dazu wird eine Rechnung auf den entsprechenden Lieferant erfasst und nach dem Klicken auf "Buchen" öffnet sich das Fenster der Temporär-Kontrolle.

  1. Setzt man den Haken für "Kontrolliert" wird er Eintrag blau.
  2. Sobald man die Position auf "Kontrolliert" gesetzt hat, wird automatisch de Rechn-Nr. Lief. eingetragen.

Tipp!
Hat man die Temporärkontrolle im Tagesrapport und Unterhalt aktiv, öffnet sich zuerst die Temporär-Kontrolle vom Tagesrapport.
Erst sobald man dieses geschlossen hat, öffnet sich das Fenster für den Unterhalt.

Sorba-Manager Auswertung
Nicht kontrollierte Stunden von Temporärmitarbeiter:

Projektübersicht

Details

Kontrollierte Stunden von Temporärmitarbeiter mit erfasster Kreditoren-Rechnung - Option "kein Kreditor"-inaktiv

Projektübersicht

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Kontrollierte Stunden von Temporärmitarbeiter mit erfasster Kreditoren-Rechnung - Option "kein Kreditor"-aktiv

Projektübersicht

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Umstellung von ohne Kreditoren auf mit Kreditoren
Wenn man neu mit dem KrediQuick arbeitet, wird normalerweise die Einstellung "kein Kreditor" deaktiviert.
Dann werden alle kontrollierte Temporärmitarbeiter im SorbaManager nicht mehr ins Resultat gerechnet.
Damit es dies trotzdem macht, muss die Kontrolle der Temporärmitarbeiter vor dem Einsetzen vom KrediQuick aufgehoben werden (rein Datumsmässig).
Alternativ kann natürlich auch für die jeweilige Baustelle eine Kreditorenrechnung nach erfasst werden.

Datum von - Start-Datum.
Datum bis - End-Datum.
Kontrolliert - Wenn Haken nicht, gesetzt, werden alle Einträge im Datumsbereich auf "nicht kontrolliert" gesetzt und somit wieder eingerechnet.

 

Drucken

Aktueller Rapport - Den Rapport ausdrucken wo der Cursor drauf steht.
Rapporte - Alle Rapporte der Ansicht (aktueller Filter) ausdrucken.

Verrechnungen

Die Daten der verbuchten Rapporte werden in die Verrechnungen exportiert.
Wenn Sie in den Einstellungen den Haken für Auto Rechnung gesetzt haben, ist das Register nicht ersichtlich.
Die Daten werden zwar ins Journal geschrieben aber automatisch verbucht.

1) Hauptjournal mit den Verrechnungen.
2) Rechnungstext generiert anhand der Vorgänge von den Rapporten.
3) Die Anzeige der Artikel aus dem verbuchten Rapport.
4) Der Navigator, definiert nach den Kriterien aus Extras/Navigator.

In diesem Journal haben die Datensätze zwei Status:

Verrechnet und Kontrolliert.
Kontrollierte Datensätze sind noch nicht verbucht und können nochmals überarbeitet werden.
Verrechnete Datensätze wurden zu einer Rechnung umgewandelt. Sie können nicht mehr aufgehoben und bearbeitet werden.
Korrekturen müssten in einer weiteren selbsterstellten Verrechnung erfasst werden.

 

Verbuchte Rapporte können so nochmals gesammelt werden, bevor die Rechnung erstellt wird.

Datei

Neu - Eine Verrechnung manuell erstellen ohne einen vorhergehenden Rapport.

1) Informationen für die zu erstellende Verrechnung. Vom Inhalt der "Arbeit bearbeiten" in den Liegenschaften oder Aufgaben ziemlich ähnlich. Ausser Rapport Nr. und Rapport Datum.
2) In der Verrechnung werden keine Artikel mehr automatisch eingefügt. Steht der Cursor in diesem Bereich erscheint der Menüpunkt Fenster/Positionen ab Lagerstamm.

Rechnungen erstellen - Markierte Positionen in Rechnungen umwandeln.

Bevor Sie exportieren können, müssen Sie die Sicherheitsabfrage bestätigen.

Nach erfolgtem Übertrag erhalten Sie die Erfolgsmeldung.
Wenn Sie bereits exportierte mit noch nicht exportierten Markiert haben, werden nur die noch nicht exportierten Verrechnungen übertragen.

Tipp:
Diese Meldung erhalten Sie, wenn Sie entweder keine oder nur bereits verbuchte Positionen exportieren wollen:

Rechnungen erstellen (kleines Praxisbeispiel)
Um die Rechnungen per Stichtag zu erstellen gehen Sie wie folgt vor:

Je nach Arbeits- und Verrechnungsturnus den Filter setzen.
Beim Vorgang über den Button Fällige Verrechnungen kommt das Datum bei Fällig Verrech. ins Spiel.
Dies wurde ja gesetzt als der erste Rapporte auf diesem Vorgang verbucht wurde.

Anschliessend können Sie entweder alle Positionen markieren lassen oder einzeln die Rechnungen auswählen.
Bereits verbuchte Datensätze können zwar angehakt, aber nicht nochmals verbucht werden.

Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, müssen Sie die Verrechnungen nur noch zu Rechnungen umwandeln lassen.

Rechnungen die den gleichen Empfänger haben werden zusammengefasst.

 

Bearbeiten

Position löschen - Position wo der Cursor drauf steht löschen. Verbuchte verrechnungen können nicht mehr gelöscht werden.
Suchen und Filtern - Journal nach Einträgen suchen / filtern.

 

Extras

Zoom - Schriftgrösse im Sorba verändern.
Sprache - Sorba Systemsprache ändern.
Positionen markieren - Positionen auswählen um diese zu verbuchen.
Daten aktualisieren - Das Hauptjournal nochmals neu laden.
Fällige Verrechnungen - Der Filter wird automatisch gesetzt auf Verrechnungen die noch nicht verbucht sind und ab Stichdatum heute fällig sind.
Nicht exportierte Pos. in SK/KFM - Manchmal kann es vorkommen, dass Artikel nicht in die KFM-Journale oder Stundenkarte verbucht werden konnten. Nach deren Korrektur kann man den Export hier nochmals versuchen.

Das Fenster geht mit allen noch nicht exportierten Positionen auf.
Hier können die Werte zum Teil nochmals angepasst/korrigiert werden. Alle Positionen die markiert (mit einem Haken versehen) werden, können in die KFM Journale übertragen werden.

Ist die Auswahl getroffen und die Werte korrigiert, kann das Fenster einfach geschlossen werden.
Der Übertrag in die KFM-Journale wird dann gemacht.

Extras/Navigator - Kriterien für den Navigator definieren.

 

Fenster

Verrechnung bearbeiten - Das Detailfenster zur Verrechnung wo der Cursor draufsteht öffnen. Offene Verrechnungen können nochmals angepasst werden.

Eine Verrechnung bearbeiten
Sie können eine Verrechnung direkt im Bereich "Artikel zur Verrechnung" bearbeiten, oder diese mit Fenster/Verrechnung bearbeiten (F8) im Dialog bearbeiten.
Der Rapport bleibt bei diesem Vorgehen unverändert.

Der Verrechnung bearbeiten Dialog ist vom Aufbau dem Arbeit bearbeiten aus dem Register Liegenschaften oder der Aufgaben ziemlich ähnlich:

Rapport Nr. und Rapport Datum werden ausgefüllt wenn die Verrechnung anhand eines Rapportes generiert wurden.
Müssen aber bei selber erstellten Verrechnungen nicht ausgefüllt werden.

Für die Preisbildung in der Rechnung sind hier folgende Faktoren ausschlaggebend:
Grundsätzlich die Verrechnungsart.
Regie - Menge x Regiepreis

Pauschal - Menge x Preis x Anzahl Arbeitsgänge
Ausmass - Menge x Preis x Anzahl Arbeitsgänge

Standardlayout herstellen - Die Ansicht auf Sorba Standard zurücksetzen.
Bereiche - Bereiche ein- oder ausblenden.

Rechnungen

Unter den Rechnungen können Sie Ihrem Debitor definitiv die Arbeit verrechnen.
Entweder können Sie die generierten Rechnungen nehmen oder eine neue von Hand erfassen.

1) Der Navigator ist aufgebaut nach den Kriterien die unter Extras/Navigator definiert sind.
2) Das Journal mit den unverbuchten und verbuchten Rechnungen.
3) Resultat der Belege die aktuell angezeigt werden (Filter).

 

Datei

Neu - Eine Neue Rechnung erstellen, ohne vorhergehenden Rapport/Verrechnung. Funktionalität gleich wie bei Rechnung bearbeiten.

1) Adressmaske, Rechnung-Nr. und Rech.-Datum wird vorgeschlagen.
2) Konditionenblatt.
3) Vorgangsjournal (Wird für die Preisbildung benötigt).
4) Rechnungstext, wird auf dem Ausdruck dargestellt.
5) Bei Regie-Vorgängen können Sie in diesem Bereich die Positionen darstellen und überarbeiten.

Wenn Sie die Liegenschaft gewählt haben erscheinen unter der Auftragsnummer nur noch die Projekte, die zur Liegenschaft gehören.
Die Rechnungs- und Referenzadresse muss selbständig gewählt werden.

Es können hier nur Aufgaben gewählt werden, man keine Eigene erfassen. Menge und Preis sind notwendig um einen Rechnungsbetrag zu erhalten.
Mit der Verrechnungsart Regie müssen unter dem Bereich Regie Positionen die effektiven Artikel aus dem Lagerstamm geholt werden.
Das Resultat wird anhand der verwendeten Regie Positionen ausgerechnet.

Einen Spezialrabatt oder Abzüge resp. Zuschläge können Sie über das Konditionenblatt machen.
Das Konditionenblatt kann nicht überabeitet / ergänzt werden.

Menüerklärung für Rechnung Neu / bearbeiten
Datei

Schliessen - Rechnungsfenster wird geschlossen, Änderungen direkt übernommen
Bearbeiten

Position löschen - Vorgang / Position löschen wo der Cursor draufsteht.
Suchen - Nach Einträgen suchen.
Neue Rech.-Nr. - Eine neue freie Rechnungsnummer generieren.
Extras

Sortieren - Datensätze im Journal wo der Cursor drinsteht sortieren.
Automatische Positionierung - Ist diese Funktion aktiv, springt der Cursor von Eingabefeld zu Eingabefeld im Journal (gesperrte Felder werden ausgelassen).
Fenster

Standardlayout herstellen - Layout vom Rechnung bearbeiten auf Sorbastandard zurücksetzen.
Bereiche einblenden - Die einzelnen Bereiche ein- oder Ausblenden.
Drucken

Rechnung drucken - Aktuelle Rechnung Drucken und anschliessend verbuchen.
Datei/Rechnungen verbuchen - Markierte Rechnungen verbuchen ohne Ausdruck (es wird kein Beleg abgelegt).

Verbuchung aufheben - Die Rechnung wo der Cursor draufsteht im Unterhalt aufheben. Rechnung muss vorher im Debijournal aufgehoben und gelöscht werden.

 

Bearbeiten

Position löschen - Rechnung löschen. Aus den Verrechnungen generierte Rechnungen können nicht mehr generiert werden.
Suchen und Filtern - Journal nach Werte durchsuchen / filtern.
Offene Rechnungen - Filtert das Journal nach offenen Rechnungen.
Verbuchte Rechnung - Filtert das Journal nach verbuchten Rechnungen.

 

Extras

Zoom - Angezeigte Schrift vergrössern / verkleinern.
Sprache - Sorba Systemsprache ändern.
Sortieren - Journal sortieren nach Kriterien.
Markieren - Positionen markieren um sie nachher drucken/verbuchen zu können.
Daten aktualisieren - Angezeigtes Journal aktualisieren.
Navigator - Navigatorkriterien definieren.

 

Fenster

Rechnung bearbeiten - Rechnung bearbeiten wo der Cursor draufsteht.

1) Adressmaske, als Rechnungsdatum wird das Rechnungserstellungsdatum genommen.
2) Konditionenblatt.
3) Vorgänge mit Resultaten.
4) Rechnungstext, vom Tagesrapport generiert.
5) Bei Regie-Vorgängen wird dieser Bereich nochmals mit den Positionen dargestellt. Hier können Sie diese nochmals überarbeiten.

Das Resultat bei Akkordvorgängen (Pauschal und Ausmass) errechnet sich aus Menge und Preis von der Verrechnung.
Sie könnten es hier nochmals anpassen, es wird nicht in den Arbeitsstamm geschrieben.

Das Resultat bei Regievorgängen errechnet sich aus Menge und Preis von den Regiepositionen unter Bereich Regie Positionen.
Die Preise sind noch bearbeitbar, zudem können Sie noch Positionen ab dem Lagerstamm ziehen.

Den Rechnungstext können Sie hier noch definitiv anpassen:

Das Konditionenblatt bietet noch Zeilen für Spezialrabatte oder Zuschläge, es ist nicht überarbeitbar.

Die Zahlungskonditionen können Sie über den Code anpassen.

Die Aufgelisteten Codes werden anhand der Zahlungskonditionen vom DebiQuick generiert.

Menüerklärung vom „Rechnung bearbeiten“
Datei/Schliessen - Fenster schliessen
Bearbeiten/Position löschen - Vorgang oder Regieposition löschen
Bearbeiten/Suchen - Nach Einträgen suchen
Bearbeiten/Neue Rech.-Nr. - Eine neue Rechnungsnummer generieren lassen
Extras/Sortieren - Datensätze sortieren
Fenster/Positionen ab Lagerstamm - Erscheint wenn man mit dem Cursor im Bereich Regie Positionen ist. Hiermit kann man den Regievorgang noch mit Positionen aus dem Lagerstamm erweitern.
Fenster/Standardlayout herstellen - Die Ansicht auf das Sorba Standardlayout zurücksetzen.
Fenster/Bereiche einblenden - Bereiche ein- oder ausblenden
Drucken/Rechnung drucken - Aktuelle Rechnung drucken.

Standardlayout herstellen - Ansicht auf Sorba Standard zurücksetzen.
Bereiche einblenden - Bereiche ein- oder ausblenden.

Garantieleistungen

Anhand der Berechnungsart „Garantie“ kann auf einer oder mehreren Arbeiten einer Rechnung definiert werden, ob diese in die Konditionen eingerechnet werden soll.

Garantie – Arbeit wird als Garantieleistung definiert und das Resultat der Arbeit wird in Klammern gesetzt.
Leer – Standard, Arbeit wird in die Konditionen eingerechnet.

 

Drucken

Rechnung drucken - Markierte Rechnungen drucken mit der Möglichkeit diese nachher zu verbuchen.
Die Rechnung können Sie entweder direkt im Fenster drucken oder zusammen mit anderen über die Hauptansicht.

Sorba-Managerauswertung

 

Projektübersicht

Aufträge

Werkvertrag – Aufgaben im Aufgabenjournal, Menge * Preis – Rabatt – Projektrabatt (Konditionenjournal).
Verrechnet exkl. MwSt – Im Debi-Journal vorhandene Rechnungen, exkl. MwSt, lautend auf die Auftragsnummer.
Nicht verrechnet exkl. MwSt – Werkvertragssumme – im Debi-Journal vorhandene Belege, lautend auf die Auftragsnummer.
Bez. Debitoren exkl. MwSt – Eingegebene Zahlungen auf den Debi-Belegen.
Überf.Debitoren exkl. MwSt – Per aktuellem Tagesdatum fällige Debitoren (Fällig-Datum im Debi-Journal).
MwSt Betrag – Die Summe der MwSt-Beträge aller Debi-Belege, Zahlungsminderungen usw. werden nicht berücksichtigt.
h VK – Stunden aus Vorkalkulation, entspricht den geplanten Stunden der Aufgaben im Aufgabenjournal.
h Rapportiert – Eingegebene Lohnstunden ab Stufe Rapport, egal ob der Rapport unverbucht oder verbucht ist.

Tipp:
Zahlungsarten wie Storno, Skonto usw… haben Einfluss auf den bezahlten und den verrechneten Betrag.

Kosten

Analog zu Daten aus anderen Modulen werden die Daten jeweils vom „aktuellsten“ Journal geladen. Z. B. wenn der Rapport unverbucht ist, werden die Daten ab da geladen und sobald der Rapport verbucht wird, werden die Personaldaten von der Stundenkarte, dann ab Lohnjournal usw… berechnet.
Gleich läuft es mit dem Material, Inventar und Fremdleistung, sobald der Rapport verbucht wird, zieht der Sorba-Manager die Beträge aus den KFM-Journalen.
Korrekturen werden dann ab dem aktuellsten Journal berücksichtigt.
Ist der Rapport verbucht müssen die Preise von z. B. dem Material im Materialjournal korrigiert werden. Natürlich kann auch der Rapport aufgehoben und dann der Preis / die Menge angepasst werden.

 

Details

Debitoren

In den Debitoren erscheinen alle Debi-Belege in denen die Auftragsnummer vom Projekt zugewiesen wurde.

Personal

Sobald ein Rapport erstellt wird, erscheint das Personal vom kompletten Rapport.
Unbeachtet der Menge.

Personal ohne Menge wird nach dem Verbuchen vom Rapport hier nicht mehr dargestellt.
Kon. Menge findet hier keine Verwendung.

Material

Material von unverbuchten Rapporte wird geladen, ob eine Menge erfasst ist oder nicht.
Nach dem Verbuchen vom Rapport fallen Materialpositionen ohne Mengen weg.

Das Feld Kon. Menge wird verwendet für Material, welches auf Lieferscheinen erfasst und kontrolliert wurde:

Inventar

Es werden alle Inventar-Positionen von einem unverbuchten Rapport geladen, unbeachtet der Menge. Bei verbuchten Rapporte werden die Null-Mengen nicht mehr angezeigt.

Fremdleistung

Fremdleistungen aus unverbuchten Rapporten werden unbeachtet der Rapportierten Menge in der Auswertung dargestellt. Nach dem Verbuchen vom Rapport, werden Null-Mengen nicht mehr angezeigt.

Das Feld Kon. Menge wird verwendet für Fremdleistung, welches auf Lieferscheinen erfasst und kontrolliert wurde.

Kreditoren

Hier erscheinen alle Kredi-Belege, wo die Auftragsnummer vom Projekt verwendet wird.

Tipp
Der Eintrag unter der Spalte ISO F, M, I, L ist ausschlaggebend, unter welcher Zeile die Rechnung in der Projektübersicht dargestellt wird.

 

Vorgänge

Unter den Vorgangsdetails erscheinen ab Stufe Rapport die erfassten Kostenelemente (Lohn, Material, Inventar und Fremdleistung) unter der Rubrik ohne Vorgang.
Bei unverbuchten Rapporten werden alle Positionen ausgewertet, ungeachtet der Rapportierten Menge.
Sobald der Rapport verbucht wird, werden Null-Mengen nicht mehr dargestellt.
Ausser bei Lohnpositionen.
Zudem erhalten Lohnpositionen noch zusätzlich die Information, aus welchem Rapport sie stammen:

Ablaufschema Unterhalt

 

Liegenschaften

  • Liegenschaften und Projekte erstellen / bearbeiten
  • Arbeiten / Resp. Aufgaben zuweisen
  • Stammdaten editieren

Aufgaben

  • Touren planen
  • Auftragsblätter drucken

              

Rapporte

  • Rapporte erstellen ab Aufgaben
  • Verbuchte Rapporte senden die Daten in die KFM-Journale

             

Verrechnungen

  • Rechnungspositionen sammeln um nachher Rechnungen zu erstellen.

             

Rechnungen

  • Rechnungen drucken und verbuchen
  • Rechnungen überarbeiten
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