3.6. Avisierung im Unterhalt - Unterhalt - Modulanleitung

Neuerung "Avisierung im Unterhalt" ab Version 25.1

Mit der Terminavisierung im Unterhalt können die anstehenden Unterhaltsarbeiten dem Kunden im Vorfeld zur Erinnerung angekündigt werden.  Die Vorankündigung der anstehenden Arbeiten kann per E--E-Mail, SMS, Brief oder Telefonanruf erfolgen. Die effektive Abwicklung der Benachrichtigung erfolgt im Activity. In diesem Artikel wird die Einrichtung und Anwendung im Bereich des Unterhaltes beschrieben.
Der Artikel für den Bereich im Activity befindet sich unter: Avisierung im Unterhalt – Bereich Activity

Lizenzen

• Lizenz für die Avisierung (Zuweisung an den mySORBA-Benutzer)
• Activity-Lizenz (Activity muss im Einsatz sein)

Für die entsprechende Lizenz melden Sie sich bei Ihrem Aussendienstmitarbeiter oder dem Support unter 071 224 00 00 sowie support@sorba.ch 

Einrichtung

Zuerst sollte die Konfiguration für die Avisierung vorgenommen werden: Diese befindet sich unter: Unterhalt/Liegenschaften/Extras/Fenster/Avisierungen. Der Button für die Konfiguration ist nur bei vorhandener Lizenz sichtbar.

 

Einstellungen für Avisierungen

Erste Zuordnung an: --> mySORBA-Benutzer, welchem die Aufgaben automatisch zugewiesen werden. 

Filtertyp Termine (Aufgaben) --> Bei der Option Nächste Woche werden sämtliche Aufgaben der nächsten Woche aufbereitet. Dies beinhaltet jeweils Montag bis Sonntag.  Mit Nächste x Tage werden alle Aufgaben ab morgen für die definierte Anzahl Tage aufbereitet.

Karte Format --> Hier kann das Format für die PDF-Datei ausgewählt werden. Beim E-Mail wird jeweils noch ein PDF mitgesendet. 

Das PDF wird über den Menüpunkt "Karte" formatiert.

Projekterstellung inkl. Avisierungen

Arbeiten

Die Arbeiten können auf gewohntem Weg zum Projekt hinzugefügt werden. Das Feld Voranmeldung sollte eingeblendet werden. Dieser Haken ist zwingend erforderlich für eine erfolgreiche Avisierung. Dieser muss vor der Aufgabengenerierung gesetzt werden. Andernfalls muss dies bei jeder Aufgabe einzeln erfolgen.

Adressen

Bei der Erstellung von neuen Projekten füllt man im optimalen Fall gleich die Komponenten für die Avisierungen aus. Dazu ist es von Vorteil das Feld "Avisierungstyp" im Bereich der Adressen einzubinden. Dort kann für die entsprechende Adresse die Kommunikationsart zwischen E-Mail, SMS, Brief, Telefon ausgewählt werden. Ohne den Avisierungstyp kann die Avisierung nicht durchgeführt werden. 

Aufgabenbereich inkl. Avisierungen

Damit eine Aufgabe für die Avisierungsfunktionalität gültig ist, müssen folgende Kriterien erfüllt sein:

• "Voranmeldung" ist gesetzt. 
• "Fällig am" der Aufgabe innerhalb des Zeitraumes, der in den Avisierungseinstellungen definiert wurde.
• Das Feld "Avisiert für" muss leer sein. 
• Der Aufgabenstatus muss auf "geplant" stehen.

Die Avisierung kann manuell oder automatisch über die automatisierten Funktionen (Activity) erfolgen. Hier befindet sich nur nur die manuelle Beschreibung. Die automatische Anwendung befindet sich im Bereich der Activity-Beschreibung. 

Für die manuelle Anwendung kann der Button Termin-Avisierungen im Bereich Extras verwendet werden. Dabei werden (nur für die Avisierungen) Aufgaben, welche identische Werte bei Fällig-Datum, Projekt und Gruppe besitzen, zu einem Termin zusammengefasst. 

In diesem Dialog können sämtliche Aufgaben markiert werden, bei denen eine Activity-Aufgabe für die Ankündigung generiert werden soll. Mit OK startet die Erstellung der Aufgabe. Zeitgleich wird das entsprechende Datum in das Feld "Avisiert für" eingetragen. Das Feld "Avisiert für" wird ebenfalls zurückgesetzt, wenn sich das Feld "Fällig am" ändert. 

Fehlt eine Aufgabe im Dialog "Termine für Avisierung auswählen" ist mindestens eine der oben genannten Bedingungen nicht erfüllt.

Nachdem klicken auf "OK" generiert der Unterhalt Aufgaben für jede Projekt-Adresse mit einem Avisierungstyp. Sind auf einem Projekt eine Referenz- und Rechnungsadresse mit einem Avisierungstyp hinterlegt, werden für beide Adresse eine Aufgabe generiert. 

Die weitere Anwendung der Avisierung erfolgt im Bereich Activity. Der HC-Artikel befindet sich unter: Avisierung im Unterhalt – Bereich Activity

Neuerung "Avisierung im Unterhalt" ab Version 25.1