Für den Import, die Datenerfassung, die Kontrolle, die Bearbeitung und den Abschluss von Lieferscheinen gibt es neu den Bereich "Lieferscheine" in der mySORBA Anwendung. Die neue Funktionalität soll dabei helfen, den Papieraufwand im Büro zu reduzieren und eine saubere sowie genaue Datenverarbeitung der Lieferscheine gewährleisten. Durch zahlreiche Kanäle können die Lieferscheine ins mySORBA importiert werden. Dies soll den Austausch zwischen Lieferanten und Baufirma erheblich erleichtern. Mit aktiven Containerdaten können die kontrollierten Lieferscheine direkt im Tagesrapport übernommen und verwendet werden.
Voraussetzungen
Damit der neue Bereich "Lieferscheine" verwendet werden kann, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
- Mindestens mySORBA Version 25.1 muss installiert sein.
- Die Lizenz für den digitalen Lieferschein ist vorhanden.
- In den Einstellungen des Tagesrapports muss die LS-Kontrolle 2.0 aktiviert sein.
- Für die Verwendung der LSDoc Funktionalität wird die entsprechende Lizenz benötigt. Bitte wenden Sie sich an Ihren Aussendienstmitarbeiter oder bei der Hotline unter 071 224 00 00.
Die Lizenz beinhaltet ebenfalls die KI-Funktionalität, welche die Lieferscheine analysiert und die entsprechenden Informationen ausliest. Dabei liest die Funktion das Material die Notizen sowie andere Informationen des Lieferscheines aus und trägt die entsprechenden Werte ein. Durch die Zuordnungsfunktion von Lieferant und Projekt, können strukturierte Lieferscheine direkt zugeordnet und weiterverarbeitet werden.
Sind sämtliche Voraussetzungen erfüllt, erscheint der Bereich Lieferscheine unter Extras/Fenster im ProjektQuick, Stundenkarte, Tagesrapport und Unterhalt.
Dieser Button ersetzt an sämtlichen Orten die Funktion der Lieferscheinkrolle. Sämtliche Lieferscheine sowie Einträge der Temporären, werden im Bereich Lieferscheine angezeigt.
Herkunft der Lieferscheine
Die Lieferscheine können aus verschiedenen Kanälen stammen. Dies hängt teilweise auch von der jeweiligen Systemeinrichtung ab. Bestimmte Erfassungsarten können nur mit dem entsprechenden Aussendienstmitarbeiter erfolgen.
- Container: Eine Schnittstelle importiert die Lieferscheine direkt in die Containerdaten. Hierzu sollte der Aussendienstmitarbeiter kontaktiert werden, da die Schnittstelle gemeinsam mit dem Lieferanten konfiguriert werden muss.
- E-Mail: Durch den Aussendienstmitarbeiter kann eine LSDoc-E-Mail-Adresse generiert und zur Verfügung gestellt werden. Es gibt eine eigene LSDoc-E-Mail-Adresse pro Domäne.
- Lieferschein-Kontrolle: Die Daten können direkt im Bereich Lieferscheine erfasst werden.
- Tagesrapport: Die Lieferscheinerfassung erfolgt direkt im Tagesrapport.
- Tagesrapport Dispo: Die Erfassung erfolgt in den Unterhaltsrapporten.
- Temporär-Kontrolle: Dies sind die erfassten Stunden der Temporärmitarbeiter aus dem Tagesrapport.
- Temporär-Kontrolle Dispo: Das sind die erfassten temporären Stunden aus den Unterhaltsrapporten.
Die Lieferscheine, welche in einer mySORBA Anwendung erfasst werden, sind schon geprüft und landen direkt im Register "Offen". Extern importierte Lieferscheine landen im Register "Nicht geprüft".
Bereiche Lieferscheine
Lieferschein
Die neue Handhabung der Lieferscheine besteht aus vielen Teilbereichen. Im nächsten Abschnitt befindet sich eine grobe Beschreibung. Die detaillierte Funktionalität der einzelnen Bereiche wird im Rahmen dieser Beschreibung aufgeschlüsselt.
1 - Navigator --> Der Navigator ist identisch aufgebaut wie im ProjektQuick. Dabei sind nur Projekte mit Lieferscheine enthalten. Projekte ohne Lieferscheinzuweisung sind im Navigator nicht auffindbar. Mit Doppelklick auf das Projekt oder die zweitunterste Stufe "PRJGROUP" können die Lieferscheine im Bereich 2 geladen werden.
2 - geladene Lieferscheine --> Hier sind sämtliche Lieferscheine aufgelistet, welche zum Projekt oder zur entsprechenden Projektgruppe gehören. Dies hängt davon ab, was über den Navigator gewählt wurde. Dabei sind die Eckdaten des Lieferscheines auf einen Blick sichtbar.
3 - Details --> Sämtliche Materialien vom oben fokussierten Lieferschein sind aufgelistet.
4 - PDF Dokument --> Das PDF des Lieferscheines wird in diesem Bereich dargestellt.
Funktionalitäten Bereich Lieferschein
Lieferschein erstellen
Mit der Funktion LS aus PDF erstellen kann ein gewünschtes PDF ausgewählt werden. Es Startet eine Analyse des PDFs und die herausgelesenen Informationen werden direkt ausgefüllt.
Alternativ kann der Lieferschein über die Funktion "LS manuell erfassen" vollständig von Hand eingegeben werden. Dabei müssen sämtliche Informationen selbst ausgefüllt werden.
Im Dialog der Erstellung können Artikel aus dem Lagerstamm sowie ein PDF gewählt werden. Man kann auch direkt einzelne oder alle Lieferscheindetails als kontrolliert markieren. Mit Speichern & Schliessen wird der Lieferschein ins Journal eingefügt.
Lieferschein öffnen
Der aktuell ausgewählte Lieferschein wird geöffnet.
Lieferschein löschen
Der aktuell ausgewählte Lieferschein wird gelöscht.
Detailansicht
Innerhalb der Detailansicht werden sämtliche Details der gefilterten Lieferscheine angezeigt. Zudem hat man auf der rechten Seite das entsprechende PDF dazu. In diesem Dialog können einzelne Details kontrolliert werden. Wird ein einzelner Lieferschein gefiltert, können alle Details zusammen kontrolliert werden. Die Schaltfläche "Alle kontrolliert" ist nur aktiv, wenn ein Filter gesetzt ist. Nach der Kontrolle wird das jeweilige Detail blau hervorgehoben.
In der Detail Ansicht im Bereich der Lieferscheine wird für die Lieferscheine eine Totalsumme generiert. Die Totalsummer über mehrere Einheiten wird jeweils immer berechnet. Dabei rechnet das mySORBA Menge * Nettopreis. Beim Einschränken auf eine Einheit (Filter setzen) wird die entsprechende Menge ebenfalls berechnet.
Kontrollieren & Daten
Im Bereich Lieferschein steht nur die Funktion "Alle kontrolliert" zur Verfügung. Der Menüpunkt "Kontrolliert" erscheint erst, wenn man sich in den Details befindet. Dann hat man die Möglichkeit einzelne Details zu kontrollieren.
Mit dem Menüpunkt "Aktualisieren" werden sämtliche Lieferscheine von sämtlichen Kanälen bezogen, also neue Lieferscheine abgerufen.
Filter
Bei den Filtern wird zwischen "Offen, Erledigt und Nicht geprüft" unterschieden. "Filter aufheben" entfernt alle manuell gesetzten Filter. Ein gesetzter Filter auf Projekt oder PRJGROUP bleibt bestehen.
Ansichten "Offen & Erledigt"
In der Ansicht "Offen" werden alle Lieferscheine angezeigt, die noch nicht oder nur teilweise kontrolliert sind. Sie können in dieser Ansicht geprüft werden. Nach der Kontrolle werden die Lieferscheine nach "Erledigt" verschoben.
In der Ansicht "Erledigt" können kontrollierte Lieferscheine erneut eingesehen werden. Möchte man einen Lieferschein wieder als ‚nicht kontrolliert‘ markieren, gelingt dies nur, wenn man den Lieferschein öffnet.
Ansicht "Nicht geprüft"
In dieser Ansicht ist es zuerst notwendig die Lieferscheine als "OK" zu markieren, bevor diese kontrolliert werden können. Die Lieferscheine erscheinen auch in rot. Um einen Lieferschein als "OK" zu markieren, kann dieser mit der Funktion "Lieferschein öffnen" oder per Doppelklick geöffnet werden.
In diesem Dialog können zum einen die Lieferscheine auf "OK" gesetzt werden und zum Anderen die Artikel dem Lagerstamm hinzugefügt werden. Folgendes ist dabei zu unterscheiden.
Orange = Artikel wurde nicht im Lagerstamm gefunden.
Schwarz = Artikel wurde im Lagerstamm gefunden
Auf der linken Seite im Bereich "Nicht geprüfte Lieferscheine" kann zwischen den Datensätzen gewechselt werden. Der Bereich "Lieferschein, Details und PDF - Dokument" aktualisiert sich dabei.
Speichern & schliessen - Speichert die Anpassungen und verlässt den Dialog.
Lieferschein löschen - Löscht den Lieferschein inkl. den Details sowie dem PDF.
Detail löschen - Das fokussierte Detail wird gelöscht.
Lagerstamm - Es können Artikel aus dem Lagerstamm zum Lieferschein hinzugefügt werden.
Artikel aufnehmen - Es öffnet sich der Erfassungsdialog für Materialien aus dem Lagerstamm. Das Material ist anschliessend im Lagerstamm vorhanden und wird beim nächsten Lieferschein gefunden.
Die Artikel suche kann nun auch ohne INR erfolgen. Ist eine INR vorhanden sind folgende Werte erforderlich: INR, Lieferant und Einheit. Ist die INR nicht vorhanden sind folgende Werte erforderlich: Lieferant, Einheit und Text.
Um den Lieferanten einmalig zu einem Artikel aus dem Lagerstamm zu hinterlegen, kann die Funktion "Artikel zuordnen" ausgeführt werden.
Falls schon ein Lieferant vorhanden ist, erscheint eine Abfrage um den Lieferanten zu überschreiben.
Momentan kann für einen Lagerstammartikel nur ein Lieferant eingetragen werden.
Lieferschein OK - Der Lieferschein wird auf "OK" markiert und nachdem speichern in die offenen Lieferscheine verschoben. Er bleibt im "Lieferscheine prüfen" noch aktiv sichtbar.
Lieferschein OK - Nächster -Wie oben, zusätzlich wird automatisch zum nächsten Lieferschein gewechselt.
Nächster - Das mySORBA wechselt zum nächsten Lieferschein.
Vorheriger - Das mySORBA wechselt zum vorherigen Lieferschein.
Möchte man einen Lieferschein kontrollieren und dieser erfüllt nicht alle Bedingungen erscheint die Meldung: Lieferschein unvollständig - Folgende Informationen müssen mindestens befüllt sein:
- LS-Nr
- Datum (innerhalb der letzten 10 Jahre)
- Projekt
- Lieferant / Händler
- mind. 1 Detail
Beim Auswählen des Projektes erscheint folgende Abfrage: Sollen künftig alle Lieferscheine für `Musterstrasse 15, 900 St. Gallen` der Auftragsnummer 2024025 zugeordnet werden ? JA / Nein
Beim Bestätigen der Abfrage mit Ja werden alle Lieferscheine mit dieser Adresse automatisch dem gewählten Projekt zugeordnet.
Die gleiche Abfrage erscheint auch beim Wählen eines Lieferanten. Dabei ist die gleiche Funktionalität dahinter.
Lokale Daten
Lieferscheine oder Temporärstunden können weder gelöscht oder bearbeitet werden. Die Daten können nur kontrolliert werden und müssen im jeweiligen Modul gelöscht werden. Dies gilt für den Tagesrapport sowie für den Unterhalt
Die Funktion steht nur zur Verfügung, wenn der Lieferschein nicht aus dem Tagesrapport oder dem Unterhaltstool stammt. Die Funktion gilt für Lieferscheine, welche über die Schnittstelle oder auch per Mail importiert werden.
Die Funktion befindet sich im Bereich "Lieferschein bearbeiten" dabei spielt es keine Rolle, ob der Dialog von einem Offenen oder Erledigten Lieferschein geöffnet wird. Sobald der Menüpunkt im Hintergrund grau wird, ist die Funktionalität für diesen Lieferanten aktiv. Mit dem gleichen Button kann die Funktionalität wieder deaktiviert werden.
Nachdem klicken der Funktion "Lieferschein nicht prüfen" erscheint noch die Abfrage: Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, werden künftig alle (vollständigen) Lieferschein von diesem Lieferanten ohne manuelle Prüfung dem ermittelten Auftrag zugeordnet.
Aktivieren Sie diese nur bei Lieferanten, bei denen die eingelesenen Lieferscheine vollständig korrekt waren. Diese Einstellung kann jederzeit geändert werden.
Damit eine direkte Zuordnung möglich ist, benötigt es eine Zuweisung an Lieferanten sowie Auftrag. Dies kann vorgenommen werden, indem im Lieferschein ein Projekt und Lieferant gewählt wird. Bei der Auswahl erscheint jeweils eine Abfrage, ob die Zuordnung für zukünftige Importe gespeichert werden soll, welche in dem Fall beide mit “Ja” bestätigt werden müssen:
Abfrage Auftragsnummer: Sollen künftig alle Lieferscheine für "<Strasse auf dem Lieferschein> der Auftragsnummer <Auftr_Nr> zugeordnet werden ?
Lieferant: Sollen künftig alle Lieferscheine mit dieser Adresse dem Lieferanten <Lief_Nr.> zugeordnet werden ?
Innerhalb der Lieferscheinkontrolle besteht die Möglichkeit die Details in ein Excel zu exportieren. Dabei sind nicht nur die Details ersichtlich, sondern auch die Informationen zum Lieferschein – einblendbar über die Spaltenauswahl.
Dabei können auch eigene Ansichten erstellt und gespeichert werden. Das Excel wird über den Menüpunkt "Excel-Export" generiert.
Suche
Die Suche bietet eine zusätzliche Möglichkeit, die Ansicht der Lieferscheine einzugrenzen. Hier ist es aber wichtig den Unterschied zu kennen. Durch die Suche schränkt sich der Lieferscheindialog nicht auf das Projekt ein sondern auf Seit, Suchbegriff oder Lieferant / Händler. Unabhängig vom gewählten Kriterium muss die Suche über den Button "Suchen" gestartet werden.
Seit:
Hier kann ein Datum eingetragen werden. Es werden alle Lieferscheine angezeigt, die diesem Datum entsprechen oder neuer sind.
Suchbegriff:
Es kann ein beliebiger Suchbegriff eingetragen werden. Der Suchbegriff wird in allen verfügbaren Feldern durchsucht.
Lieferant / Händler:
Hier kann der entsprechende Lieferant aufgrund der Auswahlliste selektiert werden. Danach werden nur noch Lieferscheine des gewählten Lieferanten angezeigt.
Aus dem ProjektQuick, Tagesrapport und der Stundenkarten können die Lieferscheindetails für ein Projekt geöffnet werden. Mit Der Funktion in den Modulen werden sämtliche Lieferscheine des Projektes angezeigt. Dabei wird die Auftragsnummer für den Filter verwendet.
Die Funktionalität ist identisch wie in den Detailansicht der "Lieferscheine". Sie können kontrolliert oder ins Excel exportiert werden. Zudem können Artikel in den Lagerstamm aufgenommen werden, wenn diese noch nicht vorhanden sind.
Mit dieser Implementierung gibt es in der Benutzerverwaltung ebenfalls die Möglichkeit den Menüpunkt "Lieferscheine" zu deaktivieren, dass man nur die Details eines Projektes öffnen kann.
Das Recht befindet sich unter mySORBA-Würfel\Benutzerverwaltung\Eingabemaske\Kaufm. Rechte\LSK V2 ausblenden.
Ist die Einstellung gesetzt, wird nur noch Lieferscheine Details in den Modulen angezeigt. Die Funktion ist nur noch im ProjektQuick, Tagesrapport und Stundenkarte vorhanden.
Neuerung "Detailansicht im Tagesrapport, Stundenkarte und ProjektQuick" ab Version 26.1Neuerung "Digitaler Lieferschein" ab Version 25.1