mySORBA Benutzer- verwalten und verwenden – Anleitung

In diesem Artikel geht es um die Benutzerverwaltung und die Benutzerverwendung im mySORBA.

mySORBA-Benutzer was ist das und für was verwenden wir diesen?

Der mySORBA-Benutzer ist ein in der SorbaWelt eindeutiger Benutzer, welcher fix einem Kunden zugewiesen ist.
Auf dem mySORBA-Benutzer steht, zu welchem Kunden er gehört, auf welchen Server er sich verbindet und mit welchem SORBA Benutzernamen und SORBA Passwort er sich im mySORBA-Workspace anmeldet und auf welche Domänen er Zugriff hat (im Moment nur App-Spezifisch geprüft).

Welche Daten können dem mySORBA-Benutzer hinterlegt werden?

• E-Mail
• Adresse
• Anrede
• Vorname
• Name
• Bemerkung
• Aktiv / Inaktiv
• Interne Verwendung (Geschäftsführer, Buchhaltung, Werkhof / Werkstatt / Kalkulator)
• Telefon
• Telefon Direkt
• Mobile
• Administrator
• Ansprechsperson Outsourcing
• Zendesk-Administrator
• Rechnungsempfänger
• SMS-Empfänger
• Newsletter-Empfang
• SORBA-Username
• SORBA-Passwort
• SORBA-Domains
• CRB / Daten Lizenzen

Wer kann das Passwort vom mySORBA-Benutzer ändern?

SORBA nur über die hinterlegte E-Mail-Adresse vom Benutzer.

Kunde über Passwort zurücksetzen: www.mysorba.ch oder im mySORBA.

Das Passwort ist im SORBA Workspace und mySORBA-Benutzer gleichzusetzen (dies passiert automatisch, wenn man nichts extra umgeht).

Wie verbindet sich der mySORBA-Benutzer mit dem mySORBA Workspace?

Ein mySORBA-Benutzer verbindet sich mit den herkömmlichen SORBA-Benutzernamen und SORBA-Passwort mit dem mySORBA-Workspace.
Man muss also dem mySORBA-Benutzer sagen, wie er sich mit dem mySORBA-Workspace zu verbinden hat.

In Praktischen Bildern sieht dies so aus:

1. Login wird mit mySORBA-Benutzer abgefüllt
   
   
   
   
2. OK
3. mySORBA-Workspace prüft die Verbindungsdaten in der mySORBA Datenbank nach und holt den zugewiesenen mySORBA-Workspace-Benutzer.
4. Das mySORBA-Workspace wird mit dem zugewiesenen SORBA-Usernamen und SORBA-Passwort gestartet (wenn er diese Daten in der SORBA-Benutzerdatenbank) findet.
   
   
   
   

Kann man noch ohne mySORBA-Benutzer das mySORBA-Workspace starten?

Ja, man kann in der Login-Maske immer die herkömmlichen SORBA-Benutzerdaten eingeben.
Bestimmte Programmfunktionen sind aus Lizenztechnischen Gründen dann aber nicht vollumfänglich verfügbar (z. B. NPK).

Wie kann ein neuer Benutzer erstellt werden (existiert weder im SORBA noch als mySORBA-Benutzer)?

Um einen neuen mySORBA-Benutzer zur erstellen, muss man mit einem mySORBA-Firmenadministrator angemeldet sein.
Das Benutzerrecht "mySORBA-Firmenadministrator" wird im portal.sorba.ch vergeben.

1. Benutzerverwaltung in der entsprechenden SORBA-Domäne öffnen.
2. Datei/Neuen Benutzer erstellen
   

    

3. Die erforderlichen Daten eingeben (mit * sind zwingend)
   
   

   Wichtig:

   mySORBA-Benutzer (Feld E-Mail & E-Mail bestätigen) müssen zwingend als gültige E-Mail-Adresse erfasst werden!
   Auf diese E-Mail werden zum Beispiel Rücksetzungs-Passwörter versendet.
   Gibt man hier eine ungültige E-Mailadresse oder eine E-Mailadresse ein, die jemand anderem gehört, kann man sich im mySORBA Programm nicht anmelden. Oder schlimmsten Falls kann sich jemand fremdes einloggen.

   

   Einstellungen übernehmen von - Feldlisten / Einstellungen werden ab da kopiert (bei Rolle von Gruppe wird nur die Gruppe gesetzt)
   Gruppe: Benutzer wird in diese Gruppe gesetzt.
   SORBA-Benutzername: SORBA-Benutzer, wir automatisch vorgeschlagen, kann abgeändert werden. Wird für bestimmte APPs benötigt.
   Rest ist selbsterklärend.
4. Passwort setzen -> Dieses wird auch ins SORBA-Workspace übernommen.
   
   
5. Neuerung "neuen mySORBA-Benutzer erstellen ohne Bestätigungsmail" ab Version 23.1

   Ein weiterer mySORBA-Benutzer kann durch einen mySORBA-Firmen-Administrator hinzugefügt werden.
   Ab mySORBA 23.1 ist ein durch einen mySORBA-Firmen-Administrator erstellter Benutzer direkt aktiviert und kann verwendet werden.
   Es müssen nur noch eventuelle Lizenzen zugewiesen werden.

   Neuerung "neuen mySORBA-Benutzer erstellen ohne Bestätigungsmail" ab Version 23.1
6. Es wird zuerst eine E-Mail an den eingetragenen Benutzer versendet:
   
   
   
   Diese muss bestätigt werden.
7. Danach erhält der eingetragene Firmen-Administrator eine Folgemail, wo er ebenfalls bestätigen muss, ob das passt.

 

Wie kann ein neuer Benutzer im mySORBA-Workspace erstellt werden, wenn dieser bereits als mySORBA-Benutzer besteht?

1. Benutzerverwaltung in der entsprechenden Domäne öffnen.
2. Datei/Neuen Benutzer erstellen
3. Unter "Bestehender mySORBA-Benutzer übernehmen", kann ein bestehender mySORBA-Benutzer angewählt werden, insofern dieser noch nicht mit einem mySORBA-Workspace-Benutzer verknüpft wurde.
   
   
   
   
   
   Einstellungen übernehmen von - Feldlisten / Masken usw... werden von diesem Benutzer übernommen.
   Gruppe - Kann gewählt werden, wenn der neue Benutzer einfach einer bestimmten Gruppe zugewiesen werden muss.
4. "In Domäne übernehmen" anklicken, danach werden die Daten übernommen.
   Passwort -> SORBA-Passwort wird dem mySORBA-Passwort gleich gesetzt.
   SORBA-User-Name -> Wird dem mySORBA-Username angeglichen, wenn möglich (da die Benutzerverwaltung vom mySORBA-Workspace nur Benutzernamen bis 20 Zeichen zulässt(wie bis anhin), muss je nachdem eine Kürzung vorgenommen werden).

Wie kann ein bestehender mySORBA-Workspace-Benutzer (nicht als mySORBA-Benutzer vorhanden) als neuen mySORBA-Benutzer erstellt / umgewandelt werden?

1. Benutzerverwaltung in der entsprechenden Domäne öffnen.
2. Cursor auf den zu verknüpfenden Benutzer setzen.
3. Datei/mySORBA-Benutzer editieren
4. Neue Daten eintragen (Felder mit * sind zwingend).
   
   

   Wichtig:

   mySORBA-Benutzer (Feld E-Mail & E-Mail bestätigen) müssen zwingend als gültige E-Mail-Adresse erfasst werden!
   Auf diese E-Mail werden zum Beispiel Rücksetzungs-Passwörter versendet.
   Gibt man hier eine ungültige E-Mailadresse oder eine E-Mailadresse ein, die jemand anderem gehört, kann man sich im mySORBA Programm nicht anmelden. Oder schlimmsten Falls kann sich jemand fremdes einloggen.

   

   
   
   
   
5. Benutzer registrieren
   Passwort -> SORBA-Passwort wird auf den neuen mySORBA-Benutzer übernommen.
   SORBA-Benutzernamen -> Wird auf den mySORBA-Benutzer verknüpft.
6. Neuerung "neuen mySORBA-Benutzer erstellen ohne Bestätigungsmail" ab Version 23.1

   Ein weiterer mySORBA-Benutzer kann durch einen mySORBA-Firmen-Administrator hinzugefügt werden.
   Ab mySORBA 23.1 ist ein durch einen mySORBA-Firmen-Administrator erstellter Benutzer direkt aktiviert und kann verwendet werden.
   Es müssen nur noch eventuelle Lizenzen zugewiesen werden.

   Neuerung "neuen mySORBA-Benutzer erstellen ohne Bestätigungsmail" ab Version 23.1
7. E-Mails müssen bestätigt werden, damit der Benutzer vollständig aktiv ist.

Variante 2

1. Mit dem Sorba-Benutzer einloggen, zu welchem noch kein mySORBA-Benutzerprofil zugewiesen / erstellt wurde.
2. Oben rechts erscheint der SORBA-User-Name mit einem roten hintergrund -> Draufklicken.
   
   
3. Nun erscheint die Maske wie aus der ersten Variante.
   Sie verhält sich genau gleich.

 

Wie kann ein bestehender mySORBA-Benutzer mit einem bestehenden SORBA-Benutzer verknüpft werden?

1. Benutzerverwaltung in der entsprechenden Domäne öffnen.
2. Cursor auf den zu verknüpfenden Benutzer setzen.
3. Datei / mySORBA-Benutzer editieren
4. Datei / Verknüpfen
   
   
5. mySORBA-User-Name eingeben.
   
   
   
   
6. mySORBA-Passwort eingeben -> Hinweis: Der Firmen-Administrator (im SINFO auf mySORBA-Benutzer definiert) muss kein Passwort eingeben.
   
   
7. Danach wurde der Benutzer zugewiesen.
   Es wurde der mySORBA-Workspace-User-Name auf den mySORBA-User-Name verknüpft und das mySORBA-Passwort übernommen.
   
   
   
   

 

Wie kann man einen mySORBA-Benutzer austauschen / abändern / korrigieren?

1. Benutzerverwaltung in der entsprechenden Domäne öffnen.
2. Cursor auf den abzuändernden mySORBA-Workspace / mySORBA-Benutzer setzen.
3. Datei / mySORBA-Benutzer editieren
   
   
4. Neue Daten eingeben, es können wieder wie beim Neuen Benutzer erstellen, Einstellungen ab bestehenden Benutzer oder Gruppe geladen werden.
   
   

   Wichtig:

   mySORBA-Benutzer (Feld E-Mail & E-Mail bestätigen) müssen zwingend als gültige E-Mail-Adresse erfasst werden!
   Auf diese E-Mail werden zum Beispiel Rücksetzungs-Passwörter versendet.
   Gibt man hier eine ungültige E-Mailadresse oder eine E-Mailadresse ein, die jemand anderem gehört, kann man sich im mySORBA Programm nicht anmelden. Oder schlimmsten Falls kann sich jemand fremdes einloggen.
   Dasselbe gilt, wenn man als alternative E-Mailadresse unter "Korrespondenz-Email" eine E-Mailadresse einträgt. Es werden dann alle Mails statt an den mySORBA-Benutzer, an die Korrespondenz-Email versendet.

   Der SORBA-Benutzername kann hier ebenfalls angepasst werden.
   Einstellungen vom bestehenden Benutzer werden übernommen.
   
   
   
   
   Neuerung "mySORBA Benutzer austauschen - SORBA-Benutzernamen anpassbar" ab Version 19.2

   Ist die Windows Anmeldung (Winlogon) im mySORBA Server definiert, kann der SORBA-Benutzername angepasst werden.

   Neuerung "mySORBA Benutzer austauschen - SORBA-Benutzernamen anpassbar" ab Version 19.2
5. Danach muss ein neues mySORBA-Passwort vergeben werden.
   
   
6. Wie beim "Neuen Benutzer erstellen", muss die E-Mail-Bestätigungs-Abfolge ausgeführt werden.
   
   
7. Dann kann der neue Benutzer verwendet werden.
8. Wird der mySORBA-Benutzer noch in anderen Domänen verwendet, muss man in der Benutzerverwaltung von allen Domänen diesen Benutzer aktualisieren.
   Dies geht dann "halbautomatisch", indem man die Benutzerverwaltung in jeder Domäne öffnet, den Cursor auf den entsprechenden mySORBA-Benutzer setzt und auf "Datei / mySORBA-Benutzer editieren" klickt. Der Benutzer wird dann automatisch aktualisiert.

 

Wie kann man einen mySORBA-Benutzer im SORBA sperren?

Der entsprechende Sorba-Benutzer, welcher mit dem mySORBA-Benutzer verbunden ist, muss in der mySORBA-Workspace-Benutzerdatenbank auf gesperrt gesetzt werden.
Dann kann man sich mit dem Sorba-Login nicht mehr anmelden.
Eine "direkte" Funktion dafür gibt es im Moment nicht (der Haken für Inaktiv im SINFO hat keinen Einfluss darauf).

 

Wie kann man einem mySORBA-Benutzer (SORBA-Benutzer) eine CRB / Daten-Lizenz zuweisen?

1. Benutzerverwaltung in der entsprechenden Domäne öffnen.
2. Fenster/Lizenzen öffnen.
3. In der Lizenzen zuweisen Matrix, kann entweder auf die Gruppe oder einzeln auf den mit einem mySORBA-Benutzer verknüpften SORBA-User-Namen Lizenzen zuweisen.
4. Nach dem Zuweisen ist ein Neustarten vom entsprechenden Arbeitsplatz notwendig, damit die Lizenz aktiv wird.
   WICHTIG
   Sobald man in dieser Matrix etwas zuweist, ist die herkömmliche Datenlizenz nicht mehr aktiv!
   
   Genaueres zu diesem Fenster wird in der Neuerung "Lizenzen zuweisen" beschrieben.

 

Mein SORBA / mySORBA Benutzer wird rot angezeigt

Bei gestartetem mySORBA Workspace steht oben rechts der angemeldete Benutzer.

Grün bedeutet, dass man mit einem Login angemeldet ist, welches mit einem mySORBA-Benutzer verknüpft und aktiviert ist.

Rot bedeutet, dass entweder ein nicht registrierter Benutzer angemeldet ist oder, dass etwas mit der Verknüpfung SORBA - mySORBA nicht funktioniert hat.