Via ‚Neue Rechnung‘ kann einen neue Rechnung erstellt werden:
Danach öffnet sich die Rechnungsmaske:
Im Rechnungskopf kann die Rechnungsadresse, die Lieferadresse, das Projekt, evtl. die Kundenbaustelle sowie weitere Informationen (Rechnungsdatum, Zahlungsinformationen, etc.) angegeben werden.
Wird ein Projekt gewählt, wird automatisch die auf dem Projekt definierte Rechnungsadresse als Rechnungsadresse in die Offerte/Rechnung übernommen. Zudem erscheint die Abfrage für die Übernahme von weiteren Werten der Adresse (bspw. Preisliste, Rabattgruppensatz usw.):
Wird die Abfrage mit "Ja" bestätigt, werden die Werte der Adresse in die Offerte/Rechnung übernommen:
Ebenfalls ist es hier möglich, eine Zone anzugeben.
Unterhalb davon befinden sich die Detailpositionen:
Die Artikel können entweder vom Lagerstamm übernommen werden oder aber es lassen sich auch eigene Artikel erfassen, wenn der Artikel zwar für die Offerte/Rechnung benötigt wird, jedoch nicht im Lagerstamm geführt werden will. Eigene Artikel können auch ab Lieferantendatenbanken erstellt werden. Mehr dazu im Kapitel: Eigener Artikel ab Lieferantendatenbank
Im Rahmen dieser Neuerung wurde die Handhabung mit dem Status "Rechnung gedruckt" angepasst. Neu wird dieser Status nur noch gesetzt, wenn folgende Aktionen durchgeführt werden:
- Drucken aus den Druckeinstellungen
- PDF aus den Druckeinstellungen erstellen
- Activity Eintrag aus den Druckeinstellungen erstellen
- Drucken oder Sofort drucken aus der Bildschirmvorschau
- Activity Eintrag aus der Bildschirmvorschau erstellen
Dies gilt für Einzelrechnungen sowie für mehrere Rechnungen, welche miteinander gedruckt werden.
Neuerung "Anpassung Status "Rechnung gedruckt"" ab Version 22.1Besitzt ein in die Offerte bzw. Rechnung übernommener Lagerstammartikel Zubehör, wird das entsprechende Zubehör vorgeschlagen, damit es ebenfalls direkt in die Offerte bzw. Rechnung übernommen werden kann. Die Auswahl des Zubehörs wird geöffnet, sobald auf dem entsprechenden Lagerstammartikel die Menge von 0 auf eine Menge grösser 0 geändert wird. Wird die Menge anschliessend nochmals angepasst, öffnet sich das Auswahlfenster nicht mehr (auch nicht wenn die Menge zurück auf 0 gesetzt wird). Erst wenn die Menge wieder von 0 auf grösser 0 geändert wird, erscheint wieder die Auswahl des Zubehörs für den entsprechenden Lagerstammartikel:
Um ein Zubehör zu übernehmen, muss der Haken gesetzt werden (Multiselektion möglich).
Wird das Auswahlfenster mit OK geschlossen, wird das selektierte Zubehör in die Offerte bzw. Rechnung übernommen. Der Preis für das übernommene Zubehör wird mit derselben Logik ermittelt, wie wenn die Artikel ab dem Lagerstamm direkt der Offerte bzw. der Rechnung hinzugefügt wurden.
Neuerung "Zubehör in Offerte und Rechnung vorschlagen" ab Version 23.1
Die Bezugspersonen der gewählten Rechnungs- und Lieferadresse können über ein Dropdown-Feld ausgewählt werden. Standardmässig wird die als Hauptkontakt definierte Bezugsperson automatisch angezeigt. Eine freie Eingabe der Bezugsperson ist ebenfalls möglich. Diese wird jedoch nicht auf die Adresse zurückgeschrieben sondern steht lediglich für die entsprechende Offerte/Rechnung zur Verfügung:
Kundenbaustelle wählen
In der Offerte und Rechnung existiert der Menüpunkt "Kundenbaustelle wählen", mit welcher eine Kundenbaustelle ausgewählt werden kann:
Die auf der Kundenbaustelle definierten Kopfinformationen wie Adressen und Konditionen werden dadurch auf die Offerte/Rechnung übernommen.
Beispiel:
Es wurde folgende Offerte mit einer Kundenbaustelle erfasst.
In einer neuen, leeren Rechnung wird nun die Kundenbaustelle ausgewählt:
Wird im M&A mit der Einstellung "Offerte/Rechnung erweiterte Stati verwenden" gearbeitet, werden nur Kundenbaustellen zur Auswahl gebracht, welche den Status "Auftrag" besitzen:
Ausgewählte Kundenbaustelle bestätigen und auf Rechnung übernehmen:
Die auf der Kundenbaustelle definierten Kopfinformationen wie Adressen und Konditionen werden auf die Rechnung übernommen. Das Rechnungs- und FIBU-Datum entspricht dabei dem Datum der Rechnungserstellung und wird nicht von der Kundenbaustelle übernommen:
Wird eine Kundenbaustelle gewählt, werden allfällig bereits zuvor auf der Offerte/Rechnung gesetzte Informationen entfernt und von der Kundenbaustelle bezogen.
Eine Abfrage, ob die Konditionen der gewählten Adresse übernommen werden sollen, bleibt aus. Es werden eins zu eins die auf der Kundenbaustelle definierten Informationen gezogen, auch wenn bspw. die dort definierten Konditionen nicht mit der Adresse übereinstimmen. Man will in diesem Moment bewusst die auf der Kundenbaustelle definierten Werte übernehmen.
Neuerung "Kundenbaustelle bei Offerte/Rechnung verwenden" ab Version 23.2
Vorheriger Artikel: 8. Offerte /Rechnung
Nächster Artikel: 8.1.1. Konditionen