Unter ‚Extras -> Archiv‘ gibt es die Möglichkeit, alte und nicht mehr benötigte Datensätze in ein Archiv zu verschieben. Durch die Archivierung alter Daten entsteht bei einer grossen Datenmenge eine Performanceverbesserung und die Übersichtlichkeit wird erhöht:
Folgende (Lauf)-Daten werden bei der Archivierung berücksichtigt:
- Anfragen & Bestellungen
- Lagereingänge
- Rüstscheine
- Lieferscheine
- Journalerfassung
- Lagerkorrekturen & Inventuren
- Mietstillstände & Mietkorrekturen
- Offerten & Rechnungen
Im Rahmen dieser Neuerung wurde die Archivfunktion im MaterialQuick um die Anlagebuchhaltung erweitert. Neu werden auch die Abschreibungsläufe inkl. des Journals archiviert. Dabei gibt es einige Besonderheiten zu beachten.
- Der letzte FIBU verbuchte Abschreibungslauf kann nicht archiviert werden. Dieser wird für die weitere Berechnung der Anlagebuchhaltung benötigt.
- Es können nur ganze Läufe archiviert werden.
- Innerhalb der Archivierungsfunktion ist für die Anlagebuchhaltung nur das "bis Datum" relevant.
- Bei der Archivierung werden alle vorherigen Läufe ebenfalls archiviert. Dabei ist das "bis Datum" entscheidend.
- Es können einzelne Abschreibungsläufe wiederhergestellt werden.
Nun folgt ein Beispiel der Archivierung sowie ein Beispiel der Wiederherstellung.
Beispiel Archivierung:
Möchte man nun einige Abschreibungsläufe archivieren verhält sich dies wiefolgt: In folgendem Beispiel wird die Eingabe auf das Q1 und Q2 des Jahres 2020 beschränkt.
Das Datum von 01.01.2020 und bis Datum 30.06.2020 eintragen. Nun werden alle Abschreibungsläufe, welche vorher erstellt wurden ebenfalls archiviert, da nur das "bis Datum" für die Anlagebuchhaltung entscheidend ist. Das "von Datum" ist für das restliche M&A entscheidend.
Nach der Archivierung sind nur noch die Abschreibungsläufe nach Q2 2020 vorhanden.
Beispiel Abschreibungslauf wiederherstellen:
Benötigt man eine Information von einem bereits archivierten Abschreibungslauf kann nur dieser wiederhergestellt werden. Dabei ist es nicht notwendig alle archivierten Abschreibungsläufe nochmals herzustellen. Es werden nur die Abschreibungsläufe wiederhergestellt, welche sich innerhalb des eingegebenen Datums befinden. Beziehend auf das Beispiel der Archivierung (siehe oben) werden bei der Eingabe von Datum 30.04.2019 bis Datum 01.05.2020 nur die Abschreibungsläufe H22019 und Q12020 wiederhergestellt. Der Abschreibungsläufe H12019 und Q22020 werden nicht wiederhergestellt, da sich das Start- und Enddatum nicht vollumfänglich im eingegebenen Bereich befinden.
Nach der Wiederherstellung sind die Abschreibungsläufe H22019 und Q12020 wieder vorhanden.
Achtung!
Die Archivfunktion und die dazugehörige Datumseingabe gilt für sämtliche M&A Daten und nicht nur für die Anlagebuchhaltung.
Durch die Vermietungen der Geräte vom Lager auf die Baustelle, entstehen einige Lieferscheine, welche einzeln wieder zurück ins Lager gebucht werden. Um die einzelnen Rückbuchungen ins Lager zusammenzufassen, wurde dies bei der Funktion " Daten archivieren" angepasst. Dies hat keinen Einfluss auf die Lagermenge, sondern gilt zur Bereinigung der einzelnen Rückbuchungen ins Lager. Zusätzlich können Lieferscheine nur noch nach einem Jahr und älter archiviert werden. Somit können voreilige Archivierungen abgefangen werden.
Werden nun die Lieferscheine archiviert, welche älter als 1 Jahr sind, wird vom Programm nun automatisch ein neuer Lieferschein pro Lager generiert. Diese Lieferscheine erkennt man sofort, da diese den Eintrag "Archivierung: Zusammenfassung der Mieten" in den Notizen erhalten.
Die Miete läuft nun vom Lager mit der entsprechenden Menge weiter. Das Startdatum wird auf der Grundlage der längsten und Letzten Rückbuchung, welche ins Lager erfolgte, ermittelt.
Beispiel
Miete 1 auf der Baustelle XY wird am 08.03.2018 zurückgebucht.
Miete 2 auf der Baustelle XX wird am 15.03.2018 zurückgebucht.
Nun werden die Lieferscheine archiviert. Dadurch wird ein neuer Lieferschein generiert, welcher ab dem 16.03.2018 mit der entsprechenden Menge auf dem Lager läuft.
Neuerung "Beim Archivieren im M&A die Miet - Artikel auf dem Lager zusammenfassen" ab Version 19.2Im Rahme dieser Neuerung werden die Lieferscheine ausgeblendet, welche automatisch bei der Archivierung von Mieten generiert werden. Diese sind nach der Archivierung im Journal "Lieferscheine" nicht mehr sichtbar.
Neuerung "Archivierte zusammengefasste Lieferscheine in Journal ausblenden" ab Version 23.2Vorheriger Artikel: 10.1. Eingabemaske
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