2.6. Extras - Unterhalt - Modulanleitung

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Unterhalt - Modulanleitung - 2. Liegenschaften / 2.5. Stammdaten / 2.6. Extras

Der Hauptteil von diesem Menüregister ist wie man es von den anderen Modulen kennt.
Wir gehen also hier nur spezifisch auf Menüpunkte ein.

Daten aktualisieren

Der Server aktualisiert nur nach einem vordefinierten Intervall die Journale.
Mit diesem Menüpunkt können Sie das Journal aktualisieren.

Karte öffnen

Mit dieser Funktion geht Google Maps auf der Adresse auf, wo der Cursor drauf steht.
Sprich, ist der Cursor auf der Liegenschaft gesetzt, geht die Adresse der Liegenschaft auf, ist der Cursor auf dem Projekt, geht die Adresse vom Projekt auf.

Liegenschaft-Filter setzen (Ctrl. + F)

Setzen Sie den Cursor auf die Liegenschaft nach der Sie im Unterhalt Filtern möchten.
In allen Register wird anschliessend der Filter gesetzt. Wird im Register nichts gefunden, werden alle Datensätze angezeigt resp. kein Filter gesetzt.

Projekt suchen

Hier können Sie nach einem Projekt suchen. Wird es gefunden, geht die Projektmaske auf dem gesuchten Projekt auf.

Einstellungen

Die Einstellungen Werden direkt beim Schliessen vom Fenster übernommen.

Akt. Lieg.-Nr. - Aktuelle Liegenschaftsnummer, wird automatisch heraufgezählt

Akt. Rapp.-Nr. - Aktuelle Rapportnummer, wird automatisch heraufgezählt

Friedhof aktiv. – Friedhoflösung wird hiermit für den Unterhalt aktiviert.

Neu. Lagers. v. - Neuen Lagerstamm verwenden (Haken gesetzt), ansonsten wird der alte Lagerstamm geladen.

Vorbemerkungen - Standardvorbemerkungstext welcher auf der Rechnung erscheinen soll

A.-Blatt Anz.-A - Anzahl Zeilen im Auftragsblatt darstellen (Aufgaben)

Tg. Aufg. vorl. - Betrifft die Projektdialogmaske, Aufgaben/Verrechnungen nächste XY Tage.

Kein KFM Export - Material / Inventar / Personal beim Verbuchen vom Rapport in die Journale exportieren.

Alle Aufg. Anz. – Aufgaben von jedem Status werden im Aufgabenjournal angezeigt. Erledigte und nicht ausgeführte Aufgaben sind blau, fällige Aufgaben rot und die anderen schwarz gekennzeichnet.

Verg. Aufg. Gen - Wird der Haken gesetzt, werden Aufgaben auch von vergangenen Daten generiert.
Beispiel: Arbeit ist definiert vom 01.03. - 30.09.
Sie erstellen ein Projekt am 01.05., dann ist der Zeitraum vom 01.03. - 30.04. eigentlich schon verstrichen und es werden keine Aufgaben generiert.
Mit aktivierter Einstellung werden die Aufgaben auch für den vergangenen Zeitraum generiert.

Gen.-typ Aufg. – Festlegen ob es beim Generieren der Aufgaben fix eine Aufgabe auf das Startdatum und Enddatum legen soll. Oder ob es wichtiger ist, dass die Aufgabe am Startdatum beginnen soll und das Intervall bis zum Ende eingehalten werden muss.
Start und Ende (Standard)

Mit dieser Option wird fix eine Aufgabe am Startdatum und Enddatum generiert.
Bei dieser Variante ist es möglich, dass zwischen dem letzten und zweitletzten Termin das Intervall nicht eingehalten werden kann.

Start

Mit dieser Option wird fix eine Aufgabe am Startdatum und ab da gemäss Intervall die folgenden Aufgaben generiert.
Z. B. wenn das Intervall alle 16 Tage ist, wird nach dem 16.08. (wenn die Arbeit von 01.01. – 31.08. definiert ist) keine Aufgabe mehr generiert (anders als bei Option „Start und Ende).

Verg. Verr. Gen - Gleiche Funktionalität wie bei den Aufgaben, betrifft einfach die Verrechnungen.

Auto. Rechnung - Nach dem Rapport verbuchen wird der Eintrag unter den Verrechnungen gleich verbucht und die Rechnung direkt erstellt. Hiermit wird vereinfacht im Dispo gearbeitet. Bestimmte Generierungstypen sind so nicht mehr möglich.

Kein Kreditor – Haken für Rahmen in den Journalen wird nicht gesetzt beim Kontrollieren vom LS.
LS-Kontr. Aktiv – Mit dieser Einstellung werden die Lieferscheine in den Rapporten aktiviert. Ohne diese Einstellung kann man keine Lieferscheine zu Artikel erfassen.
Zudem aktiviert diese Einstellung ebenfalls die Temporärkontrolle.

Vorlage Gruppe - Diese Gruppe wird beim Neueröffnen von Liegenschaften vorgeschlagen

 

Neuerung "Projektnummer mit Auftragsnummer gleichsetzen" ab Version 19.2

Prj-Nr Bezug - Option "Standard": Projekt-Nr. wird wie im ProjektQuick gemäss Einstellungen erstellt. Option "Gleich wie Auftr.-Nr. (alt)": Projekt-Nr. wird wie Auftragsnummer erstellt, so erkennt man Projekte vom Unterhalt zusätzlich zur Auftragsnummer auch an der Projektnummer.

Neuerung "Projektnummer mit Auftragsnummer gleichsetzen" ab Version 19.2
Neuerung "Trennzeichen für Rechnungstexte" ab Version 20.2

Rechnungstexte Trennzeich. - Zu verwendendes Trennzeichen zwischen den Rechnungstexten, wenn Regiearbeiten bei der Rapportverbuchung zu einer Verrechnungsposition zusammengefasst werden. Es können bis zu drei Zeichen definiert werden.

Neuerung "Trennzeichen für Rechnungstexte" ab Version 20.2
Neuerung "Lieferschein-Kontrolle nach Lieferanten Filtern und Leere nicht anzeigen" ab Version 20.1

Einstellung-Dialog

Die einzelnen Einstellungen im Unterhalt werden nun gruppiert dargestellt, sowie auch die Texte optimiert wurden (was bewirkt die Einstellung):

mceclip1.png

Neuerung "Lieferschein-Kontrolle nach Lieferanten Filtern und Leere nicht anzeigen" ab Version 20.1

 

Neuerung "Leere Ordner löschen" ab Version 21.2

mceclip0.png

Leere Ordner löschen - Wird ein Rapport geöffnet, erstellt das Programm automatisch einen Ordner für das Datum des Rapports. Dieser Ordner bleibt standardmässig bestehen, auch wenn keine Dokumente darin enthalten sind. Mit dieser Einstellung, wenn aktiviert, werden solche leeren Rapport-Ordner automatisch wieder gelöscht, wenn der Rapport geschlossen wird. Das allerdings nur, wenn in dem Ordner keine Dokumente enthalten sind.

Neuerung "Leere Ordner löschen" ab Version 21.2

 

Neuerung "Unterhalt: Einstellung Haken Rech-Activity aus dem Adressquick von der Rechnungs- oder Referenzadresse übernehmen" ab Version 23.1

Im Rahmen dieser Neuerung ist es möglich zu entschieden von welcher Adresse der Haken Rech-Activity aus dem AdressQuick übernommen werden soll. Dadurch ist es neu möglich den Haken von der Referenzadresse zu übernehmen. 

Dazu kann im Register "Liegenschaften" unter Extras/Einstellung/Activity Adresstyp via Auswahl entschieden werden, ob der Haken von der Rechnungs- oder Referenzadresse berücksichtigt werden soll. 

Dies gilt für Rechnungen, welche manuell oder über die Verrechnung erstellt werden. 

Neuerung "Unterhalt: Einstellung Haken Rech-Activity aus dem Adressquick von der Rechnungs- oder Referenzadresse übernehmen" ab Version 23.1

 

Neuerung "Einstellung Adresstyp im Dispo soll auch die Referenzadresse an das Activity übergeben" ab Version 23.2

Die Einstellung "Activity Adresstyp" wurde erweitert. Neu wird auch die entsprechende Adresse an das Activity übergeben. 

Neuerung "Einstellung Adresstyp im Dispo soll auch die Referenzadresse an das Activity übergeben" ab Version 23.2

Fenster/Erweiterte Einstellungen

In den Erweiterten Einstellungen definiert man das Format Set, welches gewählt werden soll, wenn man im Dispo App (iPad) auf Rapport drucken oder Regierapport drucken geht.

Format Rapport – Standard (Std.) ist das Format Rapport (Std). Eigene Formate sind immer ersichtlich.

Format Regierapport – Standard (Std.) ist Regierapport (Arbeit nacheinander) (Std.). Wenn man eines der anderen beiden Standardformate hier zur Auswahl haben möchte, müssen diese als eigenes Format abgelegt werden. Eigene Formate sind immer ersichtlich.

  • Fürs iPad kann nur ein Format gewählt werden.

Die Formate sind dieselben wie im Register „Rapporte“ für Rapport drucken oder Regierapport drucken.

Fenster/Lohnarten

Hier geht dieselbe Tabelle auf, die man im Tagesrapport in den Einstellungen anwählen kann.
Das Verhalten ist gleich wie im Tagesrapport, deshalb wird hier in dieser Anleitung nicht genauer darauf eingegangen.

Angezeigt werden die Lohnarten unter Zul./Abs. im Dispo App, welche den Haken bei „In Tgrap.zeigen“ gesetzt haben.

Neuerung "Lageradressen" ab Version 24.1

Fenster/Lageradressen

Hier können Lieferanten aus dem Adressstamm als Lageradressen definiert werden:

Ist nun die grundlegende Einstellung bezüglich Verbuchung “ohne Material” und/oder “ohne Fremdleistung” gesetzt, soll das Material und die Fremdleistung im Unterhaltsrapport dennoch in die kaufmännischen Journale verbucht werden, sofern das Material / die Fremdleistung im Lieferschein einen entsprechend als Lageradresse definierten Lieferanten gesetzt hat.

Hier ein Beispiel:

Die grundlegende Einstellung "ohne Material" ist gesetzt. Somit soll grundsätzlich kein Material aus Unterhaltsrapporten ins kaufmännische Journal verbucht werden. Zudem sind die folgenden Lieferanten als Lageradressen definiert:

Im Unterhaltsrapport sind vier Materialien rapportiert. Die gelb markierten Materialien haben im Lieferschein eine Lageradresse als Lieferant hinterlegt. Das grün markierte Material besitzt einen Lieferanten, welcher nicht als Lageradresse definiert ist und das rot markierte Material hat keinen Lieferanten, sprich keinen Lieferschein hinterlegt:

Nach der Verbuchung des Unterhaltsrapports wurden nun die gelb markierten Materialien trotz der grundlegenden Einstellung, dass kein Material ins kaufmännische Journal exportiert werden soll, aufgrund der Lageradressen dennoch dort hin verbucht, während die anderen beiden Materialien nicht exportiert wurden:

Neuerung "Lageradressen" ab Version 24.1

Berechtigungen

Hiermit kann man bestimmten Benutzer/Benutzergruppen Rechte auf die verschiedenen Journale geben. Zudem kann man festlegen, dass der Benutzer nur seine eigenen Aufgaben und / oder Rapporte sehen darf.

Es öffnet sich die Maske mit den Usern/Usergruppen. Wird ein Recht auf der Usergruppe angepasst, wird dieses auch auf die User übertragen (wie wir es aus der Benutzerverwaltung kennen):

Es steht eine Editiermaske zur Verfügung:

Die Rechte sind wie folgt aufgeteilt:

Liegenschaften - Gibt an, ob der User das Register "Liegenschaften" sehen kann.
Aufgaben - Gibt an, ob der User das Register "Aufgaben" sehen kann.
Rapporte - Gibt an, ob der User das Register "Rapporte" sehen kann.
Verrechnungen - Gibt an, ob der User das Register "Verrechnungen" sehen kann.
Rechnungen - Gibt an, ob der User das Register "Rechnungen" sehen kann.

Eigene Aufgaben - Der User sieht nur seine eigenen Aufgaben bzw. diejenigen, bei welchen er in der zugewiesenen Gruppe enthalten ist. Bezogen auf Aufgabenjournal, Tourenplanung, Detailplanung und Rapporte ab Aufgaben.
Eigene Rapporte - Der User sieht nur seine eigenen Rapporte bzw. diejenigen, bei welchen er in der zugewiesenen Gruppe enthalten ist. Bezogen auf Rapportjournal.

Neuerung "Berechtigungen: App Zukunft ausblenden" ab Version 23.1

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App Zukunft aus - Ist diese Einstellung aktiv, sieht der entsprechende User bzw. die Usergruppe auf dem Tablet keine in der Zukunft liegende Termine mehr. Es werden nur noch fällige und vergangene Termine angezeigt. Konkret wird in der App der Filter "Woche" und der "Kalender" entfernt. Zudem kann beim Datumsfilter nur noch das aktuelle oder ein in der Vergangenheit liegendes Datum gewählt werden:

Neuerung "Berechtigungen: App Zukunft ausblenden" ab Version 23.1

In welcher Gruppe sich ein User befindet, kann über den Menüpunkt Stammdaten/Gruppen bearbeiten definiert werden:

(Der Suchname muss in der Sorba-Benutzerverwaltung mit dem User verknüpft sein.)

Neuerung "Liegenschaften archivieren" ab Version 22.1

Liegenschaften (Archiv)

Liegenschaften können mit dem Haken "Archiv" versehen werden.
Der Eintrag der Liegenschaften wird dann automatisch (oder mit Daten aktualisieren) aus dem Journal der Liegenschaften entfernt.
Die Liegenschaft lässt sich dann auch nicht mehr über die verschiedenen Funktionen im Unterhalt anwählen.

  • Eventuell ist ein Neustart vom Programm notwendig, damit der Eintrag aus allen Listen verschwindet.
  • Setzen Sie die Projekte zur Liegenschaft auf Abschluss oder archivieren Sie diese, damit an anderen Orten nicht trotzdem noch mit Projekten dieser Liegenschaft gearbeitet werden kann.

Die archivierten Liegenschaften können mit "Extras / Liegenschaften (Archiv)" angeschaut oder auch wieder zurückgeholt werden:

mceclip0.png

Liegenschaft aus dem Archiv holen

  1. Liegenschaften -> Extras / Liegenschaften (Archiv).
  2. Haken bei "Archiv" entfernen.
  3. Schliessen.

 

Neuerung "Liegenschaften archivieren" ab Version 22.1

Dispo Daten archivieren/wiederherstellen

Hier werden alle erledigten Journaldaten archiviert.
Projekte/Liegenschaften werden so nie archiviert.

Aufgaben: Einträge mit Status Erledigt oder nicht ausgeführt
Rapporte: Verbucht
Verrechnungen: Verbucht

Rechnungen: Verbucht

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