Vorwort Kalender
Aufgaben über den Kalender planen.
- Im Dropdown-Fenster werden alle im Unterhalt erfassten Gruppen aufgeführt. Hier wird angegeben, welche Gruppen im Kalender (Punkt 2) angezeigt werden sollen.
- Kalenderansicht mit geplanten Terminen der verwendeten Gruppen. Die Termine lassen sich per „Drag ‘n’ Drop“ innerhalb des Kalenders verschieben (auch gruppenübergreifend).
- Anzeige der Termine. Ein Termin ist ein Projekt mit offenen Aufgaben. Die Termine lassen sich per „Drag ‘n’ Drop“ in den Kalender ziehen. Der Termin beinhaltet jeweils alle unter Tabelle B selektierten Aufgaben.
- Anzeige der Aufgaben zu Termin. Je nachdem, welcher Termin in Tabelle A markiert wird, werden in Tabelle B die dazugehörigen Aufgaben angezeigt. Die unterschiedlichen Filter haben Einfluss auf die Datensätze, welche in Tabelle B angezeigt werden und dementsprechend auch auf die Projekte in Tabelle A.
- Filter „Fällige“: Zeigt in Tabelle A Projekte mit fälligen Aufgaben. Die fälligen Aufgaben des in Tabelle A markierten Projekts werden in Tabelle B angezeigt.
- Filter „Woche“: Zeigt in Tabelle A Projekte mit Aufgaben, welche in dieser Woche fällig sind. Die fälligen Aufgaben des in Tabelle A markierten Projekts werden in Tabelle B angezeigt.
- Bei „Datum“ kann ein konkretes Datum gefiltert werden. In der Tabelle A werden so nur Projekte angezeigt, welche unter Tabelle B zum Stichtag fällige Aufgaben ausweisen.
- Mit „Filter offene Termine“ kann ein Aufgaben-Filter erstellt werden (z.B. nur Aufgabe „251 Rasen mähen Grossflächen“ berücksichtigen). In Tabelle A werden dann nur Projekte angezeigt, welche offene Aufgaben „251 Rasen mähen Grossflächen“ besitzen. Die fälligen Aufgaben „251 Rasen mähen Grossflächen“ des in Tabelle A markierten Projekts werden in Tabelle B angezeigt.
- „Filter aufheben“
- Mit dem Menüpunkt „Aufgabe nicht ausführen“ kann eine in Tabelle B markierte Aufgabe auf Status „Nicht ausgeführt“ gesetzt werden.
Im Bereich der "Termine" können für die Rechnungs- und Kontaktadressen die jeweiligen Telefonnummern (Geschäft, Privat, Mobil) und E-Mailadressen als zusätzliche Felder eingeblendet werden:
11. Mit dem Menüpunkt „Aufgabe erledigt setzen“ kann eine in Tabelle B markierte Aufgabe auf Status „Erledigt“ gesetzt werden. Diese Funktion steht ebenfalls direkt im Termin zur Verfügung, um eine im Termin enthaltene Aufgabe auf erledigt zu setzen:
Personal des selektierten Termins
Im Bereich "Personal des selektierten Termins" werden die Mitarbeiter des im Kalender selektierten Unterhalttermins angezeigt:
In diesem Bereich kann über die Einfügezeile zusätzliches Personal dem Termin hinzugefügt werden:
Eine weitere Möglichkeit, dem selektierten Termin zusätzliches Personal hinzuzufügen, ist die benötigten Mitarbeiter im Bereich "Personal" zu markieren (Multiselektion mittels Ctrl / Shift möglich) und via Drag&Drop in den Bereich "Personal des selektierten Termins" zu ziehen:
Mit "Delete" kann der markierte Mitarbeiter aus dem Termin entfernt werden.
Neuerung "Kalender: Bereich "Personal des selektiertenTermins"" ab Version 22.1Im Bereich "Personal des selektierten Termins" werden die Mitarbeiter in der Auswahlliste grün gefärbt, wenn diese bereits verplant sind. Berücksichtigt werden dabei:
- Termine aus dem Unterhalt
- Termine aus der Ressourcenplanung
- Stunden aus der Stundenkarte
Die folgenden Filter werden bei einem Neustart des Kalenders wieder geladen:
Ist ein Mitarbeiter in der Ressourcenplanung V2 bereits auf einem Projekt geplant, wird dies im Unterhaltskalender entsprechend ausgewiesen. Zum einen wird in der Kalenderansicht der Gruppen der betroffene Tag blau eingefärbt und weist im Tooltip den bereits verplanten Mitarbeiter aus...
... zum anderen ist in der Detailansicht für den Mitarbeiter der Termin aus der Ressourcenplanung V2 eingetragen:
Im Unterhaltskalender werden im Bereich "Personal" alle Mitarbeiter aufgelistet, welche für das selektierte Datum bereits einen Termin oder eine Absenz in der Ressourcenplanung oder in der Stundenkarte eingetragen haben. Zudem wird auch der Unterhaltskalender selbst geprüft:
Im obigen Beispiel ist Mitarbeiter "Bubenhofer Fredi" im Unterhaltskalender für den Termin "Geschäftshaus MAZUVO Unterhalt" eingeplant und wird deshalb im Bereich "Personal" ausgewiesen.
Neuerung "Pane "Personal" im Kalender soll auch Termine im Unterhalt berücksichtigen" ab Version 19.1
Neuer Termin erstellen
- Im Unterhalt vorhandenes Projekt wählen
- Datum, an welchem der Termin stattfindet
- Terminbeginn (Zeitangabe)
- Terminende (Zeitangabe)
- Angabe Termin mit Anmeldung
- Angabe fixierter Termin
- Ausführende Gruppe
- Angabe der Tour
- Anzeige der Aufgaben zu Termin
- Das auf der auszuführenden Gruppe hinterlegte Personal wird nach hinzufügen einer Aufgabe automatisch eingesetzt
Die geplanten Stunden der Aufgaben können direkt im Unterhaltskalender im Termin editiert werden:
Das auch im Fenster "Aufgabe bearbeiten":
Termine/Absenzen der Mitarbeiter werden neu im Unterhaltskalender angezeigt. Die Absenzen werden jeweils vom Tag angezeigt bei dem der Cursor steht.
Voraussetzung
Die Absenz muss in der Stundenkarte erfasst sein, damit die Absenz im Unterhaltskalender angezeigt wird.
Im Unterhaltskalender einfach mit dem Cursor auf den gewählten Tag stehen.
Unter Extras kann man den Bereich Personal einblenden.
Das Personal wird in Form eines Navigators dargestellt. Dort sind alle Absenzen des gewählten Tages ersichtlich.
Termin löschen
Um einen Termin zu löschen, muss das Element im Kalender einfach markiert und mit „Delete“ gelöscht werden.
Der / Die Eintrag / Einträge im Aufgaben-Journal werden entsprechend den Informationen zurückgesetzt.
Die Gruppenzuteilung erfolgt nach diesem Muster:
- Aufgabe stammt vom Projekt (Projektarbeit) -> Gruppe wird ab der Projektarbeit geladen.
- Aufgabe wurde im Aufgaben-Journal speziell erstellt -> Gruppe wird entfernt.
Aufgaben hinzufügen
Auswahl der Arbeiten aus dem Arbeitsstamm, welche als geplante Aufgaben in den Termin übernommen werden.
Mit „Aufgabe bearbeiten“ wird die markierte Aufgabe in folgendem Fenster geöffnet:
Hier sind die wichtigsten Felder der Aufgabe ersichtlich und können bis auf die Aufgaben-Nr. und den Aufgabentext bearbeitet werden.
Aufgabe ab Projekt
Mit der Funktion "Aufgabe ab Projekt" können dem Termin bereits existierende zum Projekt gehörende Aufgaben hinzugefügt werden:
In der Auswahlliste werden alle zum Projekt gehörenden offenen Aufgaben aufgelistet. Die gewünschten Aufgaben können selektiert werden (Mehrfachauswahl möglich):
Wird das Auswahlfenster mit "OK" bestätigt, werden die ausgewählten Aufgaben inkl. der Kostenelemente in den Termin übernommen:
Die dem Termin hinzugefügten Aufgaben erhalten den Status "Geplant" gesetzt und sind somit im Kalender nicht mehr in den Bereichen "Aufgaben" und "Offene Aufgaben zu Projekt" ersichtlich.
Neuerung "Termin: Offene Aufgabe ab Projekt hinzufügen" ab Version 24.1
Mit „Personal löschen“ wird der markierte Mitarbeiter aus dem Termin gelöscht.
Über die dafür vorgesehene Zeile kann dem Termin Personal hinzugefügt werden.
Neben Inventar werden im Kalender in den geöffneten Terminen auch Material und Fremdleistung im Bereich "Kostenelemente" dargestellt:
Die zum Termin gehörenden Kostenelemente können in den Termindetails eingesehen werden. Zudem ist es auch möglich dem Termin zusätzliche Kostenelemente hinzuzufügen bzw. aus dem Termin zu löschen.
Neuerung "Material und Fremdeistung im Termin darstellen " ab Version 19.1
Wie das Personal sind auch die Kostenelemente Inventar, Material und Fremdleistung im Tooltip der Unterhaltstermine ersichtlich:
Mit „Aufgabe nicht ausführen“ wird die markierte Aufgabe auf Status „Nicht ausgeführt“ gesetzt.
Teilen
Damit „Teilen“ aktiv wird, muss in der Kalenderansicht ein bereits geplanter Termin markiert werden. Ansonsten ist „Teilen“ nicht anwählbar.
Mit der oben ersichtlichen Linie wird der Schnittpunkt gesetzt. An dieser Stelle wird der Termin in zwei Teile geschnitten. So entstehen aus einem Termin zwei Termine.
Ist in den Kalender-Einstellungen "Konflikte anzeigen" aktiviert, erscheint in dem Moment, in welchem der Konflikt generiert wird, ein Hinweis.
Dieser Hinweis ist rein informativ und weist den betroffenen Mitarbeiter aus, sowie die Projekte, auf welche dieser mehrfach geplant wurde. Ebenfalls erscheint ein Konflikt-Hinweis, wenn der Mitarbeiter in der Ressourcenplanung für den Tag eine Absenz eingetragen hat:
Navigation
- In der Kalenderansicht zurück blättern.
- In der Kalenderansicht vorwärts blättern.
- In der Kalenderansicht auf das aktuelle Datum springen.
- Die Zeitachse in der Kalenderansicht vergrössern (bis zu fünfminütigen Abständen, z.B. 07:00, 07:05, 07:10 usw.).
- Die Zeitachse in der Kalenderansicht verkleinern (bis zu stündlichen Abständen, z.B. 07:00, 08:00, 09:00 usw.).
Ansicht
Bei der „Tagesansicht“ werden immer zwei Tage im Kalender angezeigt.
In Kombination mit der „Tagesansicht“ kann der Menüpunkt „Arbeitszeiten“ aktiviert werden. Wird „Arbeitszeiten“ aktiviert, färbt sich der Menüpunkt orange. Die Zeitachse wird so in der Kalenderansicht fixiert und geht nun von 07:00 bis 19:00 Uhr.
Zusätzlich lassen sich in der „Zeitskala“ die zeitlichen Abstände der Zeitachse einstellen.
Die „Arbeitswoche“ zeigt die jeweilige Woche ohne Samstag und Sonntag.
Hier kann wiederum „Arbeitszeiten“ aktiviert und die „Zeitskala“ eingestellt werden.
Die Ansicht „Woche“ zeigt die ganze Woche mit Samstag und Sonntag.
Die Ansicht „Monat“ zeigt immer 14 Tage im Kalender an.
In Kombination mit der Ansicht „Monat“ kann der Menüpunkt „Wochenende komprimieren“ aktiviert werden. Wird „Wochenende komprimieren“ aktiviert, färbt sich der Menüpunkt orange. Samstage und Sonntage werden nun in den einzelnen Wochen zusammengezogen.
Die „Planungsansicht“ kennt der eine oder andere aus der Ressourcenplanung. Die Zeitachse ist bei dieser Ansicht nicht mehr vertikal, sondern horizontal.
In Kombination mit der „Planungsansicht“ können diverse Einstellungen an der Zeitskala vorgenommen werden.
In der „Zeitskala“ lassen sich die zeitlichen Abstände der Zeitachse einstellen.
In der „Zeitskala Beschriftung“ kann definiert werden, welche zeitlichen Abstände der „Zeitskala“ auf der Zeitachse angezeigt werden sollen.
In der „Zeitskala Spaltenbreite“ kann die Spaltenbreite in Pixel für die Basis-Skala angegeben werden.
Wird „Automatische Zellenhöhe“ aktiviert, färbt sich der Menüpunkt orange. Ist dieser aktiv, passt sich die Zellenhöhe den im Kalender eingetragenen Terminen an, sollte die vorgegebene Zellenhöhe überschritten werden. Andererseits würden nicht alle Termine angezeigt und die Ansicht somit gewechselt werden müssen.
Einstellungen
Anzahl Tage zurück laden - Angabe, wie viel Tage zurück Termine geladen werden sollen.
Anzahl Ressourcen (Bildschirm) - Angabe, wie viele Gruppen auf dem Bildschirm angezeigt werden sollen (ohne scrollen zu müssen).
Animationen - Ist „Animationen“ aktiviert, werden im Kalender Übergangseffekte weicher widergegeben.
Org. Datum setzen, wenn Termin gelöscht wird - Haken gesetzt, wenn ein geplanter Termin gelöscht wird, setzt es das Datum ein wie er Ursprünglich generiert wurde. Ist er zum Beispiel eigentlich am 15.04. generiert worden aber man hat ihn auf den 16.04. geplant im Kalender, würde es beim Löschen wieder den 15.04. setzen. Haken nicht gesetzt, ändert es beim Löschen vom Termin einfach den Status von „Geplant“ auf „Offen“.
Uhrzeit (Start/Ende) im Tooltip anzeigen - In der Monatsansicht wird im Tooltip (mit Cursor über Termin fahren) die Start- und Endzeit vom Termin angezeigt. Kalender schliessen und wieder öffnen um die Einstellung zu übernehmen.
Uhrzeit (Start/Ende) Im Terminbalken anzeigen - In der Monatsansicht beim Termineintrag die Start- und Endzeit anzeigen. Kalender schliessen und wieder öffnen um die Einstellung zu übernehmen.
Neuerung "Uhrzeit (Start / Ende) im Kalender anzeigen" ab Version 21.3
Im Rahmen dieser Neuerung wird das Planen im Unterhaltskalender optimiert.
Ist der Haken bei "Automatische Aktualisierung" gesetzt und ein "Aktualisierungsintervall (in Sek.)" ist definiert, vereinfacht dies das gleichzeitige planen mit mehreren Benutzern. Somit verhindert man das doppelte Erfassen von Terminen.
Neues Design verwenden (2020)
In den Einstellungen des Kalenders kann auf das neue Design (2020) gewechselt werden:
Mit dieser Einstellung kommt der Kalender im sogenannten Flat-Design daher. Zudem können mit dem Verwenden des neuen Designs die Kalenderfarben der Ressourcen (Gruppen / Kostenelemente in der Detailansicht) definiert werden:
Neuerung "Neues Kalender Design" ab Version 20.2
Daten neu laden
Lädt die Aufgaben neu ab dem Aufgabenjournal in den Kalender. Neu generierte Aufgaben können so direkt in den Kalender gezogen werden.
- Generiert eine Bildschirmvorschau
- Druckt direkt auf dem Standarddrucker aus
- Hier lassen sich die Druckeinstellungen vornehmen. Diese werden bei der „Druckvorschau“ und dem „Schnell-Druck“ berücksichtigt.
Gruppierung
Bei „Gruppieren nach Datum“ liegt der Fokus in der Kalenderansicht auf dem Datum.
Bei „Gruppieren nach Gruppe“ liegt der Fokus in der Kalenderansicht auf der Gruppe.
Mit Gruppierung „Keine“ wird die Kalenderansicht nicht in Gruppen gespalten. Die Termine der verwendeten Gruppen werden an den jeweiligen Tagen in die gleiche Spalte geschrieben.
Neues Projekt erstellen
Im Rahmen dieser Neuerung ist es möglich direkt aus dem Kalender des Unterhaltools, ein Projekt zu erstellen. Dazu einfach unter den Aufgaben den Kalender öffnen.
Im Kalender kann ein Projekt mit dem Menüpunkt "Neues Projekt erstellen" generiert werden.
Um ein korrektes Projekt zu erstellen, sind Muss-Felder definiert. Das Projekt kann erst erstellt werden, wenn diese Felder ausgefüllt wurden. Ebenfalls kann unten auch eine Adresse aus dem Stamm gewählt werden.
Nachdem Ausfüllen der Felder kann das Projekt mit "OK" erstellt werden.
Werden nicht alle Muss-Felder ausgefüllt erscheint folgende Meldung: Es wurden nicht alle Muss-Felder ausgefüllt!
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