2.2. Ablauf Modul Visumskontrolle - Visumskontrolle - Modulanleitung

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Visumskontrolle - Modulanleitung - 2. Modul Visumskontrolle / 2.1. Übersicht Modul Visumskontrolle / 2.2. Ablauf Modul Visumskontrolle

  1. Sobald der rote Hinweis „nicht kontierte Belege vorhanden“ ersichtlich ist, kann eine Kontierung Belege vorgenommen werden
  2. Belege zuordnen

  3. Eine direkte Erfassung der Belege mit allen nötigen Angaben wird über "Kreditorenbeleg erfassen" getätigt:

     

    Beleginformationen und Lieferant vor dem Buchen automatisch erkennen lassen 

    Auf die "..." beim Feld "ESR" klicken, danach kann man mit dem Fadenkreuz die ESR vom orangen Einzahlungsschein oder den Swiss QR Code von der QR-Rechnung markieren.
    Die entsprechenden Informationen werden dann automatisch vorabgefüllt.
    -> Bei Belege vom ScanClient werden diese Informationen in der Regel mitgeliefert.
    Siehe dazu: https://support.sorba.ch/hc/de/articles/360002875880


    ESR / IBAN - Erkannter Code gemäss Fadenkreuz.
    Ref.-Nr: - Erkannte Referenznummer gemäss automatischer Erkennung (Fadenkreuz)
    Lieferant: - Lieferantenzahlstelle gemäss automatischer Erkennung. Es muss in den Lieferantenzahlstellen eine entsprechende Zahlstelle vorhanden haben, dass der Kreditor anschliessend automatisch zugewiesen werden kann.
    Rech-Datum: - Wird als Rechnungsdatum und FIBU-Datum in der Kreditoren-Rechnungen Erfassungsmaske übernommen.
    Dispo-Datum: - Wird ins Feld Dispo-Datum der Kreditoren-Rechnungen Erfassungsmaske übernommen.
    Rech. Nr.: - Kann auch mit "..." und dem Fadenkreuz an der entsprechenden Stelle in der Rechnung automatisch ausgefüllt werden. Wird ins Feld "Rechn-Nr. Lief." der Kreditoren-Rechnungen Erfassungsmaske übernommen.
    Zahlungskonditionen - Wird ins Feld Zahlungsbedingungen in der Kreditoren-Rechnungen Erfassungsmaske übernommen.
    Adresse Zahlungsempfänger - Wird nur für die Visumskontrolle verwendet und hat keinen speziellen Technischen oder Kaufmännischen Einfluss.
    Bemerkungen - Wenn ausgefüllt wird der Text ins Feld "Bemerkung" der Kreditoren übernommen.
     
    Neuerung "FiBu-Datum in Beleg zuordnen erfassen" ab Version 21.1

    FiBu-Datum - Optional, wenn benötigt, kann hier das FiBu-Datum für den zu buchenden Beleg vorgegeben werden. Ansonsten wird automatisch das Rechnungsdatum (Rech-Datum) beim Buchen angenommen.

    Neuerung "FiBu-Datum in Beleg zuordnen erfassen" ab Version 21.1
    Neuerung "Zahlbar bis - Zahlungsziel übernehmen" ab Version 20.2

    Zahlbar bis - Wird ins Feld Zahlungsziel übernommen. Das Ausfüllen vom Feld ist nur nötig, wenn explizit ein nicht gemäss Zahlungskonditionen automatisch berechneter Zeitpunkt verwendet werden soll.

    Neuerung "Zahlbar bis - Zahlungsziel übernehmen" ab Version 20.2
  4. Falls Angaben zur vollständigen Erfassung fehlen ( z.B. Auftragsnummer ) kann über Frage stellen zuerst alles nötige angefragt werden. Die Frage kann an jeden User gestellt werden, welcher die Visumskontrolle aktiv hat.
    Eine Fragestellung wird in der Todo Liste dargestellt und kann über Antwort geben beantwortet werden.

  5. Auf jedem Beleg können Markierungen bei Fragestellungen oder beim Kredibeleg erfassen hinterlegt werden. Die Markierungen werden dann auf dem PDF übernommen und auch so im ProjektQuick abgelegt

  6. Sobald der Beleg verbucht wird, wird die Visiermaske aufgezeigt.
  7. Die aktiven Visierer (linke Spalte) werden anhand der abgelegten Informationen aus der Projektmaske herausgelesen.
    Der Beleg wird nach Bestätigung mit OK dem jeweiligen VIsierer inkl. Schlussvisierer zugewiesen.
  8. Die Maske kann durch die Auswahl in der rechten Spalte beliebig gesteuert werden, indem einzelne Personen ausgewählt werden.

  9. Keine Visumspflicht erforderlich, kann pro Beleg oder für den ganzen Lieferanten abgelegt werden. Somit wird der ganze Workflow übersprungen und der Beleg wird direkt im KREDI-journal für den Übertrag in die Fibu freigeschaltet.

  10. Der Beleg wird dem Bauführer in die Todo Liste eingetragen. Über Belege visieren kann der Beleg bearbeitet werden.

  11. Der Visierer hat drei Optionen einen Beleg zu bearbeiten: OK, nicht OK, nicht für mich

  12. Visum OK
    Beleg wird zur nächsten Visierstufe gesendet (Schlussvisierer). Falls keine weitere Stufe erfasst ist, wird der Beleg im Kredi für die Übertragung ins FIBU-Journal freigegeben.

    Visum nicht OK

    Beleg wird dem Belegerfasser wieder zurückgeschickt, damit die nötigen Anpassungen vorgenommen werden können.

    Nicht für mich

    Beleg wird auch hier an den Belegerfasser zurückgesendet. Über Visierer ändern kann der Bauführer angepasst werden.
  13. Sobald der Schlussvisierer das letzte Visum erteilt hat, wird im KREDI-Journal der Haken Visum erteilt gesetzt.
    Sobald dieser letzte Haken gesetzt ist, ist der Visierungslauf abgeschlossen. Der Beleg kann über Verbuchung Kreditorenrechnungen ins FIBU-Journal übertragen werden.



    Neuerung "Ablage des Belegs als PDF A" ab Version 19.1

    Die Belege aus der Visumskontrolle werden automatisch als PDF/A abgelegt. 

    Neuerung "Ablage des Belegs als PDF A" ab Version 19.1
Neuerung "Belege werden beim Erfassen - Visieren durchsuchbar gemacht" ab Version 19.2

Die Belege werden beim Zuordnen und Visieren jeweils durchsuchbar gemacht.
Somit können diese zum Beispiel im DMS über die Suche gefunden werden.
Dies wird in den Einstellungen im Register "Scanning" mit der Option "OCR-Scan beim Beleg zuordnen durchführen" aktiviert.

Neuerung "Belege werden beim Erfassen - Visieren durchsuchbar gemacht" ab Version 19.2


Lieferschein-Kontrolle in der Visumskontrolle

Meldung "Verbuchte Datensätze vorhanden. Preis wird NUR auf den Lieferscheinen angepasst. Trotzdem fortfahren?" erscheint.

Diese Meldung erscheint für Positionen, welche von einem Tagesrapport stammen, welcher bereits weiterverbucht wurde.
Und auch da nur, wenn die Daten in die KFM-Journale exportiert wurden.
Positionen welche in die Regiebaustelle exportiert werden, müssen in der Regiebaustelle nicht angepasst werden, weil da sowieso der Regiepreis der Regieverknüpfung (Position aus Regietarif) genommen wird.
Hier geht es um den Nettopreis, welcher in die KFM-Journale geschrieben wird.
In diesem Fall müsste man den Nettopreis, wenn überhaupt nötig, im entsprechenden KFM-Journal korrigieren.
Da die Position über den Kreditor gegenverrechnet wurde, wird auf dem Auftrag sowieso der Preis der Kreditoren-Rechnung übernommen und der Artikel selber auf "0" und "kontrolliert" gestellt.

Neuerung "Überprüfung DMS in Funktionen" ab Version 20.2

DMS - Was zu beachten ist

Sobald die Belege zugeordnet sind, werden die Dokumente im DMS abgespeichert und sind nicht mehr in den SorbaDaten.
Aus diesem Grund muss der eingeloggte mySORBA-Benutzer zwingend Zugriff auf das DMS haben.

Der Anwender wird bei diversen Programmfunktionen darauf hingewiesen:

mceclip1.png

kvCtrl64

DMS Anmeldung fehlgeschlagen, Belege können nicht zugeordnet werden!

oder diese Variationen:

  • ... Belege können nicht visiert werden!
  • ... Beleg kann nicht storniert werden!
  • ... Kontierstempel kann nicht gesetzt werden!
  • ... Es kann keine Frage gestellt werden!
  • ... Es kann keine Frage beantwortet werden!

 

Neuerung "Überprüfung DMS in Funktionen" ab Version 20.2

 

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