Einleitung
Mit der Visumskontrolle können Kreditoren-Rechnungen verarbeitet werden.
Die von Lieferanten erhaltenen Rechnungen (per Post, E-Mail, mit Ware erhalten ...) werden zentral abgelegt und vom Sachbearbeiter den entsprechenden Baustellen und Personen zugewiesen.
Die verantwortliche Person kann anschliessend mit dem iPad / Android Tablet von überall her oder über das Modul Visumskontrolle die Rechnung visieren und kommentieren. Visierte Rechnungen werden in der Schlusskontrolle zur Zahlung im nächsten Zahlungslauf freigegeben.
Der Aufbau der Visumskontrolle basiert auf Listen. Jede einzelne Liste ist ein Filter und verschafft dem Benutzer einen geordneten Überblick seiner Belege. Je nach Berechtigung (Kredi aktiv, JA/NEIN) wird dem User entsprechend die volle oder vereinfachte Ansicht dargestellt.
Visierungsablauf
Der Visierungsablauf kann individuell definiert werden, im groben läuft es aber so ab:
- Rechnung wird für das mySORBA-Programm eingelesen / abgespeichert.
- Der Sachbearbeiter verarbeitet die Kreditorenrechnungen und bucht diese ins Kreditoren-Journal ein.
- Derselbe Sachbearbeiter setzt auf der eingebuchten Kreditorenrechnung die Visierer.
Diese Visierer können entweder manuell definiert oder entsprechend eingerichtet auch automatisch zugewiesen werden. - Die Visierer erhalten den Beleg zur Ansicht und können diesen Visieren oder entsprechend Reagieren.
- Wenn alle Visierer das o.K. gegeben haben, ist der Kreditorenbeleg in der Kreditorenbuchhaltung frei und kann in einen Zahlungslauf aufgenommen werden.
Das Visiererfenster
Benutzer - Suchname vom Benutzer welcher in der mySORBA-Benutzerverwaltung zugewiesen wurde.
Status - pendent, Beleg OK, Beleg nicht OK, Beleg nicht für mich
Bemerkung Visierung - Vom Benutzer hinterlegte Bemerkung bei diversen Aktionen.
Datum - Tagesdatum der letzten Aktion von diesem Benutzer auf diesem Beleg.
Schlussvisierer - Haken gesetzt, dieser Benutzer ist als Schlussvisierer definiert.
Endvisierer - Haken gesetzt, dieser Benutzer ist als Endvisierer definiert.
Dieser Bereich wird unter allen "Journalfilter" und unter "Belege visieren" angezeigt.
- Keine Visierungsdetails gefunden, da der Beleg archiviert oder kein Visum benötigt wurde.
- Der Beleg wurde über die Archivfunktion archiviert (es bleibt einfach der Kreditorenjournaleintrag bestehen).
- Man hat den Beleg mit der Option "Kein Visum erforderlich" versehen (dies kann auch grundsätzlich für einen Lieferanten definiert werden).
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