3.1.2. Spezialfall Ansichten «Personal & Absenzen» - Ressourcenplanung - Modulanleitung

Folgen
Print Friendly and PDF

Ressourcenplanung - Modulanleitung - 3. Planung / 3.1. Kostenelemente planen / 3.1.2. Spezialfall Ansichten «Personal & Absenzen»

Absenzen ohne Status

Neuerung " Erweiterungen Absenzenansicht" ab Version 19.1

In den Ansichten «Personal» und «Absenzen» steht der Menüpunkt «Absenzen einfügen» zur Verfügung. Mit dieser Funktion wird untere Dialogmaske geöffnet, welche speziell für das Erfassen von Absenzen optimiert wurde. Absenzen lassen sich damit einfach und schnell in die Kalender der Mitarbeiter eintragen.



Von – Definierte Absenzen werden ab diesem Datum in die Kalender eingetragen.
Bis – Definierte Absenzen werden bis zu diesem Datum in die Kalender eingetragen.
Ganzer Tag – Absenzen betreffend den ganzen Tag.
Morgen – Absenzen betreffen den Morgen.
Nachmittag – Absenzen betreffen den Nachmittag.
Montag bis Sonntag – Definiert, an welchen Wochentagen die Absenzen eingetragen werden.
Personal – Auswahl für welche Mitarbeiter die definierten Absenzen gelten.
Lohnarten – Auswahl der Absenzen. 

Absenz Verbuchung aufheben
Aus der Ressourcenplanung in die Stundenkarte verbuchte Absenzen werden im Kalender als «Verbucht» markiert und können nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden. Mit einer Einstellung können solche verbuchten Absenzen in der Ressourcenplanung wieder aufgehoben und bearbeitet bzw. gelöscht werden. Ist entsprechende Einstellung aktiv, steht bei verbuchten Absenzen der folgende Menüpunkt zur Verfügung:



Hinweis
Die Funktion betrifft nur die Ressourcenplanung und nicht die Stundenkarte. Bereits exportierte Stunden bleiben in der Stundenkarte weiter bestehen, auch wenn die Funktion ausgeführt wird. Die Stunden müssen manuell in der Stundenkarte gelöscht werden.

Neuerung " Erweiterungen Absenzenansicht" ab Version 19.1
Neuerung "Absenzen mit Status inkl. Export in Benutzer-Kalender" ab Version 22.1

Absenzen mit Status

Werden Absenzen mit Status geführt, ist es möglich, dass Mitarbeiter ihre Absenzen, wie bspw. Ferien, in der Ressourcenplanung beantragen können. Dazu wird der jeweilige Absenztyp einfach am entsprechenden Datum eingeplant. Diese Absenzen können anschliessend durch den autorisierten Benutzer freigegeben oder abgelehnt werden.

Die Definition, welche Absenzlohnart mit Status geführt werden will, wird in den Einstellungen im Register "Extras" gesetzt:

Wird der Haken bei "Absenz-Status verwenden" gesetzt, ändert sich für diese Absenzlohnart zudem die Handhabung für den Übertrag in die Stundenkarte. Die Funktion "Absenzen in die Stundenkarte übernehmen" findet für diesen Absenztyp keine Anwendung mehr, sprich diese Lohnarten werden mit dieser Funktion nicht mehr in die Stundenkarte übertragen:

Es ist möglich sowohl Absenzen mit als auch ohne Status zu führen. Es empfiehlt sich jedoch, sich für eine der beiden Möglichkeiten zu entscheiden, damit die Handhabung der Absenzen einheitlich ist.

Mit Status geführte Absenzen können die folgenden Stati besitzen:

  • Provisorisch = Die Absenz wurde im Kalender eingetragen, ist durch den autorisierten Benutzer allerdings noch nicht freigegeben oder abgelehnt worden. Dementsprechend ist die Absenz noch nicht in der Stundenkarte des Mitarbeiters eingetragen. Als Kennzeichnung einer provisorischen Absenz wird der Text im Terminbalken fett dargestellt. Zudem werden provisorisch eingeplante Ferientage im Feld "Prov. Ferien (Tg.)" summiert:
  • Freigegeben = Die Absenz wurde durch den autorisierten Benutzer freigegeben und in die Stundenkarte des Mitarbeiters übertragen. Freigegebene Absenzen sind daran erkennbar, dass der Text im Terminbalken normal dargestellt wird (weder fett noch kursiv hervorgehoben). Zudem werden freigegebene Absenzen von den Auswertungen "Auslastung" und "Auslastung h" berücksichtigt, während provisorische und abgelehnte Absenzen ignoriert werden. Dasselbe ist beim live gerechneten Feld "Feriensaldo (Tg.)" der Fall. Nur freigegebene Ferientage, werden in den Saldo gerechnet.
  • Abgelehnt = Die Absenz wurde durch den autorisierten Benutzer abgelehnt. Die Absenz ist somit nicht in die Stundenkarte des Mitarbeiters übertragen worden. Als Kennzeichnung einer abgelehnten Absenz wir der Text im Terminbalken kursiv dargestellt. Abgelehnte Absenzen bleiben in der Planung ersichtlich, können allerdings via Register "Start" ausgeblendet werden:

Statuswechsel

Um den Status einer Absenz wechseln zu können, benötigt der zuständige Benutzer das Recht "Absenz Status bearb.":

Nur wenn der Benutzer dieses Recht besitzt, stehen ihm die folgenden Funktionen für den Statuswechsel zur Verfügung:

Menüpunkte im Register "Daten"
Provisorische Absenzen freigeben



Dieser Menüpunkt öffnet das folgende Fenster:

In diesem Fenster werden alle provisorischen Absenzen aller Mitarbeiter aufgelistet. Über die Filterzeile kann die Liste auf die benötigten Datensätze eingeschränkt werden. Die Funktionen "Alle markieren", "Alle Markierungen aufheben " und "Termin anzeigen" (= Termin wird im Kalender fokussiert) vereinfachen die Handhabung zusätzlich.

Um Absenzen in diesem Fenster nun von "Provisorisch" auf "Freigegeben" zu ändern, müssen die entsprechenden Absenzen selektiert werden (Haken in der Check-Box links setzen). Wird das Fenster anschliessend mit "OK" verlassen, wechselt der Status der selektierten Absenzen von "Provisorisch" auf "Freigegeben".

Freigegebene Absenzen werden automatisch in die Stundenkarte des Mitarbeiters übertragen.

Hinweis: Wird im Modul "Stundenkarte" mit Abschluss gearbeitet, dann können Absenzen nicht von "Provisorisch" auf "Freigegeben" gesetzt werden, wenn die Stundenkarte des jeweiligen Mitarbeiters bereits abgeschlossen oder verbucht ist. Die Absenz wird nicht in die Stundenkarte übertragen und es erscheint ein entsprechendes Fehlerprotokoll:

Anders verhält sich das Ganze, wenn ohne Abschluss gearbeitet wird. Dann können Absenzen, welche bereits verbuchte Stundenkartenperioden betreffen, von "Freigegeben" auf "Provisorisch" gesetzt werden. Die Absenzen werden automatisch in die Stundenkarte des jeweiligen Mitarbeiters übertragen.

Absenzen löschen

Dieser Menüpunkt öffnet das folgende Fenster:

Durch die Angabe eines Zeitraums (Von/Bis), der Wochentage, Mitarbeiter und Lohnarten, sowie Ganzer Tag, Morgen  oder Nachmittag werden zutreffende bereits freigegebene Absenzen in einem Schritt sowohl aus den Stundenkarten der Mitarbeiter, als auch aus dem Kalender in der Ressourcenplanung gelöscht.

Wichtig: Von dieser Funktion werden nur Absenzlohnarten, welche mit Status verwendet werden, berücksichtigt.

Hinweis: Wird im Modul "Stundenkarte" mit Abschluss gearbeitet, dann können Absenzen nicht mehr gelöscht werden, wenn die Stundenkarte des jeweiligen Mitarbeiters bereits abgeschlossen oder verbucht ist. Die Absenzen bleiben in der Stundenkarte und im Kalender der Ressourcenplanung bestehen und es erscheint ein entsprechendes Fehlerprotokoll:

Anders verhält sich das Ganze, wenn ohne Abschluss gearbeitet wird. Dann können Absenzen, welche bereits verbuchte Stundenkartenperioden betreffen, gelöscht werden. In der Stundenkarte erfolgt automatisch eine entsprechende Korrekturbuchung und die Absenzen werden aus dem Kalender der Ressourcenplanung gelöscht.

Menüpunkte im Register "Termin"

Damit das Register "Termin" mit den Funktionen sichtbar wird, muss mindestens eine Absenz im Kalender mit dem Cursor selektiert werden. Es können auch durch gedrückt Halten der [Ctrl]-Taste mehrere Absenzen im Kalender selektiert werden. Die anschliessend ausgeführte Funktion findet dann für alle selektierten Absenzen Anwendung.

Absenz: Provisorisch -> Freigegeben

Die selektierten Absenzen werden durch Ausführen der Funktion, von "Provisorisch" auf "Freigegeben" gesetzt. Die freigegebenen Absenzen werden automatisch in die Stundenkarten der jeweiligen Mitarbeiter übertragen.

Hinweis: Wird im Modul "Stundenkarte" mit Abschluss gearbeitet, dann können Absenzen nicht von "Provisorisch" auf "Freigegeben" gesetzt werden, wenn die Stundenkarte des jeweiligen Mitarbeiters bereits abgeschlossen oder verbucht ist. Die Absenz wird nicht in die Stundenkarte übertragen und es erscheint ein entsprechendes Fehlerprotokoll:

Anders verhält sich das Ganze, wenn ohne Abschluss gearbeitet wird. Dann können Absenzen, welche bereits verbuchte Stundenkartenperioden betreffen, von "Freigegeben" auf "Provisorisch" gesetzt werden. Die Absenzen werden automatisch in die Stundenkarte des jeweiligen Mitarbeiters übertragen.

Absenz: Provisorisch -> Abgelehnt

Die selektierten Absenzen werden durch Ausführen der Funktion, von "Provisorisch" auf "Abgelehnt" gesetzt. Die abgelehnten Absenzen werden nicht in die Stundenkarten der jeweiligen Mitarbeiter übertragen.

Absenz: Freigegeben -> Provisorisch

Werden eine oder mehrere Absenzen im Kalender selektiert, welche bereits freigegeben wurden, steht im Register "Termin" folgende Funktion zur Verfügung:

Die selektierten, freigegebenen Absenzen werden von "Freigegeben" auf "Provisorisch" gesetzt. Die Absenzen werden aus den Stundenkarten der jeweiligen Mitarbeitern gelöscht.

Hinweis: Wird im Modul "Stundenkarte" mit Abschluss gearbeitet, dann können Absenzen nicht mehr von "Freigegeben" auf "Provisorisch" gesetzt werden, wenn die Stundenkarte des jeweiligen Mitarbeiters bereits abgeschlossen oder verbucht ist. Die Absenzen bleiben in der Stundenkarte bestehen und es erscheint ein entsprechendes Fehlerprotokoll:

Anders verhält sich das Ganze, wenn ohne Abschluss gearbeitet wird. Dann können Absenzen, welche bereits verbuchte Stundenkartenperioden betreffen, von "Freigegeben" auf "Provisorisch" gesetzt werden. In der Stundenkarte erfolgt automatisch eine entsprechende Korrekturbuchung.

Kontextmenü selektierter Termine

Das Kontextmenü öffnet sich, wenn auf einer Absenz ein Rechtsklick ausgeführt wird. Es können auch durch gedrückt Halten der [Ctrl]-Taste mehrere Absenzen im Kalender selektiert werden. Die anschliessend ausgeführte Funktion findet dann für alle selektierten Absenzen Anwendung.

Absenz: Provisorisch -> Freigegeben

Die selektierten Absenzen werden durch Ausführen der Funktion, von "Provisorisch" auf "Freigegeben" gesetzt. Die freigegebenen Absenzen werden automatisch in die Stundenkarten der jeweiligen Mitarbeiter übertragen.

Hinweis: Wird im Modul "Stundenkarte" mit Abschluss gearbeitet, dann können Absenzen nicht von "Provisorisch" auf "Freigegeben" gesetzt werden, wenn die Stundenkarte des jeweiligen Mitarbeiters bereits abgeschlossen oder verbucht ist. Die Absenz wird nicht in die Stundenkarte übertragen und es erscheint ein entsprechendes Fehlerprotokoll:

Anders verhält sich das Ganze, wenn ohne Abschluss gearbeitet wird. Dann können Absenzen, welche bereits verbuchte Stundenkartenperioden betreffen, von "Freigegeben" auf "Provisorisch" gesetzt werden. Die Absenzen werden automatisch in die Stundenkarte des jeweiligen Mitarbeiters übertragen.

Absenz: Provisorisch -> Abgelehnt

Die selektierten Absenzen werden durch Ausführen der Funktion, von "Provisorisch" auf "Abgelehnt" gesetzt. Die abgelehnten Absenzen werden nicht in die Stundenkarten der jeweiligen Mitarbeiter übertragen.

Absenz: Freigegeben -> Provisorisch

Werden eine oder mehrere Absenzen im Kalender selektiert, welche bereits freigegeben wurden, steht im Kontextmenü folgende Funktion zur Verfügung:

Die selektierten, freigegebenen Absenzen werden von "Freigegeben" auf "Provisorisch" gesetzt. Die Absenzen werden aus den Stundenkarten der jeweiligen Mitarbeitern gelöscht.

Hinweis: Wird im Modul "Stundenkarte" mit Abschluss gearbeitet, dann können Absenzen nicht mehr von "Freigegeben" auf "Provisorisch" gesetzt werden, wenn die Stundenkarte des jeweiligen Mitarbeiters bereits abgeschlossen oder verbucht ist. Die Absenzen bleiben in der Stundenkarte bestehen und es erscheint ein entsprechendes Fehlerprotokoll:

Anders verhält sich das Ganze, wenn ohne Abschluss gearbeitet wird. Dann können Absenzen, welche bereits verbuchte Stundenkartenperioden betreffen, von "Freigegeben" auf "Provisorisch" gesetzt werden. In der Stundenkarte erfolgt automatisch eine entsprechende Korrekturbuchung.

Mit welchen Stunden werden freigegebene Absenzen in die Stundenkarte übertragen?

Der Übertrag in die Stundenkarten berücksichtigt sowohl die Sollzeitentabelle des jeweiligen Mitarbeiters, als auch der auf der Absenz gesetzte "Berechnungstyp". Dieser gibt in der Ressourcenplanung an, ob eine Absenz den ganzen Tag, den Vormittag, den Nachmittag oder nur einen bestimmten Zeitraum betrifft:

  • Täglich = Es wird die ganze Sollzeit des entsprechenden Tages für den jeweiligen Mitarbeiter in die Stundenkarte übertragen.
  • Vormittags/Nachmittags = Es wird die Hälfte der Sollzeit des entsprechenden Tages für den jeweiligen Mitarbeiter in die Stundenkarte übertragen. Es sei denn, in der Sollzeitentabelle sind für den Mitarbeiter "Stunden pro Halbtag" definiert. Dann werden diese definierten "Stunden pro Halbtag" für den Übertrag verwendet.
  • Zeiten = Es wird der effektiv in der Absenz definierte Zeitraum für den Übertrag in die Stundenkarte verwendet. In folgendem Beispiel wären das 1.833h:

Menüpunkt "Absenzen einfügen"

Absenzen mit Status können ebenfalls mit der Funktion "Absenzen einfügen" (Register Daten) eingeplant werden. Es öffnet sich dasselbe Fenster, welches bereits im Kapitel Absenzen einfügen (ohne Status) erklärt wird. Die einzige Einstellung, welche nur in Zusammenhang mit "Absenzen mit Status" Anwendung findet, ist "Absenzen direkt freigeben":

Ist die Einstellung nicht aktiv, dann werden Absenz-Lohnarten, welche mit Status geführt werden, mit dem Status "Provisorisch" in die Kalender der Mitarbeiter eingeplant.

Ist die Einstellung aktiv, dann werden Absenz-Lohnarten, welche mit Status geführt werden, mit dem Status "Freigegeben" in die Kalender der Mitarbeiter eingeplant. Gleichzeitig werden die Absenzen direkt in die Stundenkarten der Mitarbeiter übertragen.

Hinweis: Wird im Modul "Stundenkarte" mit Abschluss gearbeitet, dann können die Absenzen nicht direkt freigegeben werden, wenn die Stundenkarte des jeweiligen Mitarbeiters bereits abgeschlossen oder verbucht ist. Die Absenz wird zwar im Kalender eingeplant, allerdings nicht in die Stundenkarte übertragen und es erscheint ein entsprechendes Fehlerprotokoll:

Anders verhält sich das Ganze, wenn ohne Abschluss gearbeitet wird. Dann können Absenzen, welche bereits verbuchte Stundenkartenperioden betreffen, direkt freigegeben werden. Die Absenzen werden automatisch in die Stundenkarte des jeweiligen Mitarbeiters übertragen.

Verhalten bei Terminserien

Wird eine Absenz einer Terminserie gelöscht, erscheint folgende Abfrage:

Wird die Abfrage mit "Nein" bestätigt, werden alle zur Terminserie gehörenden Absenzen auf einmal gelöscht. Das ist der Fall, auch wenn alle übrigen Absenzen dieser Terminserie den Status "Freigegeben" besitzen und somit bereits in die Stundenkarte übertragen wurden. In diesem Fall wird der Status dieser zur Terminserie gehörenden Absenzen auf "Provisorisch" gesetzt und aus der Stundenkarte, sowie aus dem Kalender in der Ressourcenplanung gelöscht.

Hinweis: Wird im Modul "Stundenkarte" mit Abschluss gearbeitet, dann können Absenzen nicht mehr gelöscht werden, wenn die Stundenkarte des jeweiligen Mitarbeiters bereits abgeschlossen oder verbucht ist. Die Absenzen bleiben in der Stundenkarte und im Kalender der Ressourcenplanung bestehen und es erscheint ein entsprechendes Fehlerprotokoll:

Anders verhält sich das Ganze, wenn ohne Abschluss gearbeitet wird. Dann können Absenzen, welche bereits verbuchte Stundenkartenperioden betreffen, gelöscht werden. In der Stundenkarte erfolgt automatisch eine entsprechende Korrekturbuchung und die Absenzen werden aus dem Kalender der Ressourcenplanung gelöscht.

Kalender Export

In Kombination mit Absenzen, welche mit Status geführt werden (Einstellung Absenz-Status verwenden auf Lohnart aktiviert), können die Absenzen auch in die Kalender der Mitarbeiter exportiert werden. So haben die jeweiligen Mitarbeiter ihre Absenzen direkt in ihrem Kalender ersichtlich.

Damit Absenzen überhaupt in die Kalender der Mitarbeiter exportiert werden können, werden zunächst die Office 365 Authentifizierungsdaten der Firma benötigt. Diese werden in den Einstellungen, im Register "Extras", im Fenster, welches sich beim Anwählen des Menüpunktes "Office 335 Authentifizierung" öffnet, eingegeben:

Anschliessend können in den Einstellungen unter "Absenzen/Lohnarten" die gewünschten Absenzen mit der Einstellung "Export in Benutzer-Kalender" versehen werden (Haken setzen):

Nur Lohnarten, welche den Haken bei "Export in Benutzer-Kalender" gesetzt haben, werden exportiert.

Sobald bei einer Absenz, welche mit "Export in Benutzer-Kalender" definiert ist, der Status von "Provisorisch" auf "Freigegeben" ändert, wird die Absenz in den Kalender des entsprechenden Mitarbeiters exportiert. Relevant ist dabei die E-Mailadresse, welche der Mitarbeiter im Personalstamm hinterlegt hat.

In folgendem Beispiel werden die Absenzen für "Arifi Juliano" in den Kalender des Office 365 Kontos von "as@sorba.ch" exportiert:

Das sieht bei Ferien bspw. wie folgt aus:

Die Termindauer der Absenzen, welche in den Kalender des Mitarbeiters exportiert werden, ergeben sich anders als beim Übertrag in die Stundenkarte nicht aus den Sollzeiten, sondern aus den in den Einstellungen definierten Terminstarts und Termindauer für morgens und nachmittags:

Ausgenommen sind Absenzen, welche in der Ressourcenplanung mit dem Berechnungstyp "Zeiten" eingeplant wurden:

In diesem Fall wird die Absenz genau mit den angegebenen Uhrzeiten in den Kalender des Mitarbeiters exportiert:

Wird eine Absenz mit Status "Freigegeben" wieder auf "Provisorisch" gesetzt, wird die Absenz aus dem Kalender des Mitarbeiters gelöscht. Eine abgelehnte Absenz wird nicht in den Kalender des Mitarbeiters exportiert. 

Neuerung "Absenzen mit Status inkl. Export in Benutzer-Kalender" ab Version 22.1

 

Vorheriger Artikel: 3.1.1. Spezialfall Ansicht «Gruppen»

Nächster Artikel: 3.1.3. Spezialfall Ansicht «Kombiniert»

War dieser Beitrag hilfreich?
0 von 0 fanden dies hilfreich