9.1. Personalstamm öffnen - Salair - Modulanleitung

Salair - Modulanleitung - 9. Sollzeiten - Tabelle / 9.1. Personalstamm öffnen

Sollzeiten-Tabelle

Die Verteilung der Soll-Zeiten über die ganze Firma oder über bestimmte Lohnkategorien resp. Lohnklasse (sofern definiert) erfolgt im Personalstamm. Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wechseln Sie ins Addin Personalstamm



Personalzuordnung anzeigen

Neu kann das Personal in Hierarchien und Abteilungen unterteilt werden. Die Personalzuordnungen dienen als Personalfilter und schränken die Daten die dem Anwender zur Verfügung stehen im mySORBA-Workspace-Tagesrapport, sowie in den Apps "SORBA Rapport", "SORBA Leistung" und "SORBA Zeit" ein.

Hierfür steht im Personalstamm sowie im Tagesrapport und der Stundenkarte die Funktion "Fenster -> Personalzuordnungen anzeigen" zur Verfügung:



Register "Hierarchien" (1)

Im Register "Hierarchien" können im linken Bereich (1) die gewünschten Hierarchien eingegeben werden. Im Feld Sortierung wird definiert, welche Hierarchie die höchste ist, welche die zweithöchste ist.. etc. Die Hierarchie mit der Sortierung "1" stellt dabei die höchste Hierarchiestufe dar.

Wichtig

Damit in den Abteilungen Personal zugewiesen werden kann, wird mindestens eine Hierarchie benötigt.

Tipp: Neue Hierarchien hinzufügen oder bestehende Hierarchien löschen kann man nur über "Personalzuordnung anzeigen" im Personalstamm. Im Tagesrapport und in der Stundenkarte können lediglich den bestehenden Hierarchien neues Personal hinzugefügt oder bereits vorhandene gelöscht werden.

Im rechten Bereich (2) kann das Personal der gewünschten Hierarchie hinzugefügt werden. Es stehen sämtliche Daten aus dem Personal-, sowie dem Temporärstamm zur Verfügung. Jeder Mitarbeiter kann nur einer Hierarchie hinzugefügt werden.

 - Auswirkung der Hierarchie auf das verfügbare Personal

Die Hierarchien können unabhängig von den Abteilungen (auf diese wird später eingegangen) als Personalfilter eingesetzt werden. Massgebend für das Personal, das angezeigt wird, ist der Mitarbeiter der in der Benutzerverwaltung dem Benutzer zugewiesen ist, mit welchem man sich in mySORBA-Workspace bzw. den Apps anmeldet. Für einen Mitarbeiter der einer Hierarchiestufe zugewiesen ist, sind nur noch die Mitarbeiter derselben Hierarchiestufe oder einer niedrigeren Hierarchiestufe (1 ist das höchste, 2 ist eins niedriger usw...) verfügbar.

Beispiel:

In der Benutzerverwaltung ist dem User "admin" der Suchname "Gerber Peter (AD)" hinterlegt:



In den Hierarchien ist der Mitarbeiter "Gerber Peter (AD)" der Hierachie "Kader" zugeteilt. Der User "admin" darf nun also alle Personalstammdaten sehen, die in der Hierarchie "Kader" und "Angestellte" hinterlegt sind.

Hierarchie "Kader":



Hierarchie "Angestellte":



Die Personalauswahl im Tagesrapport sieht für den User "admin" nun so aus:



Register "Abteilungen" (2)

Wichtig

Die Abteilungen bauen auf die Hierarchien auf.
Das heisst, es muss in jedem Fall mindestens eine Hierarchie erstellt worden sein, mit dem Personal, welches man in den Abteilungen zuweisen möchte.



Im Register "Abteilungen" können im linken Bereich (1) die gewünschten Abteilungen eingegeben werden.

Tipp: Neue Abteilungen hinzufügen oder bestehende Abteilungen löschen kann man nur über "Personalzuordnung anzeigen" im Personalstamm. Im Tagesrapport und in der Stundenkarte können lediglich den bestehenden Abteilungen neue Personal-/Temporärstammdaten hinzugefügt werden oder bereits vorhandene gelöscht werden.

Im rechten Bereich (2) kann das Personal der gewünschten Abteilung hinzugefügt werden. Es stehen sämtliche Daten aus dem Personal-, sowie dem Temporärstamm zur Verfügung. Im Gegensatz zu den Hierarchien darf derselbe Mitarbeiter in mehreren Abteilungen vorkommen.

- Auswirkung der Abteilungen auf das verfügbare Personal

Die Abteilungen setzen voraus, dass derselbe Suchname, der in den Abteilungen erfasst wird, auch in den Hierarchien erfasst wurde. Der Abteilungsfilter filtert das verfügbare Personal, welches aufgrund des Hierarchiefilters noch zur Verfügung steht, weiter ein. Das folgende Beispiel geht wieder von denselben Benutzerverwaltungs -und Hierarchie-Einstellungen aus, wie im obigen Beispiel zu den Hierarchien.

In den Abteilungen ist der Mitarbeiter "Gerber Peter (AD)" der Abteilung "Einkauf" zugeteilt. In den Abteilungen "Verkauf" und "Administration" ist dieser nicht hinterlegt.

Abteilung "Einkauf":



Dies bedeutet in diesem Beispiel also, dass der User "admin" aufgrund von Hierarchie -und Abteilungsfilter die Mitarbeiter "Gerber Peter (AD)" / "Meier Ursula (AD)" / "Ottolini Pietro (H&T)" sehen darf.

Die Personalauswahl im Tagesrapport sieht für den User "admin" nun so aus:



Personalzuordnung - Praxisfälle / Tipps

Jedes Personal soll nur sich selber sehen und rapportieren können

  1. Mindestens eine Hierarchie oder mehrere Hierarchien mit derselben Sortierung erstellen und jedes Personal entweder der einen oder den verschiedenen Hierarchien zuweisen.
  2. Für jedes Personal eine eigene Abteilung erstellen und dieses dann da hinzufügen.

 

Neuerung "ISAB Mitarbeiter Export" ab Version 20.1

ISAB Mitarbeiter Export

Mit dem ISAB Mitarbeiter Export kann das Personal aus dem mySORBA in ein Excelfile exportiert werden, welches anschliessend auf dem ISAB-Portal eingelesen werden kann.

Im Personal-Stamm steht unter dem Register "Drucken" der "ISAB Mitarbeiter Export" zur Verfügung:



Dieser öffnet eine Auswahlliste mit allen Mitarbeitern:



Um nur die benötigten Mitarbeiter zu exportieren, steht eine Filterfunktion zur Verfügung:



Für den anschliessenden Export werden nur Mitarbeiter berücksichtigt, welche unter "Auswahl" einen Haken gesetzt haben:



Dieses Excelfile lässt sich auf dem ISAB Portal einlesen.

Neuerung "ISAB Mitarbeiter Export" ab Version 20.1
Neuerung "Personallisten in Excel" ab Version 20.2

Personallisten in Excel

Mit diesem Ausdruck können individuelle Personallisten zusammengestellt und ins Excel exportiert werden. Dafür stehen sämtliche Personaldaten zur Verfügung.



Wird der Ausdruck gestartet muss als erstes ein Stichdatum gewählt werden. Die Personaldaten werden aufgrund des angegebenen Stichdatums bezogen:



Anschliessend öffnet sich folgendes Auswahlfenster:



Hier kann die Personalliste nun wie gewünscht zusammengestellt werden. Um weitere Felder hinzuzufügen, steht der Menüpunkt "Feldliste" zur Verfügung. Das neu benötigte Feld einfach mittels Drag&Drop in den Bereich der Spaltenüberschrift ziehen:



Die Mitarbeiterliste kann zudem gefiltert werden. Dafür steht die Filterzeile zur Verfügung:



Für komplexere Filterabfragen kann über das Kontextmenü (Rechtsklick auf die Spaltenüberschrift) "Filter bearbeiten" gewählt werden:





Die zusammengestellte Personalliste lässt sich ausserdem mittels "Einstellungen speichern" sichern und kann jeder Zeit über "Einstellungen laden" wieder bezogen werden.

Die Personalliste wird mit dem Menüpunkt "Excel-Export" aufbereitet:



Neuerung "Personallisten in Excel" ab Version 20.2

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