Tagesrapport erfassen
Um einen neuen Tagesrapport zu eröffnen, gehen Sie im Tagesrapportmodul auf das Symbol Neu
Nach Auswahl eines Datums öffnet sich der aktuelle Tagesrapport:
Beim Doppelklick auf die jeweiligen Felder wird der zugehörige Stamm geladen. Die Felder können auch als Suchbegriff eingetragen werden, sodass nicht der vollständige Stamm durchsucht werden muss.
Grunddaten für Rapport
- Erfassung einer rapportspezifischen Beschreibung.
- Auswahl der Vorgänge (diese sind Grundlegend, damit nachher die gewünschten Element gewählt werden können).
- Auswahl und Eingabe des Personals.
Neuerung "Mehrfachselektion von Personal" ab Version 23.1In der "Mitarbeiter auswählen" Dialogmaske können mehrere Personaleinträge markiert werden.
Neuerung "Mehrfachselektion von Personal" ab Version 23.1
Sie werden in der Reihenfolge übernommen, wie die Tabelle sortiert ist.
Bei der Übernahme des Personals kommt es darauf an, wo der Cursor in der Spalte steht. Ab da werden die Mitarbeiter nach rechts aufgefüllt.
Sollte bereits bestehendes Personal dazwischen liegen, wird diese Spalte übersprungen, bis wieder ein freier Platz vorhanden ist. Sollten zu wenige Spalten frei sein, werden einfach so viele markierte Mitarbeiter eingefügt, wie es Platz hat. - Auswahl und Eingabe des Inventars inklusive Maschinenrapport.
Neuerung "Treibstoffrapportierung im Maschinenrapport" ab Version 23.1Im Rahmen dieser Neuerung kann eine BWA in den Einstellungen definiert werden, um den Treibstoff über den Maschinenrapport zu rapportieren. Dies ist für den Fall gedacht, wenn der Treibstoff direkt auf die Baustelle geliefert wird und aschliessend der Kreditor der Baustelle belastet wird. Durch die Definition der BWA in den Einstellungen wird die Baustelle über den Maschinenrapport wieder entlastet.
Dazu sollte in erster Linie die BWA in den erweiterten Einstellungen des Tagesrapportes definiert werden.
Es können auch mehrere BWA`s eingetragen werden. Mehrere BWA`s können mit einem "Komma" eingegeben werden.
Ebenfalls sollte die BWA auf dem gewünschten Treibstoff hinterlegt sein.
Danach kann der Rapport mit dem entsprechenden Maschinenrapport erstellt werden.
Mit der Kostenträger- oder Bebuauswertung kann dies kontrolliert werden.
Beispiel: Kostenträgerauswertung1 - Eintrag durch Betankung
Die Baustelle wird um die Betankung entlastet. Zeitgleich wird das entsprechende Inventar belastet.2 - Aufwand durch Diesellieferung
Belastung der Diesellieferung, welche direkt auf die Baustelle erfolgt ist. Diese wurde als Kreditor mit der hinterlegten Baustelle gebucht.
3 - Aufwand durch Benutzung des Rauppenbaggers
Neuerung "Treibstoffrapportierung im Maschinenrapport" ab Version 23.1
Hier wird die Benutzung des Rauppenbaggers ausgewiesen. Der Ansatz enthält ebenfalls den Treibstoff. - Auswahl und Eingabe des Materials und der Fremdleistungen inklusive Lieferscheinzuweisung.
Mit Doppelklick öffnet sich das Fenster der Stammdaten für die Auswahl der Kostenelemente.
Die angezeigten Artikel werden in den Einstellungen definiert.
Tipp
Durch direkte Eingabe der Artikelnr / Text kann ein Material / Fremdleistung auch ohne das Öffnen vom Stammdatenfensteer eingefügt werden.
Neuerung "Stammdaten - Navigator mit Hierarchien für Lagerstamm" ab Version 23.2Positionen im Lagerstamm werden nach den Hierarchiestufen (Stufe 1 - 5) gegliedert.
Neuerung "Stammdaten - Navigator mit Hierarchien für Lagerstamm" ab Version 23.2
Der Aufbau der Gliederung ist ab Stufe 1 fortlaufend. - Eingabe von Mittagszulagen und unproduktiven Stunden.
Ebenfalls können Vorlagen erstellt werden. Die Vorlagen umfassen die Vorgänge, Personal, Inventar und Material/Fremdleistung. Dazu den Menüpunkt Vorlage erstellen ausführen.
Anschliessend kann der Vorlage einen Namen vergeben werden. Mit OK wird die Vorlage gespeichert.
Neu können Tagesrapportvorlagen ohne Kostenelemente erstellt werden. Das heisst die Vorlage beinhaltet nur Vorgänge und die entsprechenden Arbeitsbeschreibungen.
Voraussetzung: Der Tagesrapport 2.0 muss aktiv sein.
Neuerung "Tagesrapport Vorlagen ohne Kostenelemente erstellen" ab Version 23.2In einem neuen Rapport kann via "Vorlage auswählen" die Vorlage geladen werden.
Notizen auf Zulagen/Absenzen erfassen
Neu können im Tagesrapport Notizen auf Zulagen/Absenzen erfasst werden. Dazu ist es notwendig, dass der Tagesrapport 2.0 aktiv ist.
Um eine Notiz im Bereich der Spesen und Absenzen im Tagesrapport zu erfassen, kann der Erfassungsdialog beim entsprechenden Personal mit Rechts-Klick/Notizen geöffnet werden.
Um eine neue Notiz zu erstellen kann die Funktion "Neuer Eintrag" ausgeführt werden. Das Notizdatum entspricht jeweils dem Tagesdatum.
Das Notizdatum kann mit dem Menüpunkt "Notizdatum ändern" angepasst werden. Ebenfalls ist es möglich eine Datei (Bild oder PDF) hinzuzufügen oder zu löschen.
Um die Notiz zu speichern kann der Dialog mit "Schliessen" verlassen werden. Die Notizen sind nach der Erfassung im Tagesrapport auch in der Stundenkarte ersichtlich.
Hinweise:
- Die Notizen können nach der Verbuchung nicht angepasst werden. Man kann den Dialog noch öffnen und die Notiz lesen.
- Beim Ändern des Tagesrapport-Datum werden die Notizen auf das neue Datum geändert.
- Beim Ändern des Auftrages werden die Notizen auf den neuen Auftrag geändert.
- Beim Auswechseln des Mitarbeiters werden die Notizen auf den neuen Mitarbeiter übernommen.
- Beim Löschen des Personals werden die Notizen mit gelöscht, sofern das Personal nicht auf einer anderen Position vorhanden ist.
- Beim Löschen des Rapportes werden die Notizen ebenfalls gelöscht.
Im Rahmen dieser Neuerung wurde im Tagesrapport eine Überprüfung der Regiefunktion des Mitarbeiters eingebaut. Ist die entsprechende Regiefunktion auf dem Mitarbeiter nicht mehr aktuell, wird das Feld der Regiefunktion rot eingefärbt.
Die Überprüfung findet beim Laden von jedem Tagesrapport statt.
Neuerung "Tagesrapport Vorlagen laden oder Werte übernehmen prüft die Regiefunktion" ab Version 23.1Im Rahmen dieser Neuerung können Vorlagen aus dem Tagesrapport, welche im mySORBA erstellt wurden, an den Tagesrapport-Client und an die myRapport App übermittelt werden. Aus diesem Grund wurde der Menüpunkt "Vorlagen löschen" durch "Vorlagen verwalten" ersetzt.
Die neue Funktion dazu befindet sich unter Tagesrapport/Extras/ Vorlagen verwalten.
In diesem Dialog können die Vorlagen für die App selektiert werden. Dazu einfach den Haken bei "In Apps verw." setzen. Ebenfalls können Vorlagen hier unbenannt werden.
Neuerung "Ausgewählte Vorlagen vom Tagesrapport auf die App übermitteln" ab Version 23.1
Erfassung eigener Artikel
Für Inventar und Material/Fremdleistungen können eigene Artikel erfasst und für die Rapportierung im aktuellen Tagesrapport verwendet werden. Diese eigenen Artikel werden nicht im Lagerstamm gespeichert.
Eigene Artikel können mit der Funktion "Neu" im Lagerstamm-Auswahlfenster des Tagesrapportes erfasst werden:
Eine weitere Möglichkeit, einen eigenen Artikel zu erfassen, ist die Eingabe der gewünschten Artikelbezeichnung in der Artikelspalte des Inventars bzw. Materials/Fremdleistungen direkt im Tagesrapport. Wird die eingegebene Bezeichnung nicht in den Stammdaten gefunden, öffnet sich die Erfassungsmaske der eigenen Artikel:
Zudem ist es möglich einen eigenen Artikel ab den Lieferantendatenbanken zu erstellen. Dazu stehen im Erfassungsfenster "Neuen Artikel erfassen" auf der rechten Seite die lizenzierten Lieferantenartikelstämme zur Verfügung:
Dadurch ist es möglich die Informationen eines Lieferantenartikels direkt für den eigenen Artikel zu übernehmen. Durch das "Hinzufügen" werden die Informationen in die Erfassungsmaske auf der linken Seite übernommen. Die HPos und UPos müssen manuell ergänzt werden.
Für die Ermittlung des Einheits- und Regiepreises von Artikeln ab Lieferantendatenbanken gibt es in der Lieferantenerfassung pro Lieferant folgende Einstellungsmöglichkeiten:
Zuschl. Reg. in % - Definiert den Zuschlag in Prozent für den Regiepreis. Die Basis bildet der jeweilige Einheitspreis des Artikels.
Zuschl. Reg. Nettopr. - Es gibt Lieferanten, für welche im mySORBA das WebShop-Login des Kunden hinterlegt werden kann (bspw. bei HGC und Debrunner Acifer möglich). Für diese Lieferanten können die kundenspezifischen Preise bezogen werden. Ist diese Einstellung aktiv, wird nicht der Katalogpreis des Artikels übernommen, sondern die kundenspezifischen Konditionen (Nettopreis). Der jeweils verwendete Einheitspreis (Katalog- oder Nettopreis) bildet auch die Basis für die weitere Berechnung des Regiepreises.
Es wird der Preis für die jeweils gewählte Mengeneinheit übernommen.
Die übernommenen Werte können in der Erfassungsmaske (linke Seite) natürlich noch manuell editiert werden, bevor die Erfassung mit OK bestätigt und der Artikel in den Tagesrapport übernommen wird.
Neuerung "Eigener Artikel ab Lieferantendatenbank" ab Version 22.1
Eigene Artikel (Inventar, Material und Fremdleistung) werden im Tagesrapport mit einem orangefarbenen Balken am oberen Rand der Bezeichnung gekennzeichnet:
Regieverknüpfung setzen
Werden im Tagesrapport für Artikel ohne Regieverknüpfungen Mengen auf einen Regievorgang rapportiert, werden diese mit einem rotfarbenen Balken am oberen Rand der Bezeichnung gekennzeichnet. Die Regieverknüpfung kann für solche Artikel direkt im Tagesrapport gesetzt werden.
Beispiel:
Folgender Lagerstammartikel besitzt keine Regieverknüpfung.
Im Tagesrapport wurde eine Menge auf einen Regievorgang für diesen Artikel rapportiert, deshalb wird er mit einem rotfarbenen Balken am oberen Rand der Bezeichnung gekennzeichnet:
Der Artikel wird nur entsprechend gekennzeichnet, wenn eine Menge auf einem Regievorgang rapportiert wurde.
Mit einem Rechtsklick auf den Artikel kann im Kontextmenü die Funktion "Regieverknüpfung setzen" ausgeführt werden, um für den Artikel eine Regieverknüpfung zu erstellen. Die Funktion ist nur bei Artikel mit fehlender Regieverknüpfung verfügbar:
Die ersten Zeichen der Artikelbezeichnung werden ins Suchfenster übernommen. Nach dieser Bezeichnung wird anschliessend im Regietarif, welcher in den Tagesrapporteinstellungen hinterlegt ist, gesucht. Der vorgeschlagene Suchtext kann auch manuell überschrieben werden:
Suche mit "OK" bestätigen. Im Regietarif wird der erste Treffer fokussiert. Zutreffende Position auswählen:
Die Regieverknüpfung wird für den aktuellen Rapport gesetzt. Da der Artikel nun eine Regieverknüpfung besitzt, wird im Tagesrapport kein rotfarbener Balken mehr angezeigt:
Stammt der Artikel aus dem Lagerstamm, wird die Regieverknüpfung in den Lagerstammartikel geschrieben:
Zeilen ohne Positionen entfernen
Mit "Bearbeiten / Zeilen ohne Position entfernen" werden alle leeren Vorgangszeilen (ganz leer, sprich keine Vorgangs-Nr. und Mengen mehr), entfernt und die noch bestehenden Zeilen rücken zusammen.
Neuerung "Zeilen ohne Position entfernen" ab Version 21.1Spalten ohne Position entfernen (Leerraum löschen)
In unverbuchten Tagesrapporten steht die Funktion "Start / Spalten ohne Position entfernen" zur Verfügung.
Hiermit werden alle Spalten nach links verschoben, so dass keine Zwischenräume mehr bestehen.
Dies ist zum Beispiel nützlich bei Rapporten welche vom App importiert wurden, da kann dies Anwendungsbedingt vorkommen.
Zeilen und Spalten ohne Menge entfernen
Mit "Zeilen ohne Menge entfernen" und "Spalten ohne Menge entfernen" können die Rapporte vor der Verbuchung bereinigt werden.
Dies ist dann nötig, wenn einen die "Zwischenräume" nach der Verbuchung stören.
Die Funktion lässt sich nach dem Verbuchen vom Tagesrapport nicht mehr ausführen.
Einträge ohne Menge entfernen
Über das Kontextmenü im Bereich der Vorgänge oder Personal / Inventar / Material / Fremdleistung können mit der Funktion "Einträge ohne Mengen entfernen" Einträge welche nicht rapportiert sind entfernt werden.
Im Unterschied zu zum Beispiel "Spalten ohne Menge entfernen", werden hier nur die Einträge vom aktuellen Bereich entfernt:
Beim Kontrollieren Positionen ohne Mengen nicht löschen
Mit der Einstellung "kein Aut.Lösch." unter "Extras / Einstellungen ändern" -> "Erw. Einstellungen" werden beim Kontrollieren externer Tagesrapporte (aus dem APP oder Tagesrapport Client) die Positionen ohne Menge nicht gelöscht.
Neuerung "Zeilen und Spalten ohne Mengen entfernen" ab Version 23.1
Zeitpunkt Rapporterstellung
Im geöffneten Tagesrapport kann das Feld "Erstellt am" eingeblendet werden. Dieses gibt Auskunft über den Zeitpunkt der Rapporterstellung. Bei Rapporten, welche von extern stammenden (z.B. von Tablets), entspricht das auch dem Übermittlungszeitpunkt.
Über das Dropdown-Feld "Wetter" kann für den Tagesrapport die Witterung gewählt werden. Neu stehen die Wetterbezeichnungen "Sturm" und "Windig" zur Auswahl:
Angleichung der Artikelauswahl bei Inventar, Material und Fremdleistung
Neu werden genaue Treffer in den verschiedenen Stämmen auch beim Inventar, Material und Fremdleistung direkt hinzugefügt. Dies ist zum Beispiel beim Personal schon der Fall.
Dazu im Tagesrapport in einer leeren Spalte Im Bereich Inventar und Material/Fremdleistung einen Suchbegriff eintragen. Das Element wird bei einem genauen Treffer in den Stämmen direkt hinzugefügt. Wird mehr als ein Artikel gefunden mit dem entsprechenden Suchbegriff, öffnet sich wie bis anhin der eingefilterte Stamm.
Neuerung "Angleichung der Artikelauswahl bei Inventar, Material und Fremdleistung" ab Version 20.2
Tooltip für die Herkunft der Zeiteinträge
Im Rahmen dieser Neuerung wird in der Baustellenzeit ein Tooltip angezeigt. Der Tooltip zeigt die Herkunft des Zeiteintrages an. Somit können Zeiteinträge effizient gefunden werden. Der Tooltip erscheint nur, wenn der Eintrag nicht im geöffneten Fenster erfasst wurde. Die Anzeige erscheint in der Stundenkarte, Tagesrapport und im Wochenrapport.
Beispiel:
im Tagesrapport wurde ein Maschinenrapport erfasst. Dieser Maschinenrapport beinhaltet einen Zeiteintrag auf den angestellten Abderhalden Erich.
Der Angestellte Abderhalden Erich ist im Rapport selbst ebenfalls erfasst. Wird nun die Baustellenzeit auf dem Rapport geöffnet wird der Zeiteintrag des Maschinenrapportes grau dargestellt.
Setzt man den Fokus mit der Maus auf den Zeiteintrag, wird die Information in einem Tooltip dargestellt.
Dateien - Dokumente vom Rapport anzeigen
Im Register Dateien können die dem Rapport zugewiesenen Dokumente und Bilder angezeigt werden.
Das Dokumentenfenster ist hauptsächlich nur zum Lesen offen und deshalb sind nur bestimmte Dateifunktionen verfügbar.
Zusatzartikel vorschlagen
Im Rahmen dieser Neuerung werden die im Lagerstamm definierten Zusatzartikel bei der Artikelauswahl im Tagesrapport vorgeschlagen. Somit können die Zusatzartikel ebenfalls selektiert und übernommen werden. Die definierten Zusatzartikel werden bei Inventar, Material und Fremdleistung vorgeschlagen.
Die Einstellung dazu befindet sich unter Tagesrapport/Extras/Einstellungen ändern. Ist der Haken bei "Zubehör vorschl" gesetzt, ist die Neuerung aktiv.
Beispiel:
Im Lagerstamm sind auf dem Artikel "Beton CEM, 150 0-32mm" die Zusatzartikel "Verzögerer V2 und Frostschutz F5" definiert.
Sobald der Artikel "Beton CEM, 150 0-32mm" im Tagesrapport übernommen wird, erscheint eine zusätzliche Auswahl mit den definierten Zusatzartikel. Diese können selektiert werden. Sobald das Fenster verlassen wird, werden die selektierten Zusatzartikel ebenfalls in den Tagesrapport übernommen.
Adressen auf Regievorgänge, Kategorien und Codes hinterlegen
Es ist möglich auf Regievorgängen, Kategorien und Codes Adressen zu hinterlegen. Dabei kann eine individuelle Adresse hinterlegt werden, sofern sich Regievorgang, Kategorie und Code unterscheiden.
Die einzige Voraussetzung dazu ist, dass der Tagesrapport 2.0 in den erweiterten Einstellungen aktiviert ist.
Die Funktion befindet sich im Erfassungsdialog des Tagesrapportes. Dazu auf Regieadressen bearbeiten klicken.
Standardmässig wird die Rechnungsadresse vom Projekt vorgeschlagen. Die Adresse kann manuell angepasst werden oder man kann eine Adresse aus dem AdressQuick wählen.
Dazu den Button "AdressQuick" verwenden.
Im Dialog der Regieadressen können folgende Felder manuell bearbeitet werden:
- Anrede
- Vorname
- Name
- Strasse
- PLZ
- Ort
- Bezugsperson
- Branche
Bei der Verbuchung des Tagesrapportes werden die hinterlegten Adressen an das RegieQuick übertragen.
Hinweis:
Die Funktionalität steht auch dem Tagesrapport-Client und der MyRapport App zur Verfügung. Dort ist es aber nicht möglich eine Adresse aus dem AdressQuick zu wählen.
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