5. Dokumenten-Navigator (SorbaDocs) - ProjektQuick - Modulanleitung

ProjektQuick - Modulanleitung - 5. Dokumenten-Navigator (SorbaDocs)

Dokumenten-Navigator (SorbaDocs)

Mit dem Dokumenten-Navigator lassen sich auf einfache Weise mit den SORBA-Projektinformationen Briefe / Dokumente (Word / Excel) automatisiert gemäss vordefinierten Vorlagen erstellen.
Der grosse Vorteil darin besteht, dass man nicht mühsam von Hand alle Informationen zusammensuchen und dann von Hand im Word / Excel einsetzen muss, sondern dass man sich eine Vorlage (ähnlich wie beim Serienbrief) erstellt, die sich dann für alle Projekte verwenden lässt.

Gestartet wird der Dokumenten-Navigator über "Datei/Dokumenten-Navigator".

Hinweis
Der Dokumenten-Navigator (SorbaDocs) muss entsprechend lizenziert werden.
Zudem ist eine Microsoft Office Lizenz notwendig, alternative Programme wie zum beispiel LibreOffice können bei diesem Tool nicht verwendet werden.

Der Dokumenten Navigator öffnet sich immer für das Projekt wo der Cursor aktuell im Projektjournal draufsteht.

Die angezeigten Dokumente entsprechen den Dokumenten im Basispfad.

 

Schliessen - Fenster wird ohne Aktion geschlossen.
Generieren starten - Dokument wo der Cursor draufsteht wird erstellt.
Einstellungen - Öffnet das Einstellungsfenster.
Variablen Editor öffnen - Wir in Kombination mit Vorlage bearbeiten verwendet.
Vorlage bearbeiten - Vorlage wo der Cursor draufsteht zum Überarbeiten öffnen.
Basispfad in Explorer öffnen - Öffnet den eingestellten Basispfad im Windows Explorer. Da kann man neue Vorlagen erstellen oder bestehende umbennen, bearbeiten oder löschen.

Generieren starten

Erstellt anhand der gewählten Vorlage und gesetztem Cursor im Projektjournal das Dokument.

Verwendet man in der Vorlage Adressbezogene Variablen, muss man diese im Fenster "Adressen auswählen und zuweisen" Bestätigen:

Tipp
Sollte eine Adresse nicht zugewiesen sein, liegt das meistens daran, dass sie in den Projektinformationen (F3) nicht dem entsprechenden Adresstyp zugewiesen wurde.

Zudem kann man auch für den Umwandlungsprozess eine Adresse vom AdressQuick wählen (F8 oder auf die "...").

Es öffnet sich als erstes der Speicherdialog mit Pfadvorschlag vom aktuellen Projekt:

Der Dateiname kann angepasst werden, automatisch wird aber der Dateiname von der Vorlage und das aktuelle Tagesdatum vorgeschlagen.

Erst beim Anklicken von "Speichern" wird das Dokument effektiv auf abgelegt.

Danach öffnet sich automatisch die generierte Datei.

Einstellungen

Navigator Basispfad - Dieser Pfad ist allgemein gültig für jeden Benutzer dieser Domäne und muss per Windows-Explorer entsprechend erreichbar sein.
Anwender mit mySORBA.Drive sollten hier das "<SorbaDrive>\Templates" verwenden.
Dazu einfach "durchnavigieren", so dass zum Beispiel S:\Templates steht, sollte das SorbaDrive plötzlich auf einen anderen Laufwerksbuchstaben verweisen, merkt das Programm dies automatisch.

Personal von Projekt in Adressauswahl anzeigen - Haken gesetzt = Beim Generieren der Vorlage kann man im Fenster "Adressen auswählen und zuweisen" auch Personal wählen, das man zum Beispiel als Sachbearbeiter dem Projekt hinterlegt hat:

Generierungs Einstellungen vor jedem Generieren anzeigen - Haken gesetzt = Fragt jedes Mal beim Generieren, ob es die nicht zugewiesenen Variablen automatisch entfernen soll.

Nicht zugewiesene Variablen automatisch entfernen - Haken gesetzt = Variablen welche keinen Inhalt haben werden entfernt, Haken nicht gesetzt = Variablen welche keinen Inhalt haben bleiben beim Generieren stehen.

Adressblöcke / Neu...
Mit Doppelklick auf Adressblock kann man einen bestehenden bearbeiten.
Mit Klick auf "Neu" erstellt man einen neuen Adressblock.

Adressblöcke werden nicht speziell einem Adresstyp zugewiesen, dies passiert erst auf der Vorlage.

Adressvariable wählen ... -> Hier öffnet sich der Dialog für das Auswählen der möglichen Variablen für den Adressblock

Register Adressquick
Feldname ist der Name vom Feld in der SORBA Datenbank und Feldtitel ist die Bezeichnung wie das Feld im AdressQuick anzeigt wird.

Register Bezugspersonen
Die Variablen der Bezugspersonen werden im Adressblock verwendet, wenn auf der Adresse eine Bezugsperson verwendet wird und diese beim Generieren angewählt ist.
Feldname ist der Name vom Feld in der SORBA Datenbank und Feldtitel ist die Bezeichnung wie das Feld im AdressQuick / Bezugspersonen anzeigt wird.

Tipp
Leere Adresszeilen werden automatisch gelöscht (wenn zum Beispiel kein Postfach ausgewählt wurde).

 

Variablen Editor öffnen / Vorlage bearbeiten

Diese beiden Funktionen werden für gewöhnlich zusammen verwendet.
Mit "Vorlage bearbeiten" öffnet sich das Dokument wo der Cursor draufsteht zum Bearbeiten.

Der Variablen Editor kann unabhängig der Vorlage geöffnet und verwendet werden.

Auf das Bearbeiten eines Word- oder Excel-Dokumentes gehen wir hier nicht speziell ein, sondern auf das Verwenden der Variablen.

Variablen Editor

Der Variablen Editor wird jedes mal leer geöffnet.
Er dient als Zwischenablage für Variablen die man von "Variable wählen" ausgewählt hat und dann in die Vorlage einfügen möchte.
Das hat den Vorteil, dass wenn man mehrere Vorlagen mit derselben Variable versehen möchte, nicht jedes Mal die Variable neu wählen muss.

Variable wählen ... - Öffnet den Dialog für das Auswählen der vielen verschiedenen Möglichen Variablen.

Text kopieren - Kopiert den Text hier im Variablen Editor (kann man aber auch von Hand mit "Ctrl + C" machen).

Schliessen - Schliesst das Fenster.

Variable wählen

Da man nicht alle möglichen verfügbaren Felder auswendig wissen kann, gibt es den Dialog für "Variable wählen". Hier wählt man die gewünschten Variablen (Felder), welche man in der Vorlage verwenden möchte und kopiert sie dann aus dem Variablen Editor in die Vorlage.
Die Adress- und Personalspezifischen Variablen verhalten sich je nach gewählter Option ein bisschen anders.
Beachten Sie hier zum besseren Verständnis die verschiedenen Beispiele.

Register Projektquick
Alle Felder vom Projekt aus dem Projektjournal.
Feldname ist der Name vom Feld in der SORBA Datenbank und Feldtitel ist die Bezeichnung wie das Feld im Projektjournal oder Dialogmaske anzeigt wird.

Register Projektvariablen
Alle Felder vom Projekt und die spezifischen VWV-Variablen vom Druckdialog im Projekt (Titelblatt und Adresse).
Diese können je nach Einrichtung variieren.

Register Adressquick
Alle Felder der zugewiesenen Adresse (Rechnungsadresse, Referenzadresse, Kontaktadresse..) aus dem AdressQuick.
Feldname ist der Name vom Feld in der SORBA Datenbank und Feldtitel ist die Bezeichnung wie es im AdressQuick angezeigt wird.
Die Zuweisung von welcher Adresse man den Wert möchte, passiert sobald man ein Feld anwählt:

Ein Beispiel einer Variable, welcher man den Suchnamen der Rechnungsadresse verwenden möchte: <<ADR#Rechnungsadresse;SUCHNAME>>

Register Bezugspersonen
Alle Felder der zugewiesenen Bezugsperson (Rechnungsadresse, Referenzadresse, Kontaktadresse..) aus dem AdressQuick.
Feldname ist der Name vom Feld in der SORBA Datenbank und Feldtitel ist die Bezeichnung wie es im AdressQuick angezeigt wird.
Die Zuweisung von welcher Adresse man den Wert möchte, passiert sobald man ein Feld anwählt:

Ein Beispiel einer Variable, welcher man den Suchnamen der Bezugsperson von der Rechnungsadresse verwenden möchte: <<BPERS#Rechnungsadresse;SUCHNAME>>

Register Adressblock
Die Adressblöcke verwendet man an Orten wo mehrere Daten von Adressen in der Vorlage verwendet werden soll, zum Beispiel in der Anschrift.
Der Vorteil der Adressblöcke liegt darin, dass Leerzeilen automatisch gelöscht werden.
Wenn zum Beispiel kein Postfach hinterlegt ist.
Weitere Adressblöcke definiert man unter den Einstellungen vom Dokumenten-Navigator. Von welcher Adresse vom Projekt man die Werte möchte, wählt man nachdem man den Adressblock ausgewählt hat.

Ein beispiel eines Adressblockes von der Rechnungsadresse: <<ADRBLOCK#Rechnungsadresse;Adresse>>

Register Personalstamm
Die Werte dieser Variablen / Felder können nur für Dokumente im Personal-Stamm verwendet werden. Auf Vorlagen die man im ProjektQuick verwendet, wird kein Wert angezeigt.
Feldname ist der Name vom Feld in der SORBA Datenbank und Feldtitel ist die Bezeichnung wie es im Personal-Stamm (AdressQuick) angezeigt wird.

Register Sonstige
Vordefinierte Variablen: Date -> aktuelles Datum (TT.MM.JAHR), Time (HH:MIN) -> aktuelle Uhrzeit.

Praxisbeispiel von verwendeten Variablen in der Vorlage

Wichtig
Variablen welche durch den Blattrand automatisch umgebrochen werden nicht manuell "nachrücken", beim Umwandlungsprozess wird dies automatisch korrigiert.
Wie hier im Beispiel der Adressblock (wurde gelöst durch Option "hängend" im Word):

Ergibt nach der Umwandlung:

 

Neuerung "Bezugsperson im Dokumenten-Navigator einbinden" ab Version 19.1

Bezugspersonen von Adressen verwenden

Die Bezugsperson einer Adresse, kann im Dokumenten-Navigator verwendet werden.

1. Variablen-Editor öffnen
2. Button "Variable wählen"
3. Unter Bezugspersonen wird definiert, von welchem Feld die Bezugsperson genommen wird.

Die erstellte Variable kann somit in die Vorlage kopiert werden. 
Die Bezugsperson kann auch in einen Adressblock eingebaut werden. 

Neuerung "Bezugsperson im Dokumenten-Navigator einbinden" ab Version 19.1

 

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