7. Debitorenrechnungen erfassen und einbuchen - DebiQuick - Modulanleitung

DebiQuick - Modulanleitung - 7. Debitorenrechnungen erfassen und einbuchen

Um im DEBI-Journal eine neue Debitorenrechnung zu erfassen gehen sie auf:

  1. "Beleg / Rechnung neu"

  2. Wählen Sie den Debitor entweder über das Feld "Suchname", "Kunden(Debi)-Nr" oder den Menüpunkt "Bearbeiten / Adressen".



    Tipp
    Geben Sie die Debitorennummer + Enter ein, dann wird die Adresse ebenfalls ausgewählt.

    Tipp
    Sie können mit Enter, Tabulator, Shift + Tabulator von Feld zu Feld springen.
  3. Setzen Sie wenn nötig das Rechnungsdatum und FIBU-Datum.
    Das FIBU-Datum ist das Datum, per wann es in der Finanzbuchhaltung erscheinen soll.
    Wählen Sie hier immer ein Datum NACH dem Rechnungsdatum um keine Differenzen in den Auswertungen zu erhalten.
  4. Rech-Betrag BW (Belegwährung) entspricht der Währung vom Debitoren Sammelkonto.
    Im Feld ISO-Code, resp. Rech-Betrag LW und Kurs stehen eventuelle Zusatzinformationen bei Fremdwährungen (z. B. Euro).



    Gutschriften erfassen Sie, indem Sie einfach den Betrag mit "Minus" erfassen.
  5. Wählen oder übernehmen Sie den Vorschlag der Zahlungsbedingungen.
    Den Mahncode und die Details dazu lassen Sie am besten so stehen.
    Wenn Sie einen Debitor anhand eines Debitorenbeleges Mahnen müssen, füllt das System diese Felder automatisch aus.

  6. Den Vorschlag der Rechnung-Nr. sollten Sie übernehmen.
  7. Im Feld Bemerkung können Sie einen Text hinterlegen, mit diesem wird die Buchung ins FiBu-Journal übernommen.

  8. Das Debi-Sammelkto ist ein speziell im Kontenplan definiertes Debitoren Sammelkonto für das DebiQuick. In diesem Dropdownmenü können Sie nur Debi-Sammelkonti anwählen.
    Auftrag Nr: - In diesem Feld können Sie Projekte / Aufträge aus dem ProjektQuick welche auf Ausführung stehen anwählen.
    Der Debitorenbeleg wird dann entsprechend auf diesen Auftrag gebucht und kann zum Beispiel im Sorba Manager ausgewertet werden.

  9. Firmenzahlstelle - Wird benötigt für die Adresse auf dem ESR, und für die Buchung der Zahlungen.
    VESR(ESR) - Nr. - Wird automatisch generiert anhand der Rechnungsdaten und wird für den ESR benötigt.
    IBAN-Ref-Nr. - Wird im Moment nicht verwendet.
    ESR + verw.(kein Betrag) - Wenn angehakt, dann wird beim Drucken vom ESR kein Betrag auf dem Einzahlungsschein eingesetzt.
    Rech. manuell senden - Wird im Zusammenhang mit der Erweiterung "E-Rechnungsverwaltung" verwendet. Wenn angehakt, wird die Rechnung nicht mehr automatisch in der E-Rechnung erfasst.

  10. Unter den Details kann der Debitorenbeleg angepasst werden.
    Zum Beispiel kann das Ertrag-Kto. aufgeteilt oder wenn aktiv die Kostenstelle entsprechend angepasst werden.
    Um eine Buchung aufzusplitten, muss der Betrag unter dem Feld "Pos-Betrag BW" überschrieben werden, mit einem niedrigeren Wert als der Rech-Betrag BW.



    Hinweis
    Verwenden Sie für die Debitorenbelege immer einen Exklusiv MwSt-Code.
    Bei MwSt-Codes Inklusive kann es zu Rundungsschwierigkeiten kommen, da der Betrag auf 5 Rappen gerundet wird bei CHF.
  11. Klicken Sie auf "Buchen" um den Beleg zu verbuchen, vorher werden keine Daten gespeichert.

    Wenn Sie die "Online-Verbuchung" aktiv haben, wird der Beleg automatisch ins FIBU-Journal gebucht und die Buchungsrelevanten Felder gesperrt:

    mceclip0.png
Neuerung "Beleg wählen in Debitoren-Rechnungen Maske" ab Version 19.2

Beleg wählen
Über den anschliessend aufgehenden Datei-Dialog kann man ein spezifisches PDF anwählen und hochladen.
Dieses PDF wird dann als Beleg der Debitoren-Rechnung hinterlegt.
Ein bereits hinterlegtes PDF wird somit überschrieben.

Neuerung "Beleg wählen in Debitoren-Rechnungen Maske" ab Version 19.2

 

 

Neuerung "Optimierung Eingabe Kontenauswahl / MWST bei Debitoren" ab Version 20.2

Optimierung der Auswahl von Konten & MwSt-Codes (Debi)

Neu besteht die Möglichkeit die Auswahlliste der Konten von den Debitoren einzuschränken. Somit können Fehlbuchungen besser vermieden werden. Standardmässig sind keine Einschränkungen vorhanden. Diese können über den Kontenplan mutiert werden. 

Dazu den Kontenplan unter Stammdaten/Konti/Kostenarten öffnen. 

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Anschliessend den Fokus auf das entsprechende Konto setzen und den Mutationsdialog über Konto/K-Art bearbeiten öffnen.

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Ist der Dialog offen kann man nun den Haken bei DEBI-Ertragskonto setzen.

Achtung:
Einschränkung der Kontenlisten für DEBI/KREDI-Belegerfassung. Wird ein Konto markiert, werden nur noch markierte Konten aufgelistet. 

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Nachdem die Kontenauswahl eingeschränkt wurde, stehen nur noch die entsprechenden Konten in der Erfassungsmaske der Debitoren zur Verfügung. 

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Es können auch mehrere Konten gleichzeitig als DEBI-Ertragskonto definiert werden. Dies kann über die Gliederung gesteuert werden. Dazu den Fokus auf die entsprechende Gliederung setzen und wieder den Mutationsdialog des Kontos öffnen. 

Als Beispiel stehen wir auf die Gliederung 2 --> Produktionsertrag. Über Konto/K-Art bearbeiten wird der Dialog geöffnet. 

mceclip5.png

Nun den Haken bei DEBI-Ertragskonto setzen
Anschliessend erscheint die Abfrage: Wollen Sie auf allen nachfolgenden Konten der Gliederung [Produktionsertrag] den Marker setzen/entfernen ? 
Ja --> Markierung wird bei allen Konten mit dieser Gliederung gesetzt. 
Nein --> Markierung wird nur auf diesem Konto gesetzt. 

mceclip6.png

Hinweis:
Bei folgenden Konten kann der Haken "DEBI-Ertragskonto" nicht gesetzt werden.

  • Typ --> Int. Verrechnung
  • Kategorie --> Geldkonto 
  • Konto ist Inaktiv 
  • Konto ist MwSt-pflichtig und hat keinen Umsatzsteuercode hinterlegt
Neuerung "Optimierung Eingabe Kontenauswahl / MWST bei Debitoren" ab Version 20.2

 

 

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