18.7. Ausmasserfassung in Excel - DevisQuick - Modulanleitung

DevisQuick - Modulanleitung - 18. Definitive Ausmasse erfassen / 18.7. Ausmasserfassung in Excel

Ausmasse im Ausmassfenster können über ein Excel-Dokument erfasst werden.
Dabei wird eine oder mehrere Zeilen von einer oder mehreren Leistungspositionen mit einer Zelle von einem Excel-Dokument verknüpft.
Man kann also ein Ausmass zentral in einer Excel Datei erfassen und dann mit mehreren Leistungspositonen vom Leistungsverzeichnis verknüpfen und Mutationen werden automatisch in alle Zeilen übernommen.
Und dies bringt zusätzlich den Vorteil, dass Ausmasse, welche schwierig im Ausmassfenster darzustellen sind, über die bekannten Excel-Funktionalitäten erfasst werden können.

Ein Excel-Programm ist für die Erfassung nicht notwendig!

Die Excel Ausmasserfassung wird auf der entsprechenden Position im Ausmassfenster (F3) gemacht.
Das Menü befindet sich unter "Fenster / Ausmasserfassung in Excel":

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Das Excel-Ausmass-Erfassungsfenster stellt einige Funktionen, welche man vom Excel kennt, zur Verfügung.
In dieser Anleitung wird nur auf die SORBA-Speziellen Funktionen eingegangen.

Menüerklärung

Menüregister "Sorba"

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Schliessen - Fenster wird geschlossen, sollte die Datei noch nicht erstellt worden sein, erhält man hier einen Speicher-Dialog.

Feld in SORBA Ausmass übernehmen - Aktuell markierte Zelle wird ins Sorba Ausmass übernommen.

Alle Verbindungen löschen - Mit dem Sorba Ausmass verbundene Zellen werden gelöst. Die bereits übernommenen Werte bleiben aber im Sorba Ausmassfenster vorhanden.

Sorbaverbindungen hervorheben - Markiert alle zur Zeit mit dem Sorba Ausmass verbundenen Zellen in grüner Farbe. Nachträglich verknüpfte Zellen müssen durch nochmaliges Ausführen dieser Funktion neu eingefärbt werden.

 

Menüregister "Datei"

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Neu - Erstellt ein neues Excel-Dokument für die Excel Ausmasserfassung.

Öffnen - Öffnet den Excel-Datei-Auswahl-Dialog um ein bereits erstelltes Excel zu öffnen. Man kann Excel-Dokumente von anderen Speicherpfäden als dem "<Projekt>\ExcelAusmass" wählen. Anschliessend muss man aber beim Speichern das Excel in den obligatorischen Pfad ablegen.

Speichern - Aktuellen Stand speichern (beim Schliessen vom Excel Ausmasserfassungsfenster wird automatisch gespeichert).

Speichern als - Aktuell geöffnete Excel-Datei als eine andere abspeichern. Danach arbeitet man mit dem neu abgespeicherten Excel weiter, bereits verknüpfte Zellen werden "als verknüpft" übernommen.

 

Erstes Ausmass erfassen

Beim Öffnen der Ausmasserfassung kann direkt losgelegt werden.
Zellenbezeichnungen der zu Übernehmenden Zellen wird bei der Übernahme definiert.

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1 - Zellbezeichnung

2 - Formelfeld / Ausmassfeld

3 - Tabellenblattbezeichnung

Hinweis
Weitere Tabellenblätter können mit dem "+" hinzugefügt werden.

 

Ausmass übernehmen

Dazu muss einfach der Cursor ins entsprechende Feld gesetzt und der Menüpunkt "Sorba/Feld in Sorba Ausmass übernehmen" ausgeführt werden.

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Bei einer neuen Datei, muss während der ersten Übernahme ein Dateiname vergeben und die Excel-Datei erstellt werden.
Der Speicherpfad vom Excelausmass muss vom Vorschlag übernommen werden, wenn der Zellenbezug bestehen bleiben soll!

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Danach wurde der Zellbezug hergestellt und das Ausmass wird beim Schliessen der "Ausmasserfassung" übernommen.

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Die Ausmasse werden mit dem Code "T" erstellt.
Der "Text" kann überarbeitet werden, die Informationen zu welcher Position diese Zeile im Excel gehört, steht aber nur hier.
Sollte der Text rausgelöscht werden, ist die Verbindung zwar trotzdem noch vorhanden, der Anwender kann aber nur noch "raten" wo die Verbindung hin geht.

Dieselbe Zelle von demselben Excel kann nun direkt auf weiteren Leistungspositionen eingefügt werden.
Die Werte sind dann direkt verknüpft und beim Anpassen der verknüpften Zelle wird automatisch der Wert in allen Ausmassen aktualisiert!

Hinweis
Mengen können zwar im Ausmass überschrieben werden, diese Anpassungen werden aber nicht ins Excel zurückgeschrieben.
Sobald vom Excel wieder Daten ins Ausmassfenster geschrieben werden, überschreibt es wieder diese Anpassungen.

 

Bestehende Excel Ausmasse anpassen

Verbundene Ausmasse können auf unterschiedliche Arten angepasst werden.
In der Variante 1 wieder direkt über das Ausmassfenster und in der Variante 2 über das Excel direkt mit anschliessendem Ausmass aktualisieren.

Variante 1

1. Cursor auf die Ausmasszeile setzen.

2. Fenster/Ausmasserfassung in Excel.mceclip8.png

Anhand der Beschreibung unter "Text" findet man nun den entsprechenden Zelleneintrag:

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Variante 2

Wenn die Zelle bekannt ist, kann man auch die Excel-Datei direkt über den Dokumenten-Navigator öffnen und bearbeiten.

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Hinweis
Nach Anpassungen an der Datei von ausserhalb des Ausmassfensters, muss ein Aktualisierungslauf im DQD gestartet werden.
Dieser befindet sich unter: "Datei/Excelausmasse aktualisieren"

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Excel Ausmasse ergänzen

Wie beim Excel Ausmasse anpassen, kann man auch die Ausmasse vorgängig direkt im Excel anpassen.
Schlussendlich muss aber die Zell-Verbindung über das Ausmassfenster gemacht werden.

Tipp
Das Excel-Ausmasserfassungsfenster merkt sich, welche Excel-Ausmassdatei man vorher offen hatte.
Dies aber nur, wenn die vorher geöffnete Excel-Ausmassdatei mit dem aktuellen Leistungsverzeichnis verknüpfte Ausmasse hat.

Variante 1 - Über das Ausmassfenster

A - Bestehendes Excel verwenden

Dazu im Ausmassfenster den Cursor auf ein bereits übernommenes Ausmass setzen und mit "Fenster/Ausmasserfassung in Excel" das Excel-Erfassungsfenster öffnen.mceclip12.png
 
Im Excel kann man Ausmasse im bestehenden Tabellenblatt erfassen oder in einem neu eingefügten.
Die Übernahme ins Ausmass passiert wieder über "Sorba/Feld in Sorba Ausmass übernehmen".

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Wenn gewünscht, kann wieder mit nochmaligem ausführen von "Sorba/Sorbaverbindungen hervorheben", die Verknüpften Zellen wieder grün einfärben.

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Im Ausmassfenster erstellt es für das weitere Ausmass eine neue Zeile:

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B - Neues Excel erstellen

Dazu das Ausmassfenster öffnen und den Cursor auf eine leere Zeile setzen.
Danach die Excel Ausmasserfassung über "Fenster/Ausmasserfassung in Excel" starten.

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Danach geht die Excel Ausmasserfassung entweder in einem neuen Excel auf, oder in der zuletzt geöffneten Excel-Ausmassdatei.
Sollte die zuletzt geöffnete Excel-Ausmassdatei aufgehen und man möchte eine neue Excel-Datei eröffnen, muss mit "Datei/Neu" eine neue Ausmassdatei eröffnet werden.
Hier können die Ausmasse wieder entsprechend erfasst und übernommen werden:

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Hier geht der Speicherdialog auch wieder im ExcelAusmass-Pfad auf.

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Die Feldbezeichnung darf gleich heissen, wie die aus einem anderen Excel.

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Die Ausmasszeile wird wieder ins Ausmassfenster übernommen mit dem Text-Verweis auf die Excel-Datei:

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Variante 2 - Direkt im Excel

Dazu kann man die Excel-Datei im Dokumenten-Navigator oder auf dem SorbaDrive öffnen und bearbeiten.
Die Excel-Dateien befinden sich im Projektordner unter dem Ordner "ExcelAusmass".
Die Ausmassübernahme passiert aber auch wieder über das Ausmassfenster.

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Auch hier kann das neue Ausmass entweder im bestehenden Tabellenblatt oder in einem neuen Tabellenblatt erfasst werden.

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Übernahme vom Excel-Ausmass ins Ausmass wird wieder über das Ausmassfenster in der DQD gemacht.
Dazu den Cursor auf eine Zeile setzen welche bereits mit dem entsprechenden Excel-Dokument verknüpft ist und das Excel Ausmassfenster über "Fenster/Ausmasserfassung in Excel" öffnen.

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Das Neue Ausmass wird wieder über die Funktion "Sorba/Feld in Sorba Ausmass übernehmen" übernommen.

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Die neu verknüpften Zellen können wieder über "Sorba/Sorbaverbindungen hervorheben" grün eingefärbt werden.

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Das neue Ausmass wird zu unterst angehängt.

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Hinweis
Das Ausmass kann nicht dazwischen eingefügt werden, da es Einfluss auf Berechnungen innerhalb vom Sorba Ausmassfenster hätte.

 

Excel Ausmass auf einer neuen Leistungsposition übernehmen (ein Excel-Ausmass auf mehreren Leistungspositionen verknüpfen)

Bestehende Excel Ausmasse können "normal" über die Excel Ausmasserfassung in einer anderen Leistungsposition eingefügt werden.

  1. Ausmassfenster auf gewünschter Leistungsposition öffnen.
  2. "Fenster/Ausmasserfassung in Excel" ausführen.
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  3. Bestehende Excel-Ausmassdatei öffnen über "Datei/Öffnen".
     mceclip30.png
      mceclip31.png

  4. Nun können die Ausmasse der geöffneten Excel-Ausmassdatei auch in dieses Ausmass übernommen werden.
    Die Zell-Bezeichnung wird in diesem Fall nicht angepasst, sonst würde die Verknüpfung zum anderen Ausmass verloren gehen.
     mceclip32.png
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Excel Ausmasse löschen

Wichtig
Beim Löschen von Zeilen im Excel, sollte man sich immer bewusst sein, wo man diese noch verwendet.
Die Mengen werden automatisch an allen Orten wo man sie verwendet rausgelöscht!

Wenn alle Positionen einer verknüpften Zelle aus dem SORBA Ausmass gelöscht wurden, dann besteht auch keine Verbindung mehr zu der Zelle im Excel.

Welche Positionen sind wohin verknüpft?

Um herauszufinden, welche Ausmasspositionen mit welchem Excel und welcher Datei verknüpft sind, erstellt man am einfachsten eine Auswertung über die Ausmasse.
Zum Beispiel "Drucken/ausmass detailliert":

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