QR-Rechnungen, welche man von seinem Kreditor (Lieferanten) erhält, können im KREDI-Journal über die Verwaltungsfunktion "Beleg / QR-Rechnungen verwalten" eingelesen werden.
Es ist nicht möglich diese wie die "alten" ESR-Belege in der normalen Erfassungsmaske "Kreditoren-Rechnungen erfassen" automatisch einzulesen.
-> Natürlich können die Belege noch immer von Hand erfasst werden.
QR-Rechnungen können mit einem Tablet (iOS und Android) mit der SORBA APP "myQR-Scan" (noch nicht veröffentlicht) oder über das PayEye von Crealogix eingelesen werden.
Es werden erst Kreditoren-Rechnungen eingebucht, wenn der Beleg über "Kredi-Beleg erstellen" gebucht wurde.
Menüerklärung
Schliessen - Fenster schliessen.
Gerät verbinden - Öffnet ein Fenster mit dem QR-Code der Verbindungsdaten für die myQR-Scann APP.
Codes einlesen - Öffnet das Kommunikationsfenster, damit Belege von zum Beispiel dem PayEye eingelesen werden können.
Aktualisieren - Liste aktualisieren, wenn Belege über die myQR-Scann APP übertragen wurden.
Aktueller Beleg
Kredi-Beleg erstellen - Funktion um von einem eingelesenen QR-Beleg eine Kreditoren-Rechnung zu erstellen.
Eintrag löschen - Eingelesener Beleg löschen -> löscht nur den Eintrag. Da noch keine Buchungen getätigt wurden, wird einfach der Eintrag entfernt.
Neu interpretieren - Beleg zurücksetzen gemäss eingelesenem QR-Code.
Lieferant ermitteln - Wenn der Lieferant und / oder Zahlstelle erst nachträglich erfasst wurden, kann der Beleg so automatisch neu zugewiesen werden.
Originalcode anzeigen - Zeigt die vom QR-Code erhaltenen Rechnungsinformationen an.
Ablauf für die Kreditoren-Beleg-Erfassung (myQR-Scan APP)
- Gerät verbinden
- QR-Beleg scannen
- An das mySORBA übertragen
- Aktualisieren
- Eventuell Korrekturen / Anpassungen am Beleg vornehmen
Neuerung "Zahlungsweck mutierbar und nach Rech-Nr. Lief. übernehmen" ab Version 23.2Der Inhalt vom Feld "Zahlungsweck" ist anpassbar für offene QR-Rechnungen. Der Zahlungsweck wird automatisch in das Feld "Rechn-Nr. Lief." und "Bemerkung" der Kreditorenrechnung übernommen.
Neuerung "Zahlungsweck mutierbar und nach Rech-Nr. Lief. übernehmen" ab Version 23.2 - Buchen -> jetzt ist der Beleg im KREDI-Journal eingebucht.
Ablauf für die Kreditoren-Beleg-Erfassung (PayEye & Swiss QR Reader o. ä.)
- "Codes einlesen" drücken
-> es geht ein kleines Fenster mit dem Text "Status: Warte auf Code." auf - QR-Beleg scannen
-> es sollte den Text auf "Status: Code importiert. Warte auf nächsten Code." erscheinen.
Wenn nicht, wurde der Beleg nicht empfangen. Das kann daran liegen, dass entweder der Fokus nicht im mySORBA ist oder die Einstellung nicht auf Finanzsoftware mySORBA im PayEye eingestellt wurde. - Scan-Vorgang für alle Belege wiederholen, das Fenster am Schluss mit dem "X" einfach schliessen.
- Kredi-Beleg erstellen.
- Eventuell Korrekturen / Anpassungen am Beleg vornehmen -> Buchen.
myQR-Scan APP verwenden
- APP mit Domäne verbinden
-> Ab aktuellster APP-Version kann entweder das mySORBA-Login verwendet werden, oder über einen QR-Code die Verbindungsdaten zur Domäne abgescannt werden.
a. Im mySORBA Workspace auf "Gerät verbinden" -> Es erscheint ein Fenster mit einem QR-Code.
b. Im App auf "Mit Domäne verbinden" -> Mit der aktuellsten App-Version kann auch das mySORBA Login verwendet werden.
Hinweis
Die Verbindungsdaten zum mySORBA WebService (APPs), wird aus der lokalen dbenv.ini gelesen. Da muss eine gültige Verbindung drinstehen.
-
Variante A - QR-Code abscannen.
Wenn Sie folgende Meldung erhalten, konnte der SORBA Webservice anhand der DBEnv.ini nicht erreicht werden. Geben Sie stattdessen Ihr mySORBA Login ein:
Fehler
mySORBA Webservice konnte anhand QR-Code nicht erreicht werden. Bitte verwenden Sie Ihr mySORBA Login
Variante B - Ameldung mit mySORBA Login
Verwenden Sie Ihr mySORBA Login, dann wird automatisch der mySORBA Webservice eingetragen und Sie können, bei mehreren Domänen, Ihre Domäne anwählen.
- Es sollte nun oben links die verbundene Domäne angezeigt werden.
- Mit "Rechnungen scannen" wird der Scan-Prozess gestartet.
- Zielen Sie mit der Kamera auf den zu scannenden Beleg.
Sobald der Beleg erfasst werden konnte, erscheint die Meldung "Rechnung erfasst".
Unten kann mit "Nächste Code" der nächste Beleg gescannt werden und mit "Fertig" der Erfassungsvorgang beendet werden.
Neuerung "QR-Rechnungen ohne QR-Referenz einlesbar" ab Version 20.2QR-Rechnungen ohne QR-Referenz (nur Rechnungen mit einer QR-IBAN können eine QR-Referenz enthalten) können ebenfalls importiert werden.
Neuerung "QR-Rechnungen ohne QR-Referenz einlesbar" ab Version 20.2 - Mit "Rechnungen übertragen" werden alle Belege an das mySORBA Workspace gesendet
(mit "nach Links wischen" können Belege gelöscht werden).
Erhalten Sie beim Übertrag eine Meldung, prüfen Sie ob Sie sich in Ihrem Firmen-Netzwerk befinden und korrekt verbunden sind.
Ansonsten müssen Sie mit Ihrer IT oder dem Support Kontakt aufnehmen.
Fehler
Die Daten konnten nicht übermittelt werden
Fehler
Daten konnten nicht übermittelt werden, prüfen Sie ob Sie sich im Firmen-Netzwerk befinden. Es wurde versucht mit dieser Adresse zu verbinden: ...
- Klicken Sie im mySORBA Workspace unter "QR-Rechnungen verwalten" auf "Aktualisieren".
Die frisch erfassten Belege werden nun angezeigt. - Kredi-Beleg erstellen.
- Eventuell Korrekturen / Anpassungen am Beleg vornehmen -> Buchen.
Links zu den App Stores:
https://play.google.com/store/apps/details?id=ch.sorba.isoqrr
https://apps.apple.com/ee/app/sorba-myqr-scan/id1505567125
PayEye für Verwendung mit mySORBA Workspace konfigurieren
Siehe: PayEye für Verwendung mit mySORBA Workspace konfigurieren - KREDI-Journal
Kredi-Beleg erstellen geht leer auf
Sind im Journal alle Daten vorhanden, aber beim Ausführen von "Kredi-Beleg erstellen" erscheint die Kreditoren-Rechnungen erfassen "Maske ohne Inhalt", dann liegt eventuell ein Problem mit dem Nummernkreislauf vor. Versuchen Sie von Hand im KREDI-Journal eine Kreditoren-Rechnung auf einen Beliebigen Kreditor zu erstellen.
Sollte die Meldung " Sie vom System berechnete Rechnungsnummer ist schon in der Datenbank vorhanden. Wollen Sie die System-Rechnungsnummer auf die höchste Nummer in der Datenbank setzen? " erscheinen, klicken Sie auf "Ja" und schliessen Sie die Buchungsmaske ohne etwas zu buchen. Danach sollte es wieder gehen.
Möglicherweise liegt es auch daran, dass die Einrichtung ohne automatische Nummernvergabe für die Kreditoren-Rechnungen gemacht wurde.
Dann muss in den allgemeinen Einstellungen ein entsprechender Nummernkreislauf vorgegeben werden.
-> Der Anwender kann noch immer die Nummern im Anschluss selber wählen, es ist nur für diese Funktion nötig, dass ein Vorschlag da ist.
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