7. Jahresplanung - Unterhalt - Modulanleitung

Unterhalt - Modulanleitung - 7. Jahresplanung

Neuerung "Jahresplanung" ab Version 20.1

Jahresplanung

Die Jahresplanung verfolgt den Ansatz, dass für alle Gruppen das gesamte Jahr bereits zu Beginn geplant wird. Beim Jahreswechsel kann dann die vorgenommene Jahresplanung für das neue Jahr übernommen werden. Dadurch besitzt das neue Jahr bereits zu Beginn wieder eine komplette Planung.

Die Jahresplanung ist in den bisherigen Standardablauf des Unterhalts integriert. So unterscheidet sich lediglich die Stammdatenerfassung der Arbeiten auf Projekt-Ebene und das Eintragen der Termine in den Kalender vom bisherigen Standard. Sobald die Termine im Kalender eingetragen sind, läuft alles wie gewohnt.

Definition Projekt-Arbeiten
Projekt-Arbeiten, welche für die Jahresplanung benötigt werden, müssen den Haken bei "Jahresplanung" gesetzt haben:

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Das Feld "Jahresplanung" existiert ebenfalls im Arbeitsstamm. So können Arbeiten, welche ausschliesslich für die Jahresplanung benötigt werden bereits auf Ebene des globalen Arbeitsstammes entsprechend definiert werden.

Projekt-Arbeiten mit einem Haken bei "Jahresplanung" stehen anschliessend im Kalender der Jahresplanung für das Erstellen der Termine zur Verfügung.

Wichtig: Die Jahresplanung betrifft nur die Aufgabengenerierungen. Die Verrechnungen werden nicht aufgrund der Jahresplanung generiert.

Tipp: Projekt-Arbeiten, welche für die Jahresplanung gekennzeichnet wurden, können bspw. dennoch den Generierungstyp "Verr. ohne Rapport" hinterlegt haben. Somit wird für die entsprechende Arbeit für die Aufgabengenerierung die Jahresplanung berücksichtigt, für die Verrechnungen wird jedoch die Logik des bisherigen Standards verwendet (Berücksichtigung der relevanten Werte für die Generierung wie z.B. Intervall, Start- und Enddatum usw.).

Kalender der Jahresplanung
Der Kalender für die Jahresplanung wird über den Menüpunkt "Jahresplanung" im Register "Fenster" geöffnet:

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Wie der Kalender im Aufgabenjournal besitzt auch hier jede Gruppe ihren eigenen Kalender. Auch das Navigieren im Kalender der Jahresplanung ist identisch.

Anders als der Kalender im Aufgabenjournal weist der Kalender der Jahresplanung kein Datum für die einzelnen Tage aus. Er basiert auf Kalenderwochen, welche es für jede Gruppe für das ganze Jahr zu planen gilt.

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Die Kalenderwochen können mit den Menüpunkten "Zurück" und "Vorwärts" durchgeblättert werden. Zudem kann über "Gehe zu KW" direkt auf die eingegebene Kalenderwoche gesprungen werden.

Im Bereich "Arbeiten" werden die mit Jahresplanung definierten Projekt-Arbeiten aufgelistet:

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Die Informationen "Wochentag" und "Anzahl Arbeitsgänge" stammen aus den Definitionen der Projekt-Arbeiten und dienen hier lediglich als Richtwert. So ist bspw. die Arbeit "Rasen mähen Kleinflächen" zwar für mittwochs angedacht und sollte gemäss hinterlegtem Intervall 35 mal ausgeführt werden, die effektive Planung im Kalender der Jahresplanung kann jedoch komplett davon abweichen.

Wichtig: Die auf den Projekt-Arbeiten hinterlegten Informationen, welche im bisherigen Standardablauf Einfluss auf die Aufgabengenerierung hatten, sind für die Jahresplanung nicht relevant!

Termine erstellen
Die Kalender der Gruppen müssen nun mit Terminen vervollständigt werden. Dazu wird die entsprechende Arbeit im Bereich "Arbeiten" mit Drag&Drop in den Kalender der jeweiligen Gruppe gezogen:

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Die Termine werden standardmässig mit einer Länge von 2 Stunden erstellt. Der Terminbalken kann natürlich auf die gewünschte Länge vergrössert oder gekürzt werden.

Es können auch Termine aus mehreren Arbeiten zusammengeschnürt werden. Dazu müssen die jeweiligen Arbeiten im Bereich "Arbeiten" markiert werden (Ctrl gedrückt halten und Arbeiten markieren). Anschliessend die markierten Arbeiten mit Drag&Drop in den Kalender der jeweiligen Gruppe ziehen (Ctrl vor Drag&Drop loslassen):

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Die Arbeiten werden im Kalender der Jahresplanung einzeln dargestellt. Sind die Termine jedoch für dieselbe Uhrzeit (Beginn und Endet um) eingeplant, werden diese im Kalender des Aufgabenjournals zu einem Termin zusammengefasst.

So werden die Termine in der Jahresplanung für jede Gruppe Woche für Woche eingefügt bis das gesamte Jahr geplant ist.

Im Bereich "Arbeiten" wird unter "Anz. Geplant" angezeigt, wie viele Male die entsprechende Arbeit im Kalender enthalten ist (Gruppen übergreifend):

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Mit einem Doppelklick auf die jeweilige Arbeit oder über den Menüpunkt "Geplante Arbeiten" öffnet sich das Detailfenster der Arbeit und liefert Informationen zu deren Planung:

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Mit einem Doppelklick auf eines der Details, springt der Fokus im Kalender auf den entsprechenden Termin. Der Termin wird dabei direkt markiert:

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Im Kalender der Jahresplanung werden auch die bereits erfassten Termine der anderen Projekte angezeigt (Termine grau gefärbt). Es handelt sich dabei ausschliesslich um Termine der Jahresplanung und nicht um Termine im Kalender des Aufgabenjournals:

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Wichtig: Im Kalender der Jahresplanung kann nur für das jeweilige Projekt, aus welchem heraus die Jahresplanung geöffnet wurde, die Planung vorgenommen werden. Auch können nur Termine des jeweiligen Projekts im Kalender verschoben, vergrössert, verkleinert oder gelöscht werden.

Aufgabengenerierung
Wie bereits kurz angesprochen, sind jene Informationen auf den Projekt-Arbeiten, welche Einfluss auf die Aufgabengenerierung haben, nicht relevant. Die Aufgabengenerierung der Jahresplanung ist vom bisherigen Standard getrennt.

Die Aufgaben werden im Aufgabenjournal generiert, sobald der Kalender der Jahresplanung und anschliessend das Detailinformationenfenster des Projekt geschlossen wurde. Die Aufgaben werden genau so generiert, wie diese im Kalender der Jahresplanung eingeplant wurden.

Beispiel:

Folgende Termine wurden in Kalenderwoche 7 für die Gruppe 1 auf Montag und Dienstag eingeplant:

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Im Aufgabenjournal wurden die Aufgaben wie folgt generiert:

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Aufgaben, welche von der Jahresplanung stammen, haben im Aufgabenjournal den Haken bei "Jahresplanung" gesetzt:

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Damit diese Aufgaben nun auch als Termine im Kalender des Aufgabenjournals eingetragen werden (Status von Offen auf Geplant ändert), muss die Funktion "Jahresplanungen geplant setzen" (Register Extras) ausgeführt werden:

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Aus Performancegründen erscheint ein Auswahl-Dialog. Hier wird definiert welcher Datumsbereich berücksichtigt werden soll (Datum von/bis):

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Alle Aufgaben innerhalb des angegebenen Zeitraums mit Haken bei "Jahresplanung", erhalten den Status "Geplant" gesetzt und sind somit im Kalender des Aufgabenjournals eingetragen:

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Am Dienstag existiert ein einzelner Termin. Dieser Termin besteht aus zwei Arbeiten bzw. Aufgaben. Das ist ersichtlich, wenn das Detailfenster des Termins geöffnet wird:

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Diese beiden Arbeiten wurden korrekt zu einem Termin zusammengefasst. Im Kalender der Jahresplanung werden die beiden Arbeiten als einzelne Termine dargestellt (siehe Terminerstellung mit mehreren Arbeiten).

Wichtig: Änderungen an der Planung im Kalender des Aufgabenjournals werden nicht zurück in den Kalender der Jahresplanung geschrieben. 

Weiterer Ablauf
Sobald der Status der Aufgaben über die Funktion "Jahresplanungen geplant setzen" auf "Geplant" geändert und somit die Termine in den Kalender des Aufgabenjournals eingesetzt wurden, entspricht der weitere Ablauf dem bisherigen Standard.

Jahreswechsel
Beim Jahreswechsel macht sich der grosse Vorteil der Jahresplanung erst richtig bemerkbar. Zwar ist der Initialaufwand bei der Jahresplanung etwas grösser, da zu Beginn das erste Jahr praktisch komplett geplant wird, allerdings kann nun diese einmalig vorgenommene Grundplanung für die folgenden Jahre übernommen werden.

Die im Kalender der Jahresplanung für die jeweiligen Gruppen und Kalenderwochen eingesetzten Termine bleiben bestehen und generieren bei Erhöhung des Enddatums des Projekts wiederum die Aufgaben im Aufgabenjournal für die entsprechende Kalenderwoche und den entsprechenden Wochentag. Somit muss beim Jahreswechsel lediglich das Enddatum bei allen weiterzuführenden Projekten um ein Jahr erhöht werden. Das erfolgt wie beim bisherigen Standard über den Menüpunkt "Jahreswechsel" im Register der Liegenschaften.

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