SORBA Portal (Kundenportal, portal.sorba.ch) – Anleitung

In diesem Artikel wird das SORBA Kundenportal beschrieben.

In diesem Beitrag wollen wir Ihnen einen Überblick über die Funktionen in Ihrem persönlichem SORBA Portal geben. Hier werden alle möglichen Fragen rund um das Portal beantwortet, damit Sie sich darin problemlos zurechtfinden können.

Was ist das SORBA Portal?

Das SORBA Portal ist Ihr persönliches Kundenportal, in welchem Sie diverse Einstellungsmöglichkeiten haben. Sie können Ihre Firmendaten, Adresse, die Korrespondenzsprache, den Rechnungsempfang und viele weitere Bereiche bearbeiten. Auf einen Blick bietet das Portal folgende Möglichkeiten:

• Firmenname, Branche und Adresse anpassen
• Rechnungsempfang (Post / E-Mail) steuern
• Korrespondenzsprache ändern
• Benutzer verwalten (und wechseln)
• RDP-Verbindung (Outsourcing) herunterladen
• Offene Rechnungen einsehen
• SORBA Download (aktuelle und ältere Versionen) inklusive Neuerungslisten
• Datenlizenzen kaufen

Anmeldung im SORBA Portal

Die Anmeldung im Portal erfolgt im Browser unter portal.sorba.ch. Sie erreichen diese Adresse direkt oder indem Sie überall auf der SORBA Webseite oben rechts auf das Schloss-Symbol klicken:

Auf der Anmeldeseite geben Sie bitte Ihren SORBA-Nutzernamen und das Passwort ein. Sie können die gleichen Anmeldedaten wie beim Start von SORBA verwenden.

Zum SORBA Portal

Funktionsübersicht

In Ihrem Portal können Sie diverse Einstellungen vornehmen. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht, welche Einstellungen in welchen Bereichen vorgenommen werden können:

• Ihr Unternehmen: Firmenname, Branche und Adresse anpassen, Rechnungsempfang (Post / E-Mail) steuern, Korrespondenzsprache ändern
• Ihre Arbeitsplätze: Benutzer verwalten (und wechseln)
• Ihre RDP-Verbindung: RDP-Verbindung (Outsourcing) herunterladen
• Rechnungen: Offene Rechnungen einsehen
• Software-Download: SORBA Download (aktuelle und ältere Versionen) inklusive Neuerungslisten

Offene Rechnungen einsehen

Damit Sie offene, noch nicht bezahlte Rechnungen einsehen können, müssen Sie Administratorrechte besitzen. Die offenen Rechnungen sowie der resultierende, offene Gesamtbetrag finden Sie in der Kachel «Rechnungen» in der Hauptansicht.

Hier finden Sie alle offenen Rechnungen und können diese bei Bedarf direkt herunterladen. Dafür klicken Sie einfach rechts neben die Rechnung, worauf diese zum Download bereitsteht.

Benutzer zum Administrator ernennen

Zu Beginn, nur Administratoren können andere Benutzer zu Administratoren ernennen. Deshalb müssen die folgenden Schritte durch einen Administrator ausgeführt werden.

Auf der Startseite des Kundenportals wird die Kachel "Ihre Arbeitsplätze" angezeigt. Über den Button "mySORBA-Benutzer" wird die Benutzerverwaltung geöffnet:

Der gewünschte Benutzer kann bearbeitet werden, indem über die drei übereinanderliegenden Punkte "Benutzer bearbeiten" gewählt wird:

Im Detailfenster des zu bearbeitenden Benutzers kann dieser nun als "Administrator" definiert werden. Diese Einstellung befindet sich im Bereich "Kontaktinformationen":

Die Änderungen mit dem "Benutzer aktualisieren"-Button bestätigen. In der Benutzerverwaltung ist anschliessend ersichtlich, dass der Benutzer neu als "Admin" definiert ist:

 

Administrator aus der Firma ausgetreten? Was tun?

Wenn der mySORBA Administrator nicht mehr in der Firma tätig ist, muss die Geschäftsleitung ein Formular ausfüllen, scannen und zurückschicken an kundenbetreuung@sorba.ch. Wir werden für Sie die Anpassungen vornehmen.

Formular hier herunterladen: 2020_FormularAdministrator-leer.pdf

Software-Download

Über das Kundenportal können alle Benutzer das benötigte mySORBA Setup herunterladen. Auf der Startseite des Kundenportals existiert dazu die Kachel "Software-Download". Mit einem Klick auf den SORBA Würfel gelangt man in den Bereich "Downloads":

Im Bereich "Downloads" steht direkt die aktuellste Version zum Herunterladen bereit. Es können alle drei Installationstypen bezogen werden:

• Client
• Server
• Einzelplatz

Um den Download zu starten, den entsprechenden Button anwählen:

Neben der aktuellsten Version, können auch alle alten Versionen angezeigt und mit gleichem Vorgehen heruntergeladen werden. Dazu muss der Haken bei "Alte Versionen auch anzeigen" gesetzt werden:

 

SORBA Rechnungen per E-Mail erhalten

Für die Zustellung Ihrer SORBA Rechnungen können Sie zwischen einem Postversand oder einem Versand per E-Mail als PDF wählen. Diese Einstellung können Sie in Ihrem Kundenportal anpassen. Nur die  Administratoren haben Zugriff darauf. 

Einstellungen - Rechnungen per Mail erhalten

Auf der Startseite des Kundenportals wird die Kachel "Ihr Unternehmen" angezeigt. Über den Button "Daten bearbeiten" wird die Unternehmensverwaltung geöffnet:

Unter Rechnungsempfang können Sie zwischen "Post" (Standardeinstellung) oder "E-Mail" auswählen. Bestätigen Sie die Änderung mit "Unternehmen aktualisieren". 

Wenn Sie die Einstellung "E-Mail" auswählen, erhalten Sie als Kunde alle SORBA Rechnung als PDF per E-Mail. Im nächsten Schritt zeigen wir Ihnen, wie Sie den Rechnungsempfänger anpassen können.

Rechnungsempfänger bestimmen und anpassen

Auf der Startseite des Kundenportals wird die Kachel "Ihre Arbeitsplätze" angezeigt. Über den Button "mySORBA-Benutzer" wird die Benutzerverwaltung geöffnet:

Der gewünschte Benutzer kann bearbeitet werden, indem über die drei übereinanderliegenden Punkte "Benutzer bearbeiten" gewählt wird:

Im Detailfenster des zu bearbeitenden Benutzers kann dieser nun als "Rechnungsempfänger" definiert werden. Diese Einstellung befindet sich im Bereich "Kontaktinformationen":

 

SORBA-Administratoren

Im Portal kann der Firmen-Admin auch SORBA-Administratoren hinzufügen. Der entsprechende SORBA-Mitarbeiter wird dabei berechtigt, sich in Ihr mySORBA mit seinem Login einzuloggen. Dazu kann der Firmen-Admin im Portal die Einstellungen öffnen und den Bereich "SORBA-Administratoren" auswählen. 

Im Auswahlmenü stehen die SORBA-Mitarbeiter zur Verfügung. Dieser kann ausgewählt und via "Zugriff erlauben" hinzugefügt werden. 

Video Anleitung Kundenportal