Outlook Import Adressen, Bezugspersonen, Mitarbeiter – Outlook Addin

In diesem Artikel wird das Outlook Addin für den Import von Adressen, Bezugspersonen, Mitarbeitern beschrieben.

 

Installation

Das Outlook Addin für den Import von Adressen, Bezugspersonen, Mitarbeitern kann über den folgenden Link heruntergeladen werden: https://install.sorba.ch/OutlookKontaktAddIn/mySORBAOutlookAddIn.exe

Nach der Installation sind im Outlook-Register "Kontakte" die folgenden Menüpunkte ersichtlich:

Damit die Adressen, Bezugspersonen und Mitarbeiter importiert werden können, muss man sich als aller erstes mit den Anmeldeinformationen des mySORBA-Benutzers anmelden. Das erfolgt über die...

 

Einstellungen

In den Einstellungen sind neben den Anmeldeinformationen noch weitere für den Import relevante Definitionen zu setzen:

Anmeldung mit dem mySORBA-Benutzer

1. mySORBA-Benutzername (derselbe, welcher auch für das mySORBA Workspace verwendet wird).
2. mySORBA-Benutzerpasswort (dasselbe, welches auch für das mySORBA Workspace verwendet wird).
3. Mit dem eingegebenen Benutzer und Passwort anmelden.
4. Anmeldeinformationen speichern. Die gespeicherten Anmeldeinformationen sind anschliessend im unteren Bereich der Einstellungen hinterlegt und werden optisch zu rein informativen Zwecken angezeigt
   

   

5. Status der Lizenzierung.
6. Angabe der Domäne, aus welcher die Adressen, Bezugspersonen, Mitarbeiter importiert werden. Ist der angemeldete Benutzer in mehreren Domänen eingetragen, werden die entsprechenden Domänen in der Dropdown-Liste aufgeführt:
   

   

7. Adresse, auf welche zugegriffen wird, um die Daten zu importieren. Diese wird mit dem eingegebenen mySORBA-Benutzerlogin ermittelt.

Importmodi

Für den Import stehen die Adressen und Bezugspersonen aus dem AdressQuick, sowie die Mitarbeiter aus dem Personalstamm zur Verfügung. Welche Daten importiert werden sollen, kann hier eingestellt werden:

 

Kontakt Ordner

Da je nach Importmodus bis zu drei unterschiedliche Kontakttypen (Adressen, Bezugspersonen und Mitarbeiter) importiert werden können, kann auch für jeden Kontakttyp ein eigener Kontakt Ordner definiert werden:

 

Weitere Einstellungen / Funktionen

 

1. Auswahl der Sprache für das Addin
2. Optimiert die Geschwindigkeit beim Import durch das Zwischenspeichern der Kontaktdaten. Änderungen im mySORBA an bereits importierten Adressen, Bezugspersonen und Mitarbeitern werden jedoch erst ins Outlook übernommen, wenn das Outlook neu gestartet wurde. Deshalb empfiehlt es sich, diese Einstellung nur zu setzen, wenn die Performance ohne aktivierte Einstellung ungenügend ist.
3. Die mit "Bleiben Sie angemeldet" gemerkten Anmeldeinformationen werden entfernt und der mySORBA-Benutzer damit von der Domäne abgemeldet.
4. Die vorgenommenen Einstellungen werden gesichert und der Einstellungs-Dialog geschlossen.
5. Die vorgenommenen Einstellungen werden verworfen und der Einstellungs-Dialog geschlossen.
6. Öffnet diesen HelpCenter-Artikel im Browser.

Einstellungen verschwunden?

Das Outlook Addin muss für das Speichern der Einstellungen und Feldzuweisungen den sogenannten Settings-Provider von Outlook nutzen. Somit hat SORBA keinen Einfluss auf den Speicherpfad der Einstellungsdatei und auf die von Office automatisch durchgeführten Versionierungen des Speicherpfads. Sobald Office ein Update/Upgrade durchführt, wird automatisch ein neuer Speicherpfad erstellt. Leider wird dabei die bereits bestehende Einstellungsdatei nicht übernommen. Die Folge sind leere Einstellungen und auf den Standard zurückgestellte Feldzuweisungen. Die Einstellungen sind aber keines Falls verloren. Diese müssen lediglich manuell in den neuen von Office generierten Speicherpfad kopiert werden. Hier ein Beispiel:

Beim Import erscheint folgende Meldung, weil aufgrund des von Office neu erstellten Speicherpfads nicht auf die Einstellungsdatei zugegriffen werden kann:

Die Folge, die Einstellungen sind leer:

Nun kann im Windows-Explorer der Speicherpfad geöffnet werden:

C:\Users\Benutzername]\AppData\Local\Microsoft_Corporation\Sorba_OutlookAddIn_Import_Path_otgxb0fych3j2qkqv0eztcinbbbotaf1\

Der Pfad kann ab Sorba_outlookAddIn_Import_Path_ variieren.

Im neusten Ordner (siehe Änderungsdatum) fehlt nun die Einstellungsdatei. Diese kann allerdings aus dem vorherigen Ordner kopiert werden. Die Datei lautet "user.config":

Die Datei "user.config" in den neusten Ordner kopieren. Anschliessend sind die Einstellungen und Feldzuweisungen wieder vorhanden und der Import kann ausgeführt werden.

 

Felderzuweisung

In der Felderzuweisung werden die mySORBA-Felder den Outlook-Kontaktfeldern zugeordnet. Der Wert aus dem mySORBA-Feld wird in das entsprechend zugewiesene Outlook-Kontaktfeld importiert. Jeder Adresstyp (Adressen, Bezugspersonen, Mitarbeiter) besitzt eine eigene Zuweisungstabelle. Folgende Felder-Zuweisungen sind standardmässig gesetzt. Diese können individuell geändert/ergänzt werden:

Adressen

Mitarbeiter

Bezugspersonen

In jeder Zuweisungstabelle kann für den jeweiligen Adresstyp ein Filter gesetzt werden:

Für den Filter stehen nur Logisch-Felder zur Verfügung, welche "wahr" oder "falsch" ausgeben. Ist ein Filter definiert, werden für den Import nur Datensätze berücksichtigt, welche beim gewählten Logisch-Feld den Wert "wahr" zurück geben (Auswahl gesetzt).

 

Kontakte aktualisieren

Importieren

Mit dem Menüpunkt "Kontakte aktualisieren" wird der Import gestartet. Importiert werden die Adresstypen gemäss vorgenommener Einstellung (Importmodus) aus der mit dem mySORBA-Benutzer angemeldeten Domäne. Für die Erstellung der Outlook-Kontakte werden die Felder-Zuweisungen der jeweiligen Adresstypen und die allfällig gesetzten Filter berücksichtigt.

Folgende Meldung erscheint beim Start des Imports und gibt nochmals Auskunft über den gewählten Importmodus:

Die Kontakte werden laufend importiert, sodass normal im Outlook weitergearbeitet werden kann. Ist der Importvorgang abgeschlossen, erscheint ein Importprotokoll:

Das Protokoll des letzten Imports kann nachträglich nochmals im Tooltip angezeigt werden, indem der Cursor auf dem Menüpunkt "Kontakte aktualisieren" platziert wird:

Aktualisieren

Mit dem Menüpunkt "Kontakte aktualisieren" werden nicht nur neue Adressen importiert, sondern auch bestehende Kontakte mit allfälligen im mySORBA vorgenommenen Änderungen aktualisiert. Für diesen Abgleich wird der sogenannte Outlook-Wert "FullName" der Kontakte überprüft. Der "FullName" setzt sich aus den folgenden Feldern zusammen:

- Anrede
- Vorname
- Vorname2
- Nachname
- Namenszusatz

Wird beim Import ein übereinstimmender "FullName" bei einem bereits vorhandenem Kontakt gefunden, wird die Adresse aus dem mySORBA nicht als neuer Kontakt im Outlook eröffnet, sondern der bestehende Kontakt wird aktualisiert.