Was sind Bezugspersonen?
Bezugspersonen werden auf einer bestehenden Adresse erfasst und helfen diese etwas zu spezifizieren.
Zum Beispiel um einer Firmenadresse eine Kontaktperson zu hinterlegen.
Diese Bezugspersonen können an diversen Stellen im Programm verwendet werden, meistens werden sie aber im Ausdruck für die genauere Beschreibung der Postadresse gebraucht:
Mutationen am Adresseintrag werden automatisch an die Bezugsperson weitergegeben
Werden allgemeine Felder des Adresseintrages angepasst, aktualisiert es die dazugehörigen Felder der Bezugspersonen ebenfalls, insofern diese deckend sind.
Zum Beispiel zieht die Firma um, dann passt es die Adresse der Bezugsperson ebenfalls an, insofern diese auf die alte Firmenadresse lautet:
Im obigen Beispiel hat es die Bezugsperson "Max Muster" angepasst, während es den Eintrag der Bezugsperson "Loredana Beispiel" stehen gelassen hat.
Folgende Felder werden abgeglichen:
STRASSE
PLZ
ORT
SUCHNAME
POSTFACH
GTELEFON
WWW
EMAIL
Allgemein gilt:
Felder werden nur dann übertragen, wenn der alte Feldeintrag auf der Adresse dem Feldeintrag auf der Bezugsperson entspricht.
Sonderregel:
Wird der Ort oder die PLZ angepasst, so muss die Strasse der Bezugsperson ebenfalls der Strasse der Adresse entsprechen.
So wird verhindert, dass wenn bei einer Bezugsperson der Wohnort dem Firmenstandort entspricht diese nicht bei Umzug der Firma ebenfalls wechselt.
Hier wird davon ausgegangen, wenn die Strasse auf einer Bezugsperson nicht der Strasse der Firma entspricht, diese Bezugsperson einfach den selben Wohnort wie die Firma hat.
Bezugspersonen erfassen
Die Bezugspersonen können in den meisten Dialogmasken wo man auf das AdressQuick-Fenster zugreifen kann erfasst und bearbeitet werden.
Wie zum Beispiel im DevisQuick Druckdialog -> Menüpunkt "Adressen".
Wir gehen hier aber vom AdressQuick-Modul aus:
Um eine Bezugsperson zu erfassen muss die Adresse erstellt sein (im Erstellungsdialog kann noch keine Bezugsperson erfasst werden, da die Adresse zu diesem Zeitpunkt noch nicht existiert), eine zugewiesene Adress-Nr. reicht, es benötigt keine Debi- oder Kredi-Nr.
Variante 1 - Bereich Bezugspersonen (aktivierbar über Fenster / Bezugspersonen)
Variante 2 - Adresserfassungsmaske (F8)
Hinterlegen Sie die Anrede / Vorname / Name, das Feld der Bezugsperson wird automatisch ausgefüllt.
Die Bezugsperson wir automatisch mit <Anrede> <Vorname> <Name> generiert.
Neuerung "Bezugsperson mit Anrede generieren" ab Version 23.2Die Strasse, PLZ und Ort werden automatisch von der Adresse vorgeschlagen, ist aber veränderbar:
Setzen Sie den Haken für "Hauptkontakt", dann wird diese Bezugsperson farblich markiert.
Eine Erfasste Bezugsperson kann im Druckdialog oder anderen Orten ausgewählt werden, wenn die Adresse verwendet wird.
Bezugsperson als Standard vorschlagen lassen
"Doppelklicken" Sie den Eintrag in den Bezugspersonen (Dies wird erst angezeigt wenn der Dialog geschlossen wird oder eine andere Spalte / Zeile angeklickt wird).
Dann erscheint der Eintrag:
Bezugspersonen bearbeiten
Bezugspersonen können an den gleichen Orten wie beim Erfassen auch gleich bearbeitet werden:
- Cursor auf die Bezugsperson stellen.
- Fenster / Editieren (F8).
Mit dem Menüpunkt "Alle Inaktiven löschen" können alle inaktiven Bezugspersonen auf einmal gelöscht werden.
Es wird dabei kein Filter berücksichtigt, es werden alle inaktiven Bezugspersonen über alle Adressen hinweg gelöscht.
Neuerung "Inaktive Bezugspersonen auf einmal löschen" ab Version 21.1Bezugspersonen auswerten / weiterverarbeiten
Es ist möglich die verschiedenen Bezugspersonen auszugeben.
Standardmässig werden nur die Bezugspersonen einer Adresse im Bereich "Bezugspersonen" angezeigt.
Mit "Fenster / Alle zeigen" wird der gesetzt Adressfilter aufgehoben und alle Bezugspersonen vom AdressQuick werden angezeigt.
Über "Drucken / Excel-Export" kann die Ansicht in ein Excel exportiert werden um danach ein Adresstabelle für zum Beispiel Serienbriefe zu erhalten.
Mit "Feldliste" können dann noch zusätzliche Felder in die Auswertung reingezogen werden.
Felder mit "H." sind die Adressinformationen der zugehörigen Adresse, man benötigt diese um zum Beispiel einen Bezug der Bezugspersonen zu der dazugehörigen Adresse zu haben.
Weiterführende Links dazu:
Excel Adressliste - Bezugspersonen und Adressliste abgleichen für Seriendruck – AdressQuick
Bezugspersonen und Adressliste abgleichen für Seriendruck – AdressQuick
Outlook Import Adressen, Bezugspersonen, Mitarbeiter – Outlook Addin
Outlook-Export Bezugspersonen – AdressQuick
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