Vorheriger Artikel: 17. Lieferanten-Rechnung buchen
Kurzbeschreibung neue Kreditoren-Erfassungsmaske
Im Rahmen dieser Neuerung wurde die Kreditoren-Erfassungsmaske überarbeitet. Es wurden einige neue Bereich eingebaut, welche das Buchen der Kreditoren vereinfacht. Durch die Bereiche können sämtliche Aufgaben in einer Erfassungsmaske abgewickelt werden. Dies bietet den Vorteil das alle Informationen auf einen Blick ersichtlich sind. Es wird zwischen dem normalen Modus und dem Expert-Modus unterschieden. Ist der Expert-Modus aktiv sind die folgenden Felder ebenfalls ersichtlich: Kredi-Sammelkonto, Dispo-Datum, Zahlungsziel.
Bereich Rechnungseingang
Der Bereich Rechnungseingang zeigt alle Rechnungen auf, welche eingelesen oder gescannt wurden. Mittels Doppelklick wird die Rechnung für die Buchung übernommen.
Rechnungen können über folgende Funktionen eingelesen werden.
Belegleser
Wie bis anhin können die Rechnungen über die Codierzeile und dem Belegleser importiert werden.
Dazu einfach den Menüpunkt Beleg einlesen ausführen und mit dem Belegleser über die Codierzeile auf dem Einzahlungsschein fahren. Anschliessend erscheint die Codierzeile im mySORBA.
Danach ist die Rechnung im Eingang vorhanden. Die Zeilen, welche über den Belegleser eingelesen werden, erscheinen grau.
QR-Rechnungen verwalten
Rechnungen, welche einen QR-Code besitzen, können über den Menüpunkt QR-Rechnungen verwalten in den Rechnungseingang einlesen werden. Dies kann über das PayEye oder auch über die MyQR-Scan App erfolgen.
Dazu im KrediQuick unter Beleg den Menüpunkt QR-Rechnungen verwalten ausführen.
Die Beschreibung der QR-Rechnung via PayEye sowie über die App befindet sich unter: https://support.sorba.ch/hc/de/articles/360011823259-13-3-QR-Rechnungen-verwalten-APP-und-PayEye-SwissQR-Reader-KrediQuick-Modulanleitung
Die Zeile erscheint weiss, wenn die Rechnung über den Menüpunkt QR-Rechnungen verwalten eingelesen wird. 
Visumskontrolle
Die Belege, welche sich in der Visumskontrolle im Fenster Belege zuordnen befinden, werden ebenfalls im Rechnungseingang angezeigt. Somit kann die Rechnung über das Kredi-Journal oder aus der Visumkontrolle gebucht werden. Zudem werden bei den Belegen aus der Visumskontrolle das PDF bei der Rechnungserfassung im PDF-Viewer angezeigt.
E-Rechnung
Die E-Rechnungen werden von der Visumskontrolle abgeholt und erscheinen anschliessend im Rechnungseingang der Kreditoren-Erfassungsmaske.
Eröffnung des Lieferanten
Aufgrund des Rechnungseinganges und der neuen Kreditoren-Erfassungsmaske, kann ein neuer Lieferant inklusive der Lieferantenzahlstelle direkt erfasst werden. Mittels Doppelklick öffnet sich die Erfassungsmaske. Die Erfassungsmaske öffnet sich nur dann nicht, wenn über die Zahlstelle der korrekte Lieferant ermittelt werden konnte. Ebenfalls kann der Lieferant (falls es sich um eine eingelesene Rechnung via QR-Rechnungen verwalten handelt) über die Adresse ermittelt werden.
Wurde der Lieferant oder die Zahlstelle nicht erkannt, können die Daten direkt über den Rechnungseingang erfasst werden. Dazu einen Doppelklick auf den Beleg tätigen.
1 - Adressdaten
Im Rahmen der Adressdaten und der Lieferantenerfassung können folgende Fälle auftreten.
- Adresse /Lieferant unbekannt --> Dialog zur Eröffnung einer neuen Adresse / Lieferant öffnet sich. Somit können die Adressdaten und die Zahlstelle eingetragen werden. Im Vorfeld werden sämtliche Informationen abgefüllt, welche erkannt wurden.
- Lieferant konnte ermittelt werden und die Zahlstelle nicht. Dialog mit der entsprechenden Adresse/Lieferant geht auf. Neue Zahlstelle kann erfasst werden.
Alternativ kann die Adresse auch über den Menüpunkt "Adressen" gewählt werden.
Eine weitere Möglichkeit bieten die Felder "Adress-Nr." und "Suchname". Über diese Felder können bestehenden Adressen gesucht und ausgewählt werden:
2 - Lieferantenzahlstelle
Die Informationen der Zahlstelle werden im Vorfeld schon abgefüllt. Die Zahlstellen-Art wird erkannt und wen möglich wird das Institut und die dazugehörigen Daten direkt abgefüllt. Somit sind nur noch kleine Anpassungen notwendig.
Mit "PDF öffnen" wird der zu buchende Beleg im Standard PDF-Viewer geöffnet. So sind die für die Erfassung einer neuen Zahlstelle / eines neuen Lieferanten relevanten Informationen direkt ersichtlich:
Erfassung Kreditoren
An der Erfassung selbst hat sich nicht viel verändert. Wie bis anhin kann mittels Enter von Feld zu Feld gesprungen werden, bis sämtliche Informationen abgefüllt wurden. Neu können auch die Belege aus der Visumskontrolle im Kreditorenjournal erfasst werden. Damit die Bankinformationen erkannt werden, muss der Beleg im Vorfeld in der Visumskontrolle analysiert werden.
PDF-Viewer
Der PDF-Viewer zeigt den entsprechenden Beleg an. Wird mittels der Visumskontrolle gearbeitet, wird der Beleg automatisch in den PDF-Viewer verschoben. Ebenfalls wird das PDF aus dem Rechnungseingang übernommen sofern ein PDF hinterleget ist.
Hinweise:
- Die Seitenminiaturen können pro Beleg ein- oder ausgeblendet werden.
- Die Zoomeinstellung wird beim verlassen des mySORBA automatisch gespeichert.
Mit den PDF-Zeichnungsfunktionen stehen verschiedene Werkzeuge zur Verfügung, mit welchen direkt in den Beleg gezeichnet werden kann. So können bspw. Artikel in Lieferscheinen direkt im Beleg abgehakt oder wichtige Texte markiert werden. Folgende Werkzeuge stehen zur Verfügung:
Die gezeichneten Elemente müssen anschliessend mittels dem Menüpunkt "Speichern" auf das PDF gebrannt werden:
Auf PDF gebrannte Elemente können nicht mehr gelöscht werden.
Neuerung "PDF-Zeichnungsfunktionen: Kreuz, Markierung und Haken" ab Version 21.2Temporär- und Lieferscheinkontrolle
Die Temporär- und Lieferscheinkontrolle ist neu als eigener Bereich ersichtlich. Dieser kann über Fenster ein- oder ausgeblendet werden. Dabei gilt es zu beachten:
Wird der Lieferant gewählt --> Alle Kostenelemente ohne und mit diesem Lieferanten werden angezeigt.
Wird zusätzlich ein Auftrag gewählt --> wird auf den gewählten Auftrag gefiltert.
Auf der rechten Seite kann das entsprechende Kostenelement kontrolliert werden. Nachdem buchen des Beleges, wird die Änderung in die Tabelle der Temporär- sowie Lieferscheinkontrolle übernommen.
Der Auftragsfilter kann mittels Menüpunkt oder F9 aufgehoben werden. Dieser Filter kann auch via Menüpunkt oder Ctrl+F9 wieder gesetzt werden.
Um unterscheiden zu können, ob das Kostenelement aus dem Tagesrapport oder dem Unterhalt stammen, werden diese farblich verschieden dargestellt. Die farbliche Darstellung ist abhängig von den Farbeinstellungen des entsprechenden Benutzers.
Beispiel:
Hellrot (M) und Hellgrau (L) --> Tagesrapport (1)
Dunkelrot (M) und Dunkelgrau (L)--> Unterhalt (2)
Visumsübersicht
Die Visumsübersicht zeigt auf, welche Anwender das Visum noch erteilen müssen. Somit besitzt man einen Überblick bezüglich des Visums für die einzelnen Belege. Hat die zuständige Person den Beleg visiert, wird die Zeile grün dargestellt. 
Zahlungen
Die Zahlungen zur Rechnung ist in diesem Bereich ersichtlich. 
Letzte Rechnungen
Zeigt die vorherigen gebuchten Rechnungen des ausgewählten Lieferanten an. Über einen Doppelklick kann die entsprechende Rechnung geöffnet werden.
Frage / Antwort
Im diesem Bereich werden die gestellten Fragen und gegebenen Antworten zum Beleg / zur Rechnung angezeigt. Ebenfalls können Neue Fragen direkt aus der Kreditorenbuchungsmaske gestellt und Antworten gegeben werden:
Die neu gestellte Frage ist direkt im Bereich "Fragen Antwort" ersichtlich:
Die in der Kreditorenbuchungsmaske gestellten Fragen und gegebenen Antworten sind ebenfalls in der Visumskontrolle vorhanden:
Hier noch das Beispiel mit dem geben einer Antwort direkt in der Kreditorenbuchungsmaske:
Die Antwort ist ebenfalls direkt im Bereich "Frage / Antwort" ersichtlich:
Neuerung "Erweiterte Kreditoren-Erfassungsmaske" ab Version 20.2
Nächster Artikel: 19. Erfasste Gutschrift kontrollieren