Kurzbeschreibung neue Kreditoren-Erfassungsmaske
Im Rahmen dieser Neuerung wurde die Kreditoren-Erfassungsmaske überarbeitet. Es wurden einige neue Bereich eingebaut, welche das Buchen der Kreditoren vereinfacht. Durch die Bereiche können sämtliche Aufgaben in einer Erfassungsmaske abgewickelt werden. Dies bietet den Vorteil das alle Informationen auf einen Blick ersichtlich sind. Es wird zwischen dem normalen Modus und dem Expert-Modus unterschieden. Ist der Expert-Modus aktiv sind die folgenden Felder ebenfalls ersichtlich: Kredi-Sammelkonto, Dispo-Datum, Zahlungsziel.
Im Rahmen dieser Neuerung wurde eine neue Warnung eingebaut. Die Warnung erscheint, wenn beim gleichen Lieferanten dieselbe Lieferantenrechnungsnummer eingetragen wird. Zuerst erscheint die Abfrage: Die RechnungsNr X vom Lieferant Y wurde im Beleg Z schon gebucht! Möchten Sie fortfahren ?
Wird die Abfrage mit Ja bestätigt, erscheint in der Kreditorenerfassungmaske folgende Anzeige: Die RechnungsNr X vom Lieferant Y wurde im Beleg Z schon gebucht!
Bestätigt man den Dialog mit Nein, wird der Wert zurückgesetzt.
Neuerung "Eindeutige Warnung bei Belegen mit gleichem Lieferanten und gleicher Lieferantenrechnungsnummer" ab Version 23.1Bereich Rechnungseingang
Der Bereich Rechnungseingang zeigt alle Rechnungen auf, welche eingelesen oder gescannt wurden. Mittels Doppelklick wird die Rechnung für die Buchung übernommen.
Rechnungen können über folgende Funktionen eingelesen werden.
Belegleser
Wie bis anhin können die Rechnungen über die Codierzeile und dem Belegleser importiert werden.
Dazu einfach den Menüpunkt Beleg einlesen ausführen und mit dem Belegleser über die Codierzeile auf dem Einzahlungsschein fahren. Anschliessend erscheint die Codierzeile im mySORBA.
Danach ist die Rechnung im Eingang vorhanden. Die Zeilen, welche über den Belegleser eingelesen werden, erscheinen grau.
QR-Rechnungen verwalten
Rechnungen, welche einen QR-Code besitzen, können über den Menüpunkt QR-Rechnungen verwalten in den Rechnungseingang einlesen werden. Dies kann über das PayEye oder auch über die MyQR-Scan App erfolgen.
Dazu im KrediQuick unter Beleg den Menüpunkt QR-Rechnungen verwalten ausführen.
Die Beschreibung der QR-Rechnung via PayEye sowie über die App befindet sich unter: https://support.sorba.ch/hc/de/articles/360011823259-13-3-QR-Rechnungen-verwalten-APP-und-PayEye-SwissQR-Reader-KrediQuick-Modulanleitung
Die Zeile erscheint weiss, wenn die Rechnung über den Menüpunkt QR-Rechnungen verwalten eingelesen wird.
Visumskontrolle
Die Belege, welche sich in der Visumskontrolle im Fenster Belege zuordnen befinden, werden ebenfalls im Rechnungseingang angezeigt. Somit kann die Rechnung über das Kredi-Journal oder aus der Visumkontrolle gebucht werden. Zudem werden bei den Belegen aus der Visumskontrolle das PDF bei der Rechnungserfassung im PDF-Viewer angezeigt.
E-Rechnung
Die E-Rechnungen werden von der Visumskontrolle abgeholt und erscheinen anschliessend im Rechnungseingang der Kreditoren-Erfassungsmaske.
Eröffnung des Lieferanten
Aufgrund des Rechnungseinganges und der neuen Kreditoren-Erfassungsmaske, kann ein neuer Lieferant inklusive der Lieferantenzahlstelle direkt erfasst werden. Mittels Doppelklick öffnet sich die Erfassungsmaske. Die Erfassungsmaske öffnet sich nur dann nicht, wenn über die Zahlstelle der korrekte Lieferant ermittelt werden konnte. Ebenfalls kann der Lieferant (falls es sich um eine eingelesene Rechnung via QR-Rechnungen verwalten handelt) über die Adresse ermittelt werden.
Wurde der Lieferant oder die Zahlstelle nicht erkannt, können die Daten direkt über den Rechnungseingang erfasst werden. Dazu einen Doppelklick auf den Beleg tätigen.
1 - Adressdaten
Im Rahmen der Adressdaten und der Lieferantenerfassung können folgende Fälle auftreten.
- Adresse /Lieferant unbekannt --> Dialog zur Eröffnung einer neuen Adresse / Lieferant öffnet sich. Somit können die Adressdaten und die Zahlstelle eingetragen werden. Im Vorfeld werden sämtliche Informationen abgefüllt, welche erkannt wurden.
- Lieferant konnte ermittelt werden und die Zahlstelle nicht. Dialog mit der entsprechenden Adresse/Lieferant geht auf. Neue Zahlstelle kann erfasst werden.
Alternativ kann die Adresse auch über den Menüpunkt "Adressen" gewählt werden.
Eine weitere Möglichkeit bieten die Felder "Adress-Nr." und "Suchname". Über diese Felder können bestehenden Adressen gesucht und ausgewählt werden:
2 - Lieferantenzahlstelle
Die Informationen der Zahlstelle werden im Vorfeld schon abgefüllt. Die Zahlstellen-Art wird erkannt und wen möglich wird das Institut und die dazugehörigen Daten direkt abgefüllt. Somit sind nur noch kleine Anpassungen notwendig.
Mit "PDF öffnen" wird der zu buchende Beleg im Standard PDF-Viewer geöffnet. So sind die für die Erfassung einer neuen Zahlstelle / eines neuen Lieferanten relevanten Informationen direkt ersichtlich:
Erfassung Kreditoren
An der Erfassung selbst hat sich nicht viel verändert. Wie bis anhin kann mittels Enter von Feld zu Feld gesprungen werden, bis sämtliche Informationen abgefüllt wurden. Neu können auch die Belege aus der Visumskontrolle im Kreditorenjournal erfasst werden. Damit die Bankinformationen erkannt werden, muss der Beleg im Vorfeld in der Visumskontrolle analysiert werden.
Frage / Antwort
Im diesem Bereich werden die gestellten Fragen und gegebenen Antworten zum Beleg / zur Rechnung angezeigt. Ebenfalls können Neue Fragen direkt aus der Kreditorenbuchungsmaske gestellt und Antworten gegeben werden:
Die neu gestellte Frage ist direkt im Bereich "Fragen Antwort" ersichtlich:
Die in der Kreditorenbuchungsmaske gestellten Fragen und gegebenen Antworten sind ebenfalls in der Visumskontrolle vorhanden:
Hier noch das Beispiel mit dem geben einer Antwort direkt in der Kreditorenbuchungsmaske:
Die Antwort ist ebenfalls direkt im Bereich "Frage / Antwort" ersichtlich:
Mit den PDF-Zeichnungsfunktionen stehen verschiedene Werkzeuge zur Verfügung, mit welchen direkt in den Beleg gezeichnet werden kann. So können bspw. Artikel in Lieferscheinen direkt im Beleg abgehakt oder wichtige Texte markiert werden. Folgende Werkzeuge stehen zur Verfügung:
Die gezeichneten Elemente müssen anschliessend mittels dem Menüpunkt "Speichern" auf das PDF gebrannt werden:
Auf PDF gebrannte Elemente können nicht mehr gelöscht werden.
Neuerung "PDF-Zeichnungsfunktionen: Kreuz, Markierung und Haken" ab Version 21.2
Die Auftrag Nr. kann direkt in der allgemeinen Erfassung eingegeben.
Dieser wird dann in den Detailbereich als Vorschlag übernommen.
PDF-Viewer
Der PDF-Viewer zeigt den entsprechenden Beleg an. Wird mittels der Visumskontrolle gearbeitet, wird der Beleg automatisch in den PDF-Viewer verschoben. Ebenfalls wird das PDF aus dem Rechnungseingang übernommen sofern ein PDF hinterleget ist.
Hinweise:
- Die Seitenminiaturen können pro Beleg ein- oder ausgeblendet werden.
- Die Zoomeinstellung wird beim verlassen des mySORBA automatisch gespeichert.
Temporär- und Lieferscheinkontrolle
Die Temporär- und Lieferscheinkontrolle ist neu als eigener Bereich ersichtlich. Dieser kann über Fenster ein- oder ausgeblendet werden. Dabei gilt es zu beachten:
Wird der Lieferant gewählt --> Alle Kostenelemente ohne und mit diesem Lieferanten werden angezeigt.
Wird zusätzlich ein Auftrag gewählt --> wird auf den gewählten Auftrag gefiltert.
Auf der rechten Seite kann das entsprechende Kostenelement kontrolliert werden. Nachdem buchen des Beleges, wird die Änderung in die Tabelle der Temporär- sowie Lieferscheinkontrolle übernommen.
Der Auftragsfilter kann mittels Menüpunkt oder F9 aufgehoben werden. Dieser Filter kann auch via Menüpunkt oder Ctrl+F9 wieder gesetzt werden.
Im Rahmen dieser Neuerung wurden zwei neue Filter für den Bereich "Temporär und Lieferscheinkontrolle" eingebaut. Die Filter "Lieferantenfilter inkl. kontrollierte und Auftragsfilter inkl. kontrollierte" sind identisch wie die Bestehenden mit dem Unterschied, dass die kontrollierten Lieferscheine ebenfalls angezeigt werden.
Im Rahmen dieser Neuerung werden die kontrollierten Kostenelemente in der Temporär- und Lieferscheinkontrolle ebenfalls angezeigt, wenn der Filter aufgehoben wird. Dazu kann innerhalb des Bereiches die Funktion "Filter aufheben" verwendet werden. Bereits kontrollierte Elemente werden in blau dargestellt.
Bei der Erstellung eines Beleges kann somit von einem kontrollierten Datensatz der Haken entfernt und wieder gesetzt werden. Sobald der Beleg gebucht wird, ersetzt es die Rech-Nr. Lief. in der Lieferscheinkontrolle mit der neuen Nummer. Wird das buchen abgebrochen, wird weder der entfernte Haken noch die neue Nummer in der Temporär oder Lieferscheinkontrolle berücksichtigt.
Neuerung "Kontrollierte Lieferscheine in der Kreditorenerfassung anzeigen" ab Version 23.1Um unterscheiden zu können, ob das Kostenelement aus dem Tagesrapport oder dem Unterhalt stammen, werden diese farblich verschieden dargestellt. Die farbliche Darstellung ist abhängig von den Farbeinstellungen des entsprechenden Benutzers.
Beispiel:
Hellrot (M) und Hellgrau (L) --> Tagesrapport (1)
Dunkelrot (M) und Dunkelgrau (L)--> Unterhalt (2)
Im Rahmen dieser Neuerung kann die angehängte Datei vom Kostenelement in der Lieferscheinkontrolle der erweiterten Kreditorenmaske angezeigt werden. Hierfür gibt es den Bereich "Lieferschein-Datei". Der Bereich kann unter "Fenster/Lieferschein-Datei" in der erweiterten Kreditorenmaske eingeblendet werden.
Neuerung "Bereich für die "Lieferschein - Datei" in der erweiterten Kreditorenmaske " ab Version 22.1
Im Rahmen dieser Neuerung wird die selbst definierte Sortierung gespeichert. Die Sortierung bleibt auch nach einem Neustart des mySORBA`s bestehen. Die Sortierung wird wieder auf den mySORBA-Standard zurückgesetzt, wenn der Filter aufgehoben wird.
Neuerung "Sortierung in Lieferscheinkontrolle (Kreditorenmaske) speichern" ab Version 23.2Visumsübersicht
Die Visumsübersicht zeigt auf, welche Anwender das Visum noch erteilen müssen. Somit besitzt man einen Überblick bezüglich des Visums für die einzelnen Belege. Hat die zuständige Person den Beleg visiert, wird die Zeile grün dargestellt.
Zahlungen
Die Zahlungen zur Rechnung ist in diesem Bereich ersichtlich.
Letzte Rechnungen
Zeigt die vorherigen gebuchten Rechnungen des ausgewählten Lieferanten an. Über einen Doppelklick kann die entsprechende Rechnung geöffnet werden.
Fahrt man mit dem Cursor auf einen Eintrag erscheint ein Tooltip mit den Details zur entsprechenden Rechnung, dann muss man diese nicht in jedem Fall laden lassen:
Wenn die Details das Maximum eines ToolTips überschreiten wird dies mit “…” angegeben.
Neuerung "Tooltip der Rechungsdetails in Letzte Rechnungen" ab Version 25.1Neuerung "Erweiterte Kreditoren-Erfassungsmaske" ab Version 20.2
Was bedeuten die verschiedenen Datumsfelder?
In der Erfassungsmaske werden je nach Konfiguration mehr oder weniger Datumsfelder angezeigt.
Aus technischer und Business-Logischer Sicht sind verschiedene Datumsfelder notwendig um die verschiedenen Bedürfnisse abzudecken.
Hinweis: Bestimmte Datumsfelder werden nur angezeigt, wenn der Kredi Expertmodus in der Benutzerverwaltung aktiv ist.
Rechnungsdatum
In diesem Feld erfasst man das Datum gemäss erhaltenem Beleg. Mit diesem Datum bucht es den Beleg in das KREDI-Journal (Nebenbuch).
FIBU-Datum
In diesem Feld erfasst man das Datum, mit welchem es in der Finanzbuchhaltung gebucht werden soll.
Dieses sollte für gewöhnlich deckungsgleich sein mit dem Rechnungsdatum.
Ansonsten erhält man per Stichdatum unter Umständen Differenzen zwischen dem Hauptbuch und Nebenbuch.
Transitorische Buchungen müssen von Hand gebucht werden und sollten nicht über das FiBu-Datum forciert werden.
Dispo-Datum
Dieses Feld ist wichtig für die Zahlungslauf-Berechnung anhand der Zahlungsbedingung. Hiermit teilt man dem Programm mit, ab welchem Stichtag die Zahlungsbedingungen gerechnet werden sollen.
Beispiel:
Rechnung mit Datum 15.07.2025 trifft am 20.07.2025 mit Zahlungsbedingung 30 Tage netto bei uns ein.
Korrekterweise wird im Rechnungsdatum 15.07.2025 eingetragen. Die Berechnung der 30 Tage netto soll aber erst ab dem Zeitpunkt gerechnet werden, wo wir die Rechnung auch erst erhalten haben. Sonst würden uns 5 Tage fehlen. Hier kommt das Dispo-Datum ins Spiel, denn da können wir nun 20.07.2025 eintragen und das Programm rechnet die 30 Tage erst ab da.
Fälligk.-Datum
Hier werden die netto Tage der Zahlungsbedingung ab Dispo-Datum automatisch eingetragen.
Dieses Feld ist nur Informationstechnischer Natur und kann nicht verändert werden.
Zahlungsziel
Dieses Datum kann optional verwendet werden, wenn man möchte dass der entsprechende Beleg per einem bestimmten Stichtag fällig sein soll. Ungeachtet der anderen definierten Dati.
Bei Eingabe eines Datum hier, wird automatisch das Feld "Dispo-Datum" und "Fälligk.-Datum" angepasst.
Dies ist deshalb so, weil aus programmtechnischer Sicht für den Zahlungslauf explizit nur das Dispo-Datum als Basis genommen wird.
Achtung - Bei der Verwendung des Zahlungsziel muss der Skontobetrag im Zahlungslauf selber eingetragen werden, sollte man das Zahlungszieldatum vorziehen.
Freie Felder
In der erweiterten Kreditorenerfassungsmaske kann der Bereich "Freie Felder" über Fenster eingeblendet werden. Dazu einfach den Haken setzen und den Bereich am gewünschten Ort andocken.
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