Activity - Modulanleitung - 11. Beispiele der Ereignisse / Aktionen / 11.7. Drucken aus dem Unterhalt und MaterialQuick inkl. Seriendruck

Unterhalt

Das Drucken aus dem Unterhalt verhaltet sich ähnlich, aber nicht identisch mit dem Drucken aus dem DevisQuick. Innerhalb des Unterhaltes stehen folgende Ereignisse zur Verfügung.

Rechnung gedruckt (Unterhalt)
Rapport gedruckt (Unterhalt)
Regierapport gedruckt (Unterhalt)

Beispiel Drucken einer Rechnung aus dem Unterhalt

Dazu auf dem Aktivitätstyp das Ereignis "Rechnung gedruckt (Unterhalt)" hinzufügen.

Sinnvollerweise verknüpft man den Aktivitätstyp mit der Liegenschaft, dem Projekt und der Adresse.

Nachdem man das Erstellen des Aktivitätstyps bestätigt hat, kann der Workflow definiert werden. Siehe auch Artikel: Workflow definieren
In diesem Beispiel wird der Standard Workflow Rechnung senden selektiert.
Beim entsprechenden Übergang --> Rechts-Klick --> Bearbeiten ausführen.

Aktion hinzufügen und E-Mail senden (mit Anhänge) auswählen.

Es öffnet sich der Dialog für die Konfiguration zum Senden von E-Mails. Dabei sind die Felder Absender, Absender Anzeigename, Antwort an (E-Mail-Adresse) und Nachricht statische Felder.

Felder Empfänger, Betreff oder Nachricht können variabel oder statische Werte sein. Um eine Variable bei diesen Feldern hinzuzufügen auf die drei Punkte klicken. In diesem Beispiel wird die E-Mail-Adresse aus dem AdressQuick übernommen. Der Betreff enthält jeweils die Rechnungsnummer. Beim Feld Nachricht geht ein zusätzliches Fenster auf. Dort kann die Variable via "Variable hinzufügen" ausgewählt werden. Die Felder Absender, Absender Anzeigename und Antwort an (E-Mail-Adresse) sind statische Felder.

E-Mail-Adresse variabel aus dem AdressQuick

In erster Linie definiert man das Feld der Aufgabe. Dazu auf Feld hinzufügen klicken. In diesem Beispiel wäre dies die Adresse. Innerhalb der Feld-Info erhält man den Verknüpfungswert (ADRNR) für das entsprechende Feld.

Für die Verknüpfung ins Adressquick für das entsprechende Feld, sollte eine Suche hinzugefügt werden. Dazu den Menüpunkt "Suche hinzufügen" ausführen.

In erster Linie die Tabelle wählen und in den Suchwerten den Wert der Feld-Info (ADRNR) sowie die Variable eintragen. Danach noch das Rückgabe-Feld aus der oben definierten Tabelle auswählen. Die Variable generiert es automatisch.

Innerhalb der Übersicht der Abfrage sind nun die definierten Felder und Werte verfügbar und können noch kontrolliert werden. Entscheidend ist der Wert Rückgabe-Variable.

Projektbeschreibung und Rechnungsnummer als Betreff

Die Projektbeschreibung und Rechnungsnummer beim Drucken kann in den Betreff integriert werden. Dazu ebenfalls auf die drei Punkte klicken und anschliessend auf Variable hinzufügen. Für die Projektbeschreibung kann auch noch ein statischer Text hinzugefügt werden. In diesem Beispiel wäre das Projekt: (Variable der Beschreibung)

Anschliessend öffnet sich der bekannte Dialog für die Abfragen. Danach auf Feld hinzufügen und das Feld "Projekt" wählen. Die Feld-Info generiert den Wert "PRJKEY", welcher für die Verknüpfung in die mySORBA-Tabelle benötigt wird.

Danach auf "Suche hinzufügen" und die mySORBA-Tabelle auswählen. Für dieses Beispiel wäre das die standard.pro. Nachher Die Suchwerte aus den Feld-Infos hinzufügen und das entsprechende Rückgabe-Feld wählen. Hier wäre dies "PRJDESCR".

Nun kommt noch die Rechnungsnummer als Variable hinzu. Dafür nochmals auf "Feld hinzufügen" klicken.

Im Dialog für das Feld "zusätzliche Daten" wählen und das Feld Rech_Nr eintragen.

Im Betreff befindet sich nun die Projektbeschreibung und die Rechnungsnummer.

Auf einer Rechnung im Unterhalt den Haken bei "Rech-Activity" setzen und auf Rechnung drucken klicken. In den Druckeinstellungen auf Activity-Eintrag erstellen" klicken.

Achtung!
Klickt man auf die Bildschirmvorschau und druckt die Rechnung aus, wird kein Activity-Eintrag erstellt.

Anschliessend erscheint die Meldung: Rechnung wurde ins Activity übernommen.

Alternativ kann die Aufgabe auch aus der Bildschirmvorschau generiert werden. Dies gilt für den Seriendruck von Rechnungen sowie für Einzelrechnungen. Dazu einfach den Button "Activity-Eintrag erstellen" verwenden. Der Menüpunkt ist dann ersichtlich, wenn das Ereignis im ActivityQuick aktiviert ist.

Dabei spielt es noch eine Rolle, ob auf der Rechnung der Haken bei Rech-Activity gesetzt ist. Ist der Haken gesetzt, wird die Aufgabe erstellt. Ist der Haken auf der Rechnung nicht gesetzt, erscheint folgende Abfrage: Die aktuelle Rechnung ist nicht für das Activity gekennzeichnet. Möchten Sie die Rechnung trotzdem ins Activity übernehmen ? Ja/Nein

Ja --> Rechnung wird ins Activity übernommen und der Haken bei Rech-Activity wird gesetzt.
Nein --> Die Rechnung wird nicht ins Activity übernommen.

An den Kunde wird mit einem automatischen Übergang direkt eine Rechnung mit der vorherig vorgenommenen Konfiguration gesendet. Die Rechnung selbst, wird als PDF angehängt.

Im Activity generiert es eine Aufgabe für die Weiterverarbeitung gemäss Workflow. Innerhalb der Aufgabe wurde ebenfalls das PDF angehängt.

Mehrere Rechnungen können miteinander versendet werden und es wird pro Rechnung eine Activity Aufgabe generiert. Dazu darauf achten, dass auf den Rechnungen der Haken "Rech-Activity gesetzt ist. Anschliessend die gewünschten Rechnungen markieren und auf Rechnungen drucken klicken.

Im Dialog der Druckeinstellungen auf Drucker/Activity klicken. Danach werden im Activity die Aufgaben generiert und je nach Einrichtung der Aktivität die Rechnungen versendet.

Nach erfolgreichem Erstellen der Aufgabe erscheint eine Informationsbox. Diese zeigt auf, wie viele Aufgaben erfolgreich erstellt wurden.

MaterialQuick

Ebenfalls stehen im MaterialQuick folgende Ereignisse zur Auswahl:

Rechnung gedruckt
Rüstschein gedruckt
Lieferschein gedruckt
Interne Rechnung gedruckt
Anfrage gedruckt
Bestellung gedruckt

Das Drucken der Rechnung funktioniert identisch wie aus dem Unterhalt.

Beispiel Rüstschein drucken MaterialQuick

Das Generieren von Aufgaben in den Bereichen Anfrage, Bestellung, Rüstschein und Lieferschein funktioniert identisch. Dies wird in diesem Beispiel anhand des Rüstscheines aufgezeigt.

Neuerung "Activity: Übergabe der Empfänger Adresse ans Activity bei den Lieferscheinen" ab Version 23.2

Im Rahmen dieser Neuerung wird bei den Lieferscheinen die "empf. Adresse" an das Activity übergeben, wenn aus dem Dialog der Lieferscheine eine Aufgabe erstellt wird.

Neuerung "Activity: Übergabe der Empfänger Adresse ans Activity bei den Lieferscheinen" ab Version 23.2

Dazu einen neuen Aktivitätstyp erstellen und das Ereignis "Rüstschein gedruckt" auswählen.

Anschliessend kann der Workflow sowie die Konditionen und Aktionen definiert werden.

Danach ins MaterialQuick wechseln und den entsprechenden Rüstschein öffnen.
Innerhalb des Rüstscheines auf Rüstschein drucken klicken und die Bildschirmvorschau generieren.

Innerhalb der Vorschau den Menüpunkt Activity-Eintrag erstellen ausführen.

Anschliessend erscheint die Meldung: Activity-Eintrag wurde erfolgreich erstellt.

Neuerung "Aufgabe erstellen M&A direkt in der Erfassungsmaske" ab Version 23.1

Im Rahmen dieser Neuerung kann eine Aufgabe für das Activity direkt aus der Erfassungsmaske erstellt werden. Dies gilt für die Ereignisse:

Anfrage gedruckt
Bestellung gedruckt
Rüstschein gedruckt
Lieferschein gedruckt

Dazu wurde in der Erfassungsmaske der Menüpunkt Activity-Eintrag erstellen hinzugefügt. Der Menüpunkt ist nur ersichtlich, wenn das Ereignis aktiv ist.

Neuerung "Aufgabe erstellen M&A direkt in der Erfassungsmaske" ab Version 23.1

Neuerung "Interne Verrechnung über das Activity" ab Version 23.1

Interne Verrechnung

Im Rahmen dieser Neuerung ist es möglich bei der internen Verrechnung einen Activity-Eintrag pro Projekt erstellen zu lassen.

Dazu sollte das Ereignis "Interne Verrechnung gedruckt" aktiv und auf einem Aktivitätstyp hinterlegt sein.

Innerhalb der internen Verrechnung kann nun pro Baustelle eine Aufgabe generiert werden. Dazu den Menüpunkt "Activity-Einträge pro Projekt erstellen" verwenden. Die Aufgaben werden direkt den hinterlegten Bauführern zugewiesen. Ist kein Bauführer definiert oder der entsprechende Suchname in der Benutzerverwaltung nicht einem mySORBA-Benutzer zugeteilt, wird die Aufgabe dem Ersteller zugewiesen.