Aktivitätstyp für die Visumskontrolle
Der Visierungsprozess der Kreditorenbelege kann über das Activity abgewickelt werden.
Dazu ist es wichtig, dass in erster Linie ein Aktivitätstyp mit entsprechendem Workflow erstellt wird.
Innerhalb des Aktivitätstyp ist es für die Visumskontrolle wichtig, dass das Ereignis Beleg bereit zur Visierung (Visumskontrolle) ausgewählt wird. Die Verknüpfungen und restlichen Daten kann man nach Wunsch eintragen.
Nachdem der Aktivitätstyp mit "OK" erstellt wurde, kann der dazugehörige Workflow "Beleg visieren" ausgewählt werden.
Der Workflow für die "Visierung" beinhaltet folgende Übergange:
OK - Setzt den Status OK in der Visumskontrolle und schliesst die Aufgabe ab.
Nicht OK - Setzt den Status Nicht OK in der Visumskontrolle und schliesst die Aufgabe ab.
Nicht für mich - Setzt den Status Nicht für mich in der Visumskontrolle und schliesst die Aufgabe ab.
Verbindung Visumskontrolle-Activity
Damit die Aufgaben auch bearbeitet werden, wenn teilweise noch in der Visumskontrolle visiert wird, obwohl Aufgaben im Activity erstellt wurden, können für die Aufgabenverwaltung Einstellungen definiert werden. Somit werden die Aufgaben auch abgeschlossen, wenn die Visierung über die Visierungskontrolle erfolgt. Dies verhindert ein unnötiges Anstauen von Aufgaben im Activity.
Dazu unter Einstellungen/Module die entsprechende Konfiguration vornehmen.
Aktivitätstyp - In diesem Bereich kann der betroffene Aktivitätstyp für die Visumskontrolle gewählt werden.
Status der Aufgabe für den Übergang - Hier gibt man an, welchen Status die Aufgabe besitzen muss, damit die Aufgabe korrekt abgeschlossen werden kann. Das Feld kann auch leergelassen werden. Wir die Einstellung leer gelassen, kommt direkt die Einstellung "Auto Stauts abgeschlossen" zum Zuge.
Übergang zum Abschluss - Hier kann ein Übergang eingetragen werden, welcher nach der Visierung des Beleges ausgeführt wird. Diese Einstellung ist nur möglich in Kombination mit der Einstellung --> "Status der Aufgabe für den Übergang".
Auto. Status abgeschlossen - Diese Einstellung ist für den direkten Abschluss der Aufgabe gedacht. Sie ignoriert allfällige Übergänge und kommt zum Einsatz, wenn bei den vorherigen Einstellungen nichts mehr existiert oder gar kein Wert definiert wurde.
Beispiel eines Beleges über das Activity
Dazu einen Kreditor über die Visumskontrolle buchen. Nachdem die Auswahl der Visierer mit "OK" bestätigt wurde, wird für den Visierer 1, sofern einer definiert ist eine Aufgabe erstellt. Für den Schlussvisierer und Endvisierer wird noch keine Aufgabe erstellt. Es erscheint die Meldung: Activity-Eintrag wurde erfolgreich erstellt.
Nun kann der entsprechende Übergang ausgeführt werden. Mit dem Übergang "OK" erstellt das mySORBA eine Aufgabe für den Schlussvisierer. Bei den Übergangen "Nicht für mich und nicht OK", wird keine Folgeaufgabe erstellt. Danach muss für den korrekten Visierer eine Aufgabe über die Visumskontrolle erfolgen. Dies kann durch den Wechsel des Visierer geschehen.
Hinweis:
Bei den Übergangen "Nicht für mich und Nicht OK" kann der Beleg korrigiert und anschliessend die Visierer zurückgesetzt werden.
Der Schlussvisierer kann nun ebenfalls sein Visum setzen. Hier gilt dasselbe wie beim Visierer. Sobald der Übergang mit OK ausgeführt wird, erstellt das mySORBA eine Aufgabe für den Endvisierer.
Nachdem der Endvisierer ebenfalls seine Aufgabe mit "OK" abschliesst, kann der Beleg im Kredijournal verbucht werden.
Im Rahmen dieser Neuerung können die Übergänge auch in E-Mails angezeigt und ausgeführt werden. Dazu ist es notwendig auf der Aktion den Haken bei "Übergänge-Links anzeigen" zu setzen. Dies kann beispielsweise für die Visumskontrolle sehr praktisch sein. Die Rechnung kann somit direkt von der E-Mail visiert oder abgelehnt werden.
Anschliessend werden im E-Mail die Übergänge angezeigt. Wird der Übergang angeklickt, wird dieser dementsprechend ausgeführt.
im Internet Explorer öffnet sich anschliessend ein kleiner Dialog um die Eingabe zu bestätigen.
Nach der Bestätigung erscheint ob der Übergang ausgeführt werden konnte oder nicht. Ebenfalls ist der Statuswechel ersichtlich.
Im Rahmen dieser Neuerung wird der PDF-Beleg für die Visierung an das Activity übergeben. Somit kann die betroffene Rechnung ebenfalls aus dem Activity eingesehen werden. Das PDF kann somit auch per E-Mail versendet werden. Dadurch ist es möglich mit der Neuerung: Übergang-Links im E-Mail anzeigen die Visierung direkt über die versendete E-Mail abzuwickeln.
Neuerung "PDF-Belege von der Visumskontrolle an das Activity als Anhang übergeben" ab Version 23.1
Die History der Visierer kann nun im E-Mail eingebunden werden. Dazu wird von der Visumskontrolle die History inklusive Status an das Activity in die zusätzlichen Daten übergeben.
Dazu kann beim E-Mai Text folgende Variable hinzugefügt werden:
Feld --> AdditionalData
Schlüssel --> Visiererhistory
Im E-Mail wird anschliessend die entsprechende History angezeigt. Dabei werden Abtrennungen zwischen den einzelnen Visierungsstufen vorgenommen.
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