Bis Ende August 2022 sollten die Umstellungen für die QR-Rechnungen gemacht werden. Worauf Sie achten müssen, und wie Sie prüfen können, ob schon alles bei Ihnen umgestellt ist, erläutern wir Ihnen in diesem Beitrag.
Antwort
Bereich Buchhaltung
Öffnen Sie das KfmQuick und wechseln Sie in das Register "DEBI-Journal". Wählen Sie anschliessend über das Register „Stammdaten“ den Menüpunkt "Firma-Zahlstellen"
Wählen Sie hier die entsprechenden Firmenzahlstellen an und wählen über das Register "Extras" den Menüpunkt "Dialogmaske"
Wissen Sie bereits, dass Sie keine Zahlstelle für die QR-Rechnungen haben, wählen Sie eine leere Zeile an und wählen auch über das Register "Extras" den Menüpunkt "Dialogmaske" um eine ganz neue Zahlstelle zu erfassen
Nun müssen folgende Felder zwingend wie in unserem Beispiel abgefüllt sein. Dazu wählen Sie zuerst das Register "Zahlstelle"
1. Definieren Sie eine Bezeichnung für die Zahlstelle und wählen im DropDown den Wert "IBAN" aus
2. Folgende Felder werden automatisch abgefüllt, sobald sie Schritt 3 befolgt haben.
3. Tragen Sie die entsprechende IBAN-Nummer (nicht QR-IBAN) in das Feld "IBAN" ein
4. Setzen Sie die Auswahl bei „Vergütungsaufträge im ISO-20022-Format erstellen“. Wählen Sie bei Bedarf aus dem DropDown des Feldes "Belastungsanzeige" die gewünschte Art aus. Klären Sie dies allenfalls vorab mit Ihrer Bank ab. Es gibt Banken, bei denen es Standard ist, eine Belastungsanzeige zu senden.
Haben Sie alles entsprechend erfasst, wechseln Sie in das Register "ESR/QR-Rechnung"
Hier tragen Sie jetzt im Feld "Bank-Teilnehmer-Nr/QR-IBAN:" die QR-IBAN ein (ohne Leerzeichen).
Mit diesen Schritten erfassen Sie erfolgreich Ihre neue Firmenzahlstelle für QR-Rechnungen.
Bereich Auftragsabwicklung
Damit der QR-Zahlteil ausgedruckt wird, muss dieser auf den Formaten eingerichtet sein. Ob dies bereits bei Ihnen der Fall ist, können Sie mit den unteren Abläufen überprüfen.
Im mySORBA unterscheiden wir zwischen 2 Ausdrucksarten. Dem Standard Druckdialog und dem DevExpress Druckdialog.
Standard Druckdialog
Der Standard Druckdialog wird zum Beispiel im DevisQuick, KalkQuick, Kleinrechnungen usw. verwendet. In unserem Beispiel wählen Sie im DevisQuick über das Register "Drucken" den Menüpunkt "Rechnung drucken"
Setzen Sie in den Druckeinstellungen im Register "Gliederung" die Auswahl bei "ESR/QR-Beleg drucken". Anschliessend wählen Sie den Menüpunkt "OK"
Im DropDown "Format-Set" finden Sie nun alle verfügbaren Formate. Hier müssen Sie nun alle Formate, welche Sie verwenden möchten nacheinander überprüfen, ob der QR-Zahlteil vorhanden ist
Nach Auswahl des jeweiligen "Format-Set" wählen Sie den Menüpunkt "OK"
Der ESR/QR Zahlteil wird in der Regel auf der letzten Seite dargestellt. Wählen Sie auf Ihrer Tastatur die Taste "End" um an die letzte Seite zu gelangen. Ist hier der QR-Zahlteil ersichtlich, so wurde dieser bei diesem Format-Set bereits korrekt eingerichtet
DevExpress Druckdialog
Der DevExpress Druckdialog wird zum Beispiel im Unterhalt, MaterialQuick usw. verwendet. In unserem Beispiel wechseln Sie im Unterhalt in das Register "Rechnungen". Wählen Sie anschliessend eine Rechnung an und wählen über das Register "Fenster" den Menüpunkt "Rechnung bearbeiten"
In der Rechnung selbst wählen Sie über das Register "Drucken" den Menüpunkt "Rechnung drucken"
Auch hier finden Sie wieder im DropDown "Format-Set" alle verfügbaren Formate. Alle Formate, welche Sie verwenden möchten, sollten Sie nacheinander überprüfen, ob der QR-Zahlteil vorhanden ist
Nach Auswahl des jeweiligen "Format-Set" wählen Sie den Menüpunkt "Bildschirm"
Auch hier wird in der Regel der ESR/QR Zahlteil auf der letzten Seite dargestellt. Wählen Sie auf Ihrer Tastatur die Taste "End" um an die letzte Seite zu gelangen. Ist hier der QR-Zahlteil ersichtlich, so wurde dieser auf diesem Format-Set bereits korrekt eingerichtet
Sollten Sie noch Formate haben, welche noch nicht mit dem neuen QR-Zahlteil ausgegeben werden, vereinbaren Sie mit uns einen Termin, um diese Formate einzurichten.
ACHTUNG
Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie keine Rechnungen mit ESR verschicken sollten, welche erst nach dem 30. September 2022 fällig sind. Diese können ab dem 1. Oktober nicht mehr bezahlt werden, obwohl die Fälligkeit noch nicht abgelaufen ist.
Das bedeutet, dass in der Regel (bei netto 30 Tagen) die Umstellung bis spätestens Ende August erfolgen muss, sodass per 1. September nur noch QR-Rechnungen gestellt werden. Bei längeren Zahlungsfristen entsprechend früher.