11.15. Mahnungen visieren und versenden - Activity - Modulanleitung

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Activity - Modulanleitung - 11. Beispiele der Ereignisse / Aktionen / 11.15. Mahnungen visieren und versenden

Mit dem Activity können Mahnungen auch visiert und direkt an die Kunden versendet werden.
Dazu hat man den Mahnprozess ebenfalls erneuert. Die Beschreibung dazu befindet sich unter folgendem Help Center Artikel: Neuer Mahnprozess

Im neuen Mahnprozess gibt es Checkboxen, welche für das Activity relevant sind. 

Mahnen - Haken wird gesetzt, wenn das Visum des Beleges gegeben wird. Ab diesem Zeitpunkt kann die Mahnung gedruckt werden. 

Mahn-Activity - Dieser Haken ist notwendig, damit im Activity ein Eintrag mit dem entsprechenden Aktivitätstyp erstellt wird. Dieser Haken kann manuell oder automatisch gesetzt werden. Um den Haken automatisch zu setzen, muss auf der Adresse der Haken bei Rech-Activity gesetzt sein. 

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Mahn-Visum ert. - Dieser Haken wird in beiden Fällen gesetzt --> Visum OK und Visum nicht OK.

Mahn-Mail best. - Dieser Haken wird gesetzt, wenn die Aktion Mahnung versendet aus dem Activity ausgeführt wird.

 

Um die Mahnungen über das Activity abzuwickeln, sollten in erster Linie die beiden Aktivitätstypen erstellt werden. 

Dazu in den Stammdaten des Activity, Aktivitätstypen mit den Ereignissen "Mahnung visieren (KFM-Debi) und Mahnungen gedruckt (KFM-Debi)" erstellen. 

Die Verknüpfungen der beiden Aktivitätstypen beziehen sich am besten auf das Projekt die Adresse und den Debitoren-Beleg. 

Aktivitätstyp mit dem Ereignis Mahnung visieren (KFM-Debi) inkl. Workflow

Dafür einen neuen Aktivitätstypen erstellen und das Ereignis Mahnung visieren (KFM-Debi) hinzufügen. Die Verknüpfungen Projekt, Adressen und Debi-Beleg definieren. 

Nachdem der Aktivitätstyp mit OK bestätigt wurde, erscheint die Auswahl für die Standardworkflows. 
Zu dieser Aktivität wählt man vorzugsweise den Workflow: KFM-Debi Mahnung visieren.

 

Die hinterlegten Aktionen auf den Übergängen "Rechnung mahnen" und Rechnung nicht mahnen" können nicht bearbeitet werden. 

Rechnung mahnen - Setze im neuen Mahnprozess den Haken bei "Mahnen" und "Mahn-Visum ert.".

Rechnung nicht mahnen - Setze im neuen Mahnprozess den Haken bei "Mahn-Visum ert.".

Neuerung "Mahnungen übers Activity versenden ohne den Visierungsprozess" ab Version 23.2

Im Rahmen dieser Neuerung ist es möglich die Mahnungen auch ohne den Visierungsprozess über das Activity zu versenden. Dazu kann einfach das Ereignis "Mahnungen visieren" in den Einstellungen des Activity deaktiviert werden. 

Nachdem das Ereignis deaktiviert wurde, wird das Visum im Mahnprozess automatisch gesetzt. Dies ist nur der Fall, wenn auf der Adresse der Haken bei "Rech-Activity" vorhanden ist. Ist der Haken nicht vorhanden, wird direkt die Checkbox mahnen gesetzt. 

Neuerung "Mahnungen übers Activity versenden ohne den Visierungsprozess" ab Version 23.2

Aktivitätstyp mit dem Ereignis Mahnungen gedruckt (KFM-Debi)

Dazu ebenfalls einen eigenen Aktivitätstyp erstellen und das Ereignis Mahnungen gedruckt (KFM-Debi) auswählen. Vorzugsweise die Verknüpfungen Projekt, Adressen und Debi-Beleg definieren. 

Nachdem der Aktivitätstyp mit OK bestätigt wurde, erscheint die Auswahl für die Workflows. Hier den entsprechenden Standardworkflow wählen: 

Auf dem Übergang senden, sind zwei Aktionen hinterlegt.

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Mahnung versendet (Bestätigung) - Setz den Haken "Mahn-Mail best.) im neuen Mahnprozess. Erst mit dieser Bestätigung können die Mahnungen gebucht werden. Die Aktion kann nicht bearbeitet werden. 

E-Mail senden (mit Anhänge) - Sendet die Mahnung per E-Mail an die entsprechende Firma / Person. Diese Aktion kann bearbeitet werden. 

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Neuerung "Mahnung über das Activity visieren aber nicht versenden" ab Version 24.1

Möchte man die Mahnungen im Activity nur visieren und anschliessend nicht versenden, kann einfach das Ereignis "Mahnung gedruckt (KFM-Debi)" deaktiviert werden. Ist das Ereignis nicht aktiv, werden die Mahnungen nicht an das Activity übergeben und können gedruckt werden. 

Neuerung "Mahnung über das Activity visieren aber nicht versenden" ab Version 24.1

Zuweisung der Aufgabe über die Auftrags-Nr. 

Die Zuweisung der Aufgabe im ActivityQuick kann über die Auftrags-Nr. gesteuert werden. Dazu im DebiQuick auf das mySORBA-Icon/Allgemeine Einstellungen/KFM-Quick/Debi/Kredi-Einst. Bei der Einstellung Activity-Verantwortlicher Mahnwesen kann ein Personalfeld für das Activity definiert werden. Anschliessend kann im entsprechenden Feld im ProjektQuick ein Suchname hinterlegt werden. Über den Suchnamen erfolgt die Zuweisung der Aufgabe.

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Ohne eine Zuweisung eines Feldes wird die Aufgabe dem eingeloggten Benutzer zugeiwesen. 

Neuerung "Mahnwesen inkl. Activity Originalrechnung ins Activity übergeben" ab Version 23.1

Im Rahmen dieser Neuerung ist es möglich innerhalb der Mahnung in Kombination mit Activity den Originalbeleg der Rechnung ebenfalls an das Activity zu übergeben. Somit ist es möglich die Mahnung inklusive der ursprünglichen Rechnung an den Kunden zu versenden. Dazu muss lediglich die Einstellung "Originalrechnung übergeben" gesetzt werden. Die Einstellung befindet sich unter: Debijournal/mySORBA-Icon/Allgemeine Einstellungen/Debi/Kredi-Einst/Originalrechnung übergeben. 

Neuerung "Mahnwesen inkl. Activity Originalrechnung ins Activity übergeben" ab Version 23.1

Beispiel eines kompletten Mahnlaufes inkl. Activity 

Um die Mahnungen zu generieren und über das Activity zu versenden den Menüpunkt Neuer Mahnprozess ausführen. Dieser befindet sich unter "Neuer Mahnprozess". Der allgemeine Ablauf ohne Activity ist in folgendem Help-Center Artikel beschrieben: Neuer Mahnprozess

Danach im neuen Mahnprozess einen neuen Mahnvorschlag erstellen und das entsprechende Stichdatum eintragen. 

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In diesem Beispiel werden bei zwei Debitoren eine Mahnung ausgestellt. Diese haben den Haken bei Mahn-Activity da dies auf der Adresse hinterlegt ist. Danach kann der Eintrag für das Activity erstellt werden. Dazu die Funktion Activity-Einträge erstellen ausführen. 

Danach erscheint folgende Abfrage: Sollen Activity-Einträge erstellt werden? Ja/Nein

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Nachdem die Meldung mit Ja bestätigt wurde, erscheint folgende Meldung: Activity-Visierungsaufträge angefordert.

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Im Activity wurde nun pro Beleg eine Aufgabe erstellt. Die Aufgaben können nun gemäss Workflow visiert oder nicht visiert werden. In unserem Beispiel werden beide Belege visiert. 

Dies erfolgt mittels des Überganges Rechnung mahnen. 

Danach wieder in den Mahnprozess wechseln. Die beiden Einträge haben nun den Haken bei "Mahnen" und Mahn-Visum ert.

Nun können die Mahnungen ausgegeben werden. Die Mahnungen erscheinen nicht mehr mit einer Bildschirmvorschau. Die Mahnungen werden direkt an das Activity mit der entsprechenden Mahnung übergeben. Dafür die Funktion Mahnungen ausgeben ausführen. Danach erscheint folgende Abfrage: Sollen die Mahnungen (PDF) an das Activity übergeben werden ? Ja/Nein

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Nachdem die Meldung mit "Ja" bestätigt wurde, werden im Activity die Aufgaben für das Versenden generiert. Dazu erscheint die Meldung: Mahn-PDFs wurden an das Activity zum E-Mail-Versand übergeben.

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Im Activity erstellt es Pro beleg eine Aufgabe. Diese können mit dem Übergang versendet werden. Dabei setzt es im neuen Mahnprozess den Haken "bei Mahn-Mail best.". Im Anhang ist die Mahnung als PDF-Datei vorhanden. 

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Durch den Übergang senden, verschickt das Activity die Mahnung per E-Mail. Die Mahnung befindet sich dabei im Anhang. 

Nachdem alle Aufgaben des entsprechenden Mahnlaufes abgearbeitet sind, kann zurück in den Mahnprozess gewechselt werden. Der Mahnprozess kann nun verbucht werden. Dabei erhöht sich die Mahnstufe auf den Belegen. Dazu die Funktion Mahnvorschlag buchen ausführen. 

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