2.2.1. Belegeingang per E-Mail - Visumskontrolle - Modulanleitung

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Visumskontrolle - Modulanleitung - 2. Modul Visumskontrolle / 2.2. Ablauf Modul Visumskontrolle / 2.2.1. Belegeingang per E-Mail

 

Neuerung "Belegeingang per E-Mail" ab Version 23.1

Einführung

Beim Belegeingang über E-Mail werden PDF-Rechnungen mit dem PDF als Anhang an eine definierte E-Mailadresse weitergeleitet. In der Visumskontrolle kann dann dieses E-Mail abgeholt werden.
Dies funktioniert sowie für Umgebungen mit einer mySORBA-Domäne wie auch für Umgebungen mit mehreren mySORBA-Domänen (Mandanten).

Konfiguration

Um den E-Mail Belegeingang verwenden zu können, sind ein paar wenige Schritte nötig:

  1. Feature über SORBA lizenzieren lassen (SINFO Artikel: 3710 - Visumskontrolle / Rechnungseingang per Mail).
  2. Danach wird eine SORBA-E-Mailadresse erstellt, im Muster: 123456@vkdoc.ch
  3. Los geht's!

Anwendung

Teilen Sie Ihren Lieferanten mit, dass sie die PDF-Rechnungen direkt an Ihre @vkdoc.ch Adresse mailen können.
Oder leiten Sie einfach die E-Mail an Ihre @vkdoc.ch Adresse weiter.

Anwender mit nur einer mySORBA-Domäne

Wenn Sie mit nur einer mySORBA-Domäne arbeiten, können Sie mit "Allgemein / Aktualisieren" die E-Mails nach Belege zuordnen verschieben.



Vor diesem Vorgang sind die Belege noch nicht in Ihren Daten vorhanden.

Anwender mit mehreren mySORBA-Domänen

Die Belege landen im Maileingang (Allgemein / Maileingang), bevor sie unter "Allgemein / Belege zuordnen" erscheinen.





Setzen Sie den Haken vor deren Belge, die Sie importieren möchten:



Neuerung "Dispo-Datum in Maileingang ergänzt" ab Version 24.1

Als zusätzliche Information wird das Dispo-Datum angezeigt. Dies ist das E-Mailrechnungseingangsdatum. Beim Übernehmen der Rechnung wird dieses Datum auch nach "Belege zuordnen" übernommen.

Neuerung "Dispo-Datum in Maileingang ergänzt" ab Version 24.1

Führen Sie "Speichern Schliessen" aus, danach werden die markierten Belege verschoben.

ACHTUNG

Im Maileingang werden alle E-Mails angezeigt, Einrichtungen mit mehreren mySORBA-Domains erhalten die Nachrichten im selben Posteingang.

 

E-Mails von E-Mail-Adresse automatisch importieren

Über den "Auto Import" können E-Mail-Adressen eingetragen werden, deren E-Mailrechnungen direkt nach "Belege zuordnen" verschoben werden.

  1. Allgemein / Maileingang.
  2. Einstellungen.
  3. Register "Auto Import"
  4. Hinzufügen - erfassen Sie eine E-Mail-Adresse in der "Auto Import Liste".
    Löschen - entfernen Sie einen Eintrag aus der "Auto Import Liste".


E-Mail-Adresse für Import blockieren

Wenn Sie E-Mails mit PDF-Anhänge auf Ihrer vkdoc-Adresse erhalten, welche nicht dahin gehören, können Sie diese E-Mail-Adresse unter der Blacklist erfassen.
Zum Beispiel Rechnungen des Kreditors A gehen in jedem Fall nur in Domäne 2, so kann man auf Domäne 1 die E-Mail-Adresse in der Blacklist erfassen.

Danach werden diese nicht mehr angezeigt / importiert.

  1. Allgemein / Maileingang.
  2. Einstellungen.
  3. Register "Blacklist":
    Hinzufügen - erfassen Sie eine E-Mail-Adresse in der Blockierliste.
    Löschen - entfernen Sie einen Eintrag aus der Blockierliste.


Automatischer Import für Domäne aktivieren

Allgemein / Maileingang -> Einstellungen -> Haken für Autoimport setzen.

mceclip0.png

Sobald eine mySORBA-Konfiguration mehrere Domänen umfasst, kann standardmässig kein automatischer Belegimport stattfinden.
Es müssen ja auch andere Domänen Rechnungen per E-Mail empfangen können.
Nutzt man aber nur eine mySORBA-Domäne für die Visumskontrolle mit Belegeingang per E-Mail ist es natürlich praktisch, wenn man da auch alle E-Mails automatisch importieren kann.

Der Bereich "Auto Import" wird automatisch deaktiviert, der Bereich "Blacklist" bleibt weiterhin konfigurierbar.

Neuerung "Belegeingang per E-Mail" ab Version 23.1
Neuerung "Belege im Maileingang direkt löschen" ab Version 23.2

Belege im Maileingang löschen

Nicht erwünschte PDF-Belege (zum Beispiel SPAM / Werbung) können direkt im Maileingang gelöscht werden.
Sie sind dann effektiv entfernt und können von keiner anderen Domäne abgerufen werden.

  1. PDF-Beleg(e) anhaken.
  2. Löschen -> Ja
Neuerung "Belege im Maileingang direkt löschen" ab Version 23.2

 

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