Einführung
Beim Belegeingang über E-Mail werden PDF-Rechnungen mit dem PDF als Anhang an eine definierte E-Mailadresse weitergeleitet. In der Visumskontrolle kann dann dieses E-Mail abgeholt werden.
Dies funktioniert sowie für Umgebungen mit einer mySORBA-Domäne wie auch für Umgebungen mit mehreren mySORBA-Domänen (Mandanten).
Konfiguration
Um den E-Mail Belegeingang verwenden zu können, sind ein paar wenige Schritte nötig:
- Feature über SORBA lizenzieren lassen (SINFO Artikel: 3710 - Visumskontrolle / Rechnungseingang per Mail).
- Danach wird eine SORBA-E-Mailadresse erstellt, im Muster: 123456@vkdoc.ch
- Los geht's!
Anwendung
Teilen Sie Ihren Lieferanten mit, dass sie die PDF-Rechnungen direkt an Ihre @vkdoc.ch Adresse mailen können.
Oder leiten Sie einfach die E-Mail an Ihre @vkdoc.ch Adresse weiter.
Anwender mit nur einer mySORBA-Domäne
Wenn Sie mit nur einer mySORBA-Domäne arbeiten, können Sie mit "Allgemein / Aktualisieren" die E-Mails nach Belege zuordnen verschieben.
Vor diesem Vorgang sind die Belege noch nicht in Ihren Daten vorhanden.
Anwender mit mehreren mySORBA-Domänen
Die Belege landen im Maileingang (Allgemein / Maileingang), bevor sie unter "Allgemein / Belege zuordnen" erscheinen.
Setzen Sie den Haken vor deren Belge, die Sie importieren möchten:
Führen Sie "Speichern Schliessen" aus, danach werden die markierten Belege verschoben.
ACHTUNG
Im Maileingang werden alle E-Mails angezeigt, Einrichtungen mit mehreren mySORBA-Domains erhalten die Nachrichten im selben Posteingang.
E-Mails von E-Mail-Adresse automatisch importieren
Über den "Auto Import" können E-Mail-Adressen eingetragen werden, deren E-Mailrechnungen direkt nach "Belege zuordnen" verschoben werden.
- Allgemein / Maileingang.
- Einstellungen.
- Register "Auto Import"
-
Hinzufügen - erfassen Sie eine E-Mail-Adresse in der "Auto Import Liste".
Löschen - entfernen Sie einen Eintrag aus der "Auto Import Liste".
E-Mail-Adresse für Import blockieren
Wenn Sie E-Mails mit PDF-Anhänge auf Ihrer vkdoc-Adresse erhalten, welche nicht dahin gehören, können Sie diese E-Mail-Adresse unter der Blacklist erfassen.
Zum Beispiel Rechnungen des Kreditors A gehen in jedem Fall nur in Domäne 2, so kann man auf Domäne 1 die E-Mail-Adresse in der Blacklist erfassen.
Danach werden diese nicht mehr angezeigt / importiert.
- Allgemein / Maileingang.
- Einstellungen.
- Register "Blacklist":
Hinzufügen - erfassen Sie eine E-Mail-Adresse in der Blockierliste.
Löschen - entfernen Sie einen Eintrag aus der Blockierliste.
Automatischer Import für Domäne aktivieren
Allgemein / Maileingang -> Einstellungen -> Haken für Autoimport setzen.
Sobald eine mySORBA-Konfiguration mehrere Domänen umfasst, kann standardmässig kein automatischer Belegimport stattfinden.
Es müssen ja auch andere Domänen Rechnungen per E-Mail empfangen können.
Nutzt man aber nur eine mySORBA-Domäne für die Visumskontrolle mit Belegeingang per E-Mail ist es natürlich praktisch, wenn man da auch alle E-Mails automatisch importieren kann.
Der Bereich "Auto Import" wird automatisch deaktiviert, der Bereich "Blacklist" bleibt weiterhin konfigurierbar.
Neuerung "Belegeingang per E-Mail" ab Version 23.1Belege im Maileingang löschen
Nicht erwünschte PDF-Belege (zum Beispiel SPAM / Werbung) können direkt im Maileingang gelöscht werden.
Sie sind dann effektiv entfernt und können von keiner anderen Domäne abgerufen werden.
- PDF-Beleg(e) anhaken.
- Löschen -> Ja
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