2.2.1. Belegeingang per E-Mail - Visumskontrolle - Modulanleitung

Einführung

Beim Belegeingang über E-Mail werden PDF-Rechnungen mit dem PDF als Anhang an eine definierte E-Mailadresse weitergeleitet. In der Visumskontrolle kann dann dieses E-Mail abgeholt werden.
Dies funktioniert sowie für Umgebungen mit einer mySORBA-Domäne wie auch für Umgebungen mit mehreren mySORBA-Domänen (Mandanten).

Aktuell ist es möglich, dass man eine "Sammel-E-Mailadresse verwendet (im Muster 11999101@vkdoc.ch), von welcher man aus jeder zugehörigen SORBA-Domäne die Belege sehen kann, oder man verwendet die der SORBA-Domäne zugewiesene E-Mailadresse (im Muster von 06277d@vkdoc.ch), welche dann nur von der zugewiesenen SORBA-Domäne abholbar sind.

Konfiguration

Um den E-Mail Belegeingang verwenden zu können, sind ein paar wenige Schritte nötig:

1. Feature über SORBA lizenzieren lassen (SINFO Artikel: 3710 - Visumskontrolle / Rechnungseingang per Mail).
2. Danach wird eine SORBA-E-Mailadresse erstellt, im Muster: 123456@vkdoc.ch (Sammel-E-Mailadresse) oder 02677d@vkdoc.ch (SORBA-Domänenspezifisch).
3. Los geht's!

Anwendung

Teilen Sie Ihren Lieferanten mit, dass sie die PDF-Rechnungen direkt an Ihre @vkdoc.ch Adresse mailen können.
Oder leiten Sie einfach die E-Mail an Ihre @vkdoc.ch Adresse weiter.

Anwender mit nur einer mySORBA-Domäne oder SORBA-Domänenspezifischen E-Mailadresse

Wenn Sie mit nur einer mySORBA-Domäne arbeiten, können Sie mit "Allgemein / Aktualisieren" die E-Mails nach Belege zuordnen verschieben.



Vor diesem Vorgang sind die Belege noch nicht in Ihren Daten vorhanden.

Anwender mit mehreren mySORBA-Domänen

Die Belege landen im Maileingang (Allgemein / Maileingang), bevor sie unter "Allgemein / Belege zuordnen" erscheinen.

Setzen Sie den Haken vor deren Belge, die Sie importieren möchten:

Führen Sie "Speichern Schliessen" aus, danach werden die markierten Belege verschoben.

E-Mails von E-Mail-Adresse automatisch importieren

Über den "Auto Import" können E-Mail-Adressen eingetragen werden, deren E-Mailrechnungen direkt nach "Belege zuordnen" verschoben werden.

1. Allgemein / Maileingang.
2. Einstellungen.
3. Register "Auto Import"
4. Hinzufügen - erfassen Sie eine E-Mail-Adresse in der "Auto Import Liste".
   Löschen - entfernen Sie einen Eintrag aus der "Auto Import Liste".
   
   
   

E-Mail-Adresse für Import blockieren

Wenn Sie E-Mails mit PDF-Anhänge auf Ihrer vkdoc-Adresse erhalten, welche nicht dahin gehören, können Sie diese E-Mail-Adresse unter der Blacklist erfassen.
Zum Beispiel Rechnungen des Kreditors A gehen in jedem Fall nur in Domäne 2, so kann man auf Domäne 1 die E-Mail-Adresse in der Blacklist erfassen.

Danach werden diese nicht mehr angezeigt / importiert.

1. Allgemein / Maileingang.
2. Einstellungen.
3. Register "Blacklist":
   Hinzufügen - erfassen Sie eine E-Mail-Adresse in der Blockierliste.
   Löschen - entfernen Sie einen Eintrag aus der Blockierliste.
   
   
   

Automatischer Import für Domäne aktivieren

Allgemein / Maileingang -> Einstellungen -> Haken für Autoimport setzen.

Sobald eine mySORBA-Konfiguration mehrere Domänen umfasst, kann standardmässig kein automatischer Belegimport stattfinden.
Es müssen ja auch andere Domänen Rechnungen per E-Mail empfangen können.
Nutzt man aber nur eine mySORBA-Domäne für die Visumskontrolle mit Belegeingang per E-Mail ist es natürlich praktisch, wenn man da auch alle E-Mails automatisch importieren kann.

Der Bereich "Auto Import" wird automatisch deaktiviert, der Bereich "Blacklist" bleibt weiterhin konfigurierbar.

Belege im Maileingang löschen

Nicht erwünschte PDF-Belege (zum Beispiel SPAM / Werbung) können direkt im Maileingang gelöscht werden.
Sie sind dann effektiv entfernt und können von keiner anderen Domäne abgerufen werden.

1. PDF-Beleg(e) anhaken.
2. Löschen -> Ja