2.2.1. Belegeingang per E-Mail - Visumskontrolle - Modulanleitung

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Visumskontrolle - Modulanleitung - 2. Modul Visumskontrolle / 2.2. Übersicht Workflow Modul Visumskontrolle / 2.2.1. Belegeingang per E-Mail

 

Neuerung "Belegeingang per E-Mail" ab Version 23.1

Einführung

Beim Belegeingang über E-Mail werden PDF-Rechnungen mit dem PDF als Anhang an eine definierte E-Mailadresse weitergeleitet. In der Visumskontrolle kann dann dieses E-Mail abgeholt werden.
Dies funktioniert sowie für Umgebungen mit einer mySORBA-Domäne wie auch für Umgebungen mit mehreren mySORBA-Domänen (Mandanten).

Aktuell ist es möglich, dass man eine "Sammel-E-Mailadresse verwendet (im Muster 11999101@vkdoc.ch), von welcher man aus jeder zugehörigen SORBA-Domäne die Belege sehen kann, oder man verwendet die der SORBA-Domäne zugewiesene E-Mailadresse (im Muster von 06277d@vkdoc.ch), welche dann nur von der zugewiesenen SORBA-Domäne abholbar sind.

Konfiguration

Um den E-Mail Belegeingang verwenden zu können, sind ein paar wenige Schritte nötig:

  1. Feature über SORBA lizenzieren lassen (SINFO Artikel: 3710 - Visumskontrolle / Rechnungseingang per Mail).
  2. Danach wird eine SORBA-E-Mailadresse erstellt, im Muster: 123456@vkdoc.ch (Sammel-E-Mailadresse) oder 02677d@vkdoc.ch (SORBA-Domänenspezifisch).
  3. Los geht's!

Anwendung

Teilen Sie Ihren Lieferanten mit, dass sie die PDF-Rechnungen direkt an Ihre @vkdoc.ch Adresse mailen können.
Oder leiten Sie einfach die E-Mail an Ihre @vkdoc.ch Adresse weiter.

Anwender mit nur einer mySORBA-Domäne oder SORBA-Domänenspezifischen E-Mailadresse

Wenn Sie mit nur einer mySORBA-Domäne arbeiten, können Sie mit "Allgemein / Aktualisieren" die E-Mails nach Belege zuordnen verschieben.



Vor diesem Vorgang sind die Belege noch nicht in Ihren Daten vorhanden.

Anwender mit mehreren mySORBA-Domänen

Die Belege landen im Maileingang (Allgemein / Maileingang), bevor sie unter "Allgemein / Belege zuordnen" erscheinen.





Setzen Sie den Haken vor deren Belge, die Sie importieren möchten:



Neuerung "Dispo-Datum in Maileingang ergänzt" ab Version 24.1

Als zusätzliche Information wird das Dispo-Datum angezeigt. Dies ist das E-Mailrechnungseingangsdatum. Beim Übernehmen der Rechnung wird dieses Datum auch nach "Belege zuordnen" übernommen.

Neuerung "Dispo-Datum in Maileingang ergänzt" ab Version 24.1

Führen Sie "Speichern Schliessen" aus, danach werden die markierten Belege verschoben.

ACHTUNG

Im Maileingang werden alle E-Mails angezeigt, Einrichtungen mit mehreren mySORBA-Domains erhalten die Nachrichten im selben Posteingang.

 

E-Mails von E-Mail-Adresse automatisch importieren

Über den "Auto Import" können E-Mail-Adressen eingetragen werden, deren E-Mailrechnungen direkt nach "Belege zuordnen" verschoben werden.

  1. Allgemein / Maileingang.
  2. Einstellungen.
  3. Register "Auto Import"
  4. Hinzufügen - erfassen Sie eine E-Mail-Adresse in der "Auto Import Liste".
    Löschen - entfernen Sie einen Eintrag aus der "Auto Import Liste".


E-Mail-Adresse für Import blockieren

Wenn Sie E-Mails mit PDF-Anhänge auf Ihrer vkdoc-Adresse erhalten, welche nicht dahin gehören, können Sie diese E-Mail-Adresse unter der Blacklist erfassen.
Zum Beispiel Rechnungen des Kreditors A gehen in jedem Fall nur in Domäne 2, so kann man auf Domäne 1 die E-Mail-Adresse in der Blacklist erfassen.

Danach werden diese nicht mehr angezeigt / importiert.

  1. Allgemein / Maileingang.
  2. Einstellungen.
  3. Register "Blacklist":
    Hinzufügen - erfassen Sie eine E-Mail-Adresse in der Blockierliste.
    Löschen - entfernen Sie einen Eintrag aus der Blockierliste.


Automatischer Import für Domäne aktivieren

Allgemein / Maileingang -> Einstellungen -> Haken für Autoimport setzen.

mceclip0.png

Sobald eine mySORBA-Konfiguration mehrere Domänen umfasst, kann standardmässig kein automatischer Belegimport stattfinden.
Es müssen ja auch andere Domänen Rechnungen per E-Mail empfangen können.
Nutzt man aber nur eine mySORBA-Domäne für die Visumskontrolle mit Belegeingang per E-Mail ist es natürlich praktisch, wenn man da auch alle E-Mails automatisch importieren kann.

Der Bereich "Auto Import" wird automatisch deaktiviert, der Bereich "Blacklist" bleibt weiterhin konfigurierbar.

Neuerung "Belegeingang per E-Mail" ab Version 23.1
Neuerung "Belege im Maileingang direkt löschen" ab Version 23.2

Belege im Maileingang löschen

Nicht erwünschte PDF-Belege (zum Beispiel SPAM / Werbung) können direkt im Maileingang gelöscht werden.
Sie sind dann effektiv entfernt und können von keiner anderen Domäne abgerufen werden.

  1. PDF-Beleg(e) anhaken.
  2. Löschen -> Ja
Neuerung "Belege im Maileingang direkt löschen" ab Version 23.2

Maileingang einblenden / ausblenden

Der Button "Maileingang" ist für Benutzer mit dem Benutzerrecht für das Kreditorenmodul aktiv, wenn auf der Firma der Maileingang lizenziert ist.
Ausnahme ist: Benutzerrecht "VK Maileingang ausblenden", welches in der Benutzerverwaltung (Benutzereinstellungen in der Benutzerverwaltung -> Kaufm. Rechte) aktiviert werden kann. 

Problembehandlung

Es erscheint die Meldung

SORBA Visumskontrolle

Fehler beim Website-Import: Die zugrunde liegende Verbindung wurde geschlossen: Unbekannter Fehler beim Empfangen..

Diese Meldung kann beim Aktualisieren kommen, wenn der Maildownload zu lange gedauert hat.
Das kann verschiedene Gründe haben, beheben lässt sich dies, indem man die Einstellungen hier anpasst:
2.1.4. Einstellungen - Konfiguration - Visumskontrolle - Modulanleitung (Unter dem Register Web)

 

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