9.3. ProjektQuick - Archiv anzeigen - ProjektQuick - Modulanleitung

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ProjektQuick - Modulanleitung - 9. Archiv / Projekte archivieren / 9.3. ProjektQuick - Archiv anzeigen

Mit "Datei / Archiv anzeigen" werden alle bereits archivierten Projekte angezeigt.

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Projekteintrag und Projekt öffnen

  • Es werden nur die Journalinformationen gezeigt, es ist nicht möglich die Projektinformationsmaske zu öffnen.
  • Projekte können mit "Öffnen" oder mit Doppelklick geöffnet werden.
    Sie können nur im "Lesen-Modus" geöffnet werden.

Dokumente anzeigen

  • Dokumente sind normal einsehbar und können bearbeitet werden.
Neuerung "Adressen im Archiv anzeigen und Projekte danach filtern" ab Version 23.1

Adressen

Im Bereich Adressen werden alle Adressen aufgelistet, welche in den Projektinformationen hinterlegt sind.
Dabei wird nicht nach Adresstyp (Referenzadresse, Rechnungsadresse usw...) unterschieden.
Mit einem Doppelklick auf die Adresse wird das Archiv auf die Projekte eingefiltert, welche diese Adresse verwenden.

Neuerung "Adressen im Archiv anzeigen und Projekte danach filtern" ab Version 23.1
Neuerung "Projektdateien archivieren" ab Version 23.1

Projektdateien archivieren

Im ProjektQuick Archiv existiert die Funktion "Projektdateien verschieben/löschen":

Damit können die Projektdateien endgültig archiviert werden. Endgültig archivieren bedeutet:

  • Die Projekte werden aus dem ProjektQuick Archiv entfernt.
  • Die entsprechenden Projekteordner werden im Hintergrund in den Ordner "Projektarchiv" verschoben. Dieser liegt im Work-Ordner der Domäne:
  • Die dorthin verschobenen Projekteordner erhalten das aktuelle Datum vorangestellt:
    YYYYMMDD_Projektordnerbezeichnung -> bspw. 20220905_EFH Muster
  • Pro Projektordner wird eine Exceldatei erstellt. Darin enthalten sind die Auszüge aus der Projektliste für die entsprechenden Projekte:

Die Funktion steht nur zur Verfügung, wenn der entsprechende Benutzer in der Benutzerverwaltung das Recht "Administrator" besitzt:

 

Vorgehen, um Projektdateien zu archivieren

Die Funktion "Projektdateien archivieren" berücksichtigt alle selektierten Projekte (allfällig gesetzte Filter werden ignoriert):

Wird ein Projekt selektiert (mittels "Aktuelle Position markieren" oder Doppelklick (Projekt öffnen via Menüpunkt oder Ctrl-ö)), prüft das Archiv, ob alle Projekte, welche im gleichen Projektordner liegen, ebenfalls bereits im archiviert sind. Ist das der Fall, dann wird das Projekt selektiert. Zudem werden auch die übrigen Projekte, welche im gleichen Projektordner liegen, automatisch selektiert.

Neuerung "Alle Positionen markieren im Archiv" ab Version 23.2

Im Rahmen dieser Neuerung wurden die Funktionen "Alle Positionen markieren & Keine Positionen markieren" im Archiv ergänzt. Die Funktionen beziehen sich auf die Projektliste und verhalten sich gleich, wie wen ein Projekt mit der Funktion "Aktuelle Position markieren" markiert wird. 

Die neuen Funktionen sollen die Selektion vereinfachen, wenn man die Projektdateien verschieben/löschen will. 

Es werden nur Projekte markiert, welche auch verschoben/gelöscht werden können. 

Neuerung "Alle Positionen markieren im Archiv" ab Version 23.2

Sind noch nicht alle Projekte aus demselben Projektordner im Archiv, wird das Projekt nicht selektiert. Es erscheint folgende Meldung:

Sind alle zu archivierenden Projekte selektiert kann die Funktion "Projekdateien verschieben/löschen" ausgeführt werden. Es erscheint folgende Meldung. Nur wen diese mit "Ja" bestätigt wird, werden die Projektdateien verschoben und gelöscht:

Das sieht dann wie folgt aus:

Durch das Verschieben der Projekteordner in den Ordner "Projektarchiv" und das Entfernen der entsprechenden Projekte aus dem ProjektQuick Archiv, können diese Projektdateien aus dem Ordner "Projektarchiv" an einen beliebigen Ort zur weiteren Aufbewahrung verschoben und dadurch Speicherplatz für produktive SORBA-Daten freigegeben werden.

Ab mySORBA Version 23.2 werden zudem die Tagesrapporte und I / M / F Journaleinträge gelöscht.

Neuerung "Projektdateien archivieren" ab Version 23.1

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