ISO 20022 et facture QR - Harmonisation du système de paiement changements dans SORBA – Comptabilité

Cette article comprend les détails actuels au sujet de l'ISO 20022 et des QR factures.  

Cette procédure est valable pour:
mySORBA, mySORBA.Light, mySORBA.Studenten dès version 20.1.9


1. Notions du nouveau standard ISO 20022

ISO 20022 est la norme internationale pour l'échange électronique de données dans le secteur financier. Elle joue un rôle de plus en plus important à l'échelle mondiale, tout particulièrement en Europe et donc en Suisse. La place financière suisse va adopter cette norme très utile, ce qui lui permet de simplifier le trafic des paiements. 

Les changements dans le système de paiement concernent tous les acteurs du marché et notamment les processus commerciaux suivants:

  • Processus des débiteurs avec l'établissement des factures
  • Processus des créanciers avec le paiement des factures
  • Processus du personnel avec le paiement des salaires et rentes

Remarque
ISO 20022 n'est pas égal aux QR-factures, mais ils sont liés.

Récapitulatif: ce qui va changer avec le passage à ISO 20022

  • Les numéros de compte actuels sont remplacés par des codes IBAN
  • Les informations du donneur d'ordre sont transmises au bénéficiaire du paiement sans interruption
  • Post Finance et les banques n'utilisent plus qu'un seul système de paiement
  • La facture QR remplace le bulletin de versement (d’ici 2019)

2. Calendrier- ISO 20022 et QR facturesmceclip0.png

3. Sorba est « ISO ready »

La place financière Suisse SIX a formulé et fixé les recommandations suisses (Swiss Usage Guide) au sujet des dispositions dans le domaine des communications : client > banque, banque > client et finalement banque > banque.
L’adaptation technique du standard est réalisée dans le logiciel SORBA sur la base des guidelines officielles d’implémentation suisse. Ce standard inclus une multitude d’avis XML et autres types de messages.

Les fonctions ISO 20022 et QR factures sont intégralement disponible dès la version mySORBA Workspace 20.1.9.

   

4. Qu’est-ce qui change dans Sorba ?

4.1. ISO 20022 (Fichier de paiement importer et créer)

L’utilisation sur le plan pratique dans Sorba reste identique. Pour l’utilisateur du programme, le nouveau standard ISO est un simple fichier final de type .xml.

Journal DEBI 

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Journal CREDI

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4.2. QR factures établir et importer 

Dès la version mySORBA Workspace 20.1. et plus récente permet le traitement des QR factures.
Avec les adaptations nécessaires dans les lieux de paiement entreprise et fournisseur de même que l'adaptation des formats d'impression, les QR factures peuvent être crées et / ou importées.

 

5. Sauvegarder les données avant la modification (Workspace 2017)

Si mySORBA est déjà opérationnel, la sauvegarde manuelle n'est pas nécessaire. Les données sont sauvegardés automatiquement.

Avant de procéder aux changements ISO 20022, il est important de sauvegarder les données comme suit :

Module KFM \ Journal Compta \ onglet Fenêtre \Clôture de l’exercice
Fichier \ Enregistrer données

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Un fichier ZIP est créé comprenant les anciens lieux de paiement. Sauvegarder le fichier à un endroit qui permet de le récupérer.

 

6. Adapter le lieu de paiement de l’entreprise sur ISO 20022 et /ou QR-factures

6.1. Adapter le lieu de paiement entreprise sur ISO 20022 (en tant qu'IBAN)

Ce réglage doit se faire pour chaque domaine une fois.

> module KFM, onglet Journal CREDI (ou DEBI), Données base, Lieu de paiement entreprise

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Ouvrir relation bancaire : Option\masque-saisie ou touche F8
Ajouter un «VU» dans le champ « établir ordre remboursement dans format Iso 20022 » tout en bas de la fenêtre.

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Le compte IBAN de l’entreprise est nécessaire. A ajouter ou vérifier dans la même fenêtre sous l’onglet « réglages IBAN/IPI »

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6.2. Adapter le lieu de paiement entreprise sur QR factures (en tant que QR-IBAN)

Pour configurer un lieu de paiement pour les QR factures, un QR-IBAN est nécessaire. 
Veuillez pour ceci vous renseigner auprès de votre banque.

Le QR-IBAN est saisi dans l'onglet "Réglages PBVR/BVR" 

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Les banques et entreprises sont en phase d'implantation du nouveau QR-IBAN, il est possible que certains QR-IBAN ne soient pas encore disponible dans la base de données des banques.

La base de données des banques actualisée régulièrement peut être téléchargée online. Plus d'information disponible ici.

Conseil

Créer un nouveau lieu de paiement au lieu d'adapter l'actuel.

7. Réglages note de débit pour fichier XML

Dans le lieu de paiement fournisseur, vous pouvez choisir le type note de débit comme suit : 

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Vide ou aucune donnée - le standard de la banque est utilisé.

Aucun affichage - enregistrement groupé sans affichage

Vue groupée sans détails - Enregistrement groupé sans détails.

Vue groupée avec détails - Enregistrement groupé avec détails.

Vue simple avec détails - Enregistrement individuel avec détails.

Remarque
Le réglage n'est pas valable pour le paiement des salaires. Selon le standard ISO-20022 les paiements de salaire sont indiqués "Vue groupée sans détails".

 

8. Adapter les lieux de paiement des fournisseurs sur ISO 20022 & QR factures

8.1. Actualiser la base de données des banques

Les banques et entreprises sont en phase d'implantation du nouveau QR-IBAN, il est possible que certains QR-IBAN ne soient pas encore disponible dans la base de données des banques.

La base de données des banques actualisée régulièrement peut être téléchargée online. Plus d'information disponible ici.

Pour la charger dans sorba : 

> module KFM, onglet Journal CREDI , Données base, Lieu pmt fournisseurs
se placer sur une ligne de lieu de paiement puis Options\Charger la base des banques

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8.2. Remplacer les no. de comptes fournisseur (ISO 20022 non QR)

Les lieux de paiements fournisseurs comportant des comptes de chèque postaux ou bancaires doivent être remplacés par des IBAN :
L’adaptation se fait en modifiant le lieu de paiement de chaque fournisseur.
Module KFM \ journal CREDI \ menu Données de base -> lieu paiem. fournisseurs

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Choisir le fournisseur à modifier et se placer sur la ligne du lieu de paiement. 
F8 ou Edition\Editer lieu paiement :

Choisir le genre lieu de paiement en IBAN/IPI puis saisir le no. IBAN

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8.3. Remplacer les no. de comptes fournisseur (ISO 20022 avec QR-factures)

Nouveau : le type lieu de paiement "QR-IBAN" est disponible pour les factures QR.
Pour répondre à la norme ISO 20022 il faut soit un IBAN ou un QR-IBAN. 
ATTENTION, le QR-IBAN n'est pas égal à l'IBAN ! Ce sont deux no. de compte distinct.

Conseil
Créer un nouveau lieu de paiement à défaut de modifier "l'ancien". Car même si les QR factures sont  disponible dès le 30.06.2020, des pièces BVR peuvent toujours être utilisées...

Dans le champ "Compte" vient l'IBAN ou le QR-IBAN.
Le type lieu pmt est soit "IBAN" ou QR-IBAN, On reconnait le QR-IBAN car il contient un QR-IID (No institut IID) comprise entre no. 30000 bis 31999. Dans l'image ci-dessous il s'agit du 30005

Le système reconnait automatiquement le type QR-IBAN si l'IID est présent dans la base de données des banques.

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Conseil
Avec un IBAN d'autre nation, p.ex FR, il est suffisant d'indiquer le BIC/SWIFT de la banque à défaut de l'Institut(IID).

Remarque
Le type lieu de paiement doit être un QR-IBAN, pour lire et déterminer automatiquement les QR-factures.

 

9. Astuces pour saisir les lieux de paiement

  • IBAN (IBAN/IPI) à saisir sans espace.
  • IBAN n'est pas égal à QR-IBAN.
  • Les lieux de paiement fournisseur avec QR-IBAN doivent avoir le type lieu de paiement QR-IBAN.
  • BVR à saisir avec des - tirets.

 

10. Traiter les factures QR (créanciers)

Dès la version mySORBA 20.1 et plus récente, les factures QR peuvent être lues par une tablette ou smartphone (iOS et Android) avec l'app SORBA "myQR-Scan" ou avec un lecteur PayEye - SwissQR Reader.

La lecture de la facture QR se fait au moyen de la fonction "Gérer factures QR" avec un appareil de lecture.
La lecture de la facture BVR "ancien" continue de se faire au moyen de la fonction "nouvelle facture".

Saisir des factures QR dans le journal CREDI

Gestion des QR-factures (APP-PayEye-SwissQR) - CrediQuick - mode d'emploi

 

11. Établir des factures QR / configurer mySORBA (débiteurs)

Les factures QR peuvent être imprimées depuis chaque module mySORBA Workspace. Pour ceci, les formats d’impression doivent être adaptés et un QR-IBAN pour l'entreprise est nécessaire. 

11.1 Courte explication au sujet des factures QR mySORBA

La facture QR est séparée en deux parties tout comme le BVR
Gauche -> Récépissé
Droite  -> Section de paiement

Compte/Payable à - QR-IBAN inclus adresse du bénéficiaire (Définition selon lieu paiement entreprise et adresse selon réglages KFM).
Référence - Référence QR, similaire à la réf. BVR actuelle (Définition selon lieu paiement entreprise).
Information supplémentaire - ligne 1 - No. facture débiteur (mySORBA), ligne 2 - codage fixe selon syntaxe Swico. Définition des balises : //Identifiant d'organisation/10/Numéro de facture/11/Date du document/40/Conditions.
Monnaie/Montant - CHF / EUR - Montant / sans montant (ESR+).
Langue - D/I/F supporté par sorba et géré par la langue de l'adresse du débiteur.

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La section de paiement et le récépissé doivent être intégré avec ce format et design.

11.2 Adapter les formats d'impression

Formats Devexpress

Des modèles sont disponible en standard :

Entretien et M&A: Factures QR

Adapter la partie du QR pour les formats déjà existant sur la base d'un modèle (copier variable) et adapter les marges. 
Gauche & droite : 5 mm
Bas : 5 mm

Formats SORBA (DevisQuick, RegieQuick, PflanzQuick, KFM-Quick etc..)

Il n'y a pas de modèle de format standard. La variable "DC_QRR" doit être remplacée.

format DC_QRR ?
Le positionnement de la variable se fait automatiquement.
Ligne de séparation / A détacher avant le versement à définir dans la variable "sans cadre" - pas nécessaire si papier perforé.

Directives pour le format : 

La présentation de la section paiement et récépissé de facture QR sont soumis aux prescriptions émises par paymentstandards.ch. Nous récapitulons quelques informations à ce sujet (état 11.02.2020).

  • Qualité papier et perforation 
    Perforation (extrait de la page web six-group.com):
    Si la section paiement avec récépissé est intégré dans une QR-facture sous forme papier, une perforation est obligatoire entre les indications concernant la facture et les indications de la section paiement avec récépissé. 
    Si la QR-facture avec section paiement et récépissé ou la section paiement avec récépissé séparé, est créée sous forme de document PDF et envoyée électroniquement, le format A6 de la section paiement et du récépissé placé à gauche doit être repéré par des lignes. De plus, un symbole de ciseaux doit être apposé sur chacune de ces lignes ou alternativement la mention « A détacher avant le versement» au-dessus de la ligne (en dehors de la section paiement). 
    Format et qualité papier
    La section paiement avec récépissé doivent être crée au format paysage DIN-A6/5 (210x105mm) sur un papier blanc présentant un poids compris entre 80 et 100 g/m². L'utilisation de papiers recyclés, FSC et TCF approuvés est autorisée. Les papiers standard couchés/enduits et réfléchissants ne sont en revanche pas admis.
  • Pour le caractère de séparation des milliers, il convient d'utiliser un «caractère espace» et pour le caractère de séparation des décimales le point «.». L'indication du montant doit toujours être composée de deux décimales (p.ex. CHF 1 590.00). Si le Swiss QR Code ne contient pas de montant, une zone sans couleur, de dimensions 30 x 10 mm, avec des coins noirs d'une épaisseur de trait de 0,75 pt doit être imprimée, dans laquelle le montant doit être renseigné à la main par le débiteur.
  • La section paiement est dans le format paysage DIN A6 (148 mm x 105 mm). Le récépissé placé à gauche de la section paiement est dans le format 62 mm x 105 mm, les deux conjointement présentent une dimension de 210 mm x 105 mm (DIN long).
  • La section paiement avec récépissé doit être placée impérativement sur l'arête de coupe inférieure de la QR-facture. Lors de l'impression de fichiers PDF, il doit être garanti que les prescriptions de format précitées sont respectées.
  • Directives pour les factures QR au format PDF
    Les QR-factures (ou sections paiement séparées avec récépissé) en format PDF ne conviennent que pour les paiements effectués dans le cadre de la banque en ligne / banque mobile, mais pas pour le trafic des paiements sous forme papier. Lors de l'impression de fichiers PDF, il doit être garanti que les prescriptions de format précitées sont respectées. 
    Si la QR-facture avec section paiement et récépissé ou la section paiement avec récépissé séparé, est créée sous forme de document PDF et envoyée électroniquement, le format A6 de la section paiement et du récépissé placé à gauche doit être repéré par des lignes. De plus, un symbole de ciseaux doit être apposé sur chacune de ces lignes ou alternativement la mention « A détacher avant le versement» au-dessus de la ligne (en dehors de la section paiement). Ceci signale au
    débiteur qu'il détache proprement la section paiement et le récépissé par découpage, s'il souhaite transmettre la QR-facture par voie postale à son établissement financier, pour paiement ou s'il désire procéder au règlement au guichet de la poste (succursales et succursales avec partenaire).

12. Factures QR pour des paiements étrangers

Extrait du site web six-group.com:

Il convient de distinguer deux cas:

  1. Paiements de la Suisse vers l’étranger: Pas possible, car la QR-facture autorise uniquement l’utilisation d’IBAN de Suisse et du Liechtenstein. Si le créancier a son siège à l’étranger, il doit proposer une relation bancaire en Suisse ou au Liechtenstein.
  2. Paiement de l’étranger vers la Suisse: la question de savoir si les banques à l’étranger soutiennent la QR-facture échappe à notre contrôle. Dans les régions proches de la frontière, il peut y avoir des offres correspondantes pour les clients suisses.

 

13.Informations complémentaires

 


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facture QR , QR , section paiement

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