Version: 24.1

Nouveau masque pour le personnel

À partir de la version 24.1 de mySORBA, nous avons adapté le masque de saisie du personnel dans la base du personnel et lui avons ainsi donné une nouvelle apparence. Nous avons mieux agencé les menus et structuré les différents domaines de manière plus claire.

Navigation

On passe d'un secteur à l'autre via la navigation dans les secteurs:

Si la résolution de l'écran ne suffit pas, l'affichage se réduit et on fait défiler les secteur en cliquant sur les flèches situées au-dessus et en dessous de la navigation.

Le bandeau du menu s'adapte automatiquement au secteur sélectionné:

Validité

Comme dans l'ancien masque, celui-ci fonctionne également avec des dates de validité, ce qui est nécessaire pour pouvoir placer les différentes données salariales sur un axe temporel.

La gestion de la validité s'effectue désormais de manière claire, dans la navigation des secteurs:

Ajouter/supprimer une date de validité

1. Pour ajouter une date de validité, cliquez sur le signe "+".
   
2. Définissez ensuite la date souhaitée -> OK
   

 

1. Pour supprimer une date de validité, sélectionnez-la dans le menu déroulant et cliquez sur le "X".
   
2. Après avoir confirmé le masque de dialogue, vous devez choisir une validité à ouvrir (celle que vous aviez initialement choisie n'existe plus).
   

Définir des champs libres/adapter le masque

Avec le nouveau masque, vous pouvez maintenant ajouter des champs à la base du personnel ou définir vos propres champs.
La présentation proposée par le programme ne peut toutefois pas être modifiée.

On ne peut ajouter des champs à la base du personnel que sous les onglets "Identité" et "Rapports/Comptabilité analytique", qui ne dépendent pas d'une chronologie!

Des champs librement définis peuvent être ajoutés aux onglets "Identité", "Rapports/Comptabilité analytique" et "Données élargies du personnel".

Les modifications ne sont prises en compte qu'après la fermeture et la réouverture du masque du personnel.
Les modifications du contenu des champs sont prises en compte lors de l'enregistrement.

Exemple pratique n° 1 - Vous souhaitez directement intégrer les champs de groupe du rapport de l'iPad.

Ce type de dispositif concerne le rapport journalier: Filtre données de base.

1. Ouvrez le masque de saisie du personnel d'un collaborateur quelconque.
2. Fenêtre / Définir des champs libres
   
3. Définissez un tri et un groupe pour le champ.
   Le tri détermine l'ordre des champs, il est continu et doit être poursuivi pour les groupes.
   Le groupe détermine quels champs sont affichés ensemble, par exemple:
   
   
   
4. Sous "Champ", vous définissez les valeurs attendues.
   Il y a: "Champ texte", "Numérique", "Date", "Logique", "Champ de sélection", "Zone vide" et "DOM_PERS.DBF ...".
   Les champs de "DOM_PERS.DBF" ne peuvent être utilisés que dans les secteurs " Identité " et " Rapports/Comptabilité analytique ", car ils ne dépendent pas d'une chronologie.
   Dans l'exemple, le filtre de rapport journalier porte sur les champs "Texte2" et "Texte3" de la base du personnel:
   
   L'information dans "Taille du champ" ne doit pas être définie ici, elle est prédéfinie par la base du personnel.
5. La modification est affichée dans la base du personnel après la fermeture et la réouverture du collaborateur:
   

Exemple pratique n° 2 - Vous souhaitez définir des champs avec des possibilités de sélection

Les champs qui ne doivent pas être classés sur l'axe temporel "Valable dès" doivent être créés dans le secteur " Identité " ou " Rapports/Comptabilité analytique ".

Pour les champs qui sont classés par date de validité, il est parfois nécessaire de saisir une nouvelle date de validité.

1. Ouvrez le masque de saisie sur n'importe quelle entrée de personnel.
2. Sélectionnez le secteur souhaité, ici dans l'exemple "Données élargies du personnel".
3. Fenêtre / Définir des champs libres.
   
4. Poursuivez le tri et définissez un nouveau groupe.
5. Dans le champ, activez l'option "Champ de sélection" et attribuez une désignation.
   
6. Avec "Éditer / Éditer liste de sélection", vous pouvez définir les possibilités (ajouter une ligne supplémentaire en appuyant sur la touche avec la flèche ou en appuyant sur la touche Retour):
   
7. Après avoir fermé les fenêtres et ouvert à nouveau le masque de saisie du personnel, on voit le nouveau champ:
   

Exemple pratique n° 3 - Vous souhaitez adapter la largeur de certains champs

Les champs qui ne doivent pas être classés selon la chronologie "Valable dès" doivent être créés dans le secteur "Identité" ou "Rapports/Comptabilité analytique".

Pour les champs classés par date de validité, il est parfois nécessaire de saisir une nouvelle date de validité.

1. Ouvrez le masque de saisie sur n'importe quelle entrée du personnel.
2. Sélectionnez le domaine souhaité, ici dans l'exemple "Données élargies du personnel".
3. Fenêtre / Définir les champs libres.
   
4. Poursuivez le tri et définissez un nouveau groupe.
5. Dans le champ, activez l'option "Champ texte" et attribuez une désignation.
6. Définissez la taille du champ.
   
7. Après avoir fermé les fenêtres et ouvert à nouveau le masque de saisie du personnel, on peut voir le nouveau champ:
   

Départ d'un employé

Lorsqu'un collaborateur quitte l'entreprise, le masque de dialogue de sortie s'ouvre.
Contrairement au masque précédent, le solde des vacances est désormais affiché et peut être modifié.
Il est en outre possible de choisir entre une déduction immédiate ou différée.
L'avantage est que, par exemple, seuls les jours de vacances effectifs sont encore affichés sur la carte des heures, s'il est clair que le collaborateur quitte l'entreprise en milieu d'année.

Modifier la photo de l'employé

La photo de l'employé est éditée via le menu contextuel (bouton droit de la souris):

Il n'y a pas encore de photo:

Il y a déjà une photo:

Les images téléchargées peuvent encore être recadrées via la fonction "Édition".
L'image elle-même reste "rectangulaire", elle est seulement présentée avec un cadre circulaire.
Le fichier image est déposé au format JPG sur le collaborateur sous "Images/N° personnel".

Impôt à la source

La gestion de l'impôt à la source ne nécessite plus l'ouverture d'une fenêtre spéciale, elle fait directement partie du masque de saisie.

Pour le statut d'étranger "Personne à protéger", il est possible de sélectionner le canton déterminant l'enregistrement avec "Changement canton IS/lieu":

Le canton de travail ou le canton de résidence est proposé ici.

Adaptations ELM Swissdec 5.0

Déclaration de salaire incomplète

Cette option a été ajoutée à la "Déclaration annuelle" avec Swissdec 5.0.
Le processus a été fondamentalement modifié, de sorte que les déclarations sont, selon l'assureur, directement confirmées (libérées) par l'assureur sans autre intervention (aucune intervention de l'utilisateur n'est plus nécessaire).
Mais on ne reçoit pas non plus de message direct indiquant si la déclaration a été traitée ou non. Il s'agit d'un standard Swissdec sur lequel SORBA n'a aucune influence.

Si l'option "Déclaration de salaire incomplète" est cochée, on essaie de faire savoir à l'assureur que l'on souhaite confirmer soi-même la déclaration sur la plateforme de l'assureur. Il est toutefois possible que ce dernier continue à traiter directement la déclaration.

Le traitement de la déclaration peut toutefois continuer à varier d'un assureur à l'autre. SORBA n'a aucune influence sur ce point.

Erreur de validation ELM (fenêtre d'information)

Lors de l'exécution d'une fonction ELM, différentes fonctions de contrôle sont désormais directement exécutées.
Si, sur la base d'un tel contrôle, il apparaît clairement que la transmission ELM ne devrait de toute façon pas être possible, l'utilisateur en est informé:

Copier l'erreur dans le presse-papiers

Selon l'ampleur de l'erreur, il peut être utile de copier le texte de l'erreur dans le bloc-notes par exemple et de le traiter ensuite.
Le plus simple est d'utiliser cette fonction du menu

Messages de dialogue/réactions des institutions

Les institutions peuvent désormais réagir de différentes manières. Elles peuvent accepter directement une soumission ou, par exemple, demander une confirmation (quittance).
La quittance peut se faire, comme précédemment, via une page Internet guidée. Mais elle peut aussi être effectuée directement via un masque de dialogue.
Dans ce cas, un formulaire générique est présenté, dans lequel des informations supplémentaires peuvent être saisies. Si aucune donnée supplémentaire n'est nécessaire, un formulaire final peut également être affiché.  

Afficher un exemple avec une page Internet:

Exemple sans aucune action requise

Exemple avec formulaire

Déclaration des travailleurs frontaliers

La déclaration des frontaliers fait également partie du nouveau standard Swissdec 5.0.
Pour cela, il faut activer ceci sur le collaborateur concerné dans le nouveau masque de saisie du personnel:

La déclaration est ensuite effectuée via ELM / Déclaration annuelle des salaires:

Exécuter la déclaration statistique mensuellement

La déclaration des statistiques peut désormais être exécutée mensuellement.

Extrait du standard : 

8. FAQ sur les statistiques (Directives chapitre 11)

Description du processus
Jusqu'à présent, la transmission des données n'était possible qu'après une demande de relevé de la part de l'OFS. Avec ELM 5.0, les employeurs ont la possibilité de transmettre une annonce statistique sans préavis de l'OFS et peuvent intégrer ce processus dans le traitement mensuel des salaires. De plus, nous parlons aujourd'hui d'une annonce statistique et non plus seulement de l'Enquête suisse sur la Structure des Salaires (ESS).

Actuellement, les enquêtes suivantes sont couvertes par ELM 5.0:

Abréviation	Description	Fiche signalétique OFS
ESS	Enquête suisse sur la Structure des Salaires	Lien
ISS	Indice Suisse des Salaires	Lien
STATEM	Statistique de l'emploi	Lien
Profiling	Protection des données	Lien
PL	Profiling Light (entreprises multi-établissements)	Lien

Les périodes d'enquête varient d'une statistique à l'autre et peuvent concerner des mois isolés, mais aussi l'année entière.

Processus de déclaration des statistiques dans ELM version 5.0

Les processus sont décrits dans l'Annexe 5 : "Notifications du résultat des statistiques et des décomptes - Swissdec" [5]. Il est important de noter que les données ne sont traitées par l'OFS que lorsque la demande de résultat a été effectuée et que le processus est donc terminé. Le résultat fait office de "validation" dans ce processus. Nous recommandons de concevoir les processus dans l'ERP de manière à ce que l'utilisateur soit conscient de l'importance du résultat et de veiller à ce que les éventuelles notifications et confirmations soient présentées de manière bien visible.
Pour que ces exigences puissent être mises en œuvre de manière professionnelle, nous mettons volontiers quelques exemples à votre disposition. Vous trouverez les exemples de DialogMessage et de réponses possibles sous le lien suivant.

Échantillons statistiques [6]

Autres nouveautés

• Le champ "Distributeur" est masqué par défaut. Il peut être réaffiché et adapté si nécessaire.
  
• Le champ Annonce au n'est affiché que si la LPP est transmise.
  
• Les informations LPP sont transmises avec celles de l'AVS. Elles doivent donc être redéfinies lors de l'ELM avec AVS.
  Si ce n'est pas le cas, on obtient le message "Nom de l'assureur LPP manquant" lors de la sélection.
  On peut enregistrer les informations sous : Configuration salaires -> Assurances sociales -> LPP.