Mettre à jour les données de régie - transférer les nouvelles données de régie pour les fonctions de régie dans la base du personnel, du stock, de l'état dépôt etc...

Pour utiliser le nouveau tarif de régie dans SORBA, quelques étapes doivent être observées (dans l'exemple de fin d'année de 2015 à 2018):

  1. Synchroniser les nouvelles données de régie avec les anciennes (pour y ajouter vos propres positions).
  2. Adapter les prix dans les nouvelles données de régie si nécessaire.
  3. Dans l'état du personnel (si module salaire disponible), mettre à jour les fonctions de régie avec les nouvelles données de régie.
  4. Dans la base temporaire (si existant), mettre à jour les fonctions de régie avec les nouvelles données de régie.
  5. Dans l'état dépôt et inventaire, mettre à jour les fonctions de régie avec les nouvelles données de régie.
  6. Définir les données de régie dans les paramètres de l'état dépôt (extras/paramètres).
  7. Ajuster les tarifs de régie dans les paramètres du rapport hebdomadaire / rapport journalier 
  8. Ajuster les chantiers en cours (.bau) si nécessaire avec les nouvelles données de régie.

 

  1.  Synchroniser les nouvelles données de régie avec les anciennes (pour y ajouter vos propres positions).
    Variante 1 - Créer un fichier de régie avec le nouveau tarif de régie puis aller sur le menu  "fichier/traitement du tarif régie".
    Variante 2 - Ouvrir le tarif de régie depuis DevisQuick avec "Fichier/Traitement des catalogues de base".

    Vos propres positions enregistrées dans l'ancien tarif de régie, ne doivent pas nécessairement être ressaisies manuellement dans le nouveau tarif. Avec la fonction "Fichier/importer chapitre", vous pouvez importer automatiquement toutes les positions qui contiennent un autre no. de position que celui du tarif de destination.

    L'inconvénient avec cette fonction c'est que les positions officielles qui ont été supprimées dans le nouveau tarif de régie de la SSE, seront à nouveau ainsi insérées.

    Après l'exécution de l'importation, vous recevez une confirmation:

     

    - Les positions avec des numéros "Pos.P" + "Pos.S" non existant dans le nouveau tarif seront importées avec le prix.
    - Les positions avec des numéros "Pos.P" + "Pos.S" déjà présents dans le nouveau tarif ne seront pas importées. Ceci même si le texte diffère.

    Conseil :
    Nous vous recommandons de réorganiser la numérotation interne SORBA après avoir ajouté ou supprimé des positions avec la fonction "fichier/réorganiser chapitre).
    Mais ATTENTION, ne le faites qu'une seule fois et ceci avant d'utiliser le tarif de régie!

  2.  Adapter les prix dans les nouvelles données de régie si nécessaire.
    1. Créer un fichier de régie avec le nouveau tarif de régie ou reprendre celui crée en point 1 et l'ouvrir dans RegieQuick
    2. aller sur le menu  "fichier/traitement du tarif régie"
    3. Sous la colonne "prix", vous pouvez muter les prix 
    4. Lors de la fermeture des tarifs de régie, les prix sont enregistrés directement.
       
  3.  Dans l'état du personnel (si module salaire disponible), mettre à jour les fonctions de régie avec les nouvelles données de régie.
    Ouvrir les données de salaire de n'importe quel employé et modifier le tarif de régie avec "réglages/réglages du personnel".
    Ceci met à jour les liens de régie de tous les employés.



    Si ce message apparaît, certains éléments n'ont pas pu être mis à jour.
    Cela signifie que la position de régie n'a pas été trouvée dans le nouveau tarif de régie:


    Ensuite, mySORBA Workspace / Workspace 2017 doit être redémarré.
    S'il vous avez d'autres cessions ouvertes en même temps, fermez-les manuellement.



    La fonction vérifie la Pos.P et Pos.S, et reprend le prix des nouvelles données de régie même si le texte n'est pas identique. L'ancienne désignation reste dans le texte régie des données du collaborateur.

    Si vous n'effectuez pas cette étape ainsi, vous devez créer manuellement les liens de régie avec le nouveau tarif pour chaque employé.

  4.  Dans la base temporaire (si existant), mettre à jour les fonctions de régie avec les nouvelles données de régie.
    Il n'y a pas de fonction automatisée pour la base temporaire.
    Pour établir le lien avec le nouveau tarif de régie depuis la base temporaire, il faut sélectionner le nouveau tarif de régie dans les paramètres du rapport journalier sous l'onglet "Chemin régie" décrit sous chapitre 7

  5.  Dans l'état dépôt et inventaire, mettre à jour les fonctions de régie avec les nouvelles données de régie.
    Depuis le nouvel état dépôt (MaterialQuick, Extras/Etat dépôt), les liens sont mis à jour automatiquement à l'aide de la fonction "Début/actualiser positions régie".
    Cela doit être effectué individuellement pour toutes les catégories principales.




    Dans la boîte de dialogue qui apparaît, vous devez sélectionner le nouveau tarif de régie:



    Pour actualiser les prix, les champs suivants doivent correspondre au tarif de régie:
    Pos. P. Régie, Pos. S. Régie, Texte régie, Unité


    Un protocole d'actualisation est établi à la fin de la mise à jour.  
  6.  Définir les données de régie dans les paramètres de l'état dépôt (extras/Réglages).
     

     
  7.  Ajuster les tarifs de régie dans les paramètres du rapport hebdomadaire / rapport journalier.
    Pour que les prestations saisies utilisent le nouveau tarif de régie, vous devez l'ajuster dans les paramètres des modules correspondants : 

    Rapport journalier
    Sous "Options/ Modifier les paramètres" dans les champs "Chemin régie" et "Chemin 2 régie" (en fonction de la configuration), le tarif de régie à uiliser peut être ajusté.

     


      
    Rapport hebdomadaire
    Sous "Options/Modifier les paramètres" le tarif de régie à utiliser peut être définit dans le champ "Chemin régie".



    Indication
    L'adaptation des paramètres pour les données de base a une influence sur la comptabilisation des positions de régie.
    Cela signifie que si vous ajustez le paramètre et saisissez des positions à partir du rapport journalier/ hebdomadaire du nouveau tarif de régie sur des chantiers qui utilisent encore l'ancien tarif de régie, les positions peuvent ne pas être trouvées et éventuellement classées au mauvais endroit.
    Pendant la phase de transition (divers chantiers en cours sont toujours à l'ancien tarif de régie et d'autres avec le nouveau tarif), la prudence est de mise.
     

  8.  Ajuster si nécessaire les chantiers en cours (.bau) avec les nouvelles données de régie.
    Les chantiers qui doivent être facturés avec le nouveau prix du tarif de régie, peuvent être mis à jour.
    Ceci via la fonction "Insérer/Prix du catalogue de base" dans RegieQuick sur chantier où cet ajustement de prix est nécessaire.




    En raison des ajustements du tarif de régie, il se peut que des positions dans le nouveau tarif de régie ne puissent plus être trouvées.
    C'est pourquoi cette requête apparaît:



    Cette fonction compare les Pos.P. , Pos.S. et l'unité.
    Si le texte a changé dans le nouveau tarif, la position est tout de même reprise et le texte est adapté.

    Exemple:



    La position 6293.21421 n'a pas pu être trouvée, dans notre exemple nous avons sélectionné l'option "Marquer les positions non trouvées avec un"! ".

    L'utilisateur est libre de décider comment il veut traiter les avertissements.
    Ceux-ci peuvent être supprimés sur l'ensemble du chantier avec la fonction "Insérer / Supprimer les avertissements".
    Vous pouvez également le faire position par position en supprimant le "!" du texte.

    - Remplacer la position (sélectionner la position appropriée à partir du tarif de régie actuel et reporter la quantité rapportée).
    - Ajouter cette position dans le tarif de régie (fichier / traitement du tarif régie).
    - laisser la position.


    Remarque
    Dans cette procédure, il peut arriver que l'ordre des positions soient modifié car la "numérotation interne" a changé dans le tarif de régie.
    Si cela dérange, les positions doivent être rechargées à partir du tarif de régie et les quantités reportées.
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