Es können für die mySORBA-Benutzer Stellvertretungen definiert werden. Dazu auf den grünen mySORBA-Benutzer klicken. Dadurch öffnet sich der Dialog "mySORBA-Benutzer editieren".
Im Dialog gibt es neu den Bereich Abwesenheiten. Dieser kann unter Fenster eingeblendet werden.
Im Bereich der Abwesenheiten kann die Stellvertretung definiert werden. Zudem kann der entsprechende Zeitraum für die Gültigkeit der Stellvertretung eingetragen werden. Das Feld Stellvertretung zeigt alle mySORBA-Benutzer an. Optional kann auch eine Notiz erfasst werden.
Nachdem Verlassen des Dialoges ist die Stellvertretung im gewählten Zeitraum aktiv.
Durch den Menüpunkt Abwesenheiten (alle Benutzer) öffnet sich eine Übersicht aller Abwesenheiten sowie Stellvertretungen. In diesem Bereich kann auch die Stellvertretung durch einen anderen Benutzer definiert werden, sofern das entsprechende Recht vorhanden ist. Sonst kann in diesem Bereich nichts angepasst werden.
Das Recht dazu befindet sich unter mySORBA -Icon\ Benutzerverwaltung\ Eingabemaske\ Benutzer\Stammdaten ändern\Abwesenheiten.
Die Stellvertretung sieht nun im Activity im Verlauf und in der Suche die entsprechenden Aufgaben der anderen Person. Diese Aufgaben sind nur in der Ansicht "Aufgaben in meiner Verantwortung" ersichtlich. Die Aufgaben erscheinen nicht unter "Meine Aufgaben". Der Stellvertreter kann auch Übergänge ausführen, obwohl er nicht die Verantwortliche Person ist.
Private Aufgaben sieht der Stellvertreter nicht.
Innerhalb der Aktivitäten (History, Übergänge und Logs) einer Aufgabe und im Verlauf werden die Aktionen des Stellvertreters mit seinem Benutzer ausgewiesen.
Achtung!
Ist hinter einem Übergang eine Kondition oder Aktion definiert, welche aufgrund der Verantwortlichen Person der Aufgabe basiert, werden die Werte nicht vom Stellvertreter bezogen. Das heisst es gelten die Werte der verantwortlichen Person! Es verhält sich so als würde die abwesende Person die Aufgabe selber bearbeiten oder Übergänge ausführen.
Die Benachrichtigung bei einer Abwesenheit in Kombination mit einem Stellvertreter wurde optimiert. Zudem ist es einstellbar ob der Stellvertreter das Mail erhalten soll oder nicht.
Ist die entsprechende Person abwesend und es wurde ein Stellvertreter definiert gelten folgende Regeln bei Benachrichtigungen:
- E-Mail mit der Variable ID_Ersteller oder ID_Assignee --> Bei der Aktion E-Mail senden kann folgender Haken gesetzt werden: Keine E-Mail an Stellvertretung senden
Ist der Haken nicht gesetzt erhält der Stellvertreter die E-Mail und die abwesende Person erhält das Mail als CC. Ist der Haken gesetzt wird keine E-Mail an die Stellvertretung gesendet. - Kann ein Übergang nicht ausgeführt werden und schlägt fehl, erhält die Benachrichtigung die Person, welche den Übergang ausgeführt hat. Dies ist unabhängig davon ob ein Stellvertreter definiert ist oder nicht.
- Die Benachrichtigung, Info Mail bei Änderungen und Mail bei Erwähnungen erhält nur die abwesende Person.
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