9. Firmenübergreifende Freigaben von Aufgaben - Activity - Modulanleitung

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Activity - Modulanleitung - 9. Firmenübergreifende Freigaben von Aufgaben

Neuerung "Firmenübergreifende Freigaben von Aufgaben" ab Version 23.2

Firmenübergreifende Freigaben von Aufgaben

Aufgaben können für Fremdfirmen freigegeben werden. Dies soll bei gemeinsamen Projekten unterstützende Hilfestellung leisten. Dazu können die freigegebenen Aufgaben bearbeitet und abgeschlossen werden. 

Voraussetzungen:

  • Die Fremdfirma hat das mySORBA im Einsatz.
  • Die Fremdfirma hat das Activity im Einsatz. 

Im Konfigurationsdialog des Aktvitättyps können Standardberechtigungen für die freigegebenen Aufgaben definiert werden. Dazu in den Reiter "Externe Benutzer" wechseln. In diesem Bereich kann der Standard für die freigegebenen Aufgaben definiert werden. 

Folgende Felder oder Funktionen der Aufgabe sind standardmässig gesperrt und können vom Benutzer der Fremdfirma nicht bearbeitet werden. 

  • Aufgabe auf Privat stellen
  • Kategorie
  • Verantwortlicher
  • Ersteller 
  • Datei-Link löschen, wenn der Link vom Modul erstellt wird
  • Aufgaben-Link hinzufügen
  • Aufgaben-Link anzeigen 
  • Verbindungen der Aufgabe
  • Bereich Informationen der Aufgabe
  • Beobachter
  • Aufgabe kopieren
  • Aufgabe kopieren (Benutzer)
  • Aufgabe löschen
  • Mehrere Aufgaben löschen

Freigaben können via Aktion auf einem Übergang erfolgen. Dazu die Aktion "Aufgabe für Benutzer freigeben" verwenden. Alternativ kann eine Freigabe auch über Triggers oder zeitgesteuerte Ereignisse erfolgen. 

Innerhalb der Aktion kann ein fixer Wert hinterlegt oder ein Wert via Variable bezogen werden. Die Freigabe kann über den mySORBA-Benutzer erfolgen oder über die hinterlegte E-Mail Adresse des mySORBA-Benutzers. 

Alternativ kann eine Freigabe auch manuell hinzugefügt werden. Dazu die entsprechende Aufgabe öffnen und den Menüpunkt "Freigaben" ausführen. 

Innerhalb der Freigabe kann eine solche hinzugefügt oder bearbeitet werden.

Bei einer "Neuen Freigabe" sowie bei "Freigabe bearbeiten" können die Berechtigungen pro Aufgabe angepasst werden. Die Berechtigungen werden standardmässig vom Aktvitästyp bezogen.

Mit der Funktion "Aufgabe zuweisen" kann die Aufgabe dem entsprechenden Benutzer zugewiesen werden. Dabei spielt es eine Rolle, welcher Benutzer fokussiert wurde. Die Aufgabe kann auch über den Workflow zugewiesen werden. Dazu kann die Aktion "Feldwert schreiben" verwendet werden. Dabei ist es wichtig, dass die Aufgabe im Vorfeld freigegeben wurde. 

Mit dem Menüpunkt "Freigabe löschen" wird die Freigabe für die Aufgabe wieder entfernt. 

In der Fremdfirma erscheint die Aufgabe anschliessend in der Ansicht "Freigegebene Aufgaben". Ist die Aufgabe dem Benutzer zugewiesen, so erscheint die Aufgabe ebenfalls in der Ansicht “Meine Aufgaben”. Ebenso ist sie in den Suchergebnissen sichtbar.

Neuerung "Firmenübergreifende Freigaben von Aufgaben" ab Version 23.2

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