Vorwort
Ab und zu kommt es vor dass ein Leistungsverzeichnis nicht in Form einer .crbx-Datei daherkommt, sondern in Form einer PDF- oder Excel-Datei. Um das PDF oder Excel in strukturierter und übersichtlicher Form in das mySORBA zu importieren, kann der Scanner der Firma SORBA verwendet werden. Der Scanner ist einfach und effizient aufgebaut. Je strukturierter das PDF oder Excel daherkommt, desto leichter und zeitsparender kann ein Leistungsverzeichnis erstellt werden. Der Scanner bringt im Endeffekt nur Vorschläge für die Aufbereitung des Leistungsverzeichnisses. Er bietet viele Möglichkeiten für die Bearbeitung, bevor der Import durchgeführt wird.
Voraussetzungen
- Minimum eine mySORBA Version 25.1.128 oder neuer
- Die LV-Scanning Lizenz (4018) muss dem Benutzer zugewiesen sein (Die Lizenz kann beim Aussendienst oder Support bestellt werden)
- Die Datei muss in einer bildbasierten Form zur Verfügung stehen. Es ist aber zu empfehlen eine PDF oder Excel Datei zu verwenden. Daher werden im restlichen Artikel nur diese beiden Dateitypen erwähnt.
Scanner im mySORBA
Um eine PDF oder Excel Datei einzuscannen sollte in erster Linie ein neues Projekt erstellt werden. Dabei ist es nicht notwendig einen NPK oder Eigentext zu erfassen.
Das Projekt kann im DevisQuick geöffnet und unter dem Register Datei steht der Scanner zur Verfügung.
Beim ersten Öffnen des Scanners erscheint eine Abfrage zur Datenübermittlung. Dabei kann man der Datenübermittlung zustimmen oder ablehnen. Die Übermittlung dient zur Verbesserung des Scanners. Je mehr Daten übermittelt werden, desto besser kann der Scanner entwickelt und optimiert werden.
Datei öffnen Dialog (Beispiel einfaches Leistungsverzeichnis)
Beispiel für ein Leistungsverzeichnis mit klarer Struktur:
In erster Linie sollte eine entsprechende Datei importiert werden. Dazu kann die Funktion Datei öffnen verwendet werden. Dabei öffnet sich der Explorer und die gewünschte Datei kann ausgewählt werden.
Danach kann der Scanner das Dokument analysieren. Dazu unter Scannen die Funktion "Dokument analysieren" verwenden. Je nach Grösse der Datei kann Import sowie Analyse viel Zeit in Anspruch nehmen.
Im Bereich der Analyse stehen folgende Funktionen zur Verfügung:
Schliessen - Beendet den Analyse Bereich. Es wird nichts übernommen.
OK - Die Analyse wird gestartet und das Leistungsverzeichnis wird analysiert und in den Bearbeitungsbereich des Scanners übernommen.
Seiten entfernen - Entfernt die Seiten, welche mit der Checkbox markiert worden sind.
Spalten einzeichnen - Es können Spalten manuell definiert werden. Das ist vor allem bei unstrukturierten Devis sehr praktisch.
Assistent - Es erscheinen Mitteilungen wie man vorgehen kann. Dabei kann man sich Schritt für Schritt durch die Analyse arbeiten.
Vergrössern - Das PDF auf der rechten Seite wird grösser angezeigt.
Verkleinern - Das PDF auf der rechten Seite wird kleiner angezeigt.
Zoom 100% - Das PDF auf der rechten Seite wird auf die Grösse 100% zurückgesetzt.
Bevor die Analyse gestartet wird, ist es notwendig den Bereich einzugrenzen. Dazu die linke Maustaste gedrückt halten und mit der Maus den entsprechenden Bereich einzeichnen. Der Bereich wird mit roten Linien angezeigt. Der Bereich wird nach unten auf die nächste Seite vererbt. Somit sind teilweise nur noch kleinere Anpassungen des Bereichs notwendig.
Es ist zu empfehlen nur den relevanten Bereich des PDFs für das Leistungsverzeichnis zu markieren. Überschriften können zu ungenauen Analysen führen. Nachdem sämtliche Seiten markiert worden sind, kann mit OK die Analyse und Übernahme des Leistungsverzeichnisses gestartet werden.
Ist man mit dem Ergebnis nicht einverstanden kann mit der Funktion "Datei neu laden" die Analyse verworfen und neu gestartet werden.
Rechts von der PDF Datei wird das entsprechende Leistungsverzeichnis angezeigt. Die Spalten in Rot sind für die Felder im mySORBA nicht zugeordnet.
Zeilen bearbeiten
Mit der Funktion Zeilen bearbeiten können Zeilen hinzugefügt, gelöscht oder zusammengeführt werden. Die Funktionalität steht auch mit der rechten Maustaste im Leistungsverzeichnis zur Verfügung. Dabei können auch mehrere Zeilen markiert werden. Die Funktionalität gilt jeweils für alle markierten Zeilen.
Spalten bearbeiten
Der Menüpunkt Spalten bearbeiten bietet die Funktionen Spalte hinzufügen, löschen und umbenennen. Mit der Funktion Spalte umbenennen findet die Zuordnung für die mySORBA Felder statt. Wurde eine Spalte dem mySORBA Feld zugeordnet erscheint diese weiss. Dabei müssen sämtliche Felder zugeordnet werden. Die Funktionen stehen auch mit einem Rechts-Klick auf die Spalte zur Verfügung.
Beim Umbenennen stehen folgende Möglichkeiten zur Auswahl: HPOS, UPOS, Text, ME (Mengeneinheit), Menge, Preis und Resultat.
Nachdem die Spalten umbenannt sind stehen die entsprechenden Titel zur Verfügung und die Spalten werden weiss dargestellt. Das Leistungsverzeichnis könnte nun übernommen werden.
Leistungsverzeichnis bearbeiten
Nach der Analyse und der Umbenennung der Spalten kann das Leistungsverzeichnis frei bearbeitet werden. Mit der Funktion Abschnitt setzen kann zusätzlich die Hierarchie verändert werden. Dazu einfach die entsprechende Zeile markieren und die gewünschte Hierarchie auswählen. Es stehen alle Hierarchietypen zur Verfügung, welche auch im mySORBA vorhanden sind: Master, Kapitel, Teilkapitel, Unterposition und Detailposition.
Um einen Abschnitt zu verändern die Zeile markieren und die gewünschte Art wählen.
Beim Anklicken einer Zeile im Leistungsverzeichnis springt der Scanner im PDF ebenfalls auf die identische Zeile und markiert diese in gelb. Mit der Funktion Ctrl +C und Ctrl+V können Texte vom PDF in das Leistungsverzeichnis kopiert werden. Im Leistungsverzeichnis selbst kann man ebenfalls Texte anpassen, kopieren, verschieben oder löschen. Dabei stehen die bekannten Shortcuts für das Verschieben und Kopieren von Texten zur Verfügung.
Ist die Bearbeitung abgeschlossen und man möchte nun das Leistungsverzeichnis ins mySORBA übernehmen kann der Menüpunkt "Übernehmen" verwendet werden. Es erscheint folgende Abfrage: Sind Sie sicher, dass Sie die aktuelle Tabelle ins DQ übernehmen wollen ? --> Ja / Nein
Mit Ja findet die Übernahme des Leistungsverzeichnis ins DevisQuick statt.
Spalten einzeichnen während der Analyse
Bei unstrukturierten Devis hat der Scanner mit dem einzeichnen des ganzen Bereichs kaum Chancen, eine gelungene Analyse durchzuführen. Aus diesem Grund können die entsprechenden Spalten selbst definiert werden. Dies ist vor allem bei PDF- oder Excel- Dateien notwendig, welche eine komplexere Struktur oder überhängende Texte besitzen.
Dazu kann die Funktion "Spalte einzeichnen" verwendet werden.
Es erscheint die Abfrage: Wollen Sie die Spalten in der PDF vorgeben ?
Anschliessend erhält man die Information: Bitte navigieren Sie zu einer Seite im Dokument, auf der die gesamte Tabellenstruktur vorhanden ist.
Befindet man sich auf dieser Seite, kann mit "Nächster Schritt" die Spalteneinzeichnung fortgesetzt werden. Es kann die Anzahl Spalten eingegeben werden. Dabei kann man bestimmen wie viele Spalten man vorgeben möchte. Dies beinhaltet: HPOS, UPOS, Mengeneinheit (ME), Menge, Preis, Resultat. Die Anzahl der Spalten kann individuell pro Datei variieren. In diesem Beispiel werden 6 Spalten definiert.
Nachdem die Anzahl der Spalten definiert wurde, erscheint ein kleiner Dialog mit der Auswahl der Spaltenbezeichnungen. Nun kann man mit der ersten Spalte beginnen. Beispiel mit der Spalte Hpos.
Es gibt ebenfalls die Option, kein SORBA-Standard. Bei der Übernahme wird bei dieser Option die Spalte entfernt und nicht ins Leistungsverzeichnis übernommen.
Die Spalte Hpos wurde auf dem PDF definiert. Mit der Funktion nächster Schritt kann die nächste Spalte definiert werden.
Sind sämtliche Spalten eingezeichnet (in diesem Beispiel 6) erscheint bei der Funktion, Nächster Schritt die Meldung: Alle Spalteninformationen wurden gespeichert.
Mit OK wird die Definition von der Analyse in den Scanner übernommen.
Die Spalten haben nun die definierte Beschriftung und die Werte wurden entsprechend übernommen.
Auch hier gilt:
Der Vorgang ist keine exakte Wissenschaft – das Leistungsverzeichnis muss möglicherweise vor oder nach der Übernahme manuell angepasst werden.