Dokumenten-Namen (Ablagepfade und Bezeichnungen anpassen)

Mit der Verwaltungsoption "Dokumenten-Namen" unter der Programm-Verwaltung kann für diverse Dokumentexporte der vorgeschlagene Ablagepfad und Dateibezeichnung vordefiniert werden.
Der Anwender ist weiterhin frei eine andere Dateibezeichnung und Speicherpfad zu wählen, diese Einstellung hilft aber die angestrebte Dokumentenstruktur zu erreichen.

Konfiguration

Die Konfiguration wird über folgende Funktion geöffnet:

mySORBA-Icon -> Programm-Verwaltung -> Einstellungen Programme / Dokumenten-Namen

Im Hauptbereich des Fensters (hier links dargestellt) werden die verschiedenen möglichen Module und deren hier integrierten Funktionen aufgelistet.
Die Auswahl unter "Verfügbare Variablen" verändert sich je nach fokussierter Zeile:

Ordnerbezeichnung anpassen

1. Zeile Anwählen, Feld "Ordnername" fokussieren und mit "Leerschlag" die Bearbeitung starten.
2. Ordnerbezeichnung festlegen, im Grundsatz gelten hier die gleichen Regeln wie beim Erstellen eines Ordners im Windows Explorer (keine ? / < usw...).
   Es kann ein "\" verwendet werden um einen weiteren Unterordner automatisch erstellen zu lassen (maximal 1 weiterer Unterordner).
   Variablen gemäss Vorgaben einsetzen, wie das geht ist unter "Verwenden von Variablen" erklärt.
3. Enter / Tabulator.
4. OK klicken um die Änderungen zu übernehmen und das Fenster zu schliessen.

• Ungültige Zeichen werden durch ein _ ersetzt.
• Backslash am Anfang und Ende werden automatisch entfernt.
• Backslash wird 1 Mal zugelassen für einen weiteren Unterordner, danach wird jeder weiterer Backslash zu einem _ umgewandelt.
  Dies wird ab Version 26.2 erweitert, so dass auch mehrere verschachtelte Unterordner möglich sind.
  Siehe: Mehrere Unterordner.

Dateiname anpassen

1. Zeile anwählen, Feld "Dateiname" fokussieren und mit "Leerschlag" die Bearbeitung starten.
2. Dateibezeichnung festlegen. Im Grundsatz gelten auch hier die gleichen Regeln wie beim Erstellen einer Datei im Windows Explorer (keine ? / < usw...).
   Ungültige Zeichen werden durch ein _ ersetzt.
   Variablen gemäss Vorgaben einsetzen, wie das geht ist unter "Verwenden von Variablen" erklärt.
3. Enter / Tabulator.
4. OK klicken um die Änderungen zu übernehmen und das Fenster zu schliessen.

• Ungültige Zeichen werden durch ein _ ersetzt.
• Backslash am Anfang und Ende werden automatisch entfernt.
• Alle ungültigen Zeichen werden durch ein _ ersetzt.

Verwenden von Variablen

Die Verfügbaren Variablen variieren je nach Eintrag.
Um eine Variable verwenden zu können, muss diese abgetippt werden.
Sollte beim Abspeichern die Variable nicht umgewandelt werden, liegt dies daran, dass man sie falsch eingegeben hat.
Wird eine Variable verwendet die "leer" ist, fehlt diese einfach im Speicherdialog.

Variablen können für Ordnername und Dateiname verwendet werden.

Anwendungsbeispiel

Ausdruck "Objekt mit Kalkulationsliste" im KalkQuick soll als Vorschlag das Verzeichnis mit der Bezeichnung vom "Projekt" erstellen und die Dateibezeichnung soll das Tagesdatum mit Uhrzeit, Projektverantwortlichem und Fixtext "Kalkliste" enthalten.

1. Cursor auf Eintrag "KalkQuick -> Objekt mit Kalkulationsliste".
2. Ordnername anpassen:
   Aus der Gruppe "Projekt" den Eintrag "PrjPRJNAME" suchen, wir erkennen unser Feld anhand der Spalte "Bezeichnung".
   
   
   
   Variablen werden von Hand eingetippt, umrahmt mit den spitzen Klammern umrahmt.
   -> Achtung, wir möchten nur die Bezeichnung, ohne das ".dqd", für diesen Spezialfall setzen wird einfach noch ein :noext hinter die Bezeichnung, dann wird das ".dqd" abgeschnitten.
    
   
   
    
3. Dateibezeichnung anpassen:
   Fixtext "Kalkliste" eingeben und danach die gewünschte Variable mit den spitzen Klammern umrahmt eingeben.
   Die für unser Beispiel verwendete Variable "<CurrentDateTime>" ist für alle Einträge verfügbar.
   
   
   
   -> Wir müssen jetzt aber dem System noch mitteilen, was wir genau von dieser Variable bekommen möchten, sie enthält nämlich das Datum sowie die Uhrzeit.
   Für das Beispiel möchten einfach 21.7.2025-8.20 (wie man Datum und Zeit formatiert wird später gezeigt): <CurrentDateTime:dd.M.yyyy-H.m>.
   Dann möchten wir noch den Wert aus dem Feld "Verantwortung" (P_VERANTW) von diesem Projekt aus dem ProjektQuick.
   Dazu suchen wir aus der Gruppe "Projekt" den Eintrag "Verantwortung" -> "PrjP_VERANTW" und tragen die Variable mit den spitzen Klammern ein.
   Nun haben wir: Kalkliste <CurrentDateTime:dd.M.yyyy-H.m> <PrjP_VERANTW>
4. OK
5. Ausdruck als PDF erstellen
    
   
   
    
6. Der Speicherdialog verwendet die vorgegebenen Werte:
   
   
    

Variablen Formatieren (Datum, Uhrzeit, Zahlen)

Im Feld "Wert-Typ" der verfügbaren Variablen steht jeweils was es für eine Art Variable ist.
Bei Datum, Uhrzeit und Zahlen kann man mitgeben, wie sie jeweils dargestellt werden sollen.
Dies ist praktisch, wenn man zum Beispiel Dokumente im umkehrten Format darstellen zu können, damit sie Sortierbar sind...

Datum formatieren

Variable eingeben und dann mit : das Format festlegen, zum Beispiel:
<PrjBAUBEGINN:yyyy.MM.dd>

• dd, d: Tag mit oder ohne führende 0
• MM, M: Monat mit oder ohne führende 0
• yyyy, yy: Jahr 4- oder 2-stellig

Uhrzeit formatieren

Variable eingeben und dann mit : das Format festlegen, zum Beispiel:
<CurrentDateTime:HH.mm>

• HH, H: Stunde im 24-Stunden Format mit oder ohne führende 0
• mm, m: Minuten mit oder ohne führende 0
• ss, s: Sekunden mit oder ohne führende 0

Zahlen formatieren

Variable eingeben und dann mit : das Format festlegen, zum Beispiel:
<PrjNUM5:0.00>

• Mit 0 die Länge definiert werden. Zum Beispiel 0000 wird links mit 0-en auffüllen wenn die Zahl nicht mindestens vier Stellen hat.
• Mit einem Punkt und weiteren 0-en kann die Anzahl an Dezimalstellen definiert werden. Zum Beispiel 0.00 wird eine Zahl auf zwei Dezimalstellen gerundet ausgeben.

Dateinamenerweiterungen abschneiden

mit :noext wird die Dateiendung entfernt.
Diese Funktion sucht lediglich nach dem letzten Punkt vom übergebenen Wert und schneidet da ab.

KV/WV-Variablen einbinden

Für DevisQuick, RegieQuick und PflanzQuick können die KV/WV-Variablen eingebunden werden.
Neue Felder werden erst beim nächsten Programmneustart angezeigt.
Die KV/WV-Variablen können nur in den Ausdrucke "Auftragsbestätigung, Offerte, Rechnung, Fakturen, Fakturen detailliert" angewendet werden.

Bei der Definition der Ordnernamen innerhalb der Programverwaltung lassen sich Unterordner definieren.

Die gewünschten Ordnerpfade können angegeben werden, indem man die Ordner mit einem \ abgrenzt.

Beispiel beim Drucken/Speichern der Akontorechnung:


 

Hier definieren wir dann als Ordnernamen für das Drucken der A-Konto Rechnung den Namen "PDF\Unterordner 1\Unterordner 2\Berechtigung"

Wenn man dann eine Akonto auf einem Projekt generiert und diese über "PDF Erstellen" abspeichert, wird der hinterlegte Pfad vorgeschlagen.

Dabei werden noch nicht erstellte Ordner respektive Unterordner automatisch erstellt. Schon bestehende Daten werden dabei nicht beeinflusst.