mySORBA.Drive - Anleitung

Beschreibung vom mySORBA.Drive, Einrichtung, Konfiguration und Fehlersuche.

Was ist das mySORBA.Drive?

Das mySORBA arbeitet nicht mehr nur mit "Direkt-Zugriff" auf die SorbaDaten, sondern geht jetzt über Http / Https. Das bedeutet, dass man nicht mehr zwingend direkten Zugriff über den Explorer auf die Daten haben muss. Dies bringt Vorteile, wie zum Beispiel einfacheres Datensicherheitsmanagement.

Da aus diesem Grund die SorbaDaten wie zum Beispiel abgelegte Debitoren-Rechnungsbelege oder Rapportbilder von den Sorba Apps jetzt nicht mehr direkt über den Explorer erreichbar sind, haben wir das mySORBA.Drive geschaffen.

Das mySORBA.Drive schafft die Verbindung vom mySORBA Client zum mySORBA Server entweder direkt im mySORBA Workspace oder wenn es so eingestellt ist über ein angezeigtes Laufwerk im Explorer.

Mit den entsprechenden Berechtigungen hat man also direkt Zugriff auf die abgelegten SorbaDaten, wie im Beispiel vorhin erwähnt die Debitoren-Belege.

Ist das mySORBA.Drive bei mir aktiv?

Dies sieht man auf verschiedene Wege:

• Im Dokumentenfenster vom ProjektQuick oder AdressQuick:
  Variante mySORBA.Drive wird nicht als Laufwerk gemountet
  
  

  

  
  Hier steht ein "kryptischer" Pfad (nicht direkt zu den eigentlichen SorbaDaten).
  Dieser ändert sich auch meistens nach jedem Workspace start.
  
  Variante mySORBA.Drive wird als Laufwerk gemountet
  
  

  

  
  Steht hier ein "kurzer" Pfad wie bei einem Laufwerk und im Explorer / Arbeitsplatz wird dasselbe mit der Domänenbezeichnung auch angezeigt, wird das mySORBA.Drive aktiv sein.
  
  

  

  ->mySORBA2017 heisst hier die Domäne.
• Im Explorer / Arbeitsplatz, wenn das mySORBA.Drive als Laufwerk gemountet wird (siehe "Einstellungen vom mySORBA.Drive).

Sollte keine dieser Varianten zutreffen, wird das mySORBA.Drive nicht aktiv sein.

Verwenden vom mySORBA.Drive

Wichtiger Hinweis für aktives mySORBA.Drive:

Bei aktivem mySORBA.Drive (egal ob MountDrive = 1 oder = 0) dürfen in keinem Fall die Dokumente / Dateien in den SorbaDaten direkt bearbeitet / eingefügt / ausgeschnitten werden!
Bearbeitet man z. B. eine Word-Datei direkt in dem SorbaDaten-Pfad statt über das mySORBA.Drive, bekommt dies das mySORBA Workspace nicht mit.
Die Folge davon sind defekte Dateien und / oder falsche Dateiversionen.
Hat man dies trotzdem gemacht, muss man das Verzeichnis neu indexieren mit "Ctrl + I -> Explorer aktualisieren".

Wo befindet sich das mySORBA.Drive?

Wie in der Einleitung erwähnt, ist das mySORBA.Drive entweder nur im mySORBA Workspace verbunden oder optional, wenn es so eingestellt ist, als Laufwerk eingebunden im Windows Explorer.

Das mySORBA.Drive wird mit der Bezeichnung "SORBA Drive (Laufwerkbuchstaben)" im Windows Explorer eingehängt.
Pro gestartetes mySORBA Workspace wird eine "mySORBA.Drive-Instanz" gestartet.
Man sieht also nur die Daten der entsprechenden Domäne und Berechtigung.

Der Laufwerksbuchstabe wird individuell zugewiesen beim Start vom mySORBA Workspace.
Wenn frei wird als erstes der Laufwerksbuchstabe "S" anvisiert, sollte dieser besetzt sein, versucht es von "Z" retour was frei ist.

Welche Daten befinden sich im mySORBA.Drive?

Die folgende Liste ist nicht abschliessend, sie zeigt aber den Umfang vom mySORBA.Drive auf:

• Adressen (Ordner und Dateien von <DOMÄNE>\Work\AQDAT\QADRESS\Doks\)
• Fibu (Ordner und Dateien von <DOMÄNE>\Work\AQDAT\KFM\fibu_doks\)
• History (Ordner und Dateien von <DOMÄNE>\Work\NetDir\history\)
• Inventar (Ordner und Dateien von <DOMÄNE>\Work\AQDAT\KFM\inventar\doks\)
• Kalkbausteine (Ordner und Dateien von <DOMÄNE>\Work\DQALS\Kalkbausteine\)
• kfmexport (Ordner und Dateien von <DOMÄNE>\Work\AQDAT\kfmexport\)
• kfmimport (Ordner und Dateien von <DOMÄNE>\Work\AQDAT\kfmimport\)
• Lohn (Ordner und Dateien von <DOMÄNE>\Work\AQDAT\KFM\LOHN_DOKS\)
• Material (Ordner und Dateien von <DOMÄNE>\Work\AQDAT\KFM\inventar\mat\doks\)
• Personal (Ordner und Dateien von <DOMÄNE>\Work\AQDAT\KFM\dom_pers\doks\)
• Planausmass (Ordner und Dateien von <DOMÄNE>\Work\Planausmass\)
• Projekte (Ordner und Dateien von <DOMÄNE>\Work\Projekte\)
• Scanner (Ordner und Dateien von <DOMÄNE>\Work\NetDir\scanner\)
• Templates (Ordner und Dateien von <DOMÄNE>\Work\NetDir\vorlagen\)
• Vorlagen (Ordner und Dateien von <DOMÄNE>\Work\DQGRK\Vorlagen\PQ\)

Ordner-Funktionen

Neuen Ordner erstellen ist erst ab bestimmten Ebenen möglich. Auf der Ebene wo das System Verzeichnisse erstellt ist es in der Regel nicht möglich eigene Ordner zu erstellen, um Konflikte vorzubeugen. Zum Beispiel unter "Projekte" direkt ist es nicht möglich, da bei der Projekteröffnung hier ein Verzeichnis generiert wird. Wiederum unter "Projekte\<Projekt>\" ist es möglich.

Ordner umbenennen ist erst ab bestimmten Ebenen möglich. System-erstellte Ordner können nicht umbenennt werden, in der Regel sind es nur alle selber erstellten Ordner und Ordnervorlagen (z. B. von der Projekteröffnung erstellte Ordner), welche man umbenennen kann.
Verzeichnisse die zum Beispiel im mySORBA Workspace-Navigator nicht angezeigt werden, können nie umbenannt werden...

Ordner löschen ist an den meisten Ordner erlaubt.
Systemordner wie zum Beispiel Projektordner können im ersten Moment gelöscht werden, der Eintrag erscheint aber wieder und nur die Dokumente im Ordner werden gelöscht.

Verschieben / Einfügen von Ordner ist Systembedingt nicht möglich.

Datei-Funktionen

Es sind alle gebräuchlichen "Windows-Datei-Funktionen" im mySORBA.Drive und Dokumenten-Navigator vorhanden.
Ausnahme sind "Ausschneiden und Verschieben", diese Vorgänge sind Systembedingt nicht möglich. Hier muss mit kopieren / einfügen / löschen vorgegangen werden.
Dateiaktionen betreffend Versionierung, werden im Kapitel "Versionierung" ausführlich behandelt.

Berechtigungen auf Dateien und Ordner (Dokumentenfenster)

Ohne ein Anpassung hat man vollen Zugriff auf alle Bereiche

Möchte man dies speziell einschränken / definieren, müssen die Berechtigungen dementsprechend gesetzt werden.

In der Benutzerverwaltung kann unter "Fenster/Dokumentenfilter" eingestellt werden, ob ein Benutzer/eine Benutzergruppe einen Ordner/eine Datei im mySORBA.Drive sieht und ob er darauf nur Leserecht hat.

Ob der Dokumentenfilter vom Benutzer oder von der Benutzergruppe gezogen wird, definiert der Haken "Rolle v. Gruppe":

Haken gesetzt = Dokumentenfilter von der Gruppe. Ist der Cursor auf dem Benutzer und "Fenster/Dokumentenfilter" wird gewählt, geht automatisch die Definition für die Benutzergruppe auf.

Haken NICHT gesetzt = Dokumentenfilter vom Benutzer. Ist der Cursor auf dem Benutzer und "Fenster/Dokumentenfilter" wird gewählt, geht automatisch die Definition für den Benutzer auf.

Möglich ist es, die Berechtigungen auf den ganzen Ordner zu setzen oder auf einzelne Ordner/Dateien in diesen Ordnern drin.

Bereich 1:

In diesem Bereich sind alle Ordner zu sehen, die auch im mySORBA.Drive zu sehen sind:

Auf diese Ordner können nun über das Feld "Pfadzugriff" folgende Zugriffe gesetzt werden:

Vollzugriff

Ist standardmässig gesetzt und erlaubt Lese -und Schreibrecht auf sämtliche Dateien/Unterordner im Ordner.

Verstecken

Versteckt den Ordner und sämtliche enthaltene Unterordner und Dateien im mySORBA.Drive.

Jedoch kann im Explorer via manuelle Eingabe Pfadeingabe der Ordner immer noch angezeigt werden. Ist der Dateiname einer enthaltenen Datei bekannt, kann auch diese mittels Pfadeingabe + exakter Dateinameneingabe immer noch geöffnet werden. Zudem ist auf allen Dateien/Unterordnern Lese -und Schreibrecht vorhanden:

Nur-Lesen

Alle Ordner/Dateien im mySORBA.Drive werden angezeigt. Jedoch ist auf allen Dateien/Unterordnern nur Leseberechtigung vorhanden:

Verstecken/Nur-Lesen

Diese Option vereint die Eigenschaften der Pfadzugriff-Einstellungen "Verstecken" und "Nur-Lesen".

Haken "Inhalt anzeigen":

Ist dieser Haken aktiv, werden bei den Pfadzugriff-Einstellungen "Verstecken" und "Verstecken/Nur-Lesen" der Ordner-Inhalt angezeigt, sobald im Explorer manuell auf den versteckten Ordner zugegriffen wird.

Bereich 2:

Zusätzlich zum Filter auf den "Hauptordner" können die Pfadzugriffe "Vollzugriff", "Verstecken", "Nur-Lesen" und "Verstecken/Nur-Lesen" auch auf einzelne Unterorder und Dateien bzw. Dateitypen definiert werden.

Pfadfilter:

Hier kann definiert werden, was gefiltert werden sollen. Dies können einzelne Dateitypen wie zb. PDF oder Exceldateien sein. Es ist auch möglich, ganze Ordner zu filtern oder auch nur nach einem Begriff, der dann Dateien bzw. Ordner filtert.

Ein mögliches Beispiel:

Im Adressen-Ordner vom mySORBA.Drive sollen für den User Admin alle PDF-Dateien versteckt werden. Ursprünglich ist im Pfad S:\Adressen\10 eine .PDF-Datei vorhanden:

Nun wird folgender Pfadfilter auf den Benutzer angewendet:

Nachdem der Filter angewendet wurde, ist nun die PDF-Datei versteckt worden:

Möglich sind alle Wildcard-Parameter wie sie auch zb. in der Windows-Explorersuche möglich ist. *.pdf = Suche nach allen Dateien mit der Dateiendung " .pdf ".

Pfadlevel:

Zusätzlich zum Pfadfilter kann mittels Pfadlevel definiert werden, für welchem Unterordner mitsamt Inhalt der Dokumentenfilter gelten soll. Der Pfadlevel ist numerisch anzugeben.
Ohne Angabe von einem Pfadlevel gilt ein Filter immer für alle Verzeichnisse / Dateien der entsprechenden Gruppe.

Hinweis
Der Pfadlevel gilt ausschliesslich für die gewählte "Stufe", tiefere Stufen (Unterordner) sind davon nicht betroffen!

Der Hauptordner (zb. Adressen, Fibu etc.) ist Pfadlevel = 1.

Ein mögliches Beispiel:

Im Adressen-Ordner vom mySORBA.Drive sollen für den User Admin alle PDF-Dateien ab Pfadlevel 3 versteckt werden. Ursprünglich ist im Pfad S:\Adressen\10\Musterordner eine .PDF-Datei vorhanden:

Nun wird folgender Pfadfilter auf den Admin-Benutzer angewendet:

Nachdem der Filter angewendet wurde, ist nun die PDF-Datei im Pfadlevel 3 versteckt worden:

Dokumentenfilter - Beispiele

Versionierung

Im Dokumenten-Navigator werden nun automatisch Versionen von bearbeiteten Dateien (ohne Ordner) erstellt.
Zusätzlich gibt es einen Papierkorb um versehentlich gelöschte Dateien wiederherstellen zu können.

Wichtig
Bei einem Update auf mySORBA.Workspace 23.2 oder einer Neuinstallation ab 23.2 wird die Versionierung standardmässig ausgeschaltet und muss im mySORBA.Server aktiviert werden.
Bei einem anschliessenden Update wird die Einstellung der Versionierung beibehalten.

Die Menüführung befindet sich unter "Versionen", wenn der Fokus auf dem Dokumentenfenster ist.

Versionen zeigen - Öffnet ein Fenster, indem alle Versionen der Datei, wo der Cursor draufsteht, aufgelistet und verwaltet werden können.

History zeigen - Öffnet dasselbe Fenster wie "Versionen zeigen", allerdings mit detailierterem Log-Journal.

Papierkorb zeigen - Gelöschte Dateien / Dokumente (insofern nicht über "Permanent löschen" gelöscht), landen zuerst hier im Papierkorb und können da definitiv gelöscht oder wieder hergestellt werden.

Permanent löschen - Datei wird vollständig gelöscht und kann nicht mehr wiederhergestellt werden.

Versionen zeigen

 

Menüfunktionen

Öffnen - Datei mit Inhalt vom Stand wo der Cursor draufsteht öffnen.

Dokumentenversion herstellen - Datei wird auf den Stand der Version wo der Cursor drauf steht hergestellt. Historisch spätere Dateiversionen bleiben bestehen und es kann auch auf deren Stand zugegriffen werden.

Dokument permanent löschen - Datei wird effektiv inklusive der Versionen gelöscht. Es kann dann auf keinen Stand der Datei mehr zugegriffen werden.

Journaleinträge

Zeit - Datum und Uhrzeit des Eintrages.

Status - Steht für die ausgeführte Aktion (Erstellt, Geändert, Gelöscht,  Wiederhergestellt). Achtung, Betriebssystem bedingt kann es vorkommen, dass bei einer Aktion "gelöscht" steht, obwohl das nicht der Fall war. dies lässt sich leider nicht von mySORBA Workspace aus erkennen und wird deshalb so geloggt.

Benutzer - SORBA-Benutzer, welcher die Mutation vorgenommen hat. Bei eingeloggtem mySORBA-Benutzer wird ebenfalls der SORBA-Benutzer geloggt.

Versionsnummer - Date-Versionsnummer, auf diesen Stand würde die Datei hergestellt oder geöffnet.

History zeigen

Das "History zeigen"-Fenster entspricht in den Funktionen, dem von "Versionen zeigen", das Journal ist hier aber detaillierter.
Es werden zusätzlich Zwischenschritte aufgelistet, die nicht zwingend eine Datei-Inhalts-Änderung zur folge hatten.

Hier wird das Umbenennen der Datei aufgelistet:

Unter den Versionen nicht:

Die Menüfunktionen und Spalten vom Journal entsprechen denen von "Versionen zeigen".

Papierkorb zeigen

Der Papierkorb ist für jeden Ordner ein eigener, selbst innerhalb vom Projektordner.

 

Menüfunktionen

Versionen anzeigen - Um eine gelöschte Datei definitiv zu löschen oder wiederherzustellen, muss über dieses Menü gegangen werden.

Journaleinträge

Datei - Dateibezeichnung unter dem die Datei im Ordner vorhanden war.

Zeit - Datum und Uhrzeit wann die Datei gelöscht wurde.

Benutzer - SORBA-Benutzer der die Datei gelöscht hat (bei mySORBA-Benutzer wird der verknüpfte SORBA-Benutzer eingetragen).

Unter "Versionen anzeigen" sind wieder dieselben Funktionen vorhanden, wie wenn man direkt über "Versionen zeigen"

Permanent löschen

Nach dem Bestätigen dieser Abfrage wird die Datei selber und alle Versionen davon definitiv von der Festplatte gelöscht.

Dateien von der Versionierung (History) ausschliessen

Aufgrund von begrenztem Speicherplatz oder anderen Kriterien, kann man bestimmte Dateitypen und Dateien ab einer bestimmten Dateigrösse von der Versionierung ausschliessen lassen.
Diese Einstellung muss auf dem mySORBA-Server in der "Dbenv.ini" im Installationspfad vorgenommen werden.
Folgende Einträge können im Bereich [Settings] eingetragen werden:

Filter aufgrund Dateityp
Den Dateityp einer Datei findet man über die Eigenschaften, sollte die Dateinamenerweiterung ausgeblendet sein.

DocVersionExcludeExtensions=docx,pdf,xlsx (Dateitypen sind Kommasepariert, ohne Leerschlag aufzulisten)

Filter aufgrund Dateigrösse
Die Dateigrösse ist in Bytes anzugeben und gilt allgemein für alle Dateien, die versioniert werden.
Einen Megabytes / Kilobytes in Bytes Umrechner findet man im Internet, respektive lässt sich einfach ausrechnen: 1 Megabyte = 1000000 Bytes (Mega = Million, Kilo = Tausend).

DocVersionLimitSize=25000000

Einstellungen vom mySORBA.Drive

Einstellungen für das mySORBA.Drive sind mit vorsicht zu geniessen und benötigen eventuell Administratoren-Berechtigungen!

Dateien von der Versionierung ausschliessen.
Diese Einstellung wird im Installationspfad vom mySORBA Server in der "DBEnv.ini" unter "[Settings]" mit dem Eintrag "DocVersionExcludeExtensions=<Dateiendung>,<Dateiendung>,..." gemacht. Nach Änderungen hier, den mySORBA Service neustarten.

Dateien ab einer bestimmten Dateigrösse von der Versionierung ausschliessen.
Diese Einstellung wird im Installationspfad vom mySORBA Server in der "DBEnv.ini" unter "[Settings]" mit dem Eintrag "DocVersionLimitSize=<BYTES>" gemacht. Nach Änderungen hier, den mySORBA Service neustarten.

Versionierung / History ausschalten - Deaktivieren
Die Versionierung ist automatisch mit dem mySORBA.Drive aktiv.
Einfach den Wert von DocVersionLimitSize=1 setzen, es gibt kaum Dateien die so klein (1 Byte) sind.

mySORBA.Drive als Laufwerk im Arbeitsplatz laden / nicht laden.
Diese Einstellung wird im Installationspfad vom mySORBA unter der Datei "DBEnv.ini" unter "[Settings]" den Eintrag "MountDrive=1" setzen.
1 = Laufwerk S: oder anderer freier Laufwerksbuchstabe
0 = Laufwerk als UNC - Laufwerk verbunden (versteckt)

mySORBA.Drive als Lokales Laufwerk und nicht als Netzlaufwerk laden
Ab Version wird das mySORBA.Drive mit Option MountDrive=1 automatisch als Netzlaufwerk geladen.
Dies Optimiert andere Applikationen wie zum Beispiel das Microsoft Word im Umgang mit dem mySORBA.Drive. Sollte aber aus irgendeinem Grund das mySORBA.Drive als lokales Laufwerk geladen werden müssen, kann dies über die "DBEnv.ini" unter "[Settings]" geändert werden:
DriveUseUnc=0 -> mySORBA.Drive wird als lokales Laufwerk geladen.
DriveUseUnc=1 / oder kein Eintrag -> mySORBA.Drive wird als Netzlaufwerk geladen.

mySORBA.Drive manuell neu installieren
Je nach Umgebung und Sicherheitseinstellungen kann es passieren, dass bei einem Update / Neuinstallation der mySORBA.Drive Treiber nicht installiert werden kann.
Dann kann man dies manuell nachholen (PC muss im Anschluss neu gestartet werden):
<SORBA Installationspfad>\Resource64.exe InstallCBFS
Die DLL's werden im "Windows\System32\" Pfad abelegt der Stand der aktuellen Treiber ist:
cbfsconnectectmsg.dll (1.0.1.332) und cbfsconnectNetRdr2017.dll (2017.0.10.36).

Konfiguration von Visumskontrolle / SorbaDocs (Dokumenten-Navigator) für mySORBA.Drive

Visumskontrolle
Die Einstellungen der Visumskontrolle müssen je nach Einrichtung und Verwendung ebenfalls mit dem mySORBA.Drive verknüpft werden.
Sollten zum Beispiel Clients mit der Visumskontrolle arbeiten, die keinen direkten Datenzugriff haben, muss man dies entsprechend Eirichten.
Hier ist der Link zur Anleitung für die Einrichtung: 2.1.4. Einstellungen - Konfiguration - Visumskontrolle - Modulanleitung (SORBA-Mitarbeiter können den zusätzlichen Internen Anleitungsartikel einsehen).

SorbaDocs (Dokumenten-Navigator)
Für das Arbeiten mit dem Dokumenten-Navigator und mySORBA.Drive empfiehlt es sich ebenfalls dies in den Einstellungen vom Dokumenten-Navigator auf das <SorbaDrive>\Templates\ zu verknüpfen und die Vorlagen auch da abzulegen. Wo das ist wird in der Anleitung beschrieben: 4. Dokumenten-Navigator (SorbaDocs) - ProjektQuick - Modulanleitung