Scanning
Damit Kreditorenbelege in der Visumskontrolle zum Verarbeiten angezeigt werden, müssen diese im Dateiformat "PDF" an dem eingerichteten Ordnerpfad abgelegt werden.
Dieser Pfad muss für jeden Anwender entsprechend erreichbar sein, damit man diese Belege im Programm sehen kann (Cloud-Umgebung: bei Punkt mit SorbaDrive genauer erklärt).
Belege können auf diverse Arten importiert werden:
- Scanner legt die per Post erhaltenen Belege am definierten Ort als PDF-Datei ab.
- E-Mail-Rechnungen (PDF-Dateiformat) können über den Maileingang der Visumskontrolle eingelesen werden. -> 2.2.1. Belegeingang per E-Mail - Visumskontrolle - Modulanleitung
- ScanClient (veraltet) exportiert Belege in die Visumskontrolle. -> 1.2. Übersicht Workflow ScanClient - Visumskontrolle - Modulanleitung
- PDF-Belege können per Drag 'n' Drop in das Fenster "Belege zuordnen" gezogen werden (ab mySORBA Version 25.1).
- PDF-Belege können in das Verzeichnis Zugeordnete Belege von Hand kopiert werden.
Zugeordnete Belege (Import - Belegpfad festlegen)
Das Laufwerk für die zugeordneten Belege muss für jeden Visumskontrolle-Benutzer direkt erreichbar sein.
Unterschieden wird grundsätzlich mit SorbaDrive / ohne SorbaDrive.
ohne SorbaDrive
Der Pfad zum Scannverzeichnis kann auf verschiedene Arten gelöst werden.
Er muss für jeden Benutzer der Visumskontrolle direkt erreichbar sein, ansonsten erhält man beim Aufstarten vom Modul eine entsprechende Meldung "Aktueller Benutzer besitzt keinen Lese- und Schreibzugriff auf das gewählte 'Zugeordnete Belege'-Verzeichnis! Das Verzeichnis kann nicht verwendet werden.".
mit SorbaDrive
Man definiert ein Mal den Pfad zum SorbaDrive, dabei muss zwingend "<SorbaDrive>\Scanner\VK" eingesetzt werden.
Der Laufwerksbuchstaben bei gemountetem SorbaDrive (S: usw...) und dieser kryptische Pfad bei nicht gemountetem SorbaDrive (siehe unten im Bild), wird automatisch umgesetzt, wenn sich dieser ändert und muss nicht jedes Mal angepasst werden.
Tipp
Es empfiehlt sich in diesem Fall mit der Option "MountDrive=1" zu arbeiten, damit das SorbaDrive im Windows Explorer als Laufwerk angezeigt wird.
Die gescannten Belege müssen von Hand in das SorbaDrive kopiert werden.
Das direkte kopieren der Belege ins Systemverzeichnis "<Sorbadaten>\Domain\<Domäne>\work\NetDir\scanner\VK" führt zu Datenverlusten und inkonsistenten Daten!
In der Praxis ist es am einfachsten entweder die gescannten Belege an einem Zentralen Ort abzulegen und von da auf das SorbaDrive zu kopieren oder ab mySORBA.Workspace 23.1 mit dem E-Mail-Posteingang zu arbeiten.
Ausnahme mit Option "UNC Pfad als Zugeordneter Pfad erlauben", siehe dazu die Einstellung im Register "Erweitert".
OCR-Scan beim Beleg zuordnen durchführen
Diese Einstellung aktiviert die Texterkennung beim Kreditorenbeleg erfassen im Belege zuordnen.
Das heisst, die abgelegten PDF Belege werden per Texterkennung als durchsuchbare PDF's erstellt.
So können sie zum Beispiel vom DMS oder anderen Tools durchsucht werden.
Diese Einstellung benötigt mehr Rechnerleistung, was das Kreditorenbeleg erfassen ein bisschen verlangsamen kann.
Standardmässig ist diese Einstellung inaktiv.
Visierung & Barcode
Option Schlussvisierer
Hier kann man definieren, dass der Schlussvisierer direkt aus den Projektinformationen ausgewählt wird.
Dafür müssen verschiedene Kriterien erfüllt sein:
Kriterien:
- In der Visumskontrolle muss ein Feld definiert sein.
- Der Haken bei "Schlussvisierer immer vom Projekt" muss aktiv sein.
- Das definierte Feld muss im ProjektQuick mit der entsprechenden Person ausgefüllt sein.
- Bei der Kreditoren-Erfassung ist es notwendig, dass der entsprechende Auftrag hinterlegt wird.
Das Feld wird in der Visumskontrolle unter Extras / Einstellungen -> Visierung & Barcode hinterlegt.
Sobald das Feld Schlussvisierer definiert wurde und der Haken bei "Schlussvisierer immer vom Projekt" gesetzt wurde, greift die neue Einstellung.
Hinweis
Sobald diese Einstellung aktiv ist, muss jeder Beleg, welcher einem Auftrag zugeordnet wird, einem Schlussvisierer zugewiesen werden.
Auf dem Projekt wird nun die verantwortliche Person hinterlegt.
Beim Kreditorenbeleg erfassen ist es notwendig, den entsprechenden Auftrag auszuwählen.
Die verantwortliche Person für das Schlussvisum ist nun automatisch vor selektiert. Somit kann man mit OK weiterfahren.
Endvisierer - Wenn Rechnungsbetrag grösser ist als
Mit dieser Einstellung gehen Belege, welche den gesetzten Wert im Feld "Wenn Rechnungsbetrag grösser ist als:" gemäss Beleg - Rech-Betrag BW übersteigen, zusätzlich zum Schlussvisierer noch an den gesetzten Endvisierer.
Sie sind erst dann erledigt, wenn der Endvisierer das Visum gegeben hat.
Wobei Belege welche mit "Kein Visum erforderlich" erfasst werden, ebenfalls nicht über den Tisch vom Endvisierer gehen.
Mehrfaches visieren verhindern
Mit dieser Einstellung setzt die Visumskontrolle automatisch nur die höchste Visierungsstufe, wenn ein Mitarbeiter mehrfach im Visierungsprozess vorkommen würde.
Dies kommt vor, wenn zum Beispiel mit aktivem Schlussvisierer von Projekt und Endvisierer aktiv sind.
In diesem Fall würde der Schlussvisierungseintrag wegfallen und nur der Endvisierungseintrag bestehen bleiben, wenn beides dieselben Mitarbeiter sind.
Verbuchung
Standard Kredi-Sammelkonto: Wenn definiert, wird das Konto bei der Beleg-Erfassung vorgeschlagen.
Standard Aufwandskonto: - Wenn definiert, wird das Konto bei der Beleg-Erfassung vorgeschlagen.
Firmen-Zahlstelle - Wenn definiert, wird die Zahlstelle bei der Beleg-Erfassung vorgeschlagen.
Belegkontierung auf Beleg speichern - Beim Erfassen vom Kreditorenbeleg wird die Kontierung auf das PDF "gebrannt".
Ablage PDF im Lieferantenverzeichnis deaktivieren - Standardmässig wird das PDF vom Kreditor auch auf dem Projekt im ProjektQuick abgelegt. Mit dieser Einstellung macht es dies nicht mehr.
Zentrale Adressverwaltung aktiviert - Diese Einstellung muss aktiviert werden, sobald mit zentraler Adressverwaltung (zum Beispiel Intercompany) gearbeitet wird.
Dann werden die Belege im Center-Pfad abgelegt.
Ab Version 21.2 wird der Haken wird beim aktivieren / deaktivieren der Zentrale im mySORBA-Server automatisch gesetzt.
Neuerung "Einstellung Zentrale Adressen automatisch ermitteln" ab Version 21.2Lieferschein- und Temporärkontrolle vor Visiererauswahl - Einstellung aktiv: das Fenster der Lieferscheinkontrolle und Temporärkontrolle wird vor der Visierermaske angezeigt.
Einstellung inaktiv: Die Visierermaske wird als erstes angezeigt, danach kommen die Fenster der Lieferscheinkontrolle und Temporärkontrolle.
PDF bei Speichern und Schliessen auf Projekt und in Adresse ersetzen -
Ab mySORBA.Workspace Version 23.2 haben wir diese Einstellung wieder entfernt. Von der Visumskontrolle gesetzte Markierungen können bis zur kompletten Visierung noch überarbeitet werden.
Die Markierungen werden zwar auf dem PDF hinterlegt aber können noch verändert werden.
Ist diese Einstellung aktiv, werden Markierungen / Zeichnungen auf dem Beleg unter "Belege visieren" beim "Speichern und schliessen" direkt auf das PDF "gebrannt" und auf dem Beleg in den Kreditoren und auf dem Projekt im ProjektQuick abgelegt.
Ohne diese Einstellung brennt es die Zeichnungen erst nachdem alle Visierer visiert haben und die Zeichnung wird auch nur auf den Beleg in den Kreditoren gebrannt.
Hinweis
Gebrannte Zeichnungen können nicht mehr entfernt werden.
Kontierstempel transparent - In Kombination mit "Belegkontierung auf PDF speichern" zu verwenden. So wird nur der Text aufgedruckt, ohne diese Einstellung wird der Stempel weiss hinterlegt und wenn etwas im Hintergrund stehen würde wo der Stempel hinkommt, würde dies nicht mehr angezeigt werden.
Lieferscheinkontrolle in Belege Visieren Fenster - Die Möglichkeit Lieferscheine aus dem Tagesrapport und Unterhalt im Fenster "Belege visieren" wird aktiviert.
Dadurch wird ein weiterer Bereich im Fenster "Belege visieren" eingeblendet, wo dann die Lieferscheine abgehakt werden können.
Im Rahmen dieser Neuerung kann die Temporärkontrolle im Fenster Belege Visieren angezeigt werden. Die Einstellung wurde auf dieselbe Einstellung wie die Lieferscheinkontrolle gesetzt. Dazu in der Visumskontrolle unter Extras/Einstellungen/Verbuchung den Haken bei Lieferscheinkontrolle / Temporärkontrolle in Belege Visieren Fenster setzen.
Web
Erweitert
Ablage Beleg ohne Kontierstempel
Ist diese Option aktiviert, legt es vor dem Setzen vom Kontierungsstempel einen Originalbeleg, ohne Kontierungsstempel, zusätzlich ab:
- DMS: Erste Version der Datei ist ohne Stempel.
-> Im AdressQuick den Beleg im Ordner "Kredi" suchen -> rechte Maustaste -> Frühere Versionen... hier findet man dann in der ersten Version den Beleg ohne Kontierstempel. - Ohne DMS: Datei wird im Adress-Pfad als Original Abgelegt.
-> Im AdressQuick als Datei im Muster <BelegNr>_Original.pdf
Neuerung "Originalbeleg ohne Kontierungsstempel zusätzlich ablegen" ab Version 21.1
Visiererauswahl filtern auf Benutzerrecht "Visumskontrolle"
Ist der Haken gesetzt, werden bei der Auswahl der Visierer nur diejenigen aufgezeigt, welche das Recht "Visumskontrolle" in der Benutzerverwaltung besitzen.
Sind diese Einstellungen gesetzt, werden nach dem buchen der Belege nur noch diese Visierer angezeigt, welche das Recht dazu haben.
UNC Pfad als Zugeordneter Pfad erlauben
Diese Einstellung kann aktiviert werden, wenn man mit mySORBA.Drive arbeitet und trotzdem mit einem UNC-Pfad arbeiten möchte.
Bei dieser Einstellungskombination muss zwingend mit der Erweiterten Kreditorenerfassungsmaske gearbeitet werden!
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