2.2. Ablauf Modul Visumskontrolle - Visumskontrolle - Modulanleitung

Visumskontrolle - Modulanleitung - 2. Modul Visumskontrolle / 2.1. Übersicht Modul Visumskontrolle / 2.2. Ablauf Modul Visumskontrolle

  1. Sobald der rote Hinweis „nicht kontierte Belege vorhanden“ ersichtlich ist, kann eine Kontierung Belege vorgenommen werden
  2. Belege zuordnen


  3. Eine direkte Erfassung der Belege mit allen nötigen Angaben wird über "Kreditorenbeleg erfassen" getätigt:
     

    Beleginformationen und Lieferant vor dem Buchen automatisch erkennen lassen 

    Auf die "..." beim Feld "ESR" klicken, danach kann man mit dem Fadenkreuz die ESR vom orangen Einzahlungsschein oder den Swiss QR Code von der QR-Rechnung markieren.
    Die entsprechenden Informationen werden dann automatisch vorabgefüllt.
    -> Bei Belege vom ScanClient werden diese Informationen in der Regel mitgeliefert.
    Siehe dazu: https://support.sorba.ch/hc/de/articles/360002875880

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    ESR / IBAN - Erkannter Code gemäss Fadenkreuz.
    Ref-Nr: - Erkannte Referenznummer gemäss automatischer Erkennung (Fadenkreuz)
    Lieferant: - Lieferantenzahlstelle gemäss automatischer Erkennung. Es muss in den Lieferantenzahlstellen eine entsprechende Zahlstelle vorhanden haben, dass der Kreditor anschliessend automatisch zugewiesen werden kann.
    Rech-Datum: - Wird als Rechnungsdatum und FIBU-Datum in der Kreditoren-Rechnungen Erfassungsmaske übernommen.
    Dispo-Datum: - Wird ins Feld Dispo-Datum der Kredioren-Rechnungen Erfassungsmaske übernommen.
    Rech.Nr: - Kann auch mit "..." und dem Fadenkreuz an der entsprechenden Stelle in der Rechnung automatisch ausgefüllt werden. Wird ins Feld "Rechn-Nr. Lief." der Kreditoren-Rechnungen Erfassungsmaske übernommen.
    Zahlungskonditionen - Wird ins Feld Zahlungsbedingungen in der Kreditoren-Rechnungen Erfassungsmaske übernommen.
    Adresse Zahlungsempfänger - Wird nur für die Visumskontrolle verwendet und hat keinen speziellen Technischen oder Kaufmännischen Einfluss.
    Bemerkungen - Wenn ausgefüllt wird der Text ins Feld "Bemerkung" der Kreditoren übernommen.
     
    Neuerung "Zahlbar bis - Zahlungsziel übernehmen" ab Version 20.2

    Zahlbar bis - Wird ins Feld Zahlungsziel übernommen. Das Ausfüllen vom Feld ist nur nötig, wenn explizit ein nicht gemäss Zahlungskonditionen automatisch berechneter Zeitpunkt verwendet werden soll.

    Neuerung "Zahlbar bis - Zahlungsziel übernehmen" ab Version 20.2

  4. Falls Angaben zur vollständigen Erfassung fehlen ( z.B. Auftragsnummer ) kann über Frage stellen zuerst alles nötige angefragt werden. Die Frage kann an jeden User gestellt werden, welcher die Visumskontrolle aktiv hat.
    Eine Fragestellung wird in der Todo Liste dargestellt und kann über Antwort geben beantwortet werden.

  5. Auf jedem Beleg können Markierungen bei Fragestellungen oder beim Kedibeleg erfassen hinterlegt werden. Die Markierungen werden dann auf dem PDF übernommen und auch so im Projektquick abgelegt

  6. Sobald der Beleg verbucht wird, wird die Visiermaske aufgezeigt.
  7. Die aktiven Visierer (linke Spalte) werden anhand der abgelegten Informationen aus der Projektmaske herausgelesen.
    Der Beleg wird nach Bestätigung mit OK dem jeweiligen VIsierer inkl. Schlussvisierer zugewiesen.
  8. Die Maske kann durch die Auswahl in der rechten Spalte beliebig gesteuert werden, indem einzelne Personen ausgewählt werden.

  9. Keine Visumspflicht erforderlich, kann pro Beleg oder für den ganzen Lieferanten abgelegt werden. Somit wird der ganze Workflow übersprungen und der Beleg wird direkt im Kredijournal für den Übertrag in die Fibu freigeschaltet.

  10. Der Beleg wird dem Bauführer in die Todo Liste eingetragen. Über Belege visieren kann der Beleg bearbeitet werden.

  11. Der Visierer hat drei Optionen einen Beleg zu bearbeiten: OK, nicht OK, nicht für mich
  12. Visum OK
    Beleg wird zur nächsten Visierstufe gesendet (Schlussvisierer). Falls keine weitere Stufe erfasst ist, wird der Beleg im Kredi für die Übertragung ins Fibujournal freigegeben.

    Visum nicht OK

    Beleg wird dem Belegerfasser wieder zurückgeschickt, damit die nötigen Anpassungen vorgenommen werden können.

    Nicht für mich

    Beleg wird auch hier an den Belegerfasser zurückgesendet. Über Visierer ändern kann der Bauführer angepasst werden.
  13. Sobald der Schlussvisierer das letzte Visum erteilt hat, wird im Kredijournal der Haken Visum erteilt gesetzt.
    Sobald dieser letzte Haken gesetzt ist, ist der Visierungslauf abgeschlossen. Der Beleg kann über Verbuchung Kreditorenrechnungen ins Fibujournal übertragen werden.





    Neuerung "Ablage des Belegs als PDF A" ab Version 19.1

    Die Belege aus der Visumskontrolle werden automatisch als PDF/A abgelegt.

    Neuerung "Ablage des Belegs als PDF A" ab Version 19.1
Neuerung "Belege werden beim Erfassen - Visieren durchsuchbar gemacht" ab Version 19.2

Die Belege werden beim Zuordnen und Visieren jeweils durchsuchbar gemacht.
Somit können diese zum Beispiel im DMS über die Suche gefunden werden.
Dies wird in den Einstellungen im Register "Scanning" mit der Option "OCR-Scan beim Beleg zuordnen durchführen" aktiviert.

Neuerung "Belege werden beim Erfassen - Visieren durchsuchbar gemacht" ab Version 19.2

Lieferschein-Kontrolle in der Visumskontrolle

Meldung "Verbuchte Datensätze vorhanden. Preis wird NUR auf den Lieferscheinen angepasst. Trotzdem fortfahren?" erscheint.

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Diese Meldung erscheint für Positionen, welche von einem Tagesrapport stammen, welcher bereits weiterverbucht wurde.
Und auch da nur, wenn die Daten in die KFM-Journale exportiert wurden.
Positionen welche in die Regiebaustelle exportiert werden, müssen in der Regiebaustelle nicht angepasst werden, weil da sowieso der Regiepreis der Regieverknüpfung (Position aus Regietarif) genommen wird.
Hier geht es um den Nettopreis, welcher in die KFM-Journale geschrieben wird.
In diesem Fall müsste man den Nettopreis, wenn überhaupt nötig, im entsprechenden KFM-Journal korrigieren.
Da die Position über den Kreditor gegenverrechnet wurde, wird auf dem Auftrag sowieso der Preis der Kreditoren-Rechnung übernommen und der Artikel selber auf "0" und "kontrolliert" gestellt.

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