2.1.4. Einstellungen - Konfiguration - Visumskontrolle - Modulanleitung

Folgen

Visumskontrolle - Modulanleitung - 2. Modul Visumskontrolle / 2.1. Übersicht Modul Visumskontrolle / 2.1.4. Einstellungen - Konfiguration

 

Scanning

Zugeordnete Belege

Das Laufwerk für die zugeordneten Belege muss für jeden Visumskontrolle-Benutzer direkt erreichbar sein.

Unterschieden wird grundsätzlich mit SorbaDrive / ohne SorbaDrive.

ohne SorbaDrive

Der Pfad zum Scannverzeichnis kann auf verschiedene Arten gelöst werden.
Er muss für jeden Benutzer der Visumskontrolle direkt erreichbar sein, ansonsten erhält man beim Aufstarten vom Modul eine entsprechende Meldung "Aktueller Benutzer besitzt keinen Lese- und Schreibzugriff auf das gewählte 'Zugeordnete Belege'-Verzeichnis! Das Verzeichnis kann nicht verwendet werden.".

mit SorbaDrive

Man definiert ein Mal den Pfad zum SorbaDrive, dabei muss zwingend "<SorbaDrive>\Scanner\VK" eingesetzt werden.
Der Laufwerksbuchstaben bei gemountetem SorbaDrive (S: usw...) und dieser kryptische Pfad bei nicht gemountetem SorbaDrive (siehe unten im Bild), wird automatisch umgesetzt, wenn sich dieser ändert und muss nicht jedes Mal angepasst werden.

Tipp

Es empfiehlt sich in diesem Fall mit der Option "MountDrive=1" zu arbeiten, damit das SorbaDrive im Windows Explorer als Laufwerk angezeigt wird.



Die gescannten Belege müssen von Hand in das SorbaDrive kopiert werden.
Das direkte kopieren der Belege ins Systemverzeichnis "<Sorbadaten>\Domain\<Domäne>\work\NetDir\scanner\VK" führt zu Datenverlusten und inkonsistenten Daten!

Hinweis

Arbeitet man mit mySORBA.Drive aber hat auf jedem Client direkten Zugriff auf das Scannverzeichnis (Zugeordnete Belege), kann man auch zum Beispiel einen UNC-Pfad verwenden.

 

OCR-Scan beim Beleg zuordnen durchführen

Diese Einstellung aktiviert die Texterkennung beim Kreditorenbeleg erfassen im Belege zuordnen.
Das heisst, die abgelegten PDF Belege werden per Texterkennung als durchsuchbare PDF's erstellt.
So können sie zum Beispiel vom DMS oder anderen Tools durchsucht werden.
Diese Einstellung benötigt mehr Rechnerleistung, was das Kreditorenbeleg erfassen ein bisschen verlangsamen kann.
Standardmässig ist diese Einstellung inaktiv.

Visierung & Barcode

mceclip0.png

Neuerung "Schlussvisierer ab Projekt" ab Version 19.1

Option Schlussvisierer

Hier kann man definieren, dass der Schlussvisierer direkt aus den Projektinformationen ausgewählt wird.
Dafür müssen verschiedene Kriterien erfüllt sein:

 Kriterien:

  1. In der Visumskontrolle muss ein Feld definiert sein.
  2. Der Haken bei "Schlussvisierer immer vom Projekt" muss aktiv sein.
  3. Das definierte Feld muss im ProjektQuick mit der entsprechenden Person ausgefüllt sein.
  4. Bei der Kreditoren-Erfassung ist es notwendig, dass der entsprechende Auftrag hinterlegt wird.

Das Feld wird in der Visumskontrolle unter Extras / Einstellungen -> Visierung & Barcode hinterlegt.
Sobald das Feld Schlussvisierer definiert wurde und der Haken bei "Schlussvisierer immer vom Projekt" gesetzt wurde, greift die neue Einstellung.


 
Hinweis
Sobald diese Einstellung aktiv ist, muss jeder Beleg, welcher einem Auftrag zugeordnet wird, einem Schlussvisierer zugewiesen werden.

Auf dem Projekt wird nun die verantwortliche Person hinterlegt.

Beim Kreditorenbeleg erfassen ist es notwendig, den entsprechenden Auftrag auszuwählen.

Die verantwortliche Person für das Schlussvisum ist nun automatisch vor selektiert. Somit kann man mit OK weiterfahren.

Neuerung "Schlussvisierer ab Projekt" ab Version 19.1
Neuerung "Endvisierer nach Schlussvisierer ab bestimmtem Betrag" ab Version 19.2

Endvisierer - Wenn Rechnungsbetrag grösser ist als

Mit dieser Einstellung gehen Belege, welche den gesetzten Wert im Feld "Wenn Rechnungsbetrag grösser ist als:" gemäss Beleg - Rech-Betrag BW übersteigen, zusätzlich zum Schlussvisierer noch an den gesetzten Endvisierer.
Sie sind erst dann erledigt, wenn der Endvisierer das Visum gegeben hat.
Wobei Belege welche mit "Kein Visum erforderlich" erfasst werden, ebenfalls nicht über den Tisch vom Endvisierer gehen.

Neuerung "Endvisierer nach Schlussvisierer ab bestimmtem Betrag" ab Version 19.2

 

Neuerung "Mehrfaches visieren verhindern (Einstellung)" ab Version 21.1

Mehrfaches visieren verhindern

Mit dieser Einstellung setzt die Visumskontrolle automatisch nur die höchste Visierungsstufe, wenn ein Mitarbeiter mehrfach im Visierungsprozess vorkommen würde.
Dies kommt vor, wenn zum Beispiel mit aktivem Schlussvisierer von Projekt und Endvisierer aktiv sind.
In diesem Fall würde der Schlussvisierungseintrag wegfallen und nur der Endvisierungseintrag bestehen bleiben, wenn beides dieselben Mitarbeiter sind.

Neuerung "Mehrfaches visieren verhindern (Einstellung)" ab Version 21.1

 

Verbuchung



Standard Kredi-Sammelkonto: Wenn definiert, wird das Konto bei der Beleg-Erfassung vorgeschlagen.

Standard Aufwandskonto: - Wenn definiert, wird das Konto bei der Beleg-Erfassung vorgeschlagen.

Firmen-Zahlstelle -  Wenn definiert, wird die Zahlstelle bei der Beleg-Erfassung vorgeschlagen.

Belegkontierung auf Beleg speichern - Beim Erfassen vom Kreditorenbeleg wird die Kontierung auf das PDF "gebrannt".

Ablage PDF im Lieferantenverzeichnis deaktivieren - Standardmässig wird das PDF vom Kreditor auch auf dem Projekt im ProjektQuick abgelegt. Mit dieser Einstellung macht es dies nicht mehr.

Zentrale Adressverwaltung aktiviert - Diese Einstellung muss aktiviert werden, sobald mit zentraler Adressverwaltung (zum Beispiel Intercompany) gearbeitet wird.
Dann werden die Belege im Center-Pfad abgelegt.

Lieferschein- und Temporärkontrolle vor Visiererauswahl - Einstellung aktiv: das Fenster der Lieferscheinkontrolle und Temporärkontrolle wird vor der Visierermaske angezeigt.
Einstellung inaktiv: Die Visierermaske wird als erstes angezeigt, danach kommen die Fenster der Lieferscheinkontrolle und Temporärkontrolle.

PDF bei Speichern und Schliessen auf Projekt und in Adresse ersetzen

Neuerung "PDFbei Speichern und Schliessen ersetzen" ab Version 19.1

Ist diese Einstellung aktiv, werden Markierungen / Zeichnungen auf dem Beleg unter "Belege visieren" beim "Speichern und schliessen" direkt auf das PDF "gebrannt" und auf dem Beleg in den Kreditoren und auf dem Projekt im ProjektQuick abgelegt.
Ohne diese Einstellung brennt es die Zeichnungen erst nachdem alle Visierer visiert haben und die Zeichnung wird auch nur auf den Beleg in den Kreditoren gebrannt.
Hinweis
Gebrannte Zeichnungen können nicht mehr enternt werden.

Neuerung "PDFbei Speichern und Schliessen ersetzen" ab Version 19.1

 

Mail

 

Web

 

Erweitert

mceclip0.png

Neuerung "Originalbeleg ohne Kontierungsstempel zusätzlich ablegen" ab Version 21.1

Ablage Beleg ohne Kontierstempel

Ist diese Option aktiviert, legt es vor dem Setzen vom Kontierungsstempel einen Originalbeleg, ohne Kontierungsstempel, zusätzlich ab:

  • DMS: Erste Version der Datei ist ohne Stempel.
    -> Im AdressQuick den Beleg im Ordner "Kredi" suchen -> rechte Maustaste -> Frühere Versionen... hier findet man dann in der ersten Version den Beleg ohne Kontierstempel.
  • Ohne DMS: Datei wird im Adress-Pfad als Original Abgelegt.
    -> Im AdressQuick als Datei im Muster <BelegNr>_Original.pdf

 

Neuerung "Originalbeleg ohne Kontierungsstempel zusätzlich ablegen" ab Version 21.1

 

Neuerung "Filter auf potentielle Visierer" ab Version 20.2

Im Rahmen dieser Neuerung kann entschieden werden, ob die Auswahl der Visierer auf das Benutzerrecht "Visumskontrolle" in der Benutzerverwaltung abgelegt wird. Dazu gibt es in der Visumskontrolle eine neuen Einstellung. Die Einstellung befindet sich unter Visumskontrolle/Extras/Allgemein/Erweitert/ Visiererauswahl filtern auf Benutzerrecht "Visumskontrolle". 

mceclip1.png

Ist der Haken gesetzt, werden bei der Auswahl der Visierer nur diejenigen aufgezeigt, welche das Recht "Visumskontrolle" in der Benutzerverwaltung besitzen. 

mceclip2.png

Sind diese Einstellungen gesetzt, werden nach dem buchen der Belege nur noch diese Visierer angezeigt, welche das Recht dazu haben. 


mceclip3.png

Neuerung "Filter auf potentielle Visierer" ab Version 20.2

Vorheriger Artikel: 2.1.3. Extras

Nächster Artikel: 2.2. Ablauf Modul Visumskontrolle

War dieser Beitrag hilfreich?
1 von 3 fanden dies hilfreich