7. Submission - Einkauf - Modulanleitung

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Einkauf - Modulanleitung - 7. Submission

Neuerung "Submission" ab Version 19.2

Im KalkQuick steht unter Register "Datei" die Funktion "Submission erstellen" zur Verfügung.

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Wird die Funktion ausgeführt, kann der gewünschte Lieferant ausgewählt werden, an welchen die Submission gesendet werden soll:

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Ist der Lieferant gewählt, öffnet sich die Positionsauswahl des Devis.

 

Neuerung "DQ-Navigator im Fenster der Positionsauswahl" ab Version 22.1

Zudem steht im Fenster der Positionsauswahl der DQ-Navigator zur Verfügung. Damit lässt sich einfach und schnell durch das Leistungsverzeichnis navigieren und die benötigen Positionen auswählen:

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Das Fenster der Positionsauswahl wird zudem im ganzen mySORBA für weitere Funktionen und Ausdrücke verwendet (bspw. Erweiterter Druckfilter, Ausmassvergleich, Suissetec Ausdrücke usw.). Auch dort steht der DQ-Navigator zur Verfügung.

Neuerung "DQ-Navigator im Fenster der Positionsauswahl" ab Version 22.1

 

Wird keine Position gewählt, wird das komplette Devis mit allen Leistungspositionen an den Lieferanten übermittelt. Ansonsten werden nur die gewählten Positionen berücksichtigt:

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Neuerung "Positionsauswahl: Mengen/Preis-Positionierung" ab Version 21.1

Mit der F5-Taste lässt sich in der Positionsauswahl die Cursor-Positionierung auswählen. So kann mit aktivierter "Mengen/Preis-Positionierung" mit den Pfeiltasten einfach von Detailposition zu Detailposition gesprungen werden:

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Neuerung "Positionsauswahl: Mengen/Preis-Positionierung" ab Version 21.1

 

Neuerung "Submission mit Eigentext" ab Version 20.1

Submission mit Eigentext

Da es sich beim Austauschformat um "GAEB XML" handelt, müssen folgende Punkte beachtet werden, damit die Submissionsanfragen in Kombination mit Eigentext funktionieren. Es muss dieselbe Struktur, wie bei NPKs erstellt werden. Diese Struktur ist zwingend notwendig, damit das XML-File GEAB-konform aufbereitet werden kann:

  • Der Titel im Devis bzw. der Titel des Eigentext-Katalogs muss als Master definiert sein.
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  • Der Master muss in der HPos eine 3-stellige Nummer besitzen.
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  • Es wird mindestens ein Kapitel benötigt.
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  • Das Kapitel muss in der HPos eine 3-stellige Nummer besitzen. Diese Nummer darf nicht der Nummer des Masters entsprechen.
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  • Es wird mindestens eine Hauptposition benötigt.
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  • Die Hauptposition muss in der HPos eine 3-stellige Nummer besitzen. Diese Nummer darf nicht der Nummer des Kapitels entsprechen.
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  • Die Detailposition muss dieselbe HPos-Nummer besitzen, wie die übergeordnete Hauptposition.
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  • Die Detailposition muss in der UPos mindestens eine 3-stellige Nummer besitzen.
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WichtigSolange die Detailpositionen dieselbe HPos-Nummer besitzen wie die übergeordnete Hauptposition, reicht für die Gewährleistung der richtigen GEAB-Struktur eine einzige Hauptposition aus. Sobald Detailpositionen erfasst werden, welche eine neue HPos-Nummer besitzen, muss zwingend eine neue übergeordnete Hauptposition mit entsprechender HPos-Nummer erfasst werden. Das damit die zwingend notwenige Struktur beibehalten wird.

Beispiel eines Eigentext-Devis mit nur einem Kapitel und einer Hauptposition (alle Detailpositionen unterstehen dieser einen Hauptposition und besitzen somit dieselbe HPos-Nummer):

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Beispiel eines Eigentext-Devis mit mehreren Kapiteln und mehreren Hauptpositionen (die Detailpositionen besitzen unterschiedliche HPos-Nummern und benötigen dadurch zwingend eine entsprechend übergeordnete Hauptposition):

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Neuerung "Submission mit Eigentext" ab Version 20.1

 

Sobald die Positionsauswahl geschlossen wird, öffnet sich eine PDF mit den Leistungspositionen gemäss getroffener Auswahl. Diese PDF Datei wird dem Lieferanten ebenfalls übermittelt:

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Zudem erscheint die Abfrage, ob die Submission an den Lieferanten versendet werden soll:

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JA -> Submission wird versendet:

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In diesem Moment hat es im Modul "Einkauf" eine neue Anfrage erstellt, welche automatisch bereits den Status "Ausstehend" besitzt:

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In den Details dieser Anfrage sind keine Lieferantenartikel ersichtlich, dafür ist im Bereich "Submission" das Leistungsverzeichnis mit den angefragten Leistungspositionen aufgeführt:

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Mittels "Daten abrufen" im Modul Einkauf, müssen die vom Lieferanten bearbeiteten Submissionen abgeholt werden:

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Neuerung "E-Mail: Submission abholbereit" ab Version 20.2

Der Absender (mySORBA-Benutzer) der Submissionsanfrage erhält eine E-Mail sobald das Angebot des Lieferanten abgeholt werden kann:

 

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Die E-Mail wird an die auf dem mySORBA-Benutzer hinterlegte E-Mailadresse gesendet: 

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Neuerung "E-Mail: Submission abholbereit" ab Version 20.2

 

Neuerung "Unselektierte Positionen mit Menge 0 übernehmen" ab Version 20.2

Unselektierte Positionen mit Menge 0 übernehmen

Ist die Einstellung "Unsel. Pos. mit Menge 0 übernehmen" gesetzt...

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... werden beim Import nicht gewählte Positionen mit der Menge Null importiert.

Dadurch ist es möglich, die Artikel der gewählten Variante (bspw. Variante 1) normal zu importieren und erhält zusätzlich auch die nicht gewählten angebotenen Artikelvarianten mit der Menge 0 in die Kalkulation importiert.

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Neuerung "Unselektierte Positionen mit Menge 0 übernehmen" ab Version 20.2

Wurden die Daten abgerufen sind in der Anfrage nun die vom Lieferanten eingesetzten Lieferantenartikel ersichtlich:

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Neuerung "Bemerkung von Lieferant zu Artikel" ab Version 21.1

Im Feld "Bemerkung" sind allfällige vom Lieferanten hinterlegte Bemerkungen zum angebotenen Artikel ersichtlich:



Neuerung "Bemerkung von Lieferant zu Artikel" ab Version 21.1

 

Um diese angebotenen Artikel mit den erhaltenen Konditionen ins Projekt zu übernehmen, muss für das betroffene Projekt wieder ins KalksQuick gewechselt werden. Dort steht unter Register "Datei" der Menüpunkt "Import Submission" zur Verfügung:

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Dieser öffnet eine Auswahlliste aller Submissionsanfragen, welche das Projekt betreffen. Hier kann nun die gewünschte Submissionsanfrage und die zugehörigen Lieferantenartikel gewählt werden, welche übernommen werden sollen. In einer Submissionsanfrage können auch mehrere Varianten vom Lieferanten enthalten sein. Die verschiedenen Varianten sind im Feld "Variante" gekennzeichnet:

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Bei der Übernahme kann nun entschieden werden, ob das Material in der Kalkulation ergänzt oder durch das Material aus der Submission ersetzt werden soll. 

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Material ersetzen löscht bei betroffenen Leistungspositionen das gesamte Material aus der Kalkulation und fügt das Material aus der gewählten Submission ein. Das ist vor allem dann ideal, wenn das Devis vor dem Erstellen der Submission bereits kalkuliert wurde.

Neuerung "Submission" ab Version 19.2
Neuerung "Submissionen im mySORBA rechnen (für Lieferanten)" ab Version 22.1

Für Lieferanten: Submissionen im mySORBA rechnen

Im ProjektQuick können Lieferanten die von Kunden an sie übermittelten Submissionen importieren, um diese anschliessend im KalkQuick mit ihren Artikelstämmen zu kalkulieren.

Mit der Funktion "Submission importieren" werden die Submissionen als neue Projekte eröffnet:

Das Projekt wird mit folgenden Informationen eröffnet:

  1. Die Projektbeschreibung wird von der gesendeten Submission des Kunden übernommen. Beispiel: Lädt der Kunde die Submission "MFH Keller" hoch, so lautet die Projektbeschreibung der importierten Submission ebenfalls "MFH Keller".
  2. Die Projekt-ID (Feld "Projekt") setzt sich aus der Kundenummer des SORBA Kunden und dessen Auftragsnummer zusammen.
  3. Im Feld "Ordner" wird das Jahr, in welchem die Submission erstellt wurde reingeschrieben.
  4. Im Feld "Unterordner" wird fix der Text "Submission" reingeschrieben.
  5. Projektstatus = Devis
  6. Im Feld "Nächstes Datum" wird das vom Kunden angegebene Datum, bis wann die Submission gerechnet sein muss, reingeschrieben.
  7. Im Feld "Baubeginn" wird das Datum, an welchem die Submission importiert wurde, reingeschrieben.
  8. Die Rechnungsadresse wird anhand der Kundennummer des Lieferanten gezogen.

Zudem steht in der Dokumentenablage des Projekts die Submission als PDF zur Verfügung:

Im KalkQuick kann das Devis nun mit dem Lieferantenartikelstamm kalkuliert werden:

Im Register "Datei" stehen die beiden folgenden Funktionen zur Verfügung:

Artikel zu Submission hochladen - Öffnet folgendes Fenster:

Hier kann eine Angebotsnummer und ein Gültigkeitsdatum, bis wann das Angebot gültig bleibt, definiert werden. Zudem kann dem Angebot ein PDF angehängt werden. Mit OK werden die angebotenen Artikel mit den gewährten Konditionen und dem angehängten PDF an den Kunden übermittelt:

Infos zur Submission - Zeigt die Informationen zur Submission:

Nach dem Hochladen wird im ProjektQuick auf dem Projekt der Status "Abschluss" gesetzt. Im Feld "Subm. Datum" wird zudem das aktuelle Datum reingeschrieben.

Die Funktion "Artikel zu Submission hochladen" kann solange ausgeführt werden, bis der Kunde das Angebot abgerufen hat. So können allfällige Änderungen bzw. Korrekturen direkt noch vorgenommen werden. Sobald der Kunde das Angebot abgerufen hat, erscheint folgende Meldung, wenn "Artikel zu Submission hochladen" nochmals ausgeführt werden will:

Neuerung "Submissionen im mySORBA rechnen (für Lieferanten)" ab Version 22.1

Vorheriger Artikel: 6.2.6. Lieferscheine

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