7. Submission - Einkauf - Modulanleitung

Einkauf - Modulanleitung - 7. Submission

Neuerung "Submission" ab Version 19.2

Im KalkQuick steht unter Register "Datei" die Funktion "Submission erstellen" zur Verfügung.

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Wird die Funktion ausgeführt, kann der gewünschte Lieferant ausgewählt werden, an welchen die Submission gesendet werden soll:

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Ist der Lieferant gewählt, öffnet sich die Positionsauswahl des Devis. Wird keine Position gewählt, wird das komplette Devis mit allen Leistungspositionen an den Lieferanten übermittelt. Ansonsten werden nur die gewählten Positionen berücksichtigt:

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Neuerung "Positionsauswahl: Mengen/Preis-Positionierung" ab Version 20.3

Mit der F5-Taste lässt sich in der Positionsauswahl die Cursor-Positionierung auswählen. So kann mit aktivierter "Mengen/Preis-Positionierung" mit den Pfeiltasten einfach von Detailposition zu Detailposition gesprungen werden:

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Neuerung "Positionsauswahl: Mengen/Preis-Positionierung" ab Version 20.3

Sollten Positionen ohne Mengen gewählt worden sein, erscheint eine Abfrage, ob diese Positionen ohne Mengen mit der Menge 1 in die Submission übernommen werden sollen.

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Ja - Positionen ohne Mengen erhalten die Menge 1 in die Submission eingetragen
Nein - Der ganze Vorgang wird abgebrochen

Sobald die Positionsauswahl geschlossen wird, öffnet sich eine PDF mit den Leistungspositionen gemäss getroffener Auswahl. Diese PDF Datei wird dem Lieferanten ebenfalls übermittelt:

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Zudem erscheint die Abfrage, ob die Submission an den Lieferanten versendet werden soll:

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JA -> Submission wird versendet:

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In diesem Moment hat es im Modul "Einkauf" eine neue Anfrage erstellt, welche automatisch bereits den Status "Ausstehend" besitzt:

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In den Details dieser Anfrage sind keine Lieferantenartikel ersichtlich, dafür ist im Bereich "Submission" das Leistungsverzeichnis mit den angefragten Leistungspositionen aufgeführt:

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Neuerung "E-Mail: Submission abholbereit" ab Version 20.2

Der Absender (mySORBA-Benutzer) der Submissionsanfrage erhält eine E-Mail sobald das Angebot des Lieferanten abgeholt werden kann:

 

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Die E-Mail wird an die auf dem mySORBA-Benutzer hinterlegte E-Mailadresse gesendet: 

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Neuerung "E-Mail: Submission abholbereit" ab Version 20.2

Mittels "Daten abrufen" im Modul Einkauf, müssen die vom Lieferanten bearbeiteten Submissionen abgeholt werden:

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Wurden die Daten abgerufen sind in der Anfrage nun die vom Lieferanten eingesetzten Lieferantenartikel ersichtlich:

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Um diese angebotenen Artikel mit den erhaltenen Konditionen ins Projekt zu übernehmen, muss für das betroffene Projekt wieder ins KalkQuick gewechselt werden. Dort steht unter Register "Datei" der Menüpunkt "Import Submission" zur Verfügung:

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Dieser öffnet eine Auswahlliste aller Submissionsanfragen, welche das Projekt betreffen. Hier kann nun die gewünschte Submissionsanfrage und die zugehörigen Lieferantenartikel gewählt werden, welche übernommen werden sollen. In einer Submissionsanfrage können auch mehrere Varianten vom Lieferanten enthalten sein. Die verschiedenen Varianten sind im Feld "Variante" gekennzeichnet:

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Bei der Übernahme kann nun entschieden werden, ob das Material in der Kalkulation ergänzt oder durch das Material aus der Submission ersetzt werden soll. 

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Material ersetzen löscht bei betroffenen Leistungspositionen das gesamte Material aus der Kalkulation und fügt das Material aus der gewählten Submission ein. Das ist vor allem dann ideal, wenn das Devis vor dem Erstellen der Submission bereits kalkuliert wurde.

Neuerung "Unselektierte Positionen mit Menge 0 übernehmen" ab Version 20.2

Unselektierte Positionen mit Menge 0 übernehmen

Ist die Einstellung "Unsel. Pos. mit Menge 0 übernehmen" gesetzt...

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... werden beim Import nicht gewählte Positionen mit der Menge Null importiert.

Dadurch ist es möglich, die Artikel der gewählten Variante (bspw. Variante 1) normal zu importieren und erhält zusätzlich auch die nicht gewählten angebotenen Artikelvarianten mit der Menge 0 in die Kalkulation importiert.

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Neuerung "Unselektierte Positionen mit Menge 0 übernehmen" ab Version 20.2
Neuerung "Submission mit Eigentext" ab Version 20.1

Submission mit Eigentext

Da es sich beim Austauschformat um "GAEB XML" handelt, müssen folgende Punkte beachtet werden, damit die Submissionsanfragen in Kombination mit Eigentext funktionieren. Es muss dieselbe Struktur, wie bei NPKs erstellt werden. Diese Struktur ist zwingend notwendig, damit das XML-File GEAB-konform aufbereitet werden kann:

  • Der Titel im Devis bzw. der Titel des Eigentext-Katalogs muss als Master definiert sein.
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  • Der Master muss in der HPos eine 3-stellige Nummer besitzen.
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  • Es wird mindestens ein Kapitel benötigt.
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  • Das Kapitel muss in der HPos eine 3-stellige Nummer besitzen. Diese Nummer darf nicht der Nummer des Masters entsprechen.
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  • Es wird mindestens eine Hauptposition benötigt.
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  • Die Hauptposition muss in der HPos eine 3-stellige Nummer besitzen. Diese Nummer darf nicht der Nummer des Kapitels entsprechen.
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  • Die Detailposition muss dieselbe HPos-Nummer besitzen, wie die übergeordnete Hauptposition.
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  • Die Detailposition muss in der UPos mindestens eine 3-stellige Nummer besitzen.
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WichtigSolange die Detailpositionen dieselbe HPos-Nummer besitzen wie die übergeordnete Hauptposition, reicht für die Gewährleistung der richtigen GEAB-Struktur eine einzige Hauptposition aus. Sobald Detailpositionen erfasst werden, welche eine neue HPos-Nummer besitzen, muss zwingend eine neue übergeordnete Hauptposition mit entsprechender HPos-Nummer erfasst werden. Das damit die zwingend notwenige Struktur beibehalten wird.

Beispiel eines Eigentext-Devis mit nur einem Kapitel und einer Hauptposition (alle Detailpositionen unterstehen dieser einen Hauptposition und besitzen somit dieselbe HPos-Nummer):

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Beispiel eines Eigentext-Devis mit mehreren Kapiteln und mehreren Hauptpositionen (die Detailpositionen besitzen unterschiedliche HPos-Nummern und benötigen dadurch zwingend eine entsprechend übergeordnete Hauptposition):

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Neuerung "Submission mit Eigentext" ab Version 20.1
Neuerung "Submission" ab Version 19.2

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