5.1.3. Workflow definieren - Activity - Modulanleitung

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Activity - Modulanleitung - 5. Reiter Stammdaten / 5.1. Aktivitätstypen / 5.1.3. Workflow definieren

Workflow erstellen und bearbeiten

Die Workflows bilden die einzelnen Arbeitsschritte einer Aufgabe ab, welche während einer Aufgabe erledigt werden.  Dazu können verschiedene Verbinder und Stati eingefügt und beschriftet werden. 
Der Status zeigt an, wo man sich gerade in der Aufgabe befindet. Die Verbinder sind die einzelnen Arbeitsschritte, welche es zu erledigen gibt.

Die Workflows können direkt nach der Erstellung der Aufgabe definiert werden. Eine andere Möglichkeit ist über den Menüpunkt "Workflow bearbeiten".

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Der Workflow kann selbst definiert oder von einem Standard geladen werden. Die Standard-Workflows können anschliessend ebenfalls bearbeitet werden. Mit dem Menüpunkt Workflow anzeigen, kann dieser zuerst eingesehen werden. 

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Innerhalb der Startseite stehen nützliche Funktionen für das Bearbeiten von Workflows zur Verfügung. 

Speichern - Speichert den angepassten Workflow 

Status bearbeiten - Anpassung eines erstellten Status 

Übergang bearbeiten - Bearbeitung eines Übergangs

Zwischenablage - Kopieren, Einfügen und Ausschneiden von Übergängen und Stati

Schriftart - Formatierung des Textes 

Zeiger Werkzeug - Verschieben und Bearbeitung von Statis und Verbindern

Verbinder - Hinzufügen von einem Verbinder zwischen zwei Stati

Hilfsmittel "Schwenken" - Schwenkt den Untergrund des Workflows nach oben oder unten

Formatarten - Anzeige von Stati und Verbinder verändern

Hintergrund - Veränderung der Hintergrundfarbe

Strich - Änderung der Farbe von den Strichen der Stati und Verbindet

In den Vordergrund - Stati oder Verbinder in den Vordergrund stellen

In den Hintergrund - Stellt den Stati oder Verbinder in den Hintergrund 

 

Ebenfalls gibt es Funktionen für die Veränderung des Hintergrundes und des Layouts. 

Ausrichten - Querformat oder Hochformat wählen

Grösse - Anpassen der Grösse der angezeigten Seite 

Auto size - Einstellung zum Wählen der automatischen Grösse

Themen - Verschiedene Design Themen als Auswahl 

Am Elementen ausrichten - Die Ausrichtung erfolgt anhand der hinzugefügten Elemente

Am Raster ausrichten - Die Ausrichtung erfolgt aufgrund des Rasters 

Layout - Veränderung des Layouts der Seite, Verbinder und des Re-Layouts

 

Wichtige Muss-Kriterien eines Workflows

  • Definition von Start und Ende
  • Alle Stati müssen verbunden sein und eine Bezeichnung besitzen
  • Verbinder besitzen eine Bezeichnung und sind am Anfang sowie Ende mit einem Stati verbunden
  • Start und Ende sind über die Arbeitsschritte verbunden

Grundsätzlich stehen zwei Formen eines Flussdiagramms zu Verfügung. Diese können mit der Maus beliebig hineingezogen werden. Mit einem Doppelklick kann die Bezeichnung des Status eingetragen oder abgeändert werden. 

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Neuerung "Rautenförmiges Symbol für Entscheidungen" ab Version 23.1

Im Rahmen dieser Neuerung wurde das rautenförmige Symbol für Entscheidungen im Workflow hinzugefügt. Das Symbol kann wie die anderen Beiden einfach hingezogen und mit den Verbindern verbunden werden.

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Neuerung "Rautenförmiges Symbol für Entscheidungen" ab Version 23.1

Mit einem Rechts-Klick auf das Element kann Start/Ende sowie die Bearbeitung des Status erfolgen. 

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Start --> Umkreisung grün
Ende --> Umkreisung rot 
Bearbeitung --> Einfügen einer Beschreibung sowie Veränderung der Darstellung eines Status

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Neuerung "Rahmenfarbe ergänzen & Darstellung zurücksetzen" ab Version 23.1

Im Rahmen dieser Neuerung ist es möglich dem Rahmen des Status eine eigene Farbe zu verleihen. 
Zudem wurde die Funktion "Darstellung zurücksetzen" leicht angepasst. Wird die Darstellung neu zurückgesetzt wird der "SORBA-Standard" verwendet.

Neuerung "Rahmenfarbe ergänzen & Darstellung zurücksetzen" ab Version 23.1
Neuerung "Automatische Übergänge ausführen beim Status-Wechsel" ab Version 23.1

Im Rahmen dieser Neuerung kann ab einem Status ein automatischer Übergang forciert werden. Dies bietet den Vorteil den Workflow automatisierter zu gestalten. Ebenfalls ist es möglich die Übergänge zu priorisieren, wenn mehrere Übergänge vorhanden sind. 

In erster Linie sollte auf dem entsprechenden Status unter Bearbeiten (Rechts-Klick auf den Status und dann auf bearbeiten) der Haken bei "Automatischer Übergang forcieren" gesetzt werden. 

Ist diese Einstellung gesetzt und eine Aufgabe erhält diesen Status, wird geprüft ob ein weiterer Übergang ausgeführt werden muss.

 

Bei den Übergängen, welche von diesem Status wegführen, kann bei "Sortierung Auto. Übergang" eine Priorität festgelegt werden. Standardmässig ist der Wert 0 vorhanden. Beim Wert 0 wird der Übergang nicht berücksichtigt. Bei einem solchen Übergang wird also nie versucht, diesen automatisch auszuführen. Danach gilt die Priorisierung nummerisch (1,2,3 etc.). 

Somit können die Übergänge priorisiert werden. Je nach Konditionen wird der entsprechende Übergang ausgeführt. 

Neuerung "Automatische Übergänge ausführen beim Status-Wechsel" ab Version 23.1

Nachdem Einfügen von Beginn und Prozess kann der Start mit dem ersten Prozess (Arbeitsschritt) mittels Verbinder verbunden werden. Mit Doppelklick kann eine Bezeichnung eingetragen werden.

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Verbinder bearbeiten / Hinzufügen von Konditionen und Aktionen

Die Verbinder sind die Arbeitsschritte, welche zwischen den beiden Stati erledigt werden. Auf diesen Arbeitsschritten kann eine Kondition oder eine Aktion hinterlegt werden.  Dazu einfach auf den gewünschten Verbinder einen Rechts-Klick ausführen und Bearbeiten auswählen.

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Kondition --> Überprüfung eines Wertes
Aktion --> Ausführung einer Aktion

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Allgemein - Unter Allgemein kann eine Beschreibung eingetragen werden. Zudem kann der Haken bei Info-E-Mail senden, wenn der Übergang fehlschlägt gesetzt werden. Die Einstellung sorgt dafür, dass der entsprechende Benutzer eine E-Mail erhält, wenn der Übergang aus einem Grund nicht ausgeführt werden konnte. Die E-Mail wird an die E-Mail-Adresse des mySORBA-Benutzers gesendet. 

Kondition hinzufügen - Neue Kondition hinzufügen auf dem Verbinder

Kondition bearbeiten - Bereits vorhandene Kondition anpassen

Kondition löschen - Eine hinzugefügte Kondition entfernen

Aktion hinzufügen - Aktion auf dem Verbinder hinterlegen

Aktion bearbeiten - Bereits vorhandene Aktion anpassen

Aktion löschen - Bereits vorhandene Aktion löschen 

Kondition zur Aktion - Eine Kondition für eine Aktion hinterlegen. Aktion darf nur ausgeführt werden, wenn die hinterlegte Kondition erfüllst ist.

Aktion nach oben - Aktion wird eine Stufe nach oben verschoben

Aktion nach unten - Aktion wird eine Stufe nach unten verschoben

Beschreibung - Detaillierte Beschreibung von Aktionen und Konditionen auf dem Verbinder 

Konditionen - Auflistung der Konditionen mit Namen und Überprüfungswert (Der Überprüfungswert kann auch variabel sein)

Aktionen - Auflistung der Aktionen mit Namen und Fehler zulassen

Berechnung - Berechnung der hinterlegten Kondition sowie Aktionen (Die Berechnung sollte nicht manuell angepasst werden. Diese wird durch das Hinzufügen von Aktionen und Konditionen selbst generiert.)

Wichtig

Bevor Konditionen sowie Aktionen hinzufüget werden, sollte der Artikel bezüglich der Variablen durchgelesen werden. Dieser befindet sich unter: Hinzufügen und Umgang mit Abfragen (Variablen)

Neuerung "Anordnung der Reihenfolge der Übergänge innerhalb der Aufgabe" ab Version 23.2

Neu werden die Übergänge in den Aufgaben standardmässig nach Alphabet sortiert. Alternativ kann die Sortierung auch selbst definiert werden. 

Dazu kann auf dem Übergang eine Priorität (1,2,3....usw.) definiert werden. 

Die Sortierung wird nun innerhalb der Aufgabe berücksichtigt. Dies gilt für Rechts-Klick und Übergang ausführen oder wen die Aufgabe geöffnet wird. 

Neuerung "Anordnung der Reihenfolge der Übergänge innerhalb der Aufgabe" ab Version 23.2

 

Neuerung "Konditionen im Bezug auf die Anzahl der Kommentare " ab Version 23.2

In dieser Anpassung wurden drei neue Konditionen mit Bezug auf die Kommentare eingebunden. Diese Konditionen fungieren als Bedingung im Bezug auf die Kommentare. 

Wie bis anhin auf Kondition hinzufügen klicken. Neu stehen 3 weitere Konditionen zur Verfügung. 

Anzahl Kommentare prüfen - Bei dieser Kondition wird die totale Anzahl der Kommentare wiedergegeben. Dabei spielt es keine Rolle, welcher Benutzer den Kommentar erfasst hat. 

Anzahl Kommentare des Verantwortlichen prüfen - Diese Kondition gibt die totale Anzahl der Kommentare des Verantwortlichen zurück. Dabei spielt es keine Rolle ob in der Zwischenzweit ein anderer Benutzer einen Kommentar erfasst hat.

Anzahl aktuelle Kommentare des Verantwortlichen überprüfen -  In dieser Kondition werden die Anzahl des Verantwortlichen wiedergegeben bis ein anderer Benutzer einen Kommentar erfasst hat. Aufgrund dieser Kondition kann bei einem Übergang forciert werden, dass der Verantwortliche zumindest den letzten Kommentar erfassen muss. Dies funktioniert nur dann, wenn der Überprüfungswert 1 ist. Der Überprüfungswert kann natürlich auch höher sein. 

Neuerung "Konditionen im Bezug auf die Anzahl der Kommentare " ab Version 23.2

Hinzufügen von einer Kondition

Die Konditionen sind Voraussetzungen, welche bei einem Arbeitsschritt (Übergang) erfüllt sein müssen, damit dieser ausgeführt werden kann. Dabei kann es sich um einen Wert innerhalb eines Feldes aus dem Activity oder eines Feldes einer mySORBA-Tabelle handeln.
Anschliessend öffnet sich eine Auswahlliste mit den möglichen Konditionen. Mittels OK die Kondition übernehmen. 

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Anschliessend öffnet sich der Konfigurationsdialog der Kondition. Das relevante Feld ist die Rückgabe-Variable im Bereich der Abfrage. Diese wird mittels hinzugefügten Felds und gesuchten Feldern definiert. 

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Beispiel Kondition: Abfrage Auftrags-Nr grösser als 0

Als Beispiel kann die Auftragsnummer geprüft werden. In diesem Beispiel wird geprüft, ob die Auftragsnummer grösser ist als 0. Dazu auf Feld hinzufügen klicken und das Feld Projekt auswählen.  Automatisch wird die Feld-Info sowie die Variable ausgefüllt. Anschliessend die Selektion mit OK bestätigen. 

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In der Übersicht wurde nun bei Aufgabe die entsprechenden Werte übernommen. Anschliessend kann man innerhalb der Aufgabe nun das entsprechende Feld der Auftrags-Nr. hinzufügen. Dazu auf "Suche hinzufügen" klicken und die entsprechende Tabelle auswählen. In unserem Beispiel wäre das die Tabelle der Projekte. 

 

Anschliessend wir in den Suchwerten das entsprechende Feld der Aufgabe ausgewählt in diesem Fall PRJKEY mit der entsprechenden Variable als Wert {ID_Projekt}. Anschliessend kann das Rückgabe-Feld AUFTR_NR ausgewählt werden. 

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Nachdem sämtliche Werte eingetragen wurden, erscheint bei der Rückgabe-Variable unter Abfrage die entsprechende Variable für die Auftragsnummer. Das Fenster mit OK verlassen. 

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Anschliessend kann noch der Überprüfungswert statisch oder variabel eingetragen werden. Für einen Variablen Wert einfach auf die ... klicken. In diesem Beispiel nehmen wir aber >0. 

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Innerhalb des Bereiches der Konditionen stehen mit einem Klick auf "f" Funktionen für dynamische Abfrage Werte zur Verfügung. Diese Funktionen werden jeweils mit [] umschlossen. Dies kann beispielsweise eine Abfrage vom Datum sein. 

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Momentan steht die Funktion "Datum" zur Verfügung. Dabei handelt sich um das aktuelle Datum. 

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Nach einem Doppelklick auf die gewünschte Funktion, kann noch eine Definition erstellt werden. Dies beinhaltet + oder -, eine Anzahl und ob es sich um Tage, Wochen oder Jahre handelt. 

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Neuerung "Möglichkeit um das aktuelle Jahr zu schreiben" ab Version 23.2

Die Aktion "Aktuelles Datum" wurde erweitert. Neu ist es möglich das Datum im Format "dd.MM.yyyy" anzugeben. Dadurch ist es ebenfalls möglich nur das Jahr zu schreiben. 

Durch das hinzufügen der Monate können diese nun auch selektiert werden. Dadurch kann beispielsweise das Fälligkeitsdatum bei einem Übergang zwei Monate in die Zukunft geschrieben werden. 

Der Syntax wird nach wie vor automatisch generiert. 

Möchte man zum Beispiel nur das aktuelle Jahr schreiben, kann innerhalb der Funktion einfach "yyyy" eingetragen werden. 

Neuerung "Möglichkeit um das aktuelle Jahr zu schreiben" ab Version 23.2

 

Neuerung "Hilfestellung um den Status einer Aufgabe zu überprüfen" ab Version 23.1

Im Rahmen dieser Neuerung wurde eine Hilfsfunktion eingebaut um die ID eines Status herauszufinden. Die Funktion befindet sich innerhalb der Konditionen. Dazu kann die Kondition "Feldwert überprüfen" hinzugefügt werden. Möchte man den Status innerhalb des Workflows prüfen, kann die ID mittels dieser Funktion ermittelt werden. 

Dazu innerhalb des Feldes "Überprüfungswert" auf das "f" klicken. 

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Im Dialog "Funktion wählen" steht die Funktion "ID eines Status" zur Verfügung. Es öffnet sich der Dialog zur Selektierung des gewünschten Status. Mit "OK" wird die ID des Status übernommen. 

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Nach der Bestätigung der Übernahme wird die ID im Feld "Überprüfungswert" angezeigt. 

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Neuerung "Hilfestellung um den Status einer Aufgabe zu überprüfen" ab Version 23.1

Hinzufügen einer Aktion

Das Hinzufügen einer Aktion gestaltet sich etwas anders aber ähnlich wie bei den Konditionen. Dazu einfach in den Reiter Aktion wechseln und auf Aktion hinzufügen klicken. 

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Hinweis:
Fehler zulassen -
In Aktionen können Fehler zugelassen werden. Ist auf einer Aktion der Haken bei "Fehler zulassen" gesetzt, werden alle nachfolgenden Aktionen trotzdem ausgeführt. Ist der Haken nicht gesetzt, werden die nachfolgenden Aufgaben nicht ausgeführt.

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Anschliessend erscheint eine Liste zur Selektion.

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Beispiel Aktion: E-Mail senden (mit Anhänge)

Dazu einfach die Aktion E-Mail senden (mit Anhänge) doppelklicken. Anschliessend erscheint der Konfigurator für die Aktion. 
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Empfänger - Empfänger der E-Mail mit Anhang kann variabel oder statisch sein. Für einen variablen Empfänger die ... verwenden. 

Betreff - Betreff der E-Mail mit Anhang kann statisch oder variabel sein. Für einen Variablen Betreff die ... verwenden.

Nachricht - In diesem Feld kann eine Nachricht für den Empfänger verfasst werden. Hier ist es ebenfalls möglich einen statischen Text oder eine Variable zu verwenden. Dazu die Funktion "Variable hinzufügen" verwenden.

Absender (ohne @muster.ch) - E-Mail Adresse, welcher als Absender gelten soll. 


Absender Anzeigename - Angezeigter Absender der E-Mail beim Empfänger 

Antwort an (E-Mail-Adresse) - Falls der Empfänger antwortet, wird die E-Mail an diese Adresse gesendet. 

Die Aktion wird nun im Bereich der Aktionen angezeigt.

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Neuerung "Aktion als Datei speichern und einlesen" ab Version 23.2

Im Rahmen dieser Neuerung ist es möglich eine Aktion mit den definierten Variablen zu speichern und auf einem anderen Workflow wieder einzulesen. Dazu kann im Bereich der Aktionen die beiden Menüpunkte Definition speichern und Definition einlesen verwendet werden. 

Es werden auch die Konditionen zu einer Aktion gespeichert und eingelesen. 

Neuerung "Aktion als Datei speichern und einlesen" ab Version 23.2
Neuerung "Unterstützung RTF bei Nachricht in E-Mail Aktion" ab Version 23.1

Im Rahmen dieser Neuerung kann der Text für die E-Mail formatiert werden. Dies gilt nur für die Aktionen E-Mail senden (mit Anhänge) und E-Mail senden (ohne Anhänge). Dabei kann man selbst entscheiden ob man "Nur Text" verwenden möchte oder "Rich-Text". Der Unterschied besteht darin, dass "Nur Text" nicht formatiert werden kann.  

Möchte man Rich-Text verwenden kann die Lasche dafür gewählt werden. Ebenfalls muss Rich-Text ausgewählt werden. Dort wird definiert, welche Art beim Versand verwendet wird. Mit Nachricht bearbeiten kann der entsprechende Text erfasst werden. 

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Befindet man sich auf Rich-Text und klickt auf Nachricht bearbeiten öffnet sich der Dialog zur Erfassung und Formatierung der E-Mail Nachricht. In diesem Dialog können auch Bilder, Symbole und Hyperlinks hinzugefügt werden. 

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Neuerung "Unterstützung RTF bei Nachricht in E-Mail Aktion" ab Version 23.1
Neuerung "Variable "Beschreibung" in E-Mail-Aktionen anwenden" ab Version 23.1

Im Rahmen dieser Neuerung kann die Beschreibung einer Aufgabe mit dem E-Mail versendet werden. Die Variable "Description" steht neu zur Verfügung. 

Dazu kann bei der Aktion "E-Mail senden" die Variable eingepflegt werden. 

Hinweis:
Damit die Formatierungen der Beschreibung korrekt übernommen werden, muss die Aktion "E-Mail senden" den Rich-Text verwenden.

Neuerung "Variable "Beschreibung" in E-Mail-Aktionen anwenden" ab Version 23.1

Am Ende der Anleitung befinden sich einige Beispiele für verschiedene Aktionen. 

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