Mit der Funktion "Neue Aufgabe" kann eine Aufgabe erstellt werden. Dazu öffnet sich der Einstellungsdialog für die Aufgabe.
Beim Erstellen einer neuen Aufgabe gibt es nun einen Button "Speichern". Dadurch ist es nicht mehr notwendig die Aufgabe zu schliessen und erneut zu öffnen um die Aufgabe weiter bearbeiten zu können.
Start
OK - Erstellt oder speichert die Änderungen einer Aufgabe
Abbrechen - Bricht das Erstellen oder die Änderung an einer Aufgabe ab
Beschreibung bearbeiten - Öffnet den Editor für das Bearbeiten der Beschreibung einer Aufgabe
Privat - Private Aufgaben sieht nur die Verantwortliche Person der entsprechenden Aufgabe sowie der Ersteller
Kommentar hinzufügen - Auf einer Aufgabe können auch Kommentare hinzugefügt werden. Diese werden im Bereich "Kommentare" angezeigt. Jegliche Kommentare einer Aufgabe können im entsprechenden Bereich eingesehen werden.
Anhang hinzufügen - Anhänge können für Aufgaben hinzugefügt werden. Dabei gilt:
- Eine Datei darf nicht grösser als 30MB gross sein.
- Eine Datei darf keine der folgenden Dateitypen sein: ".exe", ".bat", ".dll", ".cmd".
- Es sind max. 30 Dateien pro Aufgabe erlaubt.
Im Rahmen dieser Neuerung wurde der Pfad bei der Funktion Datei anhängen angepasst. Neu wird der Projekt- oder Adresspfad vorgeschlagen. Dabei wird dies prioritär behandelt. Ist ein Projekt mit Adresse vorhanden, wird der Projektpfad vorgeschlagen. Ist kein Projekt vorhanden aber eine Adresse, wird der Adresspfad vorgeschlagen. Ist weder eine Projekt noch eine Adresse vorhanden, öffnet sich der Desktop um von dort ein Dokument anzuhängen.
Neuerung "Datei anhängen soll direkt auf den Projekt- Adresspfad verweisen" ab Version 23.2Link hinzufügen - Aufgaben können miteinander verlinkt werden. So können Abhängigkeiten innerhalb der Aufgaben aufgezeigt werden
Aufgabe drucken - Die Aufgabe wird ausgedruckt.
Im Rahmen dieser Neuerung ist es möglich Datei-Links auf einer Aufgabe selbst zu erstellen. Dazu eine Aufgabe öffnen und mit dem Menüpunkt "Datei-Link hinzufügen" kann die entsprechende Datei selektiert werden.
Besitzt die Aufgabe eine Projektverknüpfung wird der Pfad des Projektes vorgeschlagen. Besitzt die Aufgabe eine Adressverknüpfung wird der Pfad der Adresse vorgeschlagen. Dabei gilt als erste Priorität das Projekt.
Neuerung "Datei-Link hinzufügen" ab Version 23.2Extras
E-Mail senden - Mit dieser Funktion kann eine Aufgabe als E-Mail versendet werden. Nachdem Ausführen der Funktion erscheint ein Dialog um die Zusammenfassung als Betreff zu übernehmen. Ebenfalls kann man die Dateien der Aufgabe als Anhang versenden. Mit OK öffnet sich der Dialog des Mails. Mit Abbrechen wird das Vorhaben beendet.
Fenster
Standardlayout herstellen - Stellt das Standardlayout des Aufgabendialoges wieder her
Bereiche einblenden - Die beiden Bereiche "Allgemein und Beobachter" können ein- und ausgeblendet werden.
Im Rahmen dieser Neuerung wurde die E-Mail Vorschau eingebaut. Die neue Funktion sorgt dafür, dass eine E-Mail vor dem Versand angeschaut werden kann. Dabei werden die Variablen nicht angezeigt, sondern der effektive Wert. Somit kann vor dem Versand angeschaut werden, wie die E-Mail beim Kunden ankommt.
Dazu einfach die entsprechende Aufgabe öffnen und unter Fenster die Funktion E-Mail Vorschau ausführen.
Im Rahmen dieser Neuerung ist es möglich eine E-Mail vor dem Versenden zu bearbeiten. Dazu die entsprechende Aufgabe öffnen. Der Menüpunkt erscheint nur, wenn einer der nächsten Übergänge die Aktion E-Mail senden beinhaltet. Der Menüpunkt befindet sich innerhalb der Aufgabe unter Aktionen.
Befinden sich mehrere Übergänge mit der Aktion E-Mail senden im Workflow wird eine Auswahl angezeigt.
Ist die Aktion E-Mail senden innerhalb des selektierten Überganges mehrmals vorhanden, wird nochmals eine Auswahl mit den entsprechenden Aktionen angezeigt.
Anschliessend erscheint der Dialog für die Bearbeitung des E-Mails. Es kann der Empfänger, Betreff und die Nachricht bearbeitet werden.
Nachricht bearbeiten - Es öffnet sich der Bearbeitungsdialog der Nachricht.
Bearbeitung zurücksetzen - Die bearbeitete Nachricht wird auf den Standard gemäss Workflow zurückgesetzt.
Bearbeitung löschen - Die gesamte Bearbeitung wird gelöscht und es wird der Standard gemäss Workflow verwendet. Der Unterschied zu zurücksetzen ist, dass wenn der Workflow angepasst wurde, findet dies nun wieder Anwendung. Es wirkt dann so als ob die E-Mail nie bearbeitet wurde.
Übergänge - Der Übergang für den Versand kann direkt im Bearbeitungsdialog ausgeführt werden. Dabei wird die Bearbeitung gespeichert und der Dialog schliesst sich.
Hinweise:
- Es ist wichtig darauf zu achten, welche Aktion ausgewählt wird. Dies zu beachten ist dann notwendig, wenn die Aktion "E-Mail senden" mehrmals vorhanden ist und mit Konditionen abgefragt wird.
- Die E-Mail Vorschau berücksichtigt die Änderungen ebenfalls.
- Das eine E-Mail bearbeitet wurde, ist im Log ersichtlich.
- Ein bearbeitetes E-Mail bleibt bearbeitet, auch wenn aufgrund des Workflows wieder auf diesen Status zurück gewechselt wird.
- Absender, Absender Anzeigename und Antworten an (E-Mail-Adresse) können nicht bearbeitet werden.
Neu wurde im Activity der E-Mail Empfänger verfeinert. Durch diverse Optimierungen ist es nun möglich die E-Mail an mehrere Empfänger zu senden. Dazu kann dies innerhalb der Aktion hinterlegt werden oder über die Funktion E-Mail vor dem Senden bearbeiten.
Achtung!
Es ist nach wie vor nur eine Datenabfrage möglich. Das bedeutet nur eine E-Mail Adresse kann als "Variable" bezogen werden. Bei den weiteren Empfängern handelt es sich um einen festen Text, welcher ergänzt wurde. Es ist ebenfalls möglich eine Datenabfrage und einen festen Text hinter einem Ereignis zu hinterlegen.
Die Eingabe kann mit Enter, Leerschlag oder einem ";" Zeichen bestätigt werden.
Aufgaben
Im folgenden Dialog kann die Definition der Aufgabe vorgenommen werden. In diesem Fenster gibt die Bereiche "Allgemein und Beobachter".
1 Allgemein
Zusammenfassung - Zusammenfassung der Aufgabe
Aktivitätstyp - Auswahl des Aktivitätstyps der Aufgabe
Kategorie - Kategorie kommt im Grundsatz vom hinterlegten Standard auf dem Aktivitätstyp. Sind mehrere Kategorien definiert, kann die Kategorie gewechselt werden.
Status - Zeigt den Status der Aufgabe an, in diesem sich die Aufgabe gerade befindet.
Verantwortlich - Definition der verantwortlichen Person
Ersteller - Weist den Ersteller der Aufgabe auf
Priorität - Festlegung der Priorität der Aufgabe
2 Verknüpfungen
Innerhalb des Aktivitätstyp können Verknüpfungen für andere Module des mySORBA`s definiert werden. Die Informationen, welche in den Verknüpfungen angezeigt werden, entspricht der Definition aus der Funktion "Stämme Zusatzinfos". Innerhalb der Funktion können die Informationen für die Verknüpfungen definiert werden. Siehe auch Artikel: Stämme Zusatzinfos
Bei einigen Verknüpfungen kann auch die Erfassungsmaske geöffnet werden. Dies ist beifolgenden Verknüpfungen möglich:
- Projekt
- Anlage
- Debi-Beleg
- Kredi-Beleg
- Tagesrapport
- Stundenkarte
Dazu einfach das Ordner-Symbol rechts von der Verknüpfung anklicken.
3 Beobachter
Im Bereich der Beobachter können Benutzer hinterlegt werden, welche bei einer Änderung der Aufgabe eine Benachrichtigung erhalten.
Beschreibung
Im Bereich der Beschreibung kann die Aufgabe beschrieben oder Notizen hinterlegt werden. Mit Doppelklick oder dem Block mit dem Schreiber öffnet sich der Editor.
Innerhalb der Beschreibung können auch Variablen und Erwähnungen vorgenommen werden. Ebenfalls stehen zahlreiche Funktionen für die Formatierung zur Verfügung.
Im Rahmen der Beschreibung kann auch ein "Kontrollkästchen" hinzugefügt werden. Die Funktion befindet sich unter Einfügen.
Mit einem Doppel-Klick kann das Kreuz im Kästchen gesetzt oder entfernt werden.
Aktivitäten
Innerhalb des Bereiches Aktivitäten gibt es 3 untergeordnete Register. Dort befindet sich die History, die Übergänge und die Logs.
History
Die History zeigt die Veränderungen der Werte auf innerhalb einer Aufgabe. Dort wird ausgewiesen, welcher Benutzer zu welcher Zeit die Werte der Aufgabe verändert hat. Es wird ebenfalls aufgezeigt, welches der alte und der neue Wert ist.
Übergänge
Innerhalb des Bereiches Übergänge können kann die Statusveränderung sowie die ausgeführten Übergänge nachverfolgt werden. Der Benutzer sowie Datum und Uhrzeit werden hier ebenfalls ausgewiesen.
Logs
Die Logs zeigen die Abarbeitung der Aktionen und Konditionen aus. Dort stehen jeweils auch wichtige Informationen wie an wen die E-Mail versendet oder welcher Wert innerhalb des mySORBA`s überprüft wurde.
Beispiel Empfänger E-Mailversand:
Die drei Register dienen zur Nachverfolgung der Aufgaben und sorgen auch für eine gewisse Transparenz.
Vorschau
Im Rahmen dieser Neuerung kann innerhalb einer Aufgabe eine Vorschau für PDF, Word, Excel, Bilder und Textdateien angezeigt werden. Dazu sollte in erster Linie der entsprechende Bereich eingeblendet werden. Dazu eine Aufgabe öffnen und unter Fenster den Haken bei "Vorschau" setzen.
Die Vorschau kann wie jeder andere Bereich innerhalb des Dialoges platziert und angedockt werden.
Klickt man nun auf einen Datei-Link oder auf eine angehängte Datei, wird die Datei in der Vorschau angezeigt. Innerhalb der Kopfzeile steht jeweils der entsprechende Dateiname.
Die Dateien werden asynchron geladen. Bei Datei-Links kann dies etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen, da die Datei zuerst über den SOBRA-Webservice geladen werden muss.
Neuerung "Vorschau innerhalb der Aufgabe für Dateien wie PDF, Word, Excel und Bilder" ab Version 23.1
Ist bei einer Aufgabe eine Datei oder ein Datei-Link vorhanden, wird die entsprechende Datei direkt in der Vorschau geöffnet. Die Funktionalität wird nur ausgeführt, wenn nur ein Element vorhanden ist.
Dies passiert beim Öffnen der Aufgabe.
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