Die Lohnausweise sowie Lohnabrechnungen können über das Activity an die Mitarbeiter versendet werden. Dabei generiert das Activity pro Lohnabrechnung und Lohnausweis mit dem entsprechenden Aktivitätstyp und Ereignis eine Aufgabe.
Dazu muss als erstes der entsprechende Aktivitätstyp eingerichtet werden.
Lohnabrechnungen über das Activity versenden
Damit die Lohnabrechnung über das Activity abgewickelt werden können, muss zuerst ein Aktivitätstyp mit dem Ereignis "Lohnabrechnung gedruckt (Lohn)" erstellt werden.
Anschliessend öffnet sich der Dialog zur Auswahl des Workflows. Auch hier steht ein Standard-Workflow zur Verfügung. Dieser lautet Lohnabrechnung senden.
Auf dem Übergang senden kann mit Rechts-Klick die hinterlegte Aktion "E-Mail senden (mit Anhänge)" bearbeitet werden.
Danach kann die hinterlegte Aktion bearbeitet und die Definition für den E-Mail-Versand konfiguriert werden. Grundsätzlich besitzt der Standard schon die korrekte Variable für die E-Mail der Mitarbeiter vorhanden.
Beim Ausdruck "Lohnabrechnung" kann anschliessend nur noch die Funktion "Abrechnungen in Activity ausgeben" ausgeführt werden.
Dabei erstellt das mySORBA Aufgaben im Activity und die Lohnabrechnung wird auf dem Mitarbeiter automatisch als PDF abgelegt.
Die Lohnabrechnung wird in jedem Fall auf dem Mitarbeiter abgelegt, wenn mit Activity gearbeitet wird.
Ebenfalls ist es möglich weitere Dateien über das Activity zusammen mit der Lohnabrechnung an den Angestellten zu versenden. Die Datei kann in den Druckeinstellungen der Lohnabrechnung via "Hochladen" hinzugefügt und via "Entfernen" gelöscht werden. Ebenfalls kann die Geschäftsadresse oder die Privatadresse gewählt werden.
Im Rahmen dieser Neuerung wurde die Funktion "Abrechnungen in Activity ausgeben" erweitert. Dabei wurde der Lohnabrechnungsdialog um Betreff, Mitteilung und Anhänge ergänzt.
Dabei werden die Werte, welche im Bereich "Activity" eingetragen werden, wie folgt übermittelt.
1- Betreff: Der Betreff wird in die Zusammenfassung der Aufgabe übermittelt, sofern keine Zusammenfassung über den Aktivitätstyp definiert wurde.
2- Mitteilung: Die Mitteilung wird in die Beschreibung der Aufgabe übermittelt. Die Variable für die Beschreibung kann für den E-Mailversand verwendet werden.
3- Anhänge: Die Anhänge sowie die Lohnabrechnung werden auf dem Mitarbeiter abgelegt und als Datei-Link an das Activity übermittelt.
4- Fällig am: Der Stichtag der Lohnabrechnung wird in das Feld "Fällig am" übermittelt.
Zudem werden in die zusätzlichen Daten der Aufgabe folgende Werte übermittelt:
- EMail des Personals
- Lohnlauf_Bezeichnung
- Lohnlauf_Stichtag
- Lohnlauf_Nr
im Rahmen dieser Neuerung kann ein Ausführungsdatum im Bereich "Activity" innerhalb der Lohnabrechnung eingetragen werden. Das Datum wird anschliessend in das Feld "fällig am" im Activity übertragen.
Dazu einfach die Funktion "Lohnabrechnung" für alle Mitarbeiter in einem Lohnlauf oder bei einem einzelnen Mitarbeiter starten. Standardmässig wird das Datum "Lohnstichtag" übernommen.
Bevor die Aufgaben für das Activity generiert werden, kann das Datum beliebig angepasst werden. beim Erstellen der Aufgaben wird das Ausführungsdatum in das Feld "fällig am" übertragen.
Hinweis:
Ist das Activity aktiv, sind die Einstellungen Lohnabrechnungsformat und Stundenkarte anhängen in den Allg. Einstellungen des Lohns nicht mehr relevant. Das Druckformat sowie Stundenkarte anhängen wird vom Druckdialog ausgelesen.
Lohnausweise über das Activity versenden
Das Versenden der Lohnausweise funktioniert praktisch identisch wie bei den Lohnabrechnungen. Der Unterschiede liegen beim Aktivitätstyp. Für die Lohnausweise wird das Ereignis "Lohnausweis gedruckt (Lohn)" verwendet.
Wie bei den Lohnabrechnungen gibt es auch für die Lohnausweise eine Funktion "Lohnausweise in Activity ausgeben". Sobald die Funktion ausgeführt wird, werden die Lohnausweise abgelegt und eine Aufgabe pro Lohnausweis im Activity erstellt.
Im Rahmen dieser Neuerung wurde der Lohnausweis in Kombination mit dem Activity erweitert. Neu gibt es einen eigenen Bereich für das Activity. Dabei werden folgende Werte übergeben:
- Dies ist der neue Bereich "Activity" innerhalb des Lohnausweises.
- Das "bis" Datum wird in das Feld "fällig am" innerhalb des Activity übergeben.
- Der Betreff wird in die Zusammenfassung übergeben, sofern die Zusammenfassung nicht durch den Aktivitätstyp erstellt wird.
- Die Mitteilung wird in die Beschreibung der Aufgabe übernommen. Die Beschreibung der Aufgabe kann anschliessend für den Versand als Variable verwendet werden.
Ebenfalls werden in die zusätzlichen Daten folgende Werte übergeben:
- Lohnausweis_PeriodeStart
- Lohnausweis_PeriodeEnd
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