Die Lohnausweise sowie Lohnabrechnungen können über das Activity an die Mitarbeiter versendet werden. Dabei generiert das Activity pro Lohnabrechnung und Lohnausweis mit dem entsprechenden Aktivitätstyp und Ereignis eine Aufgabe.
Dazu muss als erstes der entsprechende Aktivitätstyp eingerichtet werden.
Lohnabrechnungen über das Activity versenden
Damit die Lohnabrechnung über das Activity abgewickelt werden können, muss zuerst ein Aktivitätstyp mit dem Ereignis "Lohnabrechnung gedruckt (Lohn)" erstellt werden.
Anschliessend öffnet sich der Dialog zur Auswahl des Workflows. Auch hier steht ein Standard-Workflow zur Verfügung. Dabei prüft der Standardworkflow auch ob eine Mailadresse vorhanden ist oder nicht. Ist dies nicht der Fall wird die Aufgabe für den Postversand aufbereitet. Zudem findet nachdem Versand die Zuweisung an den entsprechenden mySORBA Benutzer statt. Somit zeigt es die Lohnabrechnung auf dem mySORBA App im Bereich "Mitarbeiter" an.
Auf dem Übergang senden kann mit Rechts-Klick die hinterlegte Aktion "E-Mail senden (mit Anhänge)" bearbeitet werden.
Danach kann die hinterlegte Aktion bearbeitet und die Definition für den E-Mail-Versand konfiguriert werden. Grundsätzlich besitzt der Standard schon die korrekte Variable für die E-Mail der Mitarbeiter vorhanden. Als Mailtext verwendet der Versand die Beschreibung der Aufgabe. Die Beschreibung wird vom Feld "Mitteilung" aus dem Lohn an das Activity übergeben.
Beim Ausdruck "Lohnabrechnung" kann anschliessend nur noch die Funktion "Abrechnungen in Activity ausgeben" ausgeführt werden.
Dabei erstellt das mySORBA Aufgaben im Activity und die Lohnabrechnung wird auf dem Mitarbeiter automatisch als PDF abgelegt.
Die Lohnabrechnung wird in jedem Fall auf dem Mitarbeiter abgelegt, wenn mit Activity gearbeitet wird.
Ebenfalls ist es möglich weitere Dateien über das Activity zusammen mit der Lohnabrechnung an den Angestellten zu versenden. Die Datei kann in den Druckeinstellungen der Lohnabrechnung via "Hochladen" hinzugefügt und via "Entfernen" gelöscht werden. Ebenfalls kann die Geschäftsadresse oder die Privatadresse gewählt werden. Es kann auch eine Mitteilung verfasst werden, welche in die Beschreibung übergeben wird. Dabei ist es wichtig dies im Bereich "Activity" vorzunehmen.
1- Betreff: Der Betreff wird in die Zusammenfassung der Aufgabe übermittelt, sofern keine Zusammenfassung über den Aktivitätstyp definiert wurde.
2- Mitteilung: Die Mitteilung wird in die Beschreibung der Aufgabe übermittelt. Die Variable für die Beschreibung kann für den E-Mailversand verwendet werden.
3- Anhänge: Die Anhänge sowie die Lohnabrechnung werden auf dem Mitarbeiter abgelegt und als Datei-Link an das Activity übermittelt.
4- Fällig am: Der Stichtag der Lohnabrechnung wird in das Feld "Fällig am" übermittelt.
Zudem werden in die zusätzlichen Daten der Aufgabe folgende Werte übermittelt:
- EMail des Personals
- Lohnlauf_Bezeichnung
- Lohnlauf_Stichtag
- Lohnlauf_Nr
Neuerung "Erweiterung "Lohnabrechnung in Activity ausgeben"" ab Version 23.1
Hinweis:
Ist das Activity aktiv, sind die Einstellungen Lohnabrechnungsformat und Stundenkarte anhängen in den Allg. Einstellungen des Lohns nicht mehr relevant. Das Druckformat sowie Stundenkarte anhängen wird vom Druckdialog ausgelesen.
Lohnausweise über das Activity versenden
Das Versenden der Lohnausweise funktioniert praktisch identisch wie bei den Lohnabrechnungen. Der Unterschiede liegen beim Aktivitätstyp. Für die Lohnausweise wird das Ereignis "Lohnausweis gedruckt (Lohn)" verwendet. Zudem ist es zwingend notwendig, den Betreff im Mailversand anzupassen für den Lohnausweis.
Wie bei den Lohnabrechnungen gibt es auch für die Lohnausweise eine Funktion "Lohnausweise in Activity ausgeben". Sobald die Funktion ausgeführt wird, werden die Lohnausweise abgelegt und eine Aufgabe pro Lohnausweis im Activity erstellt.
Neuerung "Erweiterung "Lohnausweis in Activity ausgeben"" ab Version 23.1
Im Rahmen dieser Neuerung wurde der Lohnausweis in Kombination mit dem Activity erweitert. Neu gibt es einen eigenen Bereich für das Activity. Dabei werden folgende Werte übergeben:
- Dies ist der neue Bereich "Activity" innerhalb des Lohnausweises.
- Das "bis" Datum wird in das Feld "fällig am" innerhalb des Activity übergeben.
- Der Betreff wird in die Zusammenfassung übergeben, sofern die Zusammenfassung nicht durch den Aktivitätstyp erstellt wird.
- Die Mitteilung wird in die Beschreibung der Aufgabe übernommen. Die Beschreibung der Aufgabe kann anschliessend für den Versand als Variable verwendet werden.
Ebenfalls werden in die zusätzlichen Daten folgende Werte übergeben:
- Lohnausweis_PeriodeStart
- Lohnausweis_PeriodeEnd
Neuerung "Erweiterung "Lohnausweis in Activity ausgeben"" ab Version 23.1
Aufgaben können für geschäftliche Benutzer ausgeblendet werden, damit nur noch die privaten Benutzer die Aufgaben sehen. Dies ist vorallem für Lohnabrechnungen/-ausweise der Fall.
Standardmässig ist der Haken "Geschäftlich ausblenden" in den Einstellungen unter aktiven Ereignissen bei Lohnabrechnung und Lohnausweis gedruckt aktiv.
Die Aufgabe wird nicht angezeigt wenn folgende Bedingungen erfüllt sind.
- "Geschäftlich ausblenden" muss gesetzt sein.
- Der geschäftliche Benutzer hat ein eingerichtetes privates Login.
- Die Aufgabe ist abgeschlossen.
- Der aktive Benutzer mit dem privaten Login ist nicht der Ersteller.
- Der aktive Benutzer mit dem privaten Login ist der Verantwortliche.
Der aktive Benutzer, welcher der Ersteller ist, sieht die Aufgabe immer. Dabei handelt es sich um die Person, welche die Löhne erstellt und versendet. Die Person sieht die Aufgaben immer im mySORBA unter den Abgeschlossenen.
Damit der Benutzer die Aufgabe mit dem privaten Login nicht sieht, sollte die Aufgabe mit dem Übergang zugewiesen werden, welcher in einen Endstatus führt. Dies ist im Standardworkflow der Fall.
Sind alle Bedingungen erfüllt sieht der geschäftliche Benutzer die Aufgabe im mySORBA nicht mehr. Er sieht die Aufgabe nur noch mit dem privaten Login in der mySORBA App.
10 Minuten
Es dauert 10 Minuten bis die Einstellungen übernommen werden. In dieser Zeit werden die Aufgaben im mySORBA noch angezeigt. Dies ist ebenfalls der Fall, wenn das private Login entfernt wird.
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