ISO 20022 und QR-Rechnung - Harmonisierung Zahlungsverkehr und Änderungen im SORBA – Käufmännisches

In dieser Anleitung sind die aktuellen Details zu ISO 20022 und QR-Rechnung enthalten. Des Weiteren sind die einzelnen Schritte, welche im mySORBA vor der Umstellung auf ISO 20022 getätigt werden müssen beschrieben.
Ebenfalls findet man hier Verlinkungen auf andere Help Center Artikel betreffend QR-Rechnungen, Zahlstellen und weitere Neuerungen die Norm ISO 20022 betreffend. 

Diese Anleitung ist geeignet für:
mySORBA, mySORBA.Light, mySORBA.Studenten ab Version 20.1.9


1. Neuer Standard, ISO 20022

Der grenzüberschreitende Handel und Kapitalfluss sowie die dazugehörigen Prozesse und die ansteigende Automatisierung bedürfen einen standardisierten Zahlungsverkehr. Die Harmonisierung des Zahlungsverkehrs nach ISO 20022 auf dem Schweizer Finanzplatz ermöglicht es, Auftrags- und Statusmeldungen und die Abwicklungsverfahren des europäischen Zahlungsverkehrsraums SEPA (Single Euro Payments Area) zu verwenden. Mit ISO 20022 (International Organization for Standardization) wird die Grundlage für einfachere und wirtschaftlichere Prozesse im Zahlungsverkehr geschaffen. Fehlerquellen verschwinden durch die Vereinheitlichung von Formaten für den Informationsaustausch. Durch die Realisierung von ISO 20022 werden Zahlungsflüsse besser planbar. 

Die Veränderungen des Zahlungsverkehrs betreffen alle Markteilnehmer und hauptsächlich folgende Geschäftsprozesse:

  • Debitorenprozesse mit der Rechnungsstellung
  • Kreditorenprozesse mit der Rechnungsbezahlung
  • Personalprozesse mit den Lohn- und Rentenzahlungen

Hinweis
ISO 20022 ist nicht gleich QR-Rechnung, ist aber miteinander verbunden.

1.1.Vorteile

  • Informationsvermittlung im Zahlungsverkehr wird durch das einheitlich IBAN-Format (International Bank Account Number) weniger fehleranfällig. Aufwändige Umformatierungen (zwischen Konto Nummer, BIC, IBAN etc.) entfallen und die systematische Suche nach Informationen wird einfacher
  • Standardisierte Auftrags- und Statusmeldungen und Abwicklungsverfahren für Zahlungen
  • Angleichung der Überweisungsverfahren, grenzüberschreitende Zahlungen werden vereinfacht und die Kosten reduziert

1.2.Voraussetzung

Die Auftrags- und Statusmeldungen sowie die Abwicklungsverfahren wurden für die Schweiz verfeinert, um den Schweizer Zahlungsverkehr optimal zu unterstützen. Diese sind für alle Anbieter von Zahlungsdienstleistungen in der Schweiz verbindlich. Als wesentliches Identifikationsmerkmal in den Zahlungsaufträgen ist ausschliesslich die IBAN (International Bank Account Number) zugelassen.
Es ist sicherzustellen, dass in den Stammdaten der Zahlungsempfänger nur noch die IBAN-Kontonummern verwendet werden.

 

2. Fahrplan - ISO 20022 und QR-Rechnung



3. SORBA ist „ISO ready“

Der Finanzplatz Schweiz SIX hat in den Schweizer Empfehlungen (Swiss Usage Guide) festgelegt und formuliert, wie die ISO 20022-Meldungen für die verschiedenen Kommunikations-Bereiche aufgebaut sein müssen: Kunde > Bank und Bank > Kunde sowie Bank > Bank.
In der SORBA Software wurden die Anpassungen nach den offiziellen Schweizer Implementation Guidelines für die technische Umsetzung des Standards umgesetzt. Diese Standards enthalten eine Vielzahl von XML-Meldungs- und Nachrichtentypen. Die ISO 20022 Neuerung und deren beinhaltete Funktionen sind ab Version 24.11.2017 Workspace und mySORBA enthalten.

Ab mySORBA Workspace 20.1.9 werden die ISO 20022 Funktionen inklusive QR-Rechnung umfangreicher angeboten.

   

4. Was ändert sich im mySORBA?

4.1. ISO 20022 (Zahlungsdateien einlesen und erstellen)

Die Handhabung im SORBA bleibt praktisch identisch. Der neue ISO Standard ist für den Kunden nur in der Enddatei als Dateityp .xml erkennbar.

DEBI-Journal -> BESR/VESR-Zahlungen


 

KREDI-Journal -> Zahlungslauf



4.2. QR-Rechnungen erstellen und einlesen

QR-Rechnungen können im mySORBA Workspace 20.1. und neuer verarbeitet werden.
Mit entsprechenden Anpassungen an den Firma-Zahlstellen und Lieferanten-Zahlstellen und allfälligen Druckformate können QR-Rechnungen erstellt und / oder eingelesen werden.

 

5. Daten vor der Umstellung sichern (Workspace)

Ist mySORBA im Einsatz, ist keine manuelle Sicherung notwendig. Die Daten werden automatisch gesichert.

Wichtig ist es vor der Umwandlung auf ISO20022 die kaufmännischen Daten wie folgt zu sichern:

Fibu Journal -> Register Fenster -> Jahresabschluss -> Datei -> KFM Daten Sichern


Es wird eine ZIP-Datei generiert, in der alle Zahlstellen drin enthalten sind. Speichern Sie die Datei an einen beliebigen, wiederauffindbaren Ort:



6. Firma-Zahlstelle auf ISO 20022 und / oder QR-Rechnungen umstellen

6.1. Firma-Zahlstelle auf ISO 20022 umstellen (auf IBAN)

Bevor Sie die Firma-Zahlstelle mutieren, sollten Sie mit Ihrer Bank Kontakt aufnehmen und nachfragen ob der Statur ISO ready erreicht ist. Sobald die Bank das OK gibt gehen Sie wie folgt vor:

Die Firma-Zahlstelle muss für jede Domäne einmal angepasst werden.

Firma-Zahlstelle – Extras -Dialogmaske


 

Sobald dieser Haken aktiviert wird, wird das Format auf .xml geändert. Bitte achten Sie auch darauf, dass eine IBAN und die restlichen Felder im Register IBAN/IPI erfasst sind:



6.2. Firma-Zahlstelle für QR-Rechnung umstellen (QR-IBAN)

Um eine Firma-Zahlstelle für die QR-Rechnung einrichten zu können, wird zwingend eine sogenannte QR-IBAN benötigt.
Fragen Sie bei Ihrer BANK nach, wenn Sie sich nicht sicher sind eine zu haben.

Die QR-IBAN werden im Register VESR/ESR unter Bank-Teilnehmer-Nr ohne Leerzeichen erfasst.

Danach kann die Firma-Zahlstelle bereits für die QR-Rechnungserstellung verwendet werden. 

Da die QR-IBAN neu ist und die Banken und Firmen noch in der Einfindungsphase sind, kann es vorkommen, dass Sie eine QR-IBAN erhalten, welche noch nicht in Ihrem Bankenstamm vorhanden ist.

Der aktuellste Bankenstamm kann Online bezogen werden, weitere Infos zum Bankenstamm beziehen finden Sie hier.

mceclip1.png

Tipp
Erfassen Sie eine neue Zahlstelle statt die bestehende anzupassen.

7. Einstellungen Belastungsanzeige für XML-Dateien

Auf der Firmazahlstelle kann unter dem Register "Zahlstelle" die Belastungsanzeige für XML-Zahlungsdateien nach ISO-20022 eingestellt werden.

Folgende Einstellungsmöglichkeiten sind vorhanden:

Keine Angabe - Es wird der Standard der Bank verwendet.Leer - wie "Keine Angabe".

Keine Anzeige - Keine Anzeige und als Sammelbuchung verbucht.

Sammelanzeige ohne Details - Sammelbuchungen ohne Details.

Sammelanzeige mit Details - Sammelbuchungen mit Details.

Einzelanzeige mit Details - Buchungen einzeln mit Details.

Hinweis
Diese Einstellung gilt nicht für Lohnzahlungen!
Lohnzahlungen müssen gemäss ISO-20022-Standard als solche gekennzeichnet und mit "Sammelanzeige ohne Details" übertragen werden.

 

8. Lieferantenzahlstelle auf ISO 20022 erfassen / umstellen & Lieferantenzahlstelle für QR-Rechnungen erfassen 

8.1. Bankenstamm aktualisieren

Da ISO 20022 neu ist und die Banken und Firmen noch in der Einfindungsphase sind, kann es vorkommen, dass Sie eine IBAN oder QR-IBAN erhalten, welche noch nicht in Ihrem Bankenstamm vorhanden ist.

Der aktuellste Bankenstamm kann Online bezogen werden, weitere Infos zum Bankenstamm beziehen finden Sie hier.

Über die Lieferanten-Zahlstelle im KREDI-Journal -> Stammdaten -> Lieferanten-Zahlstelle-> in den Bereich "Zahlstellen" klicken -> Extras -> Bankenstamm einlesen



8.2. KontoNr durch IBAN ersetzen (ISO 20022 nicht QR-Rechnungen)

Dieser Vorgang ist für gewöhnlich nur ein Mal auszuführen, während der Umstellung.

Damit der Zahlungslauf harmonisiert werden kann müssen wie oben beschrieben Anpassungen auf IBAN erfolgen. Die Option KontoNr durch IBAN ersetzen, ersetzt alle alten Postcheck- und CH-Bank-Konten aktiver Zahlstellen auf IBAN um.

Register Extras -> KontoNr durch IBAN ersetzen:



Falls diese Funktion nicht vorhanden ist, sind alle  KontoNr. korrekt umgestellt.

Falls eine Lizenzvereinbarung vor der Protokollausgabe erscheint, diese mit Lizenzvereinbarung akzeptieren annehmen:



Es wird eine Prüfung gemacht. Die Prüfung wird in einem zusätzlichen Browser-Fenster aufgeführt:



Durch das Protokoll können inkorrekte Verbindungen überarbeitet werden. Das Protokoll basiert auf zwei Anzeigen:Fehler und Infos 

Unter Infos werden alle korrekten Zahlstellen welche validiert werden konnten aufgeführt. Hier konnte neu auf die IBAN- Nummer gewechselt werden.

Alle ungültigen Verbindungen, welche nicht durch eine IBAN Nummer ersetzt wurden werden unter Fehler aufgeführt. In der Spalte Zusätzliche Infos sind alle Angaben vorhanden, welche es für eine manuelle Anpassung bei diesem Datensatz benötigt werden.  

Falls das Protokoll leer ist, sind alle Verbindungen richtig.

8.3. Lieferanten-Zahlstelle nach ISO 20022 und / oder QR-Rechnung erfassen

Neu gibt es die Zahlstellen-Art "QR-IBAN". Für ISO 20022 benötigen Sie eine IBAN oder QR-IBAN.
Achtung, QR-IBAN ist nicht gleich IBAN!

Tipp
Erstellen Sie lieber eine neue Zahlstelle, anstatt die "alte" zu ersetzen, denn selbst wenn ab dem 30.06.2020 QR-Rechnungen versandt werden können, dürfen noch die bestehenden ESR-Belege verwendet werden...

Im Feld "Konto" kommt die IBAN oder QR-IBAN.
Die Zahlstellen-Art ist entweder IBAN oder QR-IBAN, die QR-IBAN erkennt man an der QR-IID der Nr. 30000 bis 31999. Im Bild unten ist eine QR-IID 31999 verwendet worden.
Das System sollte selbständig eine QR-IBAN erkennen.

mceclip0.png 

Tipp
Bei IBAN anderer Nationen, wie Zum Beispiel DE, reicht es auch, wenn man statt die "Institut(IID)" eingibt, einfach den BIC/SWIFT der entsprechenden BANK einträgt.

Hinweis
QR-IBAN müssen als Zahlstellen-Art "QR-IBAN" erfasst werden, damit QR-Rechnungen eingelesen und automatisch zugewiesen werden könne.

 

9. Tipps zur Hinterlegung der Zahlstellen

  • IBAN (IBAN/IPI) sollten ohne Leerzeichen eingegeben werden.
  • IBAN ist nicht gleich QR-IBAN.
  • Lieferantenzahlstellen mit QR-IBAN müssen als Zahlstellen-Art QR-IBAN erfasst werden.
  • Vesr sollten mit Bindestrich – erfasst werden.

 

10. QR-Rechnungen verarbeiten (Kreditoren)

Ab mySORBA Version 20.1 und neuer können QR-Rechnungen ganz einfach über unsere APP oder einen dafür vorgesehen Belegleser, zum Beispiel PayEye von Crealogix oder Swiss QR Reader von ELCODE, verwendet werden.

Das Einlesen von QR-Rechnungen im KREDI-Journal muss über die Funktion "Beleg / QR-Rechnungen verwalten" gemacht werden, wenn diese Automatisiert, mit zum Beispiel dem PayEye, erfasst werden.
Über "Rechnung neu" im KREDI-Journal können nur die "alten" ESR-Belege eingelesen werden.

QR-Rechnung im KREDI-Journal erfassen

QR-Rechnungen verwalten (APP und PayEye) - KrediQuick - Modulanleitung

QR-Rechnung im ScanClient der Visumskontrolle erfassen

Der ScanClient muss nicht speziell eingerichtet werden, eine Version von Stand 1.6.0.20 unterstützt diese Funktionalität automatisch beim Analysieren der Belege.

QR-Rechnung in der Visumskontrolle erfassen

Belege welche vom ScanClient kommen, werden entsprechend mit den hinterlegten Informationen übernommen.
Unter "Belege zuordnen" kann man wie bisher über die "..." den QR-Code markieren und der Beleg wird anschliessend erkannt. 

 

11. QR-Rechnungen erstellen / mySORBA dafür einrichten (Debitoren)

QR-Rechnungen können aus allen Modulen im mySORBA Workspace erstellt werden, das Format Set muss einfach mit der entsprechenden Druckvariable versehen und eine QR-IBAN Firma-Zahlstelle verwendet werden.

Hinweis
Bitte denken Sie daran, dass Sie nur QR-Rechnungen erstellen können, wenn die Firma-Zahlstelle mit einer QR-IBAN versehen wurde (VESR/ESR-Einstellung -> Bank-Teilnehmer-Nr).

11.1 Kurzerklärung mySORBA QR-Rechnung

Die QR-Rechnung ist wie bei den ESR-Belegen in zwei Teile aufgeteilt
Links -> Empfangsschein
Rechts -> Zahlteil

Konto / Zahlbar an - QR-IBAN inkl. Adresse vom Geld-Empfänger (Definition gemäss Firmenzahlstelle und Adresse in KFM-Einstellungen).
Referenz - QR-Referenz, entspricht der heutigen ESR-Referenz (Definition gemäss Firmenzahlstelle).
Zusätzliche Informationen - 1. Zeile - Debitoren-Rechnungs-Nummer (mySORBA), 2. Zeile - Swico-Syntax für ERP-Software. Dieser ist fix definiert -> //Organisations-Kennung/10/Rechnungsnummer/11/Belegdatum/40/Konditionen.
Währung / Betrag - CHF / EUR - Betrag / kein Betrag (ESR+).
Sprache - D/I/F wird im mySORBA unterstützt und durch den Sprachcode der Debitorenadresse gesteuert.

mceclip1.png

Der Zahlteil und der Empfangsschein müssen in der Formatierung und Design übernommen werden. 

11.2 Druckformate einrichten

Devexpress-Formate

Standardmässig haben wir hier bereits in den verschiedenen Modulen Vorlagen erstellt:

Unterhalt & M&A: QR-Rechnung

Bestehende Devexpress-Formate können mit dem QR-Zahlteil versehen werden.
Hierzu kann man die Vorlage "QR-Rechnung (Std.)" zur Hilfe nehmen (Variable kopieren).
Eventuell benötigt es noch Anpassungen der Seitenränder im Format:
Links & Rechts: 5 mm
Unten: 5 mm

SORBA Formate (DevisQuick, RegieQuick, PflanzQuick, KFM-Quick usw..)

Hier gibt es keine Standardformate, die entsprechende Variable "DC_QRR" lässt sich aber problemlos einfügen (bestehende ESR-Formate können auch durch diese Variable ersetzt werden).

DC_QRR formatieren?
Die Variable DC_QRR positioniert sich selbständig an der korrekten Position, sie muss nicht positioniert werden.
Trennlinien / Vor der Einzahlung abzutrennen können auf der Variable mit Option "Ohne Rahmen" ein- / ausgeblendet werden, sollten vorperforierte Papiere verwendet werden.

Format Hinweise

Der Zahlteil mit Swiss QR Code und Empfangsschein unterliegt den Bestimmungen gemäss den Paymentstandards.ch. Wir fassen hier nur ein paar Informationen zusammen (Stand 11.02.2020).

  • Papierqualität & Perforation
    Perforation (Zitat von six-group.com-Webseite):
    Eine Perforation des Zahlteils ist obligatorisch, wenn die QR-Rechnung ausgedruckt und versendet werden soll. Wird die QR-Rechnung mit Zahlteil und Empfangsschein bzw. der Zahlteil mit Empfangsschein separat als PDF-Dokument erstellt und elektronisch versendet, muss das Format A6 des Zahlteils und des links angebrachten Empfangsscheins durch Linien gekennzeichnet werden. Zusätzlich muss auf jeder dieser Linien ein Scherensymbol angebracht werden oder alternativ der Hinweis «Vor der Einzahlung abzutrennen» oberhalb der Linie (ausserhalb des Zahlteils).
    Papierqualität
    Zahlteil und Empfangsschein müssen im DIN-A6/5-Querformat (210 x 105 mm) auf naturweissem  der weissem Papier mit einem Gewicht von mindestens 80 bis maximal 100 g/m2 erstellt werden.
    Die Verwendung geprüfter Recycling-, FSC- und TCF-Papiere ist erlaubt. Nicht zugelassen sind hingegen beschichtete und reflektierende Standardpapiere.
  • Als Tausendertrennzeichen ist ein Blank «Leerzeichen» zu verwenden und als Dezimaltrennzeichen das Punktzeichen («.»). Die Betragsangabe muss stets zwei Nachkommastellen aufweisen (z.B. CHF 1 590.00). Ist im Swiss QR Code kein Betrag enthalten, muss ein farbloses Feld mit den Massen 30 x 10 mm und schwarzen Eckmarken mit einer Linienstärke von 0,75 pt aufgedruckt sein, in dem der Betrag vom Zahlungspflichtigen handschriftlich zu ergänzen ist.
  • Der Zahlteil hat das DIN-A6-Querformat (148 mm x 105 mm). Der links neben dem
    Zahlteil angebrachte Empfangsschein hat das Format 62 mm x 105 mm, so dass beide
    zusammen die Massen 210 mm x 105 mm haben (DIN lang). (Ziffer 3.3)
  • Der QR-Teil muss unten an der Rechnung sein, so dass beim Abtrennen die Masse eingehalten werden (siehe vorheriger Punkt).
  • Hinweise zur QR-Rechnung im PDF-Format
    QR-Rechnungen (bzw. separate Zahlteile mit Empfangsschein) im PDF-Format sind
    nur für Zahlungen im E-/M-Banking geeignet, nicht jedoch für den papiergebundenen Zahlungsverkehr. Beim Ausdrucken von PDF-Dateien muss sichergestellt sein,
    dass die vorgenannten Formatvorgaben eingehalten werden.
    Wird die QR-Rechnung mit Zahlteil und Empfangsschein bzw. der Zahlteil mit Empfangsschein separat als PDF-Dokument erstellt und elektronisch versendet, muss das
    Format A6 des Zahlteils und des links angebrachten Empfangsscheins durch Linien
    gekennzeichnet werden. Zusätzlich muss auf jeder dieser Linien ein Scherensymbol
    «» angebracht werden oder alternativ der Hinweis «Vor der Einzahlung abzutrennen» oberhalb der Linie (ausserhalb des Zahlteils). Dies signalisiert dem Zahlungspflichtigen, dass er den Zahlteil und den Empfangsschein per Schnitt abtrennt, falls er
    die QR-Rechnung auf dem Postweg an sein Finanzinstitut zur Zahlung weiterreichen
    oder am Postschalter (Filialen und Filialen mit Partner) begleichen will. (Ziffer 3.7)

12. QR-Rechnung für Auslandzahlungen

Auszug von der six-group.com - Webseite:

Hier müssen zwei Fälle unterschieden werden:

  1. Zahlungen von der Schweiz ins Ausland: Das ist nur dann möglich, wenn der Rechnungsempfänger eine Bankverbindung in der Schweiz oder Liechtenstein anbietet.
  2. Zahlung vom Ausland in die Schweiz: Ob Banken im Ausland die QR-Rechnung unterstützen, kann der Finanzplatz Schweiz nicht beeinflussen. In den grenznahen Regionen wird es möglicherweise entsprechende Angebote für Schweizer Kunden geben.

 

13. Weiterführende Informationen

 


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QR-Rechnung , QR , Zahlteil 

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