Einleitung
Das Customer Relation Management Tool oder kurz gesagt CRM ist nun im mySORBA vorhanden.
Mit dem CRM können Adress- Personal- oder Bezugspersonenlisten aufgrund von verschiedenen Filterkriterien generiert und anschliessend verwendet werden. Ebenfalls hat man die Möglichkeit LOG-Felder (Checkboxen) über das erhaltene Ergebnis zu setzen. Dies kann praktisch sein, wenn aufgrund von verschiedenen Kriterien ein LOG-Feld gesetzt werden muss.
Mit der entsprechenden Lizenz befindet sich das CRM unter AdressQuick/Adresstamm/Datei/CRM.
Abfrage Benutzer / Firma
Die Abfragen können auf Benutzer- oder Firmenebene erstellt werden. Die Konfiguration auf Firmenebene steht anschliessend allen Benutzern zur Verfügung.
Schliessen - Schliesst die CRM-Applikation
Neue Abfrage - Öffnet den Konfigurationsdialog für neue Abfragen
Abfrage bearbeiten - Eine bestehende Abfrage bearbeiten
Abfrage kopieren - Abfrage für Firma oder Benutzer kopieren. Die Abfrage kann auch von Benutzer zur Firmenebene und umgekehrt kopiert werden.
Abfrage löschen - Löscht eine bestehende Abfrage
Beim Erstellen einer neuen Abfrage sollte in erster Linie der entsprechende Abfragename definiert werden. Anschliessend kann bei Abfragetyp zwischen Adressen, Bezugspersonen und Personal eine Selektion getroffen werden.
Zudem kann man einen Exporttyp auswählen. Dieser ist für den entsprechenden Export der Liste notwendig. Dort hat man die Auswahl zwischen Mail, Serienbrief, Etikette und Excelliste. Der Exporttyp kann nachträglich geändert werden. Mit Schliessen speichert es die neue Abfrage.
Beim Erstellen einer neuen Abfragen kann man im zusätzlichen Bereich eine Datei hinzufügen. Dazu die Funktion "Datei hinzufügen" verwenden. Es ist wichtig das der Benutzer Zugriff auf dem Pfad der Datei besitzt. Die hinzugefügten Dateien werden beim Erstellen von Aufgaben an das Activity mitgegeben.
Im Konfigurationsdialog unter Extras kann die Beschreibung für die Abfrage eingetragen werden. Mit dieser Funktion öffnet sich ein RTF-Editor. Die Beschreibung wird beim Erstellen von Aufgaben für das Activity mitgegeben.
Filter / Wert definieren
In diesem Bereich konfiguriert man die Abfrage. Dazu können unter Datei verschiedene Felder von mySORBA-Tabellen hinzugefügt werden. Der Fokus sollte dabei im Bereich Filter stehen. Es stehen folgende Tabellen mit den entsprechenden Felder zur Verfügung:
Es stehen folgende Tabellen mit den entsprechenden Felder zur Verfügung:
- AdressQuick (Adresse)
- ProjektQuick (Adresse)
- Debijournal (Adresse)
- Debijournal Summenfelder (Adresse)
- Debijournal Umsatz (Adresse)
- Kredijournal (Adresse)
- Kredijournal Summenfelder (Adresse)
- Kredijournal Umsatz (Adresse)
- Bezugspersonenfelder hinzufügen (Bezugsperson)
- Personalstammfelder hinzufügen (Personal)
- Activity (Felder vom Activity)
Nachdem Auswählen einer dieser Bereiche kann anschliessend das gewünschte Feld selektiert werden.
Allgemein gilt: Die einzelnen Belege aus den kaufmännischen Journalen werden pro Kunde und Lieferant summiert, wenn das Feld aus Debijournal Summenfelder, Debijournal Umsatz, Kredijournal Summenfelder und Kredijournal Umsatz hinzugefügt wird.
Beim Einrichten des Filters kann auch ein "oder" Filter erstellt werden. Grundsätzlich ist es ein "und" Filter.
Für die Option "oder" ist es notwendig bei den entsprechenden Feldern die Checkbox "Oder" zu setzen.
Und - Die Adresse muss beide Werte erfüllen
Oder - Die Adresse muss nur einer der definierten Werte erfüllen
Beispiel: Alle Adresse mit einem Umsatz (Debi) zwischen 30000 CHF - 50000 CHF / Jahr 2024
Dazu wird in erster Linie das Feld Umsatz Total LW (Leitwährung) aus dem Bereich Debijournal Umsatz verwendet. Dazu kann das Feld selektiert und mit Schliessen übernommen werden.
Dabei fügt es das Feld "Umsatz Total LW & Periode" ein. Im Bereich "Werte definieren" findet die effektive Konfiguration statt. Dabei gibt das mySORBA nur die Felder frei, welche auch ausgefüllt werden können.
Feld: Umsatz Total LW --> Nummer von und Nummer bis kann manuell eingetragen werden.
Feld: Periode --> Die entsprechende Periode kann via Dropdown selektiert werden.
Unter Fenster generiert die Funktion "Adressen zeigen" die entsprechende Liste aufgrund des Filters.
Innerhalb der Adressliste (Adressen zeigen)
Beim Reiter "Datei" kann mit der Funktion "Flag setzen" eine Checkbox (LOG-Felder) über alle aufbereiteten Adressen gesetzt werden. Dazu das LOG-Feld anhaken und den Dialog mit Schliessen verlassen.
Dabei setzt das mySORBA bei allen Adressen in der Liste den Haken beim entsprechenden LOG-Feld.
Es erscheint anschliessend die Meldung: Die gewählten Flags wurden gesetzt.
Ebenfalls kann man die hinterlegten Dateien anzeigen lassen. Dazu kann die Funktion "Dateien anzeigen verwendet werden.
Die Adresseliste ist nun gemäss dem eingestellten Filter aufbereitet. Unter dem Bereich "Bearbeiten" können Adressen hinzugefügt oder entfernt werden. Die hinzugefügten oder entfernen Adressen bleiben solange bestehen/entfernt bis der Dialog geschlossen wird.
Unter "Extras" können die Bezugspersonen für die Adressen angezeigt werden. Hier sind die identischen Funktionen vorhanden wie im Bereich der aufbereiteten Adressliste.
Der Export kann unter Fenster gestartet werden. Dort steht jeweils der gewählte Exporttyp der Abfrage zur Verfügung. Beim Exporttyp Excelliste wäre dort ein Excel-Export vorhanden.
Ist das Activity aktiv und ein entsprechender Aktivitätstyp eingerichtet, können für die resultierenden Adressen pro Adresse eine Aufgabe erstellt werden.
Im Activity ist es dazu nur notwendig das Ereignis zu aktivieren und auf einem Aktivitätstyp zu hinterlegen. Anleitung in folgenden Help-Center Artikel:
Einstellungen - Ereignis aktivieren
Die Aufgaben können im CRM mit der Funktion "Activity-Task hinzufügen" erstellt werden.
Vorheriger Artikel: 8. Felder anpassen / Felder hinzufügen